La sérénité
Une synthèse d’une page pour la direction et la liste complète des systèmes, contrats et risques : vous savez ce que vous avez, et vous pouvez le présenter au conseil, aux contrôleurs et à l’auditeur.
L’inventaire des systèmes informatiques est un recensement ordonné des applications, contrats, intégrations, processus et risques d’une organisation, qui s’achève par une page unique pour la direction ; il dure 2 à 6 semaines et reste en dessous du seuil des marchés publics. L’inventaire des systèmes informatiques et des standards d’architecture est la plus petite et la moins coûteuse des étapes de toute la démarche de transformation numérique — et la seule qui donne à l’administration ou à l’entreprise, et non au fournisseur, la maîtrise du cap pour les 10 prochaines années.
- 2 à 6 sem.
- de la signature du contrat à la séance avec la direction
- Devis
- après un échange de 30 minutes, selon le nombre de systèmes
- 16
- documents et outils livrés
Synthèse d’une page pour la direction
Les systèmes de l’organisation : état et recommandation6 systèmes sur 14
- Flux documentaireSecrétariatdéveloppement jusqu’en 2029C
- Finances et comptabilitéCheffe comptablepas d’API pour le KSeFB
- Paie et RHRHà jourA
- Service clientService clientèleaucune intégrationB
- Registre des immobilisationsService techniqueà jourA
- Circuit des factures sous KSeFsans responsablelacuneD
2 à conserver2 à adapter1 à remplacer1 lacune
Recommandation : commencer par le flux documentaire ; traiter le KSeF par l’intégration du système financier et comptable plutôt que par l’achat d’un nouveau système.
Exemple de synthèse d’une page pour la direction. Données illustratives.
Les questions dont il vaut mieux connaître la réponse.
Je les pose aux directions, aux secrétaires généraux, aux starostes et aux présidents, avant que ne soient prises des décisions sur un nouvel achat. Si la réponse à l’une d’elles est « nous ne savons pas », c’est précisément là que je peux aider.
- Combien de systèmes avons-nous réellement, qui en est responsable et quand prend fin leur support ?
- Quels contrats arrivent à échéance et que ferons-nous alors ?
- Où les gens ressaisissent-ils des données à la main ou travaillent-ils sur des tableurs à côté des systèmes ?
- Quels systèmes dépendent les uns des autres, et que se passera-t-il si l’un d’eux cesse de fonctionner ?
- Le prochain achat s’inscrira-t-il dans ce que nous avons, ou créera-t-il un nouvel îlot ?
Le coût d’une erreur. Acheter sans savoir ce qui existe déjà, c’est des fonctions en doublon, des intégrations manquantes et une migration qui reproduit les erreurs de l’ancien circuit. Un conseiller coûte généralement moins cher qu’une seule technologie mal choisie, qu’un seul mauvais prestataire ou qu’un seul piège dans un contrat.
Ce que cela vous apporte.
De meilleurs résultats
Les décisions et le budget qui suivent reposent sur des faits, et non sur celui qui se présente avec une offre.
Moins d’écueils et d’erreurs
Vous voyez les dépendances vis-à-vis des fournisseurs et les fins de support avant qu’elles ne se transforment en panne ou en achat urgent.
« Il a attiré l’attention sur la nécessité de mettre de l’ordre dans les informations relatives aux solutions existantes, à leurs interconnexions et à leurs limites avant que l’administration ne prenne de nouvelles décisions d’investissement. »
Un ensemble qui, commandé séparément, coûterait plusieurs fois plus, compris dans l’inventaire.
Élaboré de A à Z par un conseiller indépendant et adapté à votre organisation — et non un modèle à remplir vous-mêmes. Au total, 16 documents et outils qui constituent le socle de la transformation numérique et de la mise en œuvre d’une stratégie informatique à long terme.
