EZD PUW:sta EZD-luokan järjestelmään: mitä sihteerin tulisi selvittää ennen kuin virasto valitsee suunnan

Kirjoitus on tarkoitettu EZD PUW:ssa toimivien virastojen sihteereille sekä talousjohtajille, starostoille ja kunnanjohtajille: asiakirjahallinnan siirto on ensin organisatorinen ja budjettipäätös, vasta sitten tekninen.

Mitkä määräajat todella koskevat

EZD:stä käytävissä keskusteluissa sekoittuvat kolme eri painoarvoista asiaa.

Suunniteltu velvoite 1.1.2028 alkaen. Digitalisaatioministeriö kirjoittaa siitä ”suunniteltujen säädösten mukaisesti”: valtionhallinnon ja paikallishallinnon yksiköiden tulee toimia sähköisen asiakirjahallinnan järjestelmien varassa. NASK ilmoittaa samaisen päivämäärän 18.3.2026 päivätyssä esityksessä ”EZD:n käyttöönottopolitiikka Puolassa” ja kirjaa suoraan, että kyse on EZD-velvoitteesta, ”ei EZD RP:stä”. Kyseessä on ilmoitus, ei hyväksytty säädös. Päivämäärä kannattaa ottaa huomioon suunnittelussa ja tarkistaa, ettei se ole muuttunut.

Arkistolain muutos. Ministerineuvosto hyväksyi esityksen 28.7.2026, se saapui Sejmiin 30.7. (asiakirja nro 3000), ja valiokunnat antoivat mietintönsä 15.9. Esitys antaa paperiasiakirjojen skannauksille alkuperäisten asiakirjojen kanssa yhtäläisen arvon, määrittää järjestelmävaatimukset ja selkeyttää asiakirjojen hävittämistä. Sen on tarkoitus tulla voimaan 12 kuukauden kuluttua julkaisemisesta. Se ei sisällä päivämäärää 1.1.2028 eikä itsessään aseta velvoitetta järjestelmän käyttöönottoon.

EZD PUW:n aikataulu. Saman NASK:in esityksen mukaan: siirtymisen tuki EZD PUW:sta EZD RP:hen alkaa vuoden 2028 ensimmäisellä neljänneksellä, EZD PUW:n kehitys keskeytetään vuoden 2029 toisella neljänneksellä, siirtymistuki päättyy 31.12.2030 ja EZD PUW:n huoltotuki päättyy 31.3.2031. Kyseessä on esityksessä esitetty aikataulu, ei säädökseen kirjattu, joten se voi vielä muuttua.

Johtopäätös EZD PUW:ssa jo toimivalle virastolle: paine ei synny pelkästä vuoden 2028 päivämäärästä, vaan siitä, että nykyinen järjestelmä lakkaa ensin kehittymästä ja sitten saamasta huoltotukea. Aikaa huolelliseen valmistautumiseen on, mutta ei niin paljon, että kartoitusta kannattaisi lykätä.

Mitkä päätökset kuuluvat virastolle

Järjestelmän valinta. NASK tarjoaa EZD RP:n maksutta, joko pilvipalveluna tai viraston omalla infrastruktuurilla. Suunniteltu velvoite koskee kuitenkin järjestelmäluokkaa, joten virasto voi valita myös muun vaatimukset täyttävän ratkaisun. Kannattaa vertailla vähintään kahta vaihtoehtoa laskemalla kokonaiskustannukset (TCO), ei pelkkää lisenssihintaa.
Siirron laajuus. Siirretäänkö kaikki asiat, vain vireillä olevat asiat, vai aloitetaanko uusi vuosi puhtaalla järjestelmällä niin, että vanha jää vain katseltavaksi.
Integraatiot erillisjärjestelmiin. Talous ja kirjanpito, verot, rekisterit, e-Doręczenia (Puolan sähköinen tiedoksianto- ja toimitusjärjestelmä), KSeF (Puolan sähköisen laskutuksen järjestelmä), BIP. Jokainen yhteys, joka tänään toimii EZD PUW:n kanssa, pitää joko rakentaa uudelleen, korvata tai tietoisesti luopua siitä.
Arkistoaineisto. Mitä tapahtuu päättyneille asioille, miten niitä tullaan tarjoamaan käyttöön, milloin ja missä muodossa ne siirtyvät laitosarkistoon ja valtionarkistoon. Tässä päätöksessä arkistonhoitajan ääntä on kuultava.
Ylläpitomalli. NASK:in pilvi, toinen pilvipalveluntarjoaja vai oma konesali. Tästä riippuu, kuka vastaa varmuuskopioinnista, päivityksistä ja toiminnan jatkuvuudesta.

