Інвентаризація ІТ-систем повітової адміністрації (староства) за 2–6 тижнів: реєстр систем і договорів, ризики KSC/NIS 2, карта документообігу для міграції та одна сторінка для виконавчого органу й ради. Нижче порогу публічних закупівель.
- Відповідаю протягом 2 робочих днів
- Перша розмова — 30 хвилин, безкоштовно
- Без доступу до даних мешканців
Що Ви здобуваєте. Документи — це інструмент, а не мета.
- Спокій під час перевіркиЗадокументована належна сумлінність: у Вас є письмове підтвердження того, що Ви знали, які були варіанти і чому обрали саме цей. Для Регіональної рахункової палати (RIO), Найвищої контрольної палати (NIK) і ради.
- Бюджет, який вистоїть перед радоюРозподіл на обов’язкові витрати й інвестиції, а також ціна бездіяльності, викладені мовою ради.
- Досвідчений провідник у проєкті, якого Ви ще не велиПонад 20 років таких проєктів, зокрема в органах місцевого самоврядування, пліч-о-пліч із Вашими ІТ-фахівцями.
- Працівники, які приймуть нову системуПлан змін, навчання та амбасадори змін у відділах.
- Менше витрачених коштівВи не купуєте того, що вже маєте, і не платите за додаткові угоди щодо інтеграцій, які можна було передбачити.
Що чекає на Вас до кінця 2027 року. Кожен пункт починається з одного питання: що вже має установа?
Обов’язків додається швидше, ніж компетенцій, щоб їх подужати. Інвентаризація — перший крок для кожного з них, і виконується вона один раз.
- Система класу EZDвпровадження до 1 січня 2028 р.
- Міграція з EZD PUW на систему класу EZD — це нагода переглянути всю архітектуру документообігу або ж повторити ті самі помилки в новій системі. Вибір конкретної системи (урядової EZD RP, яку розвиває NASK, чи іншої, що відповідає вимогам) — окреме рішення. В ІТ-відділі з двох-трьох осіб, типовому для установи середнього розміру, зазвичай бракує не бажання, а людини, яка вже проводила такий вибір і впровадження та візьме на себе ведення проєкту. З інвентаризації: карта документообігу та інтеграцій, вимоги до міграції, положення для договору.
- Проєкт бюджету на 2027 рікдо 15 листопада 2026 р.
- ІТ-бюджет — це одна стаття, без розподілу на регуляторний обов’язок і дедалі вищі витрати на супровід. З інвентаризації: розподіл на обов’язкові витрати й інвестиції, а також ціна бездіяльності, тобто обґрунтування, якого чекають скарбник і рада.
- KSC / NIS 2уже чинні
- Польський закон про національну систему кібербезпеки (KSC) і директива ЄС NIS 2 покладають на публічні установи обов’язки та санкції, які не можна просто «перекласти на ІТ»: відповідають за них організація та її виконавчий орган. Незалежний радник дивиться на ці ризики з погляду керівництва, а не ІТ-відділу: виявляє їх і допомагає їх знижувати, щоб саме керівництво мало аргументи, коли треба довести виконання обов’язків. З інвентаризації: реєстр систем і реєстр ризиків — відправна точка управління ризиками.
- KSeFуже чинна
- Обов’язкове структуроване виставлення рахунків-фактур через національну систему KSeF потребує інтеграції з наявними фінансово-бухгалтерськими системами, а не лише купівлі нового модуля. З інвентаризації: матриця інтеграції з фінансово-бухгалтерською системою.
- e-Doręczeniaуже працюють
- Перехід офіційного листування на державну систему електронного вручення e-Doręczenia зачіпає діловодні процеси в усій організації, а не лише в канцелярії. З інвентаризації: карта процесів, які підтримуються системами, і тих, що не підтримуються.
- Перевірки та аудитбудь-коли
- Конкурс на фінансування, що вимагає діагностики як додатка, перевірка Регіональної рахункової палати або звільнення єдиного ІТ-фахівця — кожна з цих подій ставить питання, якого раніше ніхто не ставив. З інвентаризації: задокументоване обґрунтування кожного закупівельного рішення.
- Центральний реєстр договорів (CRU JSFP)чинний з 1 липня 2026 р.
