Від EZD PUW до системи класу EZD: що секретар має з'ясувати, перш ніж установа обере шлях

Цей допис призначений для секретарів установ, що працюють в EZD PUW, а також для скарбників, старост і війтів: міграція документообігу — це організаційне та бюджетне рішення, і лише потім технічне.

Які терміни насправді діють

У розмовах про EZD змішуються три питання різної ваги.

Запланований обов'язок з 1 січня 2028 р. Міністерство цифровізації пише про нього «відповідно до запроектованих приписів»: органи урядової та самоврядної адміністрації мають діяти на основі систем електронного управління документацією. NASK у презентації «Політика впровадження EZD в РП» від 18 березня 2026 р. наводить ту саму дату й прямо зазначає, що йдеться про обов'язок EZD, «не EZD RP». Це анонс, а не ухвалений припис. Цю дату варто врахувати в плануванні та перевіряти, чи вона не змінилася.

Новелізація архівного закону. Рада Міністрів ухвалила проєкт 28 липня 2026 р., до Сейму він надійшов 30 липня (друк № 3000), а 15 вересня комісії представили звіт. Проєкт надає сканам паперових документів силу, рівну оригіналам, визначає вимоги до систем і впорядковує вибракування документації. Він має набути чинності через 12 місяців після оголошення. Він не містить дати 1 січня 2028 р. і сам по собі не вводить обов'язку впровадження системи.

Графік для EZD PUW. Згідно з тією самою презентацією NASK: підтримка міграції з EZD PUW до EZD RP з I кварталу 2028 р., призупинення розвитку EZD PUW у II кварталі 2029 р., завершення підтримки міграції 31 грудня 2030 р., завершення сервісної підтримки EZD PUW 31 березня 2031 р. Це графік із презентації, а не з правового акта, тому він може змінитися.

Висновок для установи, яка вже працює в EZD PUW: тиск виникає не так із самої дати 2028 р., як із того, що нинішня система перестане розвиватися, а потім і обслуговуватися. Часу достатньо, щоб підготуватися ретельно, але недостатньо, щоб відкладати інвентаризацію.

Які рішення належать установі

Вибір системи. EZD RP надається NASK безкоштовно, у хмарі або на власній інфраструктурі установи. Проте запланований обов'язок стосується класу системи, тож установа може обрати й інше рішення, що відповідає вимогам. Варто порівняти щонайменше два варіанти, рахуючи сукупну вартість, а не лише ціну ліцензії.
Обсяг міграції. Чи переносите всі справи, лише справи в процесі, чи починаєте з нового року з чистою системою, а стара залишається для перегляду.
Інтеграції з галузевими системами. Фінанси та бухгалтерія, податки, реєстри, e-Doręczenia, KSeF, BIP. Кожне з'єднання, яке сьогодні працює з EZD PUW, доведеться відтворити, замінити або свідомо залишити.
Архівні дані. Що відбувається із завершеними справами, як вони будуть доступні, коли і в якому вигляді потраплять до відомчого та державного архіву. Це рішення, у якому обов'язково має бути голос архівіста.
Модель супроводу. Хмара NASK, інший постачальник хмарних послуг чи власна серверна. Від цього залежить, хто відповідає за резервні копії, оновлення та безперервність роботи.

Для фінансового нагляду

«Безкоштовна система» не означає безкоштовної міграції. У бюджеті потрібно передбачити інтеграції з галузевими системами, перенесення даних, навчання, робочий час співробітників та період, коли одночасно працюють дві системи. Ці позиції варто показати Раді окремо, з описом того, що станеться, якщо установа їх не профінансує.

Що описати, перш ніж буде ухвалене рішення

Цей перелік установа може скласти самостійно. Він вимагає часу та доступу до людей, а не знань програмування.

Версія та спосіб роботи EZD PUW: де встановлено, хто адмініструє, які має доповнення й доопрацювання.
Масштаб: кількість користувачів, справ у процесі та завершених, обсяг накопичених файлів.
Інтеграції: з чим EZD PUW обмінюється даними, хто виконав з'єднання, чи є до нього документація та договір.
Фактичний документообіг: як листи й рахунки насправді проходять через відділи, включно з місцями, де паралельно із системою все ще обертається папір.
Канцелярські документи: канцелярська інструкція, єдиний речовий перелік справ, винятки з електронного ведення справ.
Договори та ліцензії: терміни, періоди розірвання, права на дані та їх експорт.
Люди: хто буде координатором, хто знає чинну систему, скільки часу відділи реально можуть виділити на навчання.

Чим такий перелік відрізняється від звичайного списку застосунків, я описав у дописі Інвентаризація проти списку застосунків.

Типові помилки

Це ситуації, що повторюються в подібних проєктах, а не опис конкретної установи.

Перенесення старого документообігу один до одного. Міграція — це нагода спростити шляхи погодження. Їх відтворення без змін переносить у нову систему старі проблеми.
Інтеграції поза договором. З'єднання з галузевими системами виявляються вже після підписання договору і повертаються у вигляді додаткових угод.
Відсутність рішення щодо архівних даних. Без нього стару систему доводиться підтримувати безстроково, бо ніхто не знає, чи можна її вимкнути.
Проєкт виключно ІТ-характеру. Змінюється спосіб роботи кожного відділу, а про терміни відділи дізнаються лише на навчанні.
Рішення під тиском дати. Установа, яка починає за кілька місяців до завершення підтримки, не порівнює варіанти, а бере те, що доступне.

Аналогія для керівництва

Міграція системи документообігу нагадує переїзд установи до іншої будівлі. Можна перевезти все, включно із шафами, які ніхто не відкривав роками. А можна спершу скласти опис, вирішити, що їде, що йде в архів, і лише тоді замовити транспорт.

Про підготовку організації до впровадження я пишу докладніше в дописі Підготовка до впровадження системи.

Питання до виконавців

Їх варто поставити кожному, хто пропонує систему, міграцію або підтримку впровадження, зокрема й у випадку EZD RP.

Які дані з EZD PUW будуть перенесені, у якому вигляді, і що буде пропущено?
Як ми перевіримо, що після міграції нічого не бракує? Хто підписує протокол цієї перевірки?
Які інтеграції з нашими галузевими системами входять у ціну, а які потребують окремої оцінки?
Скільки триватиме робота на двох системах і хто в цей час за яку з них відповідає?
У якому форматі та на яких умовах ми отримаємо назад дані, якщо завершимо співпрацю?
Хто відповідає за резервні копії, оновлення та адаптацію до змін у законодавстві?
Скільки годин роботи наших співробітників передбачає графік, у розподілі за відділами?
Де ми можемо побачити впровадження в установі подібного масштабу?

Джерела

Правовий стан станом на 4 жовтня 2026 р.