Fondations · l’ensemble complet des documents4 + 4 + 5 + 3 = 16 documents et outils
Connaissance de l’état actuel 4 documents
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- Une synthèse d’une page pour la direction : état des systèmes, catégories A/B/C/D et recommandation
- Un rapport d’inventaire — à présenter à la direction, à la RIO, à la NIK et aux auditeurs européens
- Le tableur d’inventaire complété (35 attributs par système, plus la catégorie A/B/C/D)
- Une matrice des intégrations avec les systèmes centraux de l’État (17 éléments, statut, priorité, risques)
Stratégie et standards pour l’avenir 4 documents
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- Une stratégie de transformation numérique à 10 ans (réglementation, architecture, IA, cybersécurité, recours raisonné au cloud, coût total)
- Un catalogue de standards techniques (API, authentification, données, documents, développement sécurisé, accessibilité)
- 20 clauses contractuelles types pour le cahier des charges (API ouvertes, plan de sortie, séquestre du code source, KSC/NIS 2/RGPD/AI Act)
- Une politique d’usage responsable de l’IA, conforme à l’AI Act, assortie d’un registre des usages de l’IA dans l’organisation
Outils de pilotage pour les projets suivants 5 outils
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- Un modèle de fiche d’initiative numérique (dossier d’opportunité)
- Un modèle de grille d’évaluation d’architecture pour le comité d’architecture
- Une méthode d’inventaire — pour que votre propre équipe informatique mène elle-même les cycles suivants
- Un registre des risques (20 éléments, cotation probabilité × gravité, carte de chaleur)
- Un plan de conduite du changement (culture de l’organisation, groupes d’utilisateurs et leurs systèmes, stratégie d’adoption, communication, formation, indicateurs)
Communication et décision de la direction 3 éléments
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- Des schémas d’architecture de référence
- Un glossaire des termes et abréviations (~150 termes)
- Une présentation pour la direction (12 à 15 diapositives) et une séance de présentation de 60 à 90 minutes, comprise dans le prix
Court et ciblé, en sollicitant le moins possible votre administration ou votre entreprise.
- Étape 1Lancement
Un atelier de lancement avec la direction (le président du département ou le directeur général, le secrétaire général, l’informatique) et un questionnaire d’inventaire adressé aux services et aux fournisseurs.
- Étape 2Analyse
Revue documentaire, entretiens avec les responsables des systèmes (5 à 10 entretiens de 45 à 60 min), vérification technique avec l’équipe informatique. 1 à 3 jours de réunions sur site avec les responsables des processus, le reste à distance.
- Étape 3Catégorisation
Une première catégorisation A/B/C/D et un atelier de validation avec les chefs de service.
- Étape 4Décision
Le rapport et l’ensemble complet des documents ; préparation et animation d’une séance de présentation pour la direction (60 à 90 min).
- 2 à 6 sem.
- de la signature du contrat à la séance avec la direction
- 1 à 3 jours
- sur site, le reste à distance
- ~10 h
- au total pour la personne chargée de la coordination chez vous
Pourquoi vous pouvez me faire confiance
- Aucun lien commercial avec les éditeurs de systèmes métier et de plateformes — une évaluation A/B/C/D exempte de conflit d’intérêts.
- Un accord de confidentialité avant le début des travaux, ou des clauses de confidentialité dans le contrat principal.
- Tous les livrables dans un format modifiable, avec une licence non exclusive et perpétuelle pour l’organisation, y compris le droit de les modifier.
- Des travaux sans accès aux données personnelles des habitants ou des clients ; si un accès est nécessaire, un contrat de sous-traitance distinct (art. 28 du RGPD).
Le travail préalable à toute décision de déploiement.
Un système de classe EZD (gestion électronique des documents), l’administration en ligne, le circuit des factures sous KSeF (le système national polonais de facturation électronique), une nouvelle plateforme de processus — chacune de ces décisions engage des sommes importantes et lie l’organisation à un fournisseur pour des années. L’inventaire vous donne une connaissance objective de ce dont vous disposez réellement, de son état et de ce qui manque, avant que cette décision ne soit prise — pour que ce soit vous, et non l’offre d’un fournisseur, qui fixiez le cap.
- Un système de classe EZDadministrations, obligation annoncée, échéance reportée au plus tôt à 2029
- Vous obtenez : une cartographie du flux documentaire et des intégrations, les exigences de migration et des clauses contractuelles. Risque : concevoir le système numérique comme un simple calque des procédures papier.