- Без інтеграції це ще один ручний обов’язок: договори треба вносити до реєстру протягом 30 днів, а за запізнення чи помилкові записи керівникові установи загрожує кримінальна відповідальність. Реєстр договорів природно пов’язаний із рахунками-фактурами в KSeF: рахунок стосується справи в системі класу EZD і має бути пов’язаний із договором та погоджений, перш ніж потрапить до фінансово-бухгалтерської системи. З інвентаризації: карта цього ланцюжка (KSeF → система EZD → CRU → фінансово-бухгалтерська система), хто що погоджує і коли дані потрапляють до реєстру.
- Управління правами доступуобов’язок у межах KSC
- Хто до чого має доступ? Без упорядкованого процесу надання доступу новим працівникам, його припинення під час звільнення та зміни прав немає чого показати під час перевірки. З інвентаризації: реєстр прав доступу та процес їх надання, зміни й відкликання.
Станом на 24 вересня 2026 р. Джерела: EZD RP (gov.pl), польський Закон про публічні фінанси (ст. 238, проєкт бюджетної ухвали), Закон про національну систему кібербезпеки, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Секретар (керівник апарату) не мусить робити це сам. Перший такий проєкт в установі, але не перший у моїй практиці.
Секретаря призначають, щоб організовувати роботу установи. Сьогодні на нього лягають впровадження системи класу EZD, обіг рахунків-фактур у KSeF і e-Doręczenia — великі ІТ-проєкти і ще більші проєкти зміни способу роботи. Часто це перші такі проєкти в його кар’єрі, і веде він їх із двома-трьома ІТ-фахівцями, які й так мають повні руки роботи з поточним обслуговуванням установи.
Я приношу понад 20 років досвіду в таких проєктах, у різних організаціях і організаційних культурах, зокрема в органах місцевого самоврядування.
- Знаю, які питання поставити, перш ніж буде ухвалено рішення.
- Веду зміни так, щоб працівники справді прийняли нову систему: план комунікації, навчання, амбасадори змін у відділах, розмови з тими, хто ще сумнівається. Раджу, як вибудувати стратегію адаптації користувачів.
- Стежу за постачальником і графіком, а секретар отримує короткі підсумки й ухвалює рішення там, де це потрібно.
- Залишаю письмовий слід кожного рішення — на випадок перевірки чи запитань ради.
Процедури з паперової доби. Виконуються за інерцією, бо «так було завжди».
В органах влади, а також у професійних самоврядних організаціях і подібних інституціях багато дій досі виконують за процедурами, створеними для аналогового світу. Часто вже ніхто не пам’ятає, чому саме так.
СпочаткуІнвентаризація та опис поточного стану.
Потім- чого взагалі можна прагнути,
- як підійти до дослідження ринку,
- які інструменти обрати: системи ведення справ (workflow), платформу low-code, автоматизацію повторюваних дій (RPA), прості інструменти ШІ, а іноді вистачає звичайної системи керування документами.
Знання ринку та доступних рішень — моя найсильніша компетенція: воно допомагає добирати інструмент до проблеми, а не проблему до інструмента, який саме хтось продає.
Що побачить виконавчий орган через 2–6 тижнів.
Одна сторінка, яку можна покласти на стіл старості повіту і скарбникові, презентація на засідання виконавчого органу та повний комплект документів для наступної закупівельної процедури.
- Документообіг (EZD PUW)Канцеляріяпідтримка до 2027C
- Фінанси та бухгалтеріяСкарбникдоговір до 2028B
- Кадри та заробітна платаКадрова службаактуальнаA
- Податки та збориФінансовий відділнемає APIB
- Геодезія та кадастрГеодезіяактуальнаA
- Обіг рахунків-фактур у KSeFнемає власникапрогалинаD
| Ваш план | Що отримує виконавчий орган | Який ризик це закриває |
|---|---|---|
| Вибір і впровадження системи класу EZD | Карта документообігу та інтеграцій, вимоги до міграції, положення для договору. | Повторення помилок старого документообігу в новій системі, платні додаткові угоди щодо інтеграцій, пропущених у договорі, зрив строку. |
| KSC / NIS 2 | Реєстр систем і реєстр ризиків із вагами. | Санкції та відповідальність керівництва за відсутність задокументованого управління ризиками. |
| Бюджет і сесія ради | Розподіл видатків на обов’язкові та інвестиційні, ціна бездіяльності, одна сторінка з рекомендацією. | Відхилення видатку радою, закид щодо однієї необґрунтованої статті «інформаційна система». |
| Перевірки RIO та NIK | Задокументована категоризація A/B/C/D та обґрунтування закупівельних рішень. | Закид у безгосподарності або в ухваленні рішень без належних підстав. |
Залежно від кількості систем і відділів. Точну вартість визначаю після 30-хвилинної розмови про масштаб Вашої установи.
