Ro
Én side til ledelsen og en fullstendig liste over systemer, kontrakter og risikoer: dere vet hva dere har, og kan vise det til kommunestyret, kontrollørene og revisoren.
En kartlegging av IT-systemer er en ryddig oversikt over organisasjonens applikasjoner, kontrakter, integrasjoner, prosesser og risikoer, avsluttet med én side til ledelsen; den tar 2–6 uker og ligger under terskelverdien for offentlige anskaffelser. En kartlegging av IT-systemer og arkitekturstandarder er det minste og billigste trinnet i hele digitaliseringsstigen – og det eneste som gir forvaltningen eller selskapet, ikke leverandøren, styringen av retningen for de neste 10 årene.
- 2–6 uker
- fra kontraktsignering til møtet med ledelsen
- Pristilbud
- etter en samtale på 30 minutter, avhengig av antall systemer
- 16
- dokumenter og verktøy som leveres
Én side til ledelsen
Organisasjonens systemer: status og anbefaling6 av 14 systemer
- DokumentflytSekretariatetvidereutvikling til 2029C
- Økonomi og regnskapRegnskapssjefmangler API mot KSeFB
- Personal og lønnHRoppdatertA
- KundeserviceKundeserviceavdelingeningen integrasjonB
- EiendelsregisterTeknisk avdelingoppdatertA
- Fakturaflyt under KSeFingen eierhullD
2 beholdes2 tilpasses1 erstattes1 hull
Anbefaling: start med dokumentflyten; løs KSeF ved å integrere økonomisystemet i stedet for å kjøpe et nytt.
Eksempel på én side til ledelsen. Illustrative data.
Spørsmål det er verdt å kunne svare på.
Jeg stiller dem til styrer, administrasjonssjefer, distriktssjefer (starosta) og administrerende direktører før beslutningene om neste innkjøp tas. Hvis svaret på noen av dem er «vi vet ikke», er det nettopp her jeg kan hjelpe.
- Hvor mange systemer har vi egentlig, hvem eier dem, og når utløper supporten?
- Hvilke kontrakter utløper, og hva gjør vi da?
- Hvor taster folk inn data på nytt for hånd eller jobber i regneark ved siden av systemene?
- Hvilke systemer er avhengige av hverandre, og hva skjer hvis ett av dem slutter å virke?
- Vil neste innkjøp passe inn i det vi har, eller skape en ny isolert øy?
Kostnaden ved en feil. Et innkjøp uten kunnskap om det som allerede finnes, gir doble funksjoner, manglende integrasjoner og en migrering som gjentar feilene i den gamle flyten. En rådgiver koster vanligvis mindre enn én feilvalgt teknologi, én uegnet leverandør eller én felle i en kontrakt.
Hva dere får ut av det.
Bedre resultater
Neste beslutninger og budsjettet bygger på fakta, ikke på hvem som melder seg med et tilbud.
Færre skjær og feil
Dere ser avhengigheter av leverandører og slutten på supporten før de blir til et driftsstopp eller et hastekjøp.
«Han pekte på behovet for å skape orden i informasjonen om eksisterende løsninger, deres innbyrdes sammenhenger og begrensninger, før kontoret tar nye investeringsbeslutninger.»
Et sett som ville kostet flere ganger mer bestilt separat, inngår i prisen for kartleggingen.
Utarbeidet fra bunnen av en uavhengig rådgiver og tilpasset organisasjonen deres – ikke en mal dere må fylle ut selv. Totalt 16 dokumenter og verktøy som utgjør fundamentet for den digitale omstillingen og for gjennomføringen av en langsiktig IT-strategi.