- Le KSeF et le circuit des facturesadministrations et entreprises
- Vous obtenez : une matrice d’intégration pour le système financier et comptable, et une option d’intégration mise en regard d’une option « nouveau système », avec les coûts sur 5 ans. Risque : un îlot applicatif de plus et une double saisie des données.
- KSC / NIS 2obligations et sanctions pour la direction
- Vous obtenez : un registre des systèmes et un registre de 20 risques pondérés avec carte de chaleur. Risque : voir sa responsabilité engagée pour défaut de gestion des risques, sans aucun document pour prouver le contraire.
- Chambre régionale des comptes (RIO), Cour suprême de contrôle (NIK), conseil de surveillanceà tout moment
- Vous obtenez : une catégorisation A/B/C/D documentée et la justification de chaque décision d’achat. Risque : un grief de mauvaise gestion ou de décisions prises sans fondement.
- Budget et financementprojet de budget, demandes de subventions
- Vous obtenez : la répartition des dépenses informatiques entre obligations et investissements, le coût de l’inaction, des éléments pour les demandes de fonds européens, du plan national de relance (KPO) et de programmes nationaux. Risque : ne pas tenir compte du coût total de possession.
Trois axes de travail, un seul ensemble de documents.
- Inventaire des systèmes et des applications métier. Tous les systèmes métier (finances et comptabilité, paie et RH, EZD/EOD, fiscalité, géodésie, éducation, aide sociale, facturation), les systèmes de processus (circuit des factures et des contrats, marchés publics, appels à projets), ainsi que l’infrastructure et la sécurité. Pour chacun : fournisseur, licence, coût, hébergement, contrat de maintenance, ouverture des API, conformité RGPD/KSC/WCAG, maturité vis-à-vis de l’IA, risques — et en plus une cartographie des intégrations avec les systèmes centraux de l’État et une cartographie des dépendances entre systèmes. Nous repérons aussi où l’IA est déjà utilisée dans l’organisation, y compris dans des outils dont la direction n’a pas connaissance : pour quelles tâches, avec quelles données et sous la responsabilité de qui.
- Catégorisation des systèmes selon la méthode A/B/C/D. Chaque système est classé dans l’une des quatre catégories sur la base de cinq critères d’évaluation pondérés — voir « Catégorisation » plus bas. Une fois remplie, la matrice des catégories devient la feuille de route des actions à mener pour chaque système.
- Standards d’architecture et documentation stratégique. Un ensemble complet de documents repris directement dans chaque futur appel d’offres informatique — stratégie, standards techniques, clauses contractuelles, outils de pilotage. L’organisation réduit ainsi ses risques et s’assure que ses investissements futurs respectent les standards adoptés ainsi que ses lignes directrices en matière d’architecture et de sécurité.
Avant et après : qui définit les exigences.
| Sans inventaire | Après l’inventaire |
|---|---|
| Des cahiers des charges rédigés à partir des offres des fournisseurs. Ce sont souvent les offres qui finissent par définir les exigences. | Des cahiers des charges rédigés à partir des besoins réels — l’acheteur définit les exigences, le fournisseur y répond |
| Clauses d’ouverture et plan de sortie renvoyés à « on verra plus tard » | 20 clauses d’architecture types, obligatoires dans chaque contrat informatique |
| Des systèmes aux fonctions redondantes — l’organisation paie deux fois | Vous savez exactement ce dont l’organisation dispose et où se trouvent les lacunes — vous n’achetez que les capacités qui manquent |
| Des avenants pour des intégrations oubliées dans le cahier des charges, aux frais de l’acheteur | Un catalogue des intégrations obligatoires avec les systèmes centraux, dans le cahier des charges dès le premier jour |
| Le risque de non-conformité KSC/NIS 2/RGPD/AI Act n’apparaît qu’au moment de l’audit | Des exigences de conformité réglementaire inscrites dans le cahier des charges et imposées au fournisseur |
| Dépendance à un fournisseur — des années plus tard, impossible d’en changer sans perdre de données | Clauses d’export des données, plan de sortie, séquestre du code source — l’acheteur garde la pleine maîtrise |
| Aucune justification d’une décision d’achat lorsque les contrôleurs la demandent | Une catégorisation A/B/C/D documentée et la justification de la décision |
| Des demandes de subventions européennes sans base analytique solide | Des éléments pour les demandes de fonds européens, du KPO et de programmes nationaux |
Ce que coûte une mauvaise décision : un système de classe EZD pour un département, une plateforme de processus ou une plateforme complète d’administration en ligne représente l’un des plus gros investissements informatiques pour des années, et la maintenance sur plusieurs années coûte généralement 2 à 3 fois plus que l’achat lui-même. L’inventaire représente quelques pour cent d’un appel d’offres unique type — la manière la moins coûteuse de garantir la qualité d’une décision d’achat.