- Нижче порогу публічних закупівель. Замовлення без формальної тендерної процедури, за внутрішнім положенням установи.
- 2–6 тижнів від підписання договору до сесії для виконавчого органу, 1–3 дні роботи на місці, близько 10 годин участі координатора з Вашого боку.
- Без доступу до персональних даних мешканців. Робота на рівні систем, договорів і конфігурації. Угода про конфіденційність перед початком.
Що з цього мають секретар, скарбник і керівник ІТ.
-
Секретар, війт, староста повіту
Відповідає за організацію, яка сьогодні має проблеми масштабу середньої компанії, — але без управлінського досвіду в цифровізації і без часу набувати його методом спроб і помилок.
Отримує: одну сторінку з рекомендацією та графік впровадження системи класу EZD, яким можна керувати без знань в ІТ.
Здобуває: людину, яка веде проєкт і зміни, а не лише документи.
-
Скарбник
Має захистити ІТ-бюджет перед радою — потребує розподілу на регуляторний обов’язок та інвестиції, а не однієї статті «інформаційна система», і людини, яка підготує це обґрунтування та представить його разом із виконавчим органом.
Отримує: розподіл ІТ-видатків на обов’язкові й інвестиційні, а також витрати на супровід — для багаторічного фінансового прогнозу. Крім того, отримує обґрунтування до проєкту бюджету та для сесії ради.
Здобуває: бюджет, який можна захистити перед радою і який не підкидатиме несподіванок у наступні роки.
-
Керівник ІТ
Союзник, якщо інвентаризація стає аргументом на користь його бюджету, а не оцінкою його дотеперішньої роботи.
Отримує: реєстр, методику, яку можна повторювати, і аргументи на користь бюджету, напрацьовані разом із ним, а не в обхід нього.
Здобуває: союзника в розмові з виконавчим органом і час на підтримку роботи установи.
Виконавчий орган відповідає не лише перед собою — він мусить звітувати перед радою, органом, обраним на загальних виборах. Найважчий момент — прохання збільшити бюджет або погодити видаток. Тоді ІТ-проєкт треба представити простою, зрозумілою мовою, без технічного жаргону, щоб рада могла ухвалити зважене рішення. Krogis готує виконавчий орган до цієї розмови і — від його імені — представляє раді інвентаризацію, ризики, ціну бездіяльності та обґрунтування видатку, перекладаючи з мови ІТ і законодавства на рекомендацію, яку можна захистити перед радою.
Невеликий, конкретний обсяг для початку, що розширюється разом із довірою.
Та сама послідовність спрацювала під час цифровізації органів місцевого самоврядування: вузький обсяг, щоб побачити результат, перш ніж ухвалювати рішення про щось більше.
- Інвентаризація ІТ-систем і процесів 2–6 тижнів Реєстр застосунків із власником, договором, ліцензією, вартістю та датою завершення підтримки. Карта процесів та інтеграцій. Реєстр ризиків щодо KSC, NIS 2, e-Doręczenia та KSeF. Одна сторінка для виконавчого органу й ради. Повний обсяг послуги
- Стратегія цифровізації та закупівельні правила Строк — після першої розмови Трирічна дорожня карта з розподілом на регуляторний обов’язок та інвестиції. Бюджет із розподілом на інвестиції та супровід, готовий до захисту перед радою. Запровадження закупівельних правил для придбання систем — ще до першого запиту цінових пропозицій.
- Підготовка до закупівельної процедури Строк — після першої розмови Специфікація вимог, закупівельна матриця для порівняння пропозицій, питання, які варто поставити постачальникам, і участь у зустрічах із ними як представник замовника.
- Ваш радник зі стратегії цифровізації Постійна співпраця Приймання за погодженими сценаріями, висновки щодо наступних закупівель, постійне відстеження змін у законодавстві та планів Міністерства цифровізації Польщі, підготовка до наступної хвилі регулювання, а коли треба просити більший бюджет, — підготовка виконавчого органу до розмови з радою про необхідність видатку та представлення цього обґрунтування від його імені.
-
2008–2026
Органи місцевого самоврядування
«Та сама модель роботи в кожному органі місцевого самоврядування — ті самі бюджетні процеси, публічні реєстри, структура відділів, режим публічних закупівель і регуляторний тиск».