Fundament · det komplette dokumentsettet4 + 4 + 5 + 3 = 16 dokumenter og verktøy
Kunnskap om nåsituasjonen 4 dokumenter
Vis listen
- Én side til ledelsen: systemenes status, A/B/C/D-kategorier og en anbefaling
- En rapport fra kartleggingen – til framlegging for ledelsen, RIO, NIK og EU-revisorer
- Et utfylt kartleggingsark (35 attributter per system pluss A/B/C/D-kategori)
- En integrasjonsmatrise for statens sentrale systemer (17 punkter, status, prioritet, risikoer)
Strategi og standarder for framtiden 4 dokumenter
Vis listen
- En digitaliseringsstrategi for 10 år (regulering, arkitektur, AI, cybersikkerhet, en forsiktig tilnærming til sky, totale kostnader)
- En katalog over tekniske standarder (API-er, autentisering, data, dokumenter, sikker utvikling, universell utforming)
- 20 standard kontraktsklausuler til konkurransegrunnlaget (åpne API-er, exitplan, deponering av kildekode, KSC/NIS 2/GDPR/AI Act)
- En policy for ansvarlig bruk av AI i samsvar med AI Act, med et register over bruken av AI i organisasjonen
Styringsverktøy for kommende prosjekter 5 verktøy
Vis listen
- En mal for prosjektbeskrivelse av digitale initiativer (business case)
- En mal for arkitekturvurdering til arkitekturutvalget
- En metode for kartlegging – slik at deres egen IT-avdeling selv kan gjennomføre de neste rundene
- Et risikoregister (20 punkter, vurdering av sannsynlighet × konsekvens, varmekart)
- En plan for endringsledelse (organisasjonskultur, brukergrupper og systemene deres, tilpasningsstrategi, kommunikasjon, opplæring, indikatorer)
Kommunikasjon og ledelsens beslutning 3 elementer
Vis listen
- Diagrammer over referansearkitekturen
- En ordliste med begreper og forkortelser (ca. 150 begreper)
- En presentasjon for ledelsen (12–15 lysbilder) pluss et presentasjonsmøte på 60–90 minutter, som inngår i prisen
Kort og målrettet, med minimal belastning på forvaltningen eller selskapet.
- Fase 1Oppstart
En oppstartsworkshop med ledelsen (starosta – leder av distriktsforvaltningen – eller administrerende direktør, kommunedirektør, IT) og et kartleggingsskjema til avdelingene og leverandørene.
- Fase 2Analyse
Gjennomgang av dokumentasjon, intervjuer med systemeierne (5–10 × 45–60 min), teknisk verifisering sammen med IT. 1–3 dager med møter med prosesseierne på stedet, resten digitalt.
- Fase 3Kategorisering
Et utkast til A/B/C/D-kategorisering og en valideringsworkshop med avdelingslederne.
- Fase 4Beslutning
Rapporten og det komplette dokumentsettet; forberedelse og gjennomføring av et presentasjonsmøte for ledelsen (60–90 min).
- 2–6 uker
- fra kontraktsignering til møtet med ledelsen
- 1–3 dager
- på stedet; resten skjer på avstand
- ca. 10 timer
- totalt fra koordinatoren på deres side
Derfor kan dere stole på meg
- Ingen kommersielle bånd til leverandører av fagsystemer og plattformer – en A/B/C/D-vurdering uten interessekonflikter.
- En taushetserklæring før arbeidet starter, eller konfidensialitetsklausuler i hovedkontrakten.
- Alle leveranser i et redigerbart format, med en ikke-eksklusiv, tidsubegrenset lisens for organisasjonen, inkludert retten til å endre dem.
- Arbeidet skjer uten tilgang til innbyggeres eller kunders personopplysninger; er tilgang nødvendig, inngås en egen databehandleravtale (GDPR art. 28).
Forarbeidet som kommer før enhver beslutning om innføring.
Et system i EZD-klassen (elektronisk saks- og dokumenthåndtering), digital forvaltning, fakturaflyt under KSeF (Polens nasjonale e-fakturasystem), en ny prosessplattform – hver av disse beslutningene gjelder store summer og binder organisasjonen til en leverandør i årevis. Kartleggingen gir dere objektiv kunnskap om hva dere faktisk har, hvilken tilstand det er i og hva som mangler, før beslutningen tas – slik at det er dere, og ikke et leverandørtilbud, som bestemmer retningen.
