Lugn
En sida för ledningen och en fullständig lista över system, avtal och risker: ni vet vad ni har och kan visa det för kommunfullmäktige, granskarna och revisorn.
En inventering av IT-system är en ordnad förteckning över organisationens applikationer, avtal, integrationer, processer och risker, som avslutas med en sida för ledningen; den tar 2–6 veckor och ryms under tröskelvärdet för offentlig upphandling. En inventering av IT-system och arkitekturstandarder är det minsta och billigaste steget på hela digitaliseringsstegen – och det enda som ger förvaltningen eller bolaget, inte leverantören, kontroll över inriktningen de kommande 10 åren.
- 2–6 veckor
- från avtalets undertecknande till mötet med ledningen
- Offert
- efter ett samtal på 30 minuter, beroende på antalet system
- 16
- dokument och verktyg som levereras
Sammanfattning på en sida för ledningen
Organisationens system: läge och rekommendation6 av 14 system
- DokumentflödeKanslietutveckling till 2029C
- Ekonomi och redovisningRedovisningschefinget API för KSeFB
- Personal och lönHRaktuelltA
- KundserviceKundserviceavdelningeningen integrationB
- AnläggningsregisterTekniska avdelningenaktuelltA
- Fakturaflöde för KSeFingen ägareluckaD
2 att behålla2 att anpassa1 att ersätta1 lucka
Rekommendation: börja med dokumentflödet; lös KSeF genom integration med ekonomisystemet i stället för att köpa ett nytt.
Exempel på en sammanfattning på en sida för ledningen. Illustrativa data.
Frågor det är värt att kunna svara på.
Jag ställer dem till styrelser, kommundirektörer, landsdelschefer (starosta) och vd:ar innan besluten om nästa inköp fattas. Om svaret på någon av dem är ”vi vet inte”, är det just här jag kan hjälpa till.
- Hur många system har vi egentligen, vem äger dem och när upphör supporten?
- Vilka avtal löper ut, och vad gör vi då?
- Var skriver människor in data för hand en gång till eller arbetar i kalkylblad bredvid systemen?
- Vilka system är beroende av varandra, och vad händer om ett av dem slutar fungera?
- Kommer nästa inköp att passa in i det vi har, eller skapa ännu en ö?
Kostnaden för ett misstag. Ett inköp utan kunskap om vad som redan finns ger dubbla funktioner, saknade integrationer och en migrering som upprepar den gamla ordningens misstag. En rådgivare kostar vanligtvis mindre än en felvald teknik, en olämplig leverantör eller en fälla i avtalet.
Vad ni får ut av det.
Bättre resultat
Kommande beslut och budget bygger på fakta, inte på vem som hör av sig med ett anbud.
Färre grund och misstag
Ni ser beroenden av leverantörer och när supporten upphör innan de förvandlas till ett driftstopp eller ett akut inköp.
”Han lyfte behovet av att skapa ordning i informationen om befintliga lösningar, deras samband och begränsningar, innan ämbetsverket fattar nya investeringsbeslut.”
En uppsättning som skulle kosta flera gånger mer om den beställdes separat ingår i inventeringen.
Utarbetad från grunden av en oberoende rådgivare och anpassad till er organisation – inte en mall att fylla i själv. Totalt 16 dokument och verktyg som utgör grunden för den digitala omställningen och för att genomföra en långsiktig IT-strategi.
