من EZD PUW إلى نظام من فئة EZD: ماذا ينبغي أن يحسم السكرتير قبل أن تختار الجهة مسارها؟

هذا المقال موجّه لسكرتيري الجهات الإدارية التي تعمل بنظام EZD PUW، وكذلك لأمناء الخزينة ورؤساء المحافظات (ستاروستا) ورؤساء البلديات (فويت): فالانتقال في نظام تداول الوثائق هو قرار تنظيمي ومالي في المقام الأول، ثم تقني بعد ذلك.

ما هي المهل الزمنية الفعلية المعمول بها

تختلط في النقاشات حول نظام EZD ثلاث مسائل متفاوتة الأهمية.

الالتزام المزمع اعتبارًا من 1 يناير 2028. تتحدث وزارة الرقمنة عنه بعبارة «وفقًا للأحكام المقترحة»: إذ من المفترض أن تعمل وحدات الإدارة الحكومية والمحلية استنادًا إلى أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية. وتذكر وكالة NASK في عرضها بعنوان «سياسة تطبيق نظام EZD في بولندا» بتاريخ 18 مارس 2026 التاريخ نفسه، وتوضح صراحةً أن الأمر يتعلق بالالتزام بفئة نظام EZD، «وليس تحديدًا بنظام EZD RP». وهذا مجرد إعلان نوايا وليس نصًّا قانونيًّا صادرًا. ويُستحسن اعتماد هذا التاريخ في التخطيط مع التحقق الدوري من عدم تغيّره.

تعديل قانون الأرشيف. أقر مجلس الوزراء مشروع القانون في 28 يوليو 2026، وأُحيل إلى مجلس النواب (السيّم) في 30 يوليو (الوثيقة رقم 3000)، وفي 15 سبتمبر قدّمت اللجان تقريرها بشأنه. يمنح المشروع المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًّا قيمة تعادل قيمة النسخ الأصلية، ويحدد متطلبات الأنظمة، وينظّم عملية إتلاف الوثائق. ومن المقرر أن يدخل حيز التنفيذ بعد 12 شهرًا من نشره. ولا يتضمن المشروع تاريخ 1 يناير 2028، كما أنه لا يفرض بذاته أي التزام بتطبيق نظام معيّن.

الجدول الزمني الخاص بنظام EZD PUW. وفقًا للعرض نفسه الصادر عن NASK: يبدأ دعم الانتقال من EZD PUW إلى EZD RP اعتبارًا من الربع الأول من عام 2028، ويتوقف تطوير EZD PUW في الربع الثاني من عام 2029، وينتهي دعم الانتقال في 31 ديسمبر 2030، وينتهي الدعم الفني لنظام EZD PUW في 31 مارس 2031. وهذا جدول زمني وارد في عرض تقديمي وليس في نص قانوني، لذا فهو قابل للتغيير.

والخلاصة بالنسبة إلى الجهة التي تعمل أصلًا بنظام EZD PUW: الضغط الفعلي لا ينبع من تاريخ 2028 بحد ذاته، بل من كون النظام الحالي سيتوقف عن التطوير ثم عن الدعم الفني لاحقًا. فهناك متسع من الوقت للاستعداد الجيد، لكن ليس هناك ما يكفي منه لتأجيل عملية الجرد.

القرارات التي تعود إلى الجهة الإدارية

اختيار النظام. تتيح وكالة NASK نظام EZD RP مجانًا، سواء عبر السحابة أو على البنية التحتية الخاصة بالجهة. غير أن الالتزام المزمع يتعلق بفئة النظام وليس بمنتج بعينه، لذا يمكن للجهة اختيار حل آخر يستوفي المتطلبات. ويُستحسن مقارنة بديلَين على الأقل، مع احتساب التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) لا سعر الترخيص فقط.
نطاق عملية الانتقال. هل سيتم نقل جميع الملفات، أم القضايا الجارية فقط، أم أن العمل سيُستأنف مع بداية سنة جديدة بنظام خالٍ من البيانات القديمة مع الإبقاء على النظام القديم للاطلاع فقط.
التكامل مع الأنظمة القطاعية. الشؤون المالية والمحاسبة، الضرائب، السجلات، التسليم الإلكتروني (e-Doręczenia)، النظام الوطني للفوترة الإلكترونية (KSeF)، نشرة المعلومات العامة (BIP). فكل ارتباط يعمل اليوم مع نظام EZD PUW سيتعيّن إما إعادة بنائه، أو استبداله، أو التخلي عنه عمدًا.
البيانات الأرشيفية. ماذا سيحدث للملفات المنتهية، وكيف ستتم إتاحتها، ومتى وبأي صيغة ستُنقل إلى الأرشيف الداخلي ثم الوطني. وهذا قرار لا بد أن يكون لأمين الأرشيف فيه رأي.
نموذج الصيانة والتشغيل. سحابة NASK، أم مزوّد سحابي آخر، أم خوادم خاصة بالجهة. فهذا الاختيار يحدد الجهة المسؤولة عن النسخ الاحتياطي والتحديثات واستمرارية العمل.