- Et system i EZD-klassenoffentlige etater, varslet plikt, fristen er skjøvet til tidligst 2029
- Dere får: et kart over dokumentflyt og integrasjoner, krav til migrering og kontraktsklausuler. Risiko: at det digitale systemet utformes som en kopi av de analoge rutinene.
- KSeF og fakturaflytoffentlige etater og selskaper
- Dere får: en integrasjonsmatrise for økonomisystemet og et integrasjonsalternativ stilt opp mot et nytt system, med kostnadene over 5 år. Risiko: enda en isolert applikasjonsøy og dobbel registrering av data.
- KSC / NIS 2den polske cybersikkerhetsloven: plikter og sanksjoner for ledelsen
- Dere får: et systemregister og et register over 20 vektede risikoer med varmekart. Risiko: ansvar for manglende risikostyring, uten dokumenter som viser at den faktisk ble utført.
- Regionalt revisjonskammer (RIO), Polens riksrevisjon (NIK), styretnår som helst
- Dere får: en dokumentert A/B/C/D-kategorisering og en begrunnelse for hver innkjøpsbeslutning. Risiko: kritikk for uforsvarlig forvaltning eller for beslutninger uten grunnlag.
- Budsjett og finansieringbudsjettforslag, søknader om midler
- Dere får: IT-utgiftene fordelt på plikt og investering, kostnaden ved å ikke gjøre noe, samt grunnlag for søknader om EU-midler, midler fra gjenopprettingsplanen (KPO) og nasjonale programmer. Risiko: at de totale eierkostnadene ikke blir tatt med.
Tre arbeidsspor, ett samlet sett med dokumenter.
- Kartlegging av systemer og fagapplikasjoner. Alle fagsystemer (økonomi, personal og lønn, EZD/EOD, skatter og avgifter, oppmåling, utdanning, sosialtjenester, fakturering), prosessystemer (faktura- og kontraktsflyt, offentlige anskaffelser, søknadsrunder) samt infrastruktur og sikkerhet. For hvert system: leverandør, lisens, kostnad, hosting, serviceavtale, API-åpenhet, samsvar med GDPR/KSC/WCAG, beredskap for AI, risikoer – pluss et kart over integrasjonene med statens sentrale systemer og et kart over avhengighetene mellom systemene. Vi kartlegger også hvor AI allerede brukes i organisasjonen, også i verktøy ledelsen ikke vet om: til hvilke oppgaver, med hvilke data og hvem som har ansvaret.
- Kategorisering av systemene etter A/B/C/D-metoden. Hvert system plasseres i én av fire kategorier ut fra fem vektede vurderingsdimensjoner – se «Kategorisering» nedenfor. Den utfylte kategorimatrisen blir et veikart for hva som skal gjøres med hvert enkelt system.
- Arkitekturstandarder og strategisk dokumentasjon. Et komplett sett med dokumenter som tas direkte med inn i hver framtidige IT-anskaffelse – strategi, tekniske standarder, kontraktsklausuler, styringsverktøy. Slik kan organisasjonen redusere risikoen og sikre at framtidige investeringer følger de vedtatte standardene og retningslinjene for arkitektur og sikkerhet.
Før og etter: hvem som bestemmer kravene.
