这篇文章是写给那些委托、审批战略，或者之后要负责执行战略的人：政府机关中的秘书长和财务主管、市政公司的总裁与董事会成员、企业的总裁和财务总监，以及希望这份文件终于能在预算讨论中派上用场的IT经理。关于地方政府单位（JST，波兰地方自治机构）战略中常见的错误，我在另一篇文章JST的IT战略：常见错误中专门写过。这里我想重点讨论文件本身应该包含哪些内容。
为什么战略会被束之高阁
根据我在公共和私营机构的观察，战略本身很少存在实质性问题。它们之所以被束之高阁，是因为在第一个具体决策面前根本无法使用。
- 从愿景出发，而不是从资产清单出发。 没有人核实过已有哪些系统、合同和依赖关系，因此计划在第一次采购时就与现实脱节。
- 只描述目标，却没有先后顺序。 一切都很重要，于是没有任何事情是第一位的。
- 没有资金对应。 战略与预算之间缺乏关联，导致战略和财务计划各自独立运作。
- 没有改变采购方式。 后续系统依然按照以往的方式采购——依据供应商的报价，而不是依据自己的标准。
- 没有负责人。 文件通过决议或董事会决定获得批准，随后其生命周期就此终结。
- 使用IT行话撰写。 董事会和理事会在其中看不到他们问题的答案：要花多少钱、为了什么、如果什么都不做会发生什么。
让战略真正被使用的七个要素
- 现状。 系统清单，包括负责人、合同、许可证、成本和支持到期日，流程与集成关系图，以及风险登记册。没有这些，后面的每一点都只是猜测。这正是资产盘点要完成的任务。
- 目标架构。 简明呈现各登记系统、流程、集成关系和访问权限之间的相互关系。这里重点不是技术图表，而是回答哪些系统是核心系统、哪些系统起支撑作用、数据应该在哪里产生，以及哪些系统应该继承这些数据。
- 标准。 适用于每一次采购的若干规则：如何授予权限、员工界面应是什么样子、如何记录需求文档、我们必须拥有哪些数据权利、使用何种语言（标准）来沟通流程，以及如何保障退出合作时的安全。
- 按法定义务与投资划分的路线图。 将我们因法律或合同要求必须做的事（例如政府机关中的EZD类系统——电子文件与案件管理系统、KSeF——波兰国家电子发票系统、e-Doręczenia——波兰电子送达系统）与我们因为划算而去做的事分开列出，并说明顺序和理由。举例来说：从KSeF下载发票后，我们可以把它存入案卷，但按照法律规定，该发票应当经过业务审核、形式与账目核验，并最终通过自动方式写入财务会计系统才算完成流程。
- 按投资与运维划分的预算。 每新增一个系统，运维成本都会上升，这一点应当在采购决策做出之前就清晰可见。关于这一点，我在总体拥有成本（TCO）的文章中有更详细的说明。请记住：实施通常是一次性投资（CAPEX），但从预算、业务连续性和安全性的角度看，服务与更新（OPEX）等费用会逐年重复出现。
- 系统采购规则。 何时需要在采购前进行资产盘点或分析、谁负责对报价提出意见、合同中必须包含哪些条款。其中部分内容我在不被供应商锁定（vendor lock-in）的SWZ（招标规范书）一文中有所阐述。
- 负责人与审查节奏。 管理层中应有一位明确的负责人，至少每年结合预算编制对战略和拥有成本进行一次审查，并遵循清晰、周期性的审查规则。
最简单的检验方法是：财务主管或财务总监在编制下一年度预算时，能否直接从这份战略中提取相应的预算项目及其理由？如果不能，说明战略与预算各自独立运作，IT支出最终只会由眼前的紧急程度来决定。
实践案例
市属水务公司隶属于一个中等规模的市镇，正在为下一年度编制IT采购计划。最初，IT部门提出同时更换办公电脑、购置新的监控系统并升级网络基础设施。然而，董事会要求先证明从供水连续性的角度看，哪些支出最为紧迫。
公司从资产盘点入手：梳理了设备、软件、网络连接和服务合同，再将其对应到具体流程——从客户服务到净水站的运行控制。结果发现，部分负责与净水站通信的中继设备即将到期停止支持，而连接文档并未涵盖所有地点。与此同时，大多数办公电脑仍可继续使用，对关键服务没有明显影响。
基于这一发现，采购顺序被重新调整。首先安排整理和加固与技术设施之间的连接，并更换一旦故障就可能影响供水监控的设备。其次计划补充备份和监控系统。部分办公电脑的更换则被推迟到后续阶段。
在董事会面前，IT部门不再用“设备老旧”这样笼统的说法来为预算辩护，而是展示了清晰的逻辑关系：具体基础设施部件 → 所支撑的流程 → 故障后果 → 建议采购项目。借此，董事会得以分阶段批准支出，并向监事会说明，为什么与服务连续性相关的基础设施获得了优先权，而不是员工最容易看到的办公设备。
何时需要独立顾问
如果组织内部有人既有时间、又能统揽全局，战略完全可以自行撰写。但在以下情况下，外部支持会很有帮助：现状尚未梳理清楚；战略需要作为在理事会、所有者或上级机构面前捍卫预算的依据；多项法定义务同时来袭；又或者管理层与IT部门对优先事项的看法不一致，需要有人在两种视角之间做好转译。
我基于资产盘点来制定数字化战略与目标架构：包含路线图、标准、采购规则，以及一份经得起质询的预算。