Центральний реєстр договорів в установі крок за кроком: хто подає дані, у який строк і як не робити це вручну

Реєстр діє вже три місяці, і перші договори вже пройшли строк внесення. Це гарний момент, щоб перевірити, чи обов'язок в установі налаштований системно, чи лише "якось виконується". Внесення до реєстру не замінює правового висновку.

Звідки цей обов'язок і з якого часу він діє

Підставою є ст. 34a, 34b і 34d закону про публічні фінанси, а також розпорядження Міністра фінансів і господарства від 30 березня 2026 р. (Dz.U. з 2026 р. поз. 440). Повна назва — Центральний реєстр договорів суб'єктів сектору публічних фінансів, скорочено CRU JSFP.

Запуск реєстру відкладали кілька разів: закон 2021 р. передбачав старт 1 липня 2022 р., потім строк перенесли на 1 січня 2024 р., а далі на 1 січня 2026 р. Закон від 4 грудня 2025 р. (Dz.U. з 2025 р. поз. 1844) переписав норми наново і впровадив їх у два етапи: з 1 квітня 2026 р. установи створюють облікові записи, а з 1 липня 2026 р. надають відомості про договори. Обов'язок стосується договорів, укладених з 1 липня 2026 р.

Варто це знати, бо в багатьох установах досі циркулює інформація з попередньої версії норм: поріг у 500 злотих, строк 14 днів і кримінальна відповідальність. У чинній редакції жодного з цих трьох елементів немає.

Хто подає дані

Обов'язок покладено на керівника суб'єкта сектору публічних фінансів. Йдеться про установи зі ст. 9 закону, у самоврядуванні серед іншого — гміна, повіт, бюджетні установи, бюджетні заклади та заклади культури. Договір, укладений органом, наприклад війтом чи правлінням повіту, вносить керівник установи, яка обслуговує цей орган. Господарські товариства, зокрема й комунальні підприємства, до сектору не належать, і, згідно з роз'ясненнями Міністерства фінансів, реєстр їх не стосується.

Три моменти з роз'яснень міністерства мають практичне значення для самоврядування:

Обліковий запис створюється для номера REGON. Гміна і управління гміни, повіт і староство можуть мати окремі облікові записи. Якщо договори укладає лише одна з цих установ, достатньо одного.
Договір вносить та установа, якої він стосується. Внесення його в обліковий запис іншої установи міністерство вважає невиконанням обов'язку.
Центр спільного обслуговування не перебирає на себе обов'язок. Про обліковий запис подає заявку керівник конкретної установи або його представник. Розпорядження дозволяє одній особі мати права доступу до облікових записів кількох установ, з окремою заявкою для кожної.

Керівнику не обов'язково клікати особисто. У системі передбачено три рівні прав: адміністратор, той, хто вносить дані, і той, хто публікує. Міністерство рекомендує принцип двох пар очей: одна особа вносить дані, друга перевіряє і публікує. Авторизація персональна, через Profil Zaufany, mObywatel або інший засіб з національного вузла ідентифікації.

Які договори і в який строк

До реєстру потрапляє договір, який відповідає одночасно двом умовам: є закупівлею в розумінні Закону про публічні закупівлі, тобто відплатним договором на поставки, послуги чи будівельні роботи, і укладений у письмовій, документальній, електронній або іншій особливій формі.

Порогу вартості немає. Міністерство прямо пише, що обов'язок потенційно охоплює договори "від 1 гроша" і не залежить від того, чи застосовувалися процедури із Закону про публічні закупівлі. Сам рахунок-фактура не є договором і внесенню не підлягає. Усні договори також ні, хоча керівник може внести їх добровільно.

Поза реєстром перебувають, зокрема, договори у сфері трудового права, договори у сфері оборони та безпеки, а також договори про медичні послуги, що публікує НФЗ (Національний фонд охорони здоров'я). Договори про дотації, згідно з роз'ясненнями міністерства, не є закупівлями. Відомості, відкритість яких обмежують норми про доступ до публічної інформації, не надаються, але в такому разі потрібно вказати правову підставу та особу, яка це вирішила.

Обсяг внесення: номер договору, дата укладення, період дії, сторони, предмет, вартість нетто з опціями і продовженнями (для безстрокового договору — за перші 48 місяців), відомості про фінансування з європейських коштів і статус.