Grund · den samlade dokumentationen4 + 4 + 5 + 3 = 16 dokument och verktyg
Kunskap om nuläget 4 dokument
Visa listan
- En sammanfattning på en sida för ledningen: systemens läge, A/B/C/D-kategorier och en rekommendation
- En inventeringsrapport – att lägga fram för ledningen, den regionala revisionskammaren (RIO), Polens riksrevision (NIK) och EU:s revisorer
- Ett ifyllt inventeringsark (35 attribut per system plus A/B/C/D-kategori)
- En integrationsmatris för statens centrala system (17 poster, status, prioritet, risker)
Strategi och standarder för framtiden 4 dokument
Visa listan
- En digitaliseringsstrategi med 10 års horisont (regelverk, arkitektur, AI, cybersäkerhet, en försiktig hållning till molnet, total kostnad)
- En katalog över tekniska standarder (API:er, autentisering, data, dokument, säker utveckling, tillgänglighet)
- 20 mallklausuler för förfrågningsunderlaget (öppna API:er, exitplan, deponering av källkod, KSC/NIS 2/GDPR/AI Act)
- En policy för ansvarsfull användning av AI, i linje med AI Act, med ett register över användningen av AI i organisationen
Styrverktyg för kommande projekt 5 verktyg
Visa listan
- En mall för beskrivning av digitala initiativ (business case)
- En mall för arkitekturgranskning, avsedd för arkitekturrådet
- En inventeringsmetodik – så att er egen IT-avdelning kan genomföra kommande cykler
- Ett riskregister (20 poster, bedömning av sannolikhet × konsekvens, värmekarta)
- En plan för förändringsledning (organisationskultur, användargrupper och deras system, anpassningsstrategi, kommunikation, utbildning, mätetal)
Kommunikation och ledningens beslut 3 delar
Visa listan
- Diagram över referensarkitekturen
- En ordlista med begrepp och förkortningar (~150 begrepp)
- En presentation för ledningen (12–15 bilder) plus ett presentationsmöte på 60–90 minuter, som ingår i priset
Kort och fokuserat, med minimal belastning på förvaltningen eller bolaget.
- Steg 1Start
En uppstartsworkshop med ledningen (starostan, dvs. distriktschefen, eller VD:n, kommundirektören, IT) och en inventeringsenkät till avdelningar och leverantörer.
- Steg 2Analys
Genomgång av dokumentation, intervjuer med systemägare (5–10 × 45–60 min), teknisk verifiering tillsammans med IT. 1–3 dagars möten med processägare på plats, resten på distans.
- Steg 3Kategorisering
Ett utkast till A/B/C/D-kategorisering och en valideringsworkshop med avdelningscheferna.
- Steg 4Beslut
Rapporten och den samlade dokumentationen; förberedelse och genomförande av ett presentationsmöte för ledningen (60–90 min).
- 2–6 veckor
- från avtalets undertecknande till mötet med ledningen
- 1–3 dagar
- på plats, resten på distans
- ~10 tim
- sammanlagt för samordnaren på er sida
Varför ni kan lita på mig
- Inga kommersiella band till leverantörer av verksamhetssystem och plattformar – en A/B/C/D-bedömning fri från intressekonflikter.
- Ett sekretessavtal innan arbetet börjar, eller sekretessklausuler i huvudavtalet.
- Alla leveranser i redigerbart format, med en icke-exklusiv, tidsobegränsad licens för organisationen, inklusive rätten att ändra dem.
- Arbetet sker utan åtkomst till invånares eller kunders personuppgifter; om åtkomst behövs tecknas ett separat personuppgiftsbiträdesavtal (art. 28 GDPR).
Grundarbetet som föregår varje beslut om ett införande.
Ett system i EZD-klassen (elektronisk ärende- och dokumenthantering), e-förvaltning, fakturaflöde för KSeF (Polens nationella system för e-fakturor), en ny processplattform – vart och ett av dessa beslut gäller stora belopp och binder organisationen till en leverantör i åratal. Inventeringen ger er objektiv kunskap om vad ni faktiskt har, i vilket skick det är och vad som saknas, innan beslutet fattas – så att det är ni, och inte en leverantörs offert, som bestämmer inriktningen.
- Ett system i EZD-klassenoffentliga förvaltningar, aviserad skyldighet, tidpunkten har skjutits upp till tidigast 2029
- Ni får: en karta över dokumentflöde och integrationer, krav inför migreringen och avtalsklausuler. Risk: att det digitala systemet utformas som en spegelbild av analoga rutiner.