Taloudellista valvontaa varten

”Maksuton järjestelmä” ei tarkoita maksutonta siirtymää. Budjetissa on varauduttava erillisjärjestelmien integraatioihin, tiedon siirtoon, koulutuksiin, henkilöstön työaikaan sekä ajanjaksoon, jona kaksi järjestelmää toimii rinnakkain. Nämä erät kannattaa esittää valtuustolle erikseen, kuvaten mitä tapahtuu, jos virasto ei rahoita niitä.

Mitä kartoittaa ennen päätöstä

Tämän kartoituksen virasto voi tehdä itse. Se vaatii aikaa ja pääsyä ihmisiin, ei ohjelmointiosaamista.

EZD PUW:n versio ja toimintatapa: missä se on asennettuna, kuka sitä ylläpitää, mitä lisäosia ja muokkauksia siinä on.
Laajuus: käyttäjien määrä, vireillä olevien ja päättyneiden asioiden määrä, kerättyjen tiedostojen koko.
Integraatiot: minkä järjestelmien kanssa EZD PUW vaihtaa tietoa, kuka on toteuttanut yhteyden, onko siihen olemassa dokumentaatio ja sopimus.
Todellinen asiankulku: miten kirjeet ja laskut todellisuudessa kulkevat osastojen läpi, mukaan lukien kohdat, joissa paperia kiertää yhä järjestelmän rinnalla.
Kirjaamo-ohjeet: kirjaamo-ohjeistus (instrukcja kancelaryjna), yhtenäinen asialuettelo (jednolity rzeczowy wykaz akt), poikkeukset sähköisestä asiankäsittelystä.
Sopimukset ja lisenssit: määräajat, irtisanomisajat, oikeudet tietoihin ja niiden vientiin.
Ihmiset: kuka toimii koordinaattorina, kuka tuntee nykyisen järjestelmän, kuinka paljon aikaa osastot voivat realistisesti käyttää koulutuksiin.

Sen, miten tällainen kartoitus eroaa tavallisesta sovellusluettelosta, olen kuvannut kirjoituksessa Kartoitus vs. sovellusluettelo.

Tyypilliset virheet

Nämä ovat samankaltaisissa hankkeissa toistuvia tilanteita, ei kuvaus mistään tietystä virastosta.

Vanhan asiankulun siirtäminen sellaisenaan. Siirto on tilaisuus yksinkertaistaa hyväksymisketjuja. Niiden toistaminen muutoksitta siirtää vanhat ongelmat uuteen järjestelmään.
Integraatiot sopimuksen ulkopuolella. Erillisjärjestelmien yhteydet paljastuvat vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja palaavat lisäsopimuksina.
Arkistoaineistoa koskevan päätöksen puuttuminen. Ilman sitä vanhaa järjestelmää on ylläpidettävä toistaiseksi, koska kukaan ei tiedä, voiko sen sammuttaa.
Pelkästään tietotekninen hanke. Jokaisen osaston työtapa muuttuu, mutta osastot saavat kuulla aikatauluista vasta koulutuksessa.
Päivämäärän paineessa tehty päätös. Virasto, joka aloittaa vasta muutamaa kuukautta ennen tuen päättymistä, ei vertaile vaihtoehtoja vaan ottaa sen, mikä on saatavilla.

Vertaus hallitukselle

Asiankulkujärjestelmän siirto muistuttaa viraston muuttoa toiseen rakennukseen. Voi siirtää kaiken, myös kaapit, joita kukaan ei ole avannut vuosiin. Voi myös ensin tehdä kartoituksen, päättää, mikä muuttaa mukana ja mikä menee arkistoon, ja vasta sitten tilata kuljetuksen.

Organisaation valmistautumisesta käyttöönottoon kirjoitan laajemmin kirjoituksessa Valmistautuminen järjestelmän käyttöönottoon.

Kysymyksiä toimittajille

Kannattaa esittää jokaiselle, joka tarjoaa järjestelmää, siirtoa tai käyttöönottotukea, myös EZD RP:n yhteydessä.

Mitkä EZD PUW:n tiedot siirretään, missä muodossa, ja mitkä jäävät siirtämättä?
Miten varmistamme, ettei siirron jälkeen puutu mitään? Kuka allekirjoittaa tarkastuksesta laaditun pöytäkirjan?
Mitkä integraatiot erillisjärjestelmiimme sisältyvät hintaan ja mitkä vaativat erillisen tarjouksen?
Kuinka kauan kahden järjestelmän rinnakkainen käyttö kestää ja kuka vastaa kummastakin sinä aikana?
Missä muodossa ja millä ehdoilla saamme tietomme takaisin, jos yhteistyö päättyy?
Kuka vastaa varmuuskopioinnista, päivityksistä ja säädösmuutoksiin sopeuttamisesta?
Kuinka monta työtuntia henkilöstöltämme aikataulu edellyttää, osastoittain eriteltynä?
Missä voimme nähdä käyttöönoton samankokoisessa yksikössä?

Lähteet

Oikeudellinen tilanne 4.10.2026.