De EZD PUW a un sistema de clase EZD: qué debe determinar el secretario antes de que la administración elija el camino

Este artículo está dirigido a los secretarios de administraciones que trabajan con EZD PUW, así como a los tesoreros (skarbnik), a los starostas (jefes de distrito) y a los alcaldes (wójt, burmistrz o prezydent miasta): la migración del flujo documental es, ante todo, una decisión organizativa y presupuestaria, y solo después técnica.

Qué plazos rigen realmente

En las conversaciones sobre EZD se mezclan tres cuestiones de distinto peso.

La obligación prevista a partir del 1 de enero de 2028. El Ministerio de Digitalización se refiere a ella como algo que ocurrirá «de acuerdo con la normativa proyectada»: las entidades de la administración estatal y las unidades de la administración local (JST) deberán operar con sistemas de gestión electrónica de documentos. NASK, en la presentación «Política de implementación de EZD en RP» del 18 de marzo de 2026, indica la misma fecha y añade expresamente que la obligación es de EZD, «no de EZD RP». Es un anuncio, no una norma aprobada. Conviene tomar esa fecha como referencia de planificación y comprobar periódicamente si se ha modificado.

La modificación de la Ley de Archivos. El Consejo de Ministros aprobó el proyecto el 28 de julio de 2026, que llegó al Sejm (la Cámara Baja del Parlamento polaco) el 30 de julio (documento n.º 3000), y el 15 de septiembre las comisiones presentaron su dictamen. El proyecto otorga a las copias escaneadas de documentos en papel el mismo valor que a los originales, define los requisitos para los sistemas y ordena el proceso de expurgo documental. Está previsto que entre en vigor 12 meses después de su publicación. No contiene la fecha del 1 de enero de 2028 y, por sí mismo, no introduce la obligación de implantar el sistema.

El calendario para EZD PUW. Según la misma presentación de NASK: apoyo a la migración de EZD PUW a EZD RP desde el primer trimestre de 2028, suspensión del desarrollo de EZD PUW en el segundo trimestre de 2029, fin del apoyo a la migración el 31 de diciembre de 2030, y fin del soporte técnico de EZD PUW el 31 de marzo de 2031. Es un calendario de una presentación, no de una norma legal, por lo que puede cambiar.

La conclusión para una administración que ya trabaja con EZD PUW es que la presión no proviene de la fecha de 2028 en sí, sino del hecho de que el sistema actual dejará de desarrollarse y, más adelante, de recibir soporte técnico. Hay tiempo para prepararse con rigor, pero no tanto como para posponer el inventario.

Qué decisiones corresponden a la administración

Elección del sistema. NASK pone a disposición EZD RP de forma gratuita, en la nube o en la infraestructura propia de la administración. Sin embargo, la obligación prevista se refiere a la clase de sistema, por lo que la administración también puede optar por otra solución que cumpla los requisitos. Conviene comparar al menos dos opciones calculando el coste total (TCO), no solo el precio de la licencia.
Alcance de la migración. Si se trasladan todos los expedientes, solo los que están en curso, o si se empieza el nuevo año con el sistema limpio y el antiguo se conserva solo para consulta.
Integraciones con los sistemas sectoriales. Finanzas y contabilidad, tributos, registros, e-Doręczenia (el sistema polaco de entrega electrónica), KSeF (el Sistema Nacional de Facturación Electrónica de Polonia) y BIP (el Boletín de Información Pública). Cada conexión que hoy funciona con EZD PUW tendrá que reconstruirse, sustituirse o abandonarse de forma consciente.
Datos de archivo. Qué ocurre con los expedientes cerrados, cómo se pondrán a disposición, y cuándo y en qué formato pasarán al archivo institucional y al archivo estatal. Es una decisión en la que el archivero debe tener voz.
Modelo de mantenimiento. La nube de NASK, otro proveedor en la nube o un centro de datos propio. De esto depende quién responde de las copias de seguridad, las actualizaciones y la continuidad del servicio.