- KSeF och fakturaflödeoffentliga förvaltningar och bolag
- Ni får: en integrationsmatris för ekonomisystemet och ett integrationsalternativ ställt mot alternativet med ett nytt system, med kostnader över 5 år. Risk: ännu en isolerad applikationsö och dubbelregistrering av data.
- KSC / NIS 2skyldigheter och sanktioner för ledningen
- Ni får: ett systemregister och ett register över 20 viktade risker med värmekarta. Risk: ansvar för bristande riskhantering, utan dokument som visar att den faktiskt skett.
- Regional revisionskammare (RIO), Polens riksrevision (NIK), styrelsennär som helst
- Ni får: dokumenterad A/B/C/D-kategorisering och en motivering för varje inköpsbeslut. Risk: anklagelser om misshushållning eller om beslut som saknar grund.
- Budget och finansieringbudgetförslag, ansökningar om medel
- Ni får: IT-kostnaderna uppdelade i skyldigheter och investeringar, kostnaden för att avstå, underlag för ansökningar om EU-medel, medel ur återhämtningsplanen (KPO) och nationella program. Risk: att den totala ägandekostnaden inte räknas in.
Tre arbetsspår, en samlad dokumentation.
- Inventering av system och verksamhetsapplikationer. Alla verksamhetssystem (ekonomi, personal och lön, EZD/EOD, skatter, lantmäteri, utbildning, socialtjänst, fakturering), processystem (faktura- och avtalsflöde, offentlig upphandling, ansökningsomgångar) samt infrastruktur och säkerhet. För varje system: leverantör, licens, kostnad, drift, serviceavtal, API-öppenhet, efterlevnad av GDPR/KSC/WCAG, AI-beredskap, risker – plus en karta över integrationer med statens centrala system och en karta över beroenden mellan systemen. Vi kartlägger också var AI redan används i organisationen, även i verktyg som ledningen inte känner till: till vilka uppgifter, med vilka data och vem som ansvarar.
- Kategorisering av systemen enligt A/B/C/D-metoden. Varje system placeras i en av fyra kategorier utifrån fem viktade bedömningsdimensioner – se ”Kategorisering” nedan. Den ifyllda kategorimatrisen blir en färdplan med åtgärder för varje enskilt system.
- Arkitekturstandarder och strategisk dokumentation. En komplett uppsättning dokument som förs direkt in i varje kommande IT-upphandling – strategi, tekniska standarder, avtalsklausuler, styrverktyg. På så sätt minskar organisationen riskerna och säkerställer att framtida investeringar följer de antagna standarderna och riktlinjerna för arkitektur och säkerhet.
Före och efter: vem som formulerar kraven.
| Utan inventering | Efter inventeringen |
|---|---|
| Förfrågningsunderlag som skrivs utifrån leverantörernas offerter. Det är ofta offerterna som i slutändan bestämmer kraven. | Förfrågningsunderlag som skrivs utifrån verkliga behov – beställaren formulerar kraven, leverantören uppfyller dem |
| Öppenhetsklausuler och exitplan lämnas som ”det kanske vi lägger till senare” | 20 mallklausuler för arkitektur, obligatoriska i varje IT-avtal |
| System med överlappande funktioner – organisationen betalar två gånger | Ni vet exakt vad organisationen har och var luckorna finns – ni köper bara de förmågor som saknas |
| Tilläggsavtal för integrationer som missats i förfrågningsunderlaget, på beställarens bekostnad | En katalog över obligatoriska integrationer med de centrala systemen i förfrågningsunderlaget från första dagen |
| Risken för bristande efterlevnad av KSC/NIS 2/GDPR/AI Act upptäcks först vid en revision | Krav på regelefterlevnad inskrivna i förfrågningsunderlaget och ställda på leverantören |
| Inlåsning hos leverantören – efter några år går det inte att byta utan att förlora data | Klausuler om dataexport, exitplan, deponering av källkod – beställaren behåller full kontroll |
| Ingen motivering av inköpsbeslutet när granskarna frågar | Dokumenterad A/B/C/D-kategorisering och motivering av beslutet |
| Ansökningar om EU-bidrag utan en solid analytisk grund | Underlag för ansökningar om medel från EU, KPO och nationella program |
Vad ett felbeslut kan kosta: ett system i EZD-klassen för en distriktsförvaltning, en processplattform eller en heltäckande e-förvaltning hör till de största IT-inköpen för många år framåt, och den fleråriga driften kostar oftast 2–3 gånger mer än själva inköpet. Inventeringen kostar motsvarande några procent av en typisk enskild upphandling – det billigaste sättet att försäkra kvaliteten i ett inköpsbeslut.