للرقابة المالية

لا تعني عبارة «نظام مجاني» أن عملية الانتقال نفسها مجانية. يجب أن توضع في الموازنة بنود تغطي التكامل مع الأنظمة القطاعية، ونقل البيانات، والتدريب، ووقت الموظفين، وفترة تشغيل النظامين معًا. ويُستحسن عرض هذه البنود على المجلس بشكل منفصل، مع بيان ما سيترتب على عدم تمويلها.

ما الذي ينبغي جرده قبل اتخاذ القرار

يمكن للجهة إجراء هذا الجرد بنفسها. فهو يتطلب وقتًا وإمكانية الوصول إلى الموظفين المعنيين، لا معرفة برمجية.

إصدار نظام EZD PUW وطريقة عمله: أين تم تركيبه، ومن يتولى إدارته، وما الإضافات والتعديلات التي أُجريت عليه.
الحجم: عدد المستخدمين، عدد القضايا الجارية والمنتهية، وحجم الملفات المُجمّعة.
عمليات التكامل: مع أي أنظمة يتبادل EZD PUW البيانات، ومن أجرى هذا الربط، وهل توجد له وثائق وعقد.
التداول الفعلي: كيف تنتقل المراسلات والفواتير فعليًّا بين الأقسام، بما في ذلك المواضع التي ما زال فيها التداول الورقي قائمًا إلى جانب النظام.
وثائق الإجراءات المكتبية: دليل الإجراءات المكتبية، والقائمة الموضوعية الموحدة للملفات، والاستثناءات من مبدأ تسيير القضايا إلكترونيًّا.
العقود والتراخيص: المدد الزمنية، وفترات الإشعار بالإنهاء، والحقوق المتعلقة بالبيانات وتصديرها.
العنصر البشري: من سيتولى دور المنسّق، ومن يُلمّ بالنظام الحالي، وكم من الوقت يمكن للأقسام تخصيصه فعليًّا للتدريب.

وقد شرحتُ كيف يختلف هذا الجرد عن مجرد قائمة بالتطبيقات في مقال الجرد مقابل قائمة التطبيقات.

الأخطاء الشائعة

هذه أنماط تتكرر في مشاريع مماثلة، وليست وصفًا لجهة بعينها.

نقل مسار العمل القديم كما هو دون تغيير. إن عملية الانتقال فرصة لتبسيط مسارات الموافقات. أما إعادة إنتاجها دون أي تعديل فينقل المشكلات القديمة إلى النظام الجديد.
تكاملات خارج نطاق العقد. تظهر الروابط مع الأنظمة القطاعية بعد توقيع العقد، فتعود لاحقًا في صورة ملاحق.
غياب قرار بشأن البيانات الأرشيفية. بدون هذا القرار يتعيّن الإبقاء على النظام القديم إلى أجل غير مسمى، لأن لا أحد يعرف ما إذا كان يمكن إيقافه.
التعامل مع المشروع باعتباره مشروعًا تقنيًّا بحتًا. تتغير طريقة عمل كل قسم، بينما لا يعلم أصحاب الشأن بالمواعيد إلا أثناء التدريب.
اتخاذ القرار تحت ضغط الموعد. الجهة التي تبدأ قبل أشهر قليلة من انتهاء الدعم لا تقارن بين البدائل، بل تأخذ ما هو متاح فحسب.

تشبيه للمجلس الإداري

تشبه عملية الانتقال بين أنظمة تداول الوثائق انتقال الجهة إلى مبنى آخر. فمن الممكن نقل كل شيء، بما في ذلك الخزائن التي لم يفتحها أحد منذ سنوات. ويمكن أيضًا إجراء جرد أولًا، وتحديد ما سيُنقل وما سيذهب إلى الأرشيف، ثم طلب خدمة النقل بعد ذلك فقط.

وقد تناولت موضوع إعداد المؤسسة للتطبيق بتفصيل أوسع في مقال التحضير لتطبيق النظام.

أسئلة لمقدّمي الخدمة

يُستحسن طرح هذه الأسئلة على كل من يعرض نظامًا أو خدمة انتقال أو دعمًا للتطبيق، بما في ذلك عند التعامل مع EZD RP.

ما البيانات التي سيتم نقلها من نظام EZD PUW، وبأي صيغة، وما الذي سيُستبعد؟
كيف سنتحقق من عدم فقدان أي شيء بعد عملية الانتقال؟ ومن يوقّع على محضر هذا التحقق؟
ما هي عمليات التكامل مع أنظمتنا القطاعية المشمولة في السعر، وما الذي يتطلب عرض سعر منفصلًا؟
ما المدة التي ستستغرقها فترة العمل بنظامين في آن واحد، ومن المسؤول عن كل منهما خلال هذه الفترة؟
بأي صيغة وبأي شروط سنستعيد بياناتنا في حال إنهاء التعاون؟
من المسؤول عن النسخ الاحتياطي والتحديثات والتكيّف مع التغييرات التشريعية؟
كم عدد ساعات عمل موظفينا التي يفترضها الجدول الزمني، موزّعة على الأقسام؟
أين يمكننا الاطلاع على تطبيق فعلي في جهة مماثلة من حيث الحجم؟

المصادر

الوضع القانوني كما هو بتاريخ 4 أكتوبر 2026.