Ce que vous y gagnez. Les documents sont une preuve, pas une fin en soi.
- La maîtrise du capC’est vous, et non un fournisseur, qui savez ce dont vous disposez, dans quel état et ce qui manque.
- Moins de dépensesLes systèmes redondants, les contrats et licences qui arrivent à échéance et le coût réel de la maintenance deviennent visibles.
- La sérénité face aux contrôlesUne diligence documentée : une trace écrite de ce que vous saviez, des options possibles et des raisons de votre choix.
- Un démarrage plus rapide du projet suivantExigences, matrice d’intégration et clauses contractuelles prêtes avant l’appel d’offres.
Chaque système reçoit une catégorie claire et une action recommandée.
Survolez une ligne ou sélectionnez-la avec la touche Tab pour voir un exemple.
| Cat. | Définition | Action type |
|---|---|---|
| A | Systèmes alignés sur l’architecture cible, de haute maturitéExemple : un logiciel de paie et RH avec un contrat de maintenance en cours et une API ouverte. | Maintien, avec une évolution maîtrisée |
| B | La bonne direction, mais des ajustements sont nécessairesExemple : un système financier et comptable sans intégration au KSeF. | Plan d’adaptation, négociation avec le fournisseur |
| C | Le système présente des risques — technologie obsolète, fin de support, dépendance au fournisseur, absence d’intégrationExemple : un système de gestion du flux documentaire dont l’éditeur arrête le support l’an prochain. | Plan de retrait et de remplacement |
| D | Une capacité absente du portefeuille, nécessaire à un horizon de 1 à 10 ansExemple : le circuit des pièces de dépenses, géré aujourd’hui par e-mail et dans un tableur. | Priorisation des déploiements, choix du mode de réalisation |
A conserver
- Paie et RH
- Messagerie
- Site internet
B adapter
- Système comptable
- Registre des immobilisations
- Serveur de fichiers
C retirer et remplacer
- Flux documentaire sans support
- Registre des contrats sur tableur
- Logiciel de stock développé en interne
D combler la lacune
- Circuit des pièces de dépenses
- Registre des habilitations
- Portail clients et fournisseurs
L’évaluation repose sur 5 critères pondérés : fonctionnalités et valeur métier (20 %), architecture et ouverture — API, intégrations, standards, maturité vis-à-vis de l’IA (25 %), sécurité et conformité — KSC/NIS 2/RGPD/KRI/WCAG (20 %), technologie et fournisseur — obsolescence, support, dépendance au fournisseur (20 %), aspects économiques et coût total de possession (15 %).
Devis et conditions.
Devis après un échange
Le prix dépend du nombre de systèmes et de services. Je fixe le prix exact après un échange de 30 minutes sur la taille de votre organisation.
À titre de comparaison : l’ensemble des documents stratégiques et des standards, commandé séparément, coûterait plusieurs fois plus.
- Sous le seuil des marchés publics. La mission peut être commandée sans procédure au titre du droit polonais des marchés publics, selon les règles internes de l’organisation.
- Un contrat qui vous transfère tous les livrables. Tous les documents dans un format modifiable, une licence non exclusive et perpétuelle, le droit de les modifier.
- Un accord de confidentialité avant le démarrage, et des travaux sans accès aux données personnelles.