Vad ni vinner. Dokumenten är beviset, inte målet.
- Kontroll över inriktningenDet är ni, inte en leverantör, som vet vad ni har, i vilket skick det är och vad som saknas.
- Lägre kostnaderDubbla system, avtal och licenser som löper ut och de verkliga driftkostnaderna blir synliga.
- Trygghet vid granskningDokumenterad tillbörlig omsorg: skriftligt belägg för vad ni visste, vilka alternativen var och varför ni valde det ni valde.
- Snabbare start på nästa projektKrav, integrationsmatris och avtalsklausuler klara före upphandlingen.
Varje system får en tydlig kategori och en rekommenderad åtgärd.
För muspekaren över en rad, eller markera den med Tab, så visas ett exempel.
| Kat. | Definition | Typisk åtgärd |
|---|---|---|
| A | System i linje med målarkitekturen, hög mognadExempel: ett personal- och lönesystem med aktuellt serviceavtal och öppet API. | Förvaltning med kontrollerad vidareutveckling |
| B | Rätt riktning, men kräver anpassningarExempel: ett ekonomisystem utan integration med KSeF. | En plan för ändringar, förhandling med leverantören |
| C | Systemet innebär risk – föråldrad teknik, upphörande support, inlåsning hos leverantören, ingen integrationExempel: ett system för dokumentflöde vars leverantör avslutar supporten nästa år. | En plan för avveckling och ersättning |
| D | En förmåga som saknas i portföljen och behövs inom 1–10 årExempel: flödet för leverantörsfakturor, som i dag sköts via e-post och kalkylblad. | Prioritering av införanden, val av leveransmodell |
A behålla
- Personal och lön
- E-post
- Webbplats
B anpassa
- Ekonomisystem
- Anläggningsregister
- Filserver
C avveckla och ersätta
- Dokumentflöde utan support
- Avtalsregister i kalkylblad
- Egenutvecklat lagerprogram
D fylla luckan
- Flöde för leverantörsfakturor
- Behörighetsregister
- Kund- och leverantörsportal
Bedömningen bygger på 5 viktade dimensioner: funktionalitet och verksamhetsnytta (20 %), arkitektur och öppenhet – API:er, integrationer, standarder, AI-beredskap (25 %), säkerhet och regelefterlevnad – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20 %), teknik och leverantör – aktualitet, support, inlåsning hos leverantören (20 %), ekonomi och total ägandekostnad (15 %).
Offert och villkor.
Offert efter samtalet
Priset beror på antalet system och avdelningar. Jag fastställer det exakta priset efter ett 30 minuters samtal om organisationens storlek.
Som jämförelse: den samlade uppsättningen strategiska dokument och standarder skulle, beställd separat, kosta flera gånger mer.
- Under tröskelvärdet för offentlig upphandling. Uppdraget kan beställas utan förfarande enligt den polska lagen om offentlig upphandling, i enlighet med organisationens egna interna regler.
- Ett avtal som överlåter alla leveranser. Alla dokument i redigerbart format, en icke-exklusiv, tidsobegränsad licens och rätt att ändra dem.
