Z EZD PUW do systemu klasy EZD: co sekretarz powinien ustalić, zanim urząd wybierze drogę

Wpis jest dla sekretarzy urzędów pracujących w EZD PUW, a także dla skarbników, starostów i wójtów: migracja obiegu dokumentów to decyzja organizacyjna i budżetowa, a dopiero potem techniczna.

Jakie terminy naprawdę obowiązują

W rozmowach o EZD mieszają się trzy sprawy o różnej wadze.

Planowany obowiązek od 1 stycznia 2028 r. Ministerstwo Cyfryzacji pisze o nim „zgodnie z projektowanymi przepisami”: jednostki administracji rządowej i samorządowej mają działać w oparciu o systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją. NASK w prezentacji „Polityki wdrażania EZD w RP” z 18 marca 2026 r. podaje tę samą datę i dopisuje wprost, że chodzi o obowiązek EZD, „nie EZD RP”. To zapowiedź, a nie uchwalony przepis. Datę warto przyjąć w planowaniu i sprawdzać, czy się nie zmieniła.

Nowelizacja ustawy archiwalnej. Rada Ministrów przyjęła projekt 28 lipca 2026 r., do Sejmu wpłynął 30 lipca (druk nr 3000), a 15 września komisje przedstawiły sprawozdanie. Projekt nadaje skanom dokumentów papierowych wartość równą oryginałom, określa wymagania dla systemów i porządkuje brakowanie dokumentacji. Ma wejść w życie po 12 miesiącach od ogłoszenia. Nie zawiera daty 1 stycznia 2028 r. i sam nie wprowadza obowiązku wdrożenia systemu.

Harmonogram dla EZD PUW. Według tej samej prezentacji NASK: wsparcie migracji z EZD PUW do EZD RP od I kwartału 2028 r., wstrzymanie rozwoju EZD PUW w II kwartale 2029 r., zakończenie wsparcia migracji 31 grudnia 2030 r., koniec wsparcia serwisowego EZD PUW 31 marca 2031 r. To harmonogram z prezentacji, nie z aktu prawnego, więc może się zmienić.

Wniosek dla urzędu, który już pracuje w EZD PUW: presja nie wynika z samej daty 2028, tylko z tego, że obecny system przestanie być rozwijany, a potem serwisowany. Jest czas, żeby przygotować się porządnie, ale nie ma go na tyle, żeby odkładać inwentaryzację.

Które decyzje należą do urzędu

Wybór systemu. EZD RP jest udostępniany przez NASK bezpłatnie, w chmurze albo na własnej infrastrukturze urzędu. Planowany obowiązek dotyczy jednak klasy systemu, więc urząd może wybrać także inne rozwiązanie spełniające wymagania. Warto porównać co najmniej dwa warianty, licząc koszt całkowity, a nie cenę licencji.
Zakres migracji. Czy przenosicie wszystkie sprawy, tylko sprawy w toku, czy zaczynacie od nowego roku z czystym systemem, a stary zostaje do wglądu.
Integracje z systemami dziedzinowymi. Finanse i księgowość, podatki, ewidencje, e-Doręczenia, KSeF, BIP. Każde połączenie, które dziś działa z EZD PUW, trzeba będzie odtworzyć, zastąpić albo świadomie porzucić.
Dane archiwalne. Co się dzieje ze sprawami zakończonymi, jak będą udostępniane, kiedy i w jakiej postaci trafią do archiwum zakładowego i państwowego. To decyzja, w której głos musi mieć archiwista.
Model utrzymania. Chmura NASK, inny dostawca chmury czy własna serwerownia. Od tego zależy, kto odpowiada za kopie zapasowe, aktualizacje i ciągłość pracy.

Dla nadzoru finansowego

„Bezpłatny system” nie oznacza bezpłatnej migracji. W budżecie trzeba przewidzieć integracje z systemami dziedzinowymi, przeniesienie danych, szkolenia, czas pracowników oraz okres, w którym działają dwa systemy naraz. Te pozycje warto pokazać Radzie osobno, z opisem, co się stanie, jeśli urząd ich nie sfinansuje.

Co spisać, zanim zapadnie decyzja

Ten spis urząd może zrobić sam. Wymaga czasu i dostępu do ludzi, nie wiedzy programistycznej.

Wersja i sposób działania EZD PUW: gdzie jest zainstalowany, kto nim administruje, jakie ma dodatki i przeróbki.
Skala: liczba użytkowników, spraw w toku i zakończonych, wielkość zgromadzonych plików.
Integracje: z czym EZD PUW wymienia dane, kto wykonał połączenie, czy jest do niego dokumentacja i umowa.
Obieg faktyczny: jak pisma i faktury naprawdę przechodzą przez wydziały, łącznie z miejscami, gdzie obok systemu wciąż krąży papier.
Dokumenty kancelaryjne: instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, wyjątki od elektronicznego prowadzenia spraw.
Umowy i licencje: terminy, okresy wypowiedzenia, prawa do danych i ich eksportu.
Ludzie: kto będzie koordynatorem, kto zna obecny system, ile czasu wydziały mogą realnie oddać na szkolenia.

Jak taki spis różni się od zwykłej listy aplikacji, opisałem we wpisie Inwentaryzacja a lista aplikacji.

Typowe błędy

To sytuacje powtarzające się w podobnych projektach, a nie opis konkretnego urzędu.

Przeniesienie starego obiegu jeden do jednego. Migracja jest okazją, żeby uprościć ścieżki akceptacji. Odtworzenie ich bez zmian przenosi do nowego systemu stare problemy.
Integracje poza umową. Połączenia z systemami dziedzinowymi wychodzą na jaw po podpisaniu umowy i wracają jako aneksy.
Brak decyzji o danych archiwalnych. Bez niej stary system trzeba utrzymywać bezterminowo, bo nikt nie wie, czy można go wyłączyć.
Projekt wyłącznie informatyczny. Zmienia się sposób pracy każdego wydziału, a o terminach dowiadują się one na szkoleniu.
Decyzja pod presją daty. Urząd, który zaczyna na kilka miesięcy przed końcem wsparcia, nie porównuje wariantów, tylko bierze to, co jest dostępne.

Analogia dla zarządu

Migracja systemu obiegu dokumentów przypomina przeprowadzkę urzędu do innego budynku. Można przewieźć wszystko, łącznie z szafami, których nikt nie otwierał od lat. Można też najpierw zrobić spis, zdecydować, co jedzie, co idzie do archiwum, i dopiero wtedy zamówić transport.

O przygotowaniu organizacji do wdrożenia piszę szerzej we wpisie Przygotowanie do wdrożenia systemu.

Źródła

Stan prawny na 4 października 2026.