- Des éléments pour les demandes de subventions. Le rapport et la stratégie fournissent la base analytique des demandes de fonds européens, du KPO et de programmes nationaux.
Ce n’est pas un rapport destiné à dormir dans un tiroir. C’est le point de départ de chaque projet qui suit.
Une nouvelle initiative, par exemple un système de classe EZD ou le circuit des factures.
Méthode → fiche d’initiative → revue d’architecture → clauses pour l’appel d’offres → registre des risques.
L’appel d’offres et les échanges avec les fournisseurs.
Un catalogue de standards, 20 clauses contractuelles et une grille d’évaluation — vous savez quelles questions poser avant de vous asseoir face à un fournisseur.
Les intégrations.
La matrice d’intégration avec les systèmes centraux, point de départ tout prêt pour chaque futur projet d’intégration.
L’inventaire périodique.
Une mise à jour tous les 12 à 18 mois, menée soit par votre propre équipe informatique selon la même méthode, soit sous la forme d’une mise à jour de l’inventaire réalisée par le conseiller.
Les questions qu’on me pose le plus souvent sur cette prestation.
Combien de temps dure un inventaire des systèmes informatiques ?
En général 2 à 6 semaines, de la signature du contrat à la séance de présentation pour la direction, selon le nombre de systèmes. Seuls 1 à 3 jours se passent sur site, le reste se fait à distance. La personne chargée de la coordination au sein de l’organisation y consacre environ 10 heures au total.
Nous avons une échéance de déploiement. L’inventaire ne risque-t-il pas de la retarder ?
Non. Il aboutit à des exigences, des clauses contractuelles et une matrice d’intégration — ce qu’il faudrait de toute façon préparer avant l’appel d’offres. En général, il raccourcit même la préparation de l’appel d’offres, car il remplace la collecte d’offres des fournisseurs comme point de départ.
Qu’est-ce que la catégorisation A/B/C/D ?
C’est une méthode qui évalue chaque système selon cinq critères pondérés (fonctionnalités, architecture et ouverture, sécurité et conformité, technologie et fournisseur, aspects économiques et coût total) et qui aboutit au classement de chaque système dans l’une des quatre catégories : A (conserver), B (adapter), C (planifier le remplacement) ou D (capacité manquante à prévoir).
L’inventaire porte-t-il sur les données personnelles des habitants ou des clients ?
Non — le travail se situe au niveau des systèmes, des contrats et de la configuration, sans accès aux données personnelles traitées dans ces systèmes. Si un tel accès s’avérait nécessaire dans un cas précis, il faudrait conclure un contrat de sous-traitance distinct au titre de l’art. 28 du RGPD.
Que deviennent ensuite les résultats de l’inventaire ?
Ils deviennent le point de départ des travaux suivants : le cahier des charges d’un nouveau projet, la préparation des échanges avec les fournisseurs, les demandes de subventions et une mise à jour périodique menée par votre propre équipe informatique selon la même méthode. Ce n’est pas un rapport qui finit dans un tiroir.
En quoi est-ce différent d’un audit de sécurité ou d’un audit de conformité au KSC (système national de cybersécurité) ?
Un audit de sécurité vérifie la conformité à une norme ou à une réglementation précise et aboutit à une liste de non-conformités. L’inventaire donne une vision plus large, orientée métier, de l’ensemble du portefeuille de systèmes — coûts, risques, lacunes, orientation — et se traduit directement en documents de travail pour les décisions suivantes, et pas seulement en une liste de corrections.
L’inventaire couvre-t-il les contrats et les licences ?
Oui. Le registre des applications consigne, pour chaque système, le responsable, le contrat, la licence, le coût et la date de fin de support. On voit ainsi quels contrats arrivent à échéance, où l’organisation dépend d’un seul fournisseur et ce que coûte réellement la maintenance.
Commençons par un échange sur le périmètre et le prix pour votre organisation.
Écrivez à : wojciech.kroczak@krogis.pl
Appelez le +48 516 401 658
- Je réponds dans les 2 jours ouvrés
- Premier appel : 30 minutes, gratuit
- Un devis dans les 2 jours ouvrés suivant l’appel