- Ett sekretessavtal före start och arbete utan åtkomst till personuppgifter.
- Underlag för ansökningar om medel. Rapporten och strategin utgör den analytiska grunden för ansökningar om EU-medel, medel ur KPO och nationella program.
Det här är ingen rapport för byrålådan. Det är startpunkten för varje projekt som följer.
Ett nytt initiativ, t.ex. ett system i EZD-klassen eller fakturaflöde.
Metodik → initiativbeskrivning → arkitekturgranskning → upphandlingsklausuler → riskregister.
Upphandlingen och samtalen med leverantörer.
En standardkatalog, 20 avtalsklausuler och en bedömningsmall – ni vet vad ni ska fråga innan ni sätter er vid bordet med en leverantör.
Integrationer.
Integrationsmatrisen för de centrala systemen som färdig utgångspunkt för varje kommande integrationsprojekt.
Periodisk inventering.
En uppdatering var 12–18:e månad, antingen genomförd av er egen IT-avdelning med samma metodik eller som en uppdatering av inventeringen som rådgivaren genomför.
De vanligaste frågorna om den här tjänsten.
Hur lång tid tar en inventering av IT-systemen?
Normalt 2–6 veckor från avtalets undertecknande till presentationsmötet för ledningen, beroende på antalet system. Bara 1–3 dagar sker på plats, resten på distans. En samordnare på organisationens sida lägger sammanlagt omkring 10 timmar.
Vi har en tidsfrist för införandet. Kommer inte inventeringen att försena det?
Nej. Den avslutas med krav, avtalsklausuler och en integrationsmatris – sådant som ändå måste tas fram före upphandlingen. Oftast förkortar den förberedelserna inför upphandlingen, eftersom den ersätter insamlade leverantörsofferter som utgångspunkt.
Vad är A/B/C/D-kategorisering?
Det är en metod för att bedöma varje system i fem viktade dimensioner (funktionalitet, arkitektur och öppenhet, säkerhet och regelefterlevnad, teknik och leverantör, ekonomi och total kostnad), som slutar med att systemet placeras i en av fyra kategorier: A (behålla), B (anpassa), C (planera ersättning) eller D (en saknad förmåga att planera för).
Omfattar inventeringen invånares eller kunders personuppgifter?
Nej – arbetet sker på nivån system, avtal och konfiguration, utan åtkomst till de personuppgifter som behandlas i systemen. Om sådan åtkomst i ett enskilt fall skulle behövas, krävs ett separat personuppgiftsbiträdesavtal enligt art. 28 GDPR.
Vad händer med inventeringens resultat efteråt?
De blir utgångspunkten för det fortsatta arbetet: kravspecifikationen för ett nytt projekt, förberedelser inför samtal med leverantörer, ansökningar om medel och en periodisk uppdatering som er egen IT-avdelning genomför med samma metodik. Det här är ingen rapport som hamnar i byrålådan.
Vad skiljer detta från en säkerhetsrevision eller en granskning av efterlevnaden av KSC?
En säkerhetsrevision bedömer efterlevnaden av en viss standard eller föreskrift och slutar med en lista över avvikelser. Inventeringen ger en bredare, verksamhetsinriktad bild av hela systemportföljen – kostnader, risker, luckor, inriktning – och omsätts direkt i arbetsdokument för de beslut som följer, inte bara i en åtgärdslista.
Omfattar inventeringen avtal och licenser?
Ja. Applikationsregistret anger för varje system ägare, avtal, licens, kostnad och när supporten upphör. Då syns vilka avtal som löper ut, var organisationen är beroende av en enda leverantör och vad driften faktiskt kostar.
Låt oss börja med ett samtal om omfattning och pris för er organisation.
Skriv till: wojciech.kroczak@krogis.pl
Ring: +48 516 401 658
- Jag svarar inom 2 arbetsdagar
- Första samtalet: 30 minuter, kostnadsfritt
- Offert inom 2 arbetsdagar efter samtalet