18 років роботи з органами місцевого самоврядування над стратегією та архітектурою єдиної платформи обміну інформацією, що утворює справжню е-установу. Понад 40 спроєктованих і впроваджених модулів, зокрема: EZD, е-архів, е-правління, е-рада, е-вступ, е-рекрутинг, громадські консультації, е-відрядження, е-навчання, обслуговування депутатів ради, 12 публічних реєстрів і два інтернет-портали. Близько 20 років досвіду впроваджень для публічної адміністрації та бізнесу.
Що я чую від повітових адміністрацій, перш ніж ми починаємо.
Повторювані знеособлені теми з десятків розмов про цифровізацію, а не цитати з конкретної установи.
«У нас понад десяток систем, і ніхто не бачить цілісної картини — доки щось не зламається або не прийде перевірка».
«Ми знаємо, що ІТ-бюджет замалий, але це важко обґрунтувати перед радою без твердих даних про ризики й ціну бездіяльності».
«Ми більше боїмося міграції архівних даних за багато років, ніж самого впровадження нової системи».
«Ми воліли б побачити, як це працює в подібній установі, ніж вірити на слово комерційній презентації».
Про що найчастіше запитують в установах.
До якого часу треба перейти з EZD PUW на систему класу EZD?
У плануванні ми виходимо з дати 1 січня 2028 р. Графік Міністерства цифровізації Польщі часом оновлюється, тому дату для Вашої установи ми підтверджуємо на початку інвентаризації. Важливіше за саму дату інше: міграція — це момент, коли слід переглянути всю архітектуру документообігу, а не просто перенести дані.
Чи поширюється закон про KSC (NIS 2) на нашу повітову адміністрацію?
Змінений закон про національну систему кібербезпеки (KSC), що впроваджує директиву ЄС NIS 2, охоплює широке коло публічних суб’єктів, зокрема органи місцевого самоврядування. Обсяг обов’язків і строки варто перевірити для конкретної установи, бо положення та графік впровадження ще уточнюються. Інвентаризація систем — перший крок до відповіді на це питання на практиці, а не лише в теорії.
Чи мусить установа впроваджувати KSeF, якщо це система переважно для підприємців?
Як платник ПДВ, що виставляє й отримує рахунки-фактури, установа підлягає тим самим правилам, що й інші суб’єкти, — тож обов’язок стосується й органів місцевого самоврядування в межах їхньої господарської діяльності. Ключове питання не «чи», а «як інтегрувати KSeF із наявним обігом рахунків-фактур і фінансово-бухгалтерською системою», щоб не з’явився ще один ізольований острівець застосунків.
Як скласти тендерну документацію на ІТ-систему, щоб уникнути залежності від постачальника?
Ключове — вимагати потрібних положень уже на етапі специфікації, а не домовлятися про них згодом: право на дані та їх експорт у відкритому форматі, описаний план виходу, відкриті API, а в обґрунтованих випадках — депонування вихідного коду. Без цього зміна постачальника через кілька років означає або втрату даних, або дороге вимушене продовження співпраці.
З чого почати цифровізацію установи, коли бракує і часу, і знань у команді?
З невеликого, обмеженого в часі кроку, який дає тверді знання замість чергової декларації про напрям. На практиці — з інвентаризації систем і процесів, яка триває 2–6 тижнів і завершується одним сторінковим підсумком для виконавчого органу, а не багатомісячним стратегічним проєктом без відчутного результату.
Як прийняти систему від виконавця?
Приймання має спиратися на тестові сценарії та критерії, записані в документації закупівлі й у договорі, а не на загальне враження. Перш ніж підписати акт приймання, перевірте міграцію даних, інтеграції з фінансово-бухгалтерською системою та іншими реєстрами, документацію і навчання працівників. Зауваження внесіть до акта зі строком їх усунення. Найлегше приймати систему, коли критерії приймання створювалися разом із вимогами.
Як підготувати стратегію цифровізації установи?
Стратегія має випливати з того, що установа вже має, а не з каталогу постачальника. Вона починається з інвентаризації систем, договорів і процесів, далі визначає цільову архітектуру, стандарти (наприклад, модель прав доступу та правила документування вимог) і дорожню карту з розподілом на обов’язки, передбачені законом, та інвестиції. Добра стратегія показує, що робити в найближчому бюджеті й у якій послідовності, щоб скарбник і рада бачили обґрунтування видатків.
Почнімо з інвентаризації, поки її не провела за нас перевірка.
- Відповідаю протягом 2 робочих днів
- Перша розмова — 30 хвилин, безкоштовно
- Нічого не потрібно готувати заздалегідь