Para la supervisión financiera

Un «sistema gratuito» no significa una migración gratuita. En el presupuesto hay que prever las integraciones con los sistemas sectoriales, la migración de datos, la formación, el tiempo del personal y el periodo en que ambos sistemas funcionan en paralelo. Conviene presentar estas partidas al pleno por separado, explicando qué ocurrirá si la administración no las financia.

Qué inventariar antes de tomar la decisión

Este inventario puede realizarlo la propia administración. Requiere tiempo y acceso a las personas adecuadas, no conocimientos de programación.

Versión y funcionamiento de EZD PUW: dónde está instalado, quién lo administra, qué complementos y modificaciones tiene.
Escala: número de usuarios, expedientes en curso y cerrados, volumen de archivos acumulados.
Integraciones: con qué sistemas intercambia datos EZD PUW, quién realizó la conexión, si existe documentación y contrato para ella.
Flujo real de trabajo: cómo circulan en la práctica los escritos y las facturas por los departamentos, incluidos los puntos donde, junto al sistema, aún circula papel.
Documentos de organización de la oficina: el reglamento de oficina (instrukcja kancelaryjna), el cuadro de clasificación documental único (jednolity rzeczowy wykaz akt) y las excepciones a la tramitación electrónica de expedientes.
Contratos y licencias: plazos, periodos de preaviso de rescisión, derechos sobre los datos y su exportación.
Personas: quién será el coordinador, quién conoce el sistema actual, cuánto tiempo pueden dedicar realmente los departamentos a la formación.

En qué se diferencia este inventario de una simple lista de aplicaciones lo explico en el artículo Inventario frente a lista de aplicaciones.

Errores habituales

Son situaciones que se repiten en proyectos similares, no la descripción de una administración concreta.

Trasladar el flujo antiguo tal cual. La migración es una oportunidad para simplificar los circuitos de aprobación. Reproducirlos sin cambios traslada al nuevo sistema los problemas antiguos.
Integraciones fuera del contrato. Las conexiones con los sistemas sectoriales salen a la luz después de firmar el contrato y regresan en forma de anexos.
Falta de decisión sobre los datos de archivo. Sin ella, el sistema antiguo debe mantenerse indefinidamente, porque nadie sabe si puede apagarse.
Proyecto tratado solo como un asunto informático. Cambia la forma de trabajar de cada departamento, y estos se enteran de los plazos en la formación.
Decisión tomada bajo la presión de la fecha. Una administración que empieza unos meses antes del fin del soporte no compara opciones, sino que toma lo que está disponible.

Analogía para la dirección

La migración del sistema de gestión documental se parece a la mudanza de una administración a otro edificio. Se puede trasladar todo, incluidos los armarios que nadie ha abierto en años. O se puede primero hacer un inventario, decidir qué se traslada y qué va al archivo, y solo entonces encargar el transporte.

Sobre cómo preparar la organización para la implantación escribo con más detalle en el artículo Preparación para la implantación de un sistema.

Preguntas para los proveedores

Conviene plantearlas a cualquiera que ofrezca un sistema, una migración o apoyo a la implantación, también en el caso de EZD RP.

¿Qué datos de EZD PUW se trasladarán, en qué formato, y qué quedará excluido?
¿Cómo comprobaremos que después de la migración no falta nada? ¿Quién firma el acta de esa verificación?
¿Qué integraciones con nuestros sistemas sectoriales están incluidas en el precio y cuáles requieren un presupuesto aparte?
¿Cuánto durará el trabajo con los dos sistemas en paralelo, y quién será responsable de cada uno durante ese periodo?
¿En qué formato y en qué condiciones recuperaremos los datos si ponemos fin a la colaboración?
¿Quién responde de las copias de seguridad, las actualizaciones y la adaptación a los cambios normativos?
¿Cuántas horas de trabajo de nuestro personal prevé el calendario, desglosadas por departamento?
¿Dónde podemos ver una implantación en una entidad de tamaño similar?

Fuentes

Estado legal a 4 de octubre de 2026.