Från EZD PUW till ett system i EZD-klassen: vad sekreteraren bör klarlägga innan myndigheten väljer väg

Inlägget riktar sig till sekreterare vid myndigheter som arbetar i EZD PUW, men även till skattmästare (skarbnik), distriktschefer (starosta) och kommunchefer (wójt): migrering av ärendehantering är först ett organisatoriskt och budgetmässigt beslut, och därefter ett tekniskt.

Vilka tidsfrister som faktiskt gäller

I diskussionerna om EZD blandas tre frågor av olika dignitet samman.

Den planerade skyldigheten från den 1 januari 2028. Ministeriet för digitalisering skriver om den ”enligt föreslagen lagstiftning”: statliga och kommunala/regionala myndigheter ska arbeta med system för elektronisk dokumenthantering (EZD). NASK anger i presentationen ”Policy för införande av EZD i Polen” från den 18 mars 2026 samma datum och tillägger uttryckligen att det handlar om skyldigheten att använda EZD-klassen, ”inte EZD RP”. Detta är en avisering, inte en antagen bestämmelse. Datumet bör man ändå räkna med i planeringen och kontrollera löpande om det ändras.

Ändringen av arkivlagen. Regeringen (Rada Ministrów) antog förslaget den 28 juli 2026, det inkom till Sejmen den 30 juli (dokument nr 3000), och den 15 september lade utskotten fram sin rapport. Förslaget ger skannade pappersdokument samma rättsliga värde som original, fastställer krav på systemen och reglerar gallring av dokumentation. Det ska träda i kraft 12 månader efter offentliggörandet. Det innehåller inte datumet den 1 januari 2028 och inför i sig inte någon skyldighet att införa ett system.

Tidsplanen för EZD PUW. Enligt samma presentation från NASK: stöd för migrering från EZD PUW till EZD RP från första kvartalet 2028, utvecklingen av EZD PUW stoppas under andra kvartalet 2029, migreringsstödet upphör den 31 december 2030, och servicesupporten för EZD PUW upphör den 31 mars 2031. Detta är en tidsplan ur en presentation, inte ur en rättsakt, och kan därför komma att ändras.

Slutsatsen för en myndighet som redan arbetar i EZD PUW: trycket kommer inte från själva datumet 2028, utan från att det nuvarande systemet upphör att vidareutvecklas och därefter att underhållas. Det finns tid att förbereda sig ordentligt, men inte tid nog att skjuta upp inventeringen.

Vilka beslut som ligger hos myndigheten

Val av system. EZD RP tillhandahålls av NASK kostnadsfritt, antingen i molnet eller på myndighetens egen infrastruktur. Den planerade skyldigheten gäller dock systemklassen, så myndigheten kan även välja en annan lösning som uppfyller kraven. Det är värt att jämföra minst två alternativ och räkna på den totala kostnaden (TCO), inte bara licenspriset.
Migreringens omfattning. Ska alla ärenden föras över, enbart pågående ärenden, eller börjar ni om från årsskiftet med ett rent system medan det gamla finns kvar för insyn.
Integrationer med fackspecifika system. Ekonomi och bokföring, skatter, register, e-Doręczenia (polska e-leverans), KSeF (det nationella e-faktureringssystemet), BIP (offentlig informationsbulletin). Varje koppling som i dag fungerar med EZD PUW måste återskapas, ersättas eller medvetet överges.
Arkivdata. Vad händer med avslutade ärenden, hur ska de göras tillgängliga, när och i vilken form ska de föras till myndighetens eget arkiv och till det statliga arkivet. Detta är ett beslut där arkivarien måste ha ett ord med i laget.
Driftmodell. NASK:s moln, en annan molnleverantör eller egen serverhall. Av detta beror vem som ansvarar för säkerhetskopiering, uppdateringar och driftkontinuitet.