Строк: без зайвого зволікання, не пізніше 30 днів від укладення договору. Стільки ж часу є на оновлення після додатку (аннексу), розірвання, цесії або виявлення помилки. Додатки до договорів, укладених до 1 липня 2026 р., не вносяться, але замовлення на виконання з новою датою до старого рамкового договору — так.

Для фінансового нагляду

Чинна редакція норм про реєстр не передбачає окремої санкції за запізнене чи помилкове внесення. Кримінальна норма з первісної версії 2021 р. так і не набула чинності. Це не означає, що ризику немає. Реєстр є публічним, тож відсутність договору побачить будь-хто: депутат ради, журналіст, контролюючий орган. За роз'ясненнями міністерства, керівник відповідає за відповідність внесених даних фактичному й правовому стану. Він також є адміністратором даних, тож відповідає за те, щоб не опублікувати персональні дані понад необхідне. Оцінити конкретне порушення має юрист установи.

Форма чи інтерфейс

Система безоплатна. Працівники установ авторизуються за адресою jsfp.rejestrumow.gov.pl, а публічний перегляд доступний за адресою rejestrumow.gov.pl.

Є два способи наповнення даними. Перший — форма в браузері. Другий — програмний інтерфейс (API), передбачений розпорядженням і описаний на сайті міністерства: він дозволяє публікувати й оновлювати договори, відкликати їх, а також завантажувати опубліковані дані. Міністерство також надає тестове середовище.

Чи використовує ваша система цей інтерфейс, варто запитати прямо у постачальника: чи працює це вже сьогодні, у межах чинного договору, чи за додаткову плату.

Ланцюжок: рахунок-фактура, справа, договір, реєстр, бухгалтерія

Реєстр — не окреме завдання, а ланка обігу, який установа й так веде.

Договір виникає у справі, що ведеться в системі класу EZD (система електронного документообігу та ведення справ класу EZD). Скарбник ставить контрасигнацію, а зобов'язання потрапляє до фінансово-бухгалтерської системи. Потім надходить рахунок-фактура з KSeF (польської Національної системи електронного фактурування, KSeF), яку потрібно пов'язати з договором і описати. Реєстру потрібні дані з самого початку цього шляху: сторін, предмета, вартості, дат.

Аналогія

Це як вписувати ті самі дані в чотири зошити: у відділі, у бухгалтерії, у реєстрі договорів установи й у центральному реєстрі. Кожне переписування — це шанс для помилки. Автоматизація полягає не в купівлі п'ятого зошита, а у визначенні того, який з них перший.

Типова складність: договори підписують відділи, реєстр договорів веде хтось у таблиці, а бухгалтерія дізнається про договір лише при першому рахунку-фактурі. Тоді 30 днів минають непомітно, і найлегше втрачаються з уваги дрібні замовлення, підтверджені електронною поштою.

Що перевірити в установі цього тижня

Облікові записи. Чи мають установа і кожен структурний підрозділ з власним номером REGON обліковий запис і повний набір прав доступу, з заміщенням на час відпусток.
Відповідальний. Хто відповідає за повноту внесень. Зазвичай підходить підрозділ, який і так бачить кожен договір, наприклад той, що веде реєстр договорів, під наглядом секретаря і у співпраці зі скарбником. Закріпіть це розпорядженням.
Джерело. Де договір отримує номер і з якого моменту рахується 30 днів.
Дрібні замовлення. Як до реєстру потрапляють закупівлі нижче порогу публічних закупівель, оформлені електронною поштою чи бланком замовлення.
Зміни. Хто повідомляє про додаток до договору, розірвання і завершення договору.
Відкритість. Хто вирішує щодо виключення відомостей і перевіряє персональні дані перед публікацією.
Контроль. Раз на місяць порівняння звіту з облікового запису установи зі списком договорів із бухгалтерії.
Системи. Запитання до постачальників системи документообігу і фінансово-бухгалтерської системи щодо підтримки інтерфейсу реєстру.

Пункти з 1 по 7 не вимагають закупівлі. Як вписати їх у ширший план, я пишу у дописі про стратегію, яка не потрапляє в шухляду.

Джерела

Станом на 4 жовтня 2026 року.