För den ekonomiska tillsynen

Ett ”kostnadsfritt system” innebär inte en kostnadsfri migrering. I budgeten måste man räkna med integrationer med fackspecifika system, dataöverföring, utbildning, personalens arbetstid samt perioden då två system körs parallellt. Dessa poster bör redovisas separat för fullmäktige (rada), tillsammans med en beskrivning av vad som händer om myndigheten inte finansierar dem.

Vad som bör dokumenteras innan beslutet fattas

Denna inventering kan myndigheten göra själv. Den kräver tid och tillgång till rätt personer, inte programmeringskunskap.

EZD PUW:s version och driftsätt: var systemet är installerat, vem som administrerar det, vilka tillägg och anpassningar det har.
Omfattning: antal användare, pågående och avslutade ärenden, storleken på insamlade filer.
Integrationer: vilka data EZD PUW utbyter och med vad, vem som byggde kopplingen, om det finns dokumentation och avtal för den.
Faktiskt arbetsflöde: hur skrivelser och fakturor i praktiken rör sig genom avdelningarna, inklusive de ställen där papper fortfarande cirkulerar vid sidan av systemet.
Kanslidokument: kansliinstruktionen, den enhetliga sakregisterförteckningen, undantag från elektronisk ärendehantering.
Avtal och licenser: löptider, uppsägningstider, rättigheter till data och dataexport.
Personal: vem som blir samordnare, vem som kan det nuvarande systemet, hur mycket tid avdelningarna realistiskt kan avsätta för utbildning.

Hur en sådan inventering skiljer sig från en vanlig lista över applikationer beskriver jag i inlägget Inventering kontra applikationslista.

Vanliga misstag

Dessa är återkommande situationer i liknande projekt, inte en beskrivning av en specifik myndighet.

Att föra över det gamla arbetsflödet rakt av. Migreringen är ett tillfälle att förenkla godkännandekedjorna. Att återskapa dem oförändrade för över de gamla problemen till det nya systemet.
Integrationer utanför avtalet. Kopplingar till fackspecifika system upptäcks efter att avtalet skrivits under och återkommer sedan som tilläggsavtal.
Inget beslut om arkivdata. Utan ett sådant måste det gamla systemet underhållas på obestämd tid, eftersom ingen vet om det går att stänga av.
Ett rent IT-projekt. Arbetssättet förändras på varje avdelning, men de får veta om tidsfristerna först på utbildningen.
Ett beslut under tidspress. En myndighet som börjar några månader före supportens slut hinner inte jämföra alternativ, utan tar det som finns tillgängligt.

Analogi för styrelsen

Migrering av ett dokumenthanteringssystem liknar en flytt av myndigheten till en annan byggnad. Man kan flytta allt, inklusive skåp som ingen har öppnat på flera år. Man kan också först göra en inventering, bestämma vad som ska flyttas, vad som ska till arkivet, och först därefter beställa transporten.

Om hur man förbereder organisationen inför ett systeminförande skriver jag mer utförligt i inlägget Förberedelse inför systeminförande.

Frågor till leverantörerna

Dessa är värda att ställa till alla som erbjuder system, migrering eller införandestöd, även när det gäller EZD RP.

Vilka data från EZD PUW kommer att föras över, i vilken form, och vad kommer att utelämnas?
Hur verifierar vi att inget saknas efter migreringen? Vem undertecknar protokollet för denna kontroll?
Vilka integrationer med våra fackspecifika system ingår i priset, och vilka kräver separat offert?
Hur länge kommer vi att arbeta i två system parallellt, och vem ansvarar för vad under den tiden?
I vilket format och på vilka villkor får vi tillbaka våra data om samarbetet avslutas?
Vem ansvarar för säkerhetskopiering, uppdateringar och anpassning till lagändringar?
Hur många arbetstimmar för vår personal förutsätter tidsplanen, uppdelat per avdelning?
Var kan vi se ett liknande införande hos en enhet av jämförbar storlek?

Källor

Rättsläge per den 4 oktober 2026.