| Uten kartlegging | Etter kartleggingen |
|---|---|
| Konkurransegrunnlag skrevet ut fra leverandørenes tilbud. Ofte er det tilbudene som ender med å bestemme kravene. | Konkurransegrunnlag skrevet ut fra de faktiske behovene – oppdragsgiveren bestemmer kravene, leverandøren oppfyller dem |
| Klausuler om åpenhet og en exitplan henvist til «det kan vi legge til senere» | 20 standardklausuler om arkitektur, obligatoriske i hver IT-kontrakt |
| Systemer med overlappende funksjoner – organisasjonen betaler to ganger | Dere vet nøyaktig hva organisasjonen har og hvor hullene er – dere kjøper bare de funksjonene som mangler |
| Tilleggsavtaler for integrasjoner som ble glemt i konkurransegrunnlaget, for oppdragsgiverens regning | En katalog over obligatoriske integrasjoner med de sentrale systemene i konkurransegrunnlaget fra første dag |
| Risikoen for manglende samsvar med KSC/NIS 2/GDPR/AI Act kommer først fram ved en revisjon | Krav til regeletterlevelse skrevet inn i konkurransegrunnlaget og håndhevet overfor leverandøren |
| Leverandørinnlåsing – etter noen år kan dere ikke bytte uten å miste data | Klausuler om dataeksport, en exitplan, deponering av kildekode – oppdragsgiveren beholder full kontroll |
| Ingen begrunnelse for en innkjøpsbeslutning når revisorene spør | Dokumentert A/B/C/D-kategorisering og en begrunnelse for beslutningen |
| Søknader om EU-midler uten et solid analytisk grunnlag | Grunnlag for søknader om EU-midler, KPO-midler og nasjonale programmer |
Hva en feil beslutning kan koste: Et system i EZD-klassen for en distriktsforvaltning, en prosessplattform eller en helhetlig digital forvaltning er et av de største IT-innkjøpene for mange år framover, og den flerårige driften koster som regel 2–3 ganger så mye som selve innkjøpet. Kartleggingen koster det som tilsvarer noen få prosent av en typisk enkeltanskaffelse – den billigste måten å sikre kvaliteten på en innkjøpsbeslutning.
Dette får dere ut av det. Dokumentene er beviset, ikke målet.
- Kontroll over retningenDet er dere, ikke leverandøren, som vet hva dere har, hvilken tilstand det er i og hva som mangler.
- Mindre penger bruktDupliserte systemer, kontrakter og lisenser som løper ut, og de reelle driftskostnadene blir synlige.
- Trygghet ved en revisjonDokumentert aktsomhet: dere har skriftlig hva dere visste, hvilke alternativer som fantes og hvorfor dere valgte det dere gjorde.
- Raskere i gang med neste prosjektKrav, integrasjonsmatrise og kontraktsklausuler ligger klare før anskaffelsen.
Hvert system får en tydelig kategori og en anbefalt handling.
Hold pekeren over en rad, eller velg den med Tab, for å se et eksempel.
| Kat. | Definisjon | Typisk tiltak |
|---|---|---|
| A | Systemer i tråd med målarkitekturen, høy modenhetEksempel: et personal- og lønnssystem med gyldig serviceavtale og åpent API. | Vedlikehold med kontrollert videreutvikling |
| B | Riktig retning, men krever tilpasningerEksempel: et økonomisystem uten integrasjon mot KSeF. | En plan for endringer, forhandlinger med leverandøren |
| C | Systemet utgjør en risiko – utdatert teknologi, opphør av støtte, leverandørinnlåsing, ingen integrasjonEksempel: et system for dokumentflyt der leverandøren avslutter støtten neste år. | En plan for utfasing og erstatning |
| D | En manglende funksjon i porteføljen som trengs i løpet av 1–10 årEksempel: flyten for inngående kostnadsfakturaer, som i dag går via e-post og et regneark. | Prioritering av innføringer, valg av leveransemodell |
A behold
- Personal og lønn
- E-post
- Nettsted
B tilpass
- Økonomisystem
- Anleggsregister
- Filserver
C fas ut og erstatt
- Dokumentflyt uten støtte
- Kontraktsregister i et regneark
- Hjemmelaget lagerprogram
D tett hullet
- Flyt for kostnadsfakturaer
- Register over tilgangsrettigheter
- Portal for kunder og leverandører
Vurderingen bygger på 5 vektede dimensjoner: funksjonalitet og forretningsverdi (20 %), arkitektur og åpenhet – API-er, integrasjoner, standarder, beredskap for AI (25 %), sikkerhet og regeletterlevelse – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20 %), teknologi og leverandør – aktualitet, støtte, leverandørinnlåsing (20 %), økonomi og totale eierkostnader (15 %).
Pristilbud og vilkår.
Pristilbud etter samtalen
Prisen avhenger av antall systemer og avdelinger. Den endelige prisen fastsetter jeg etter en samtale på 30 minutter om organisasjonens størrelse.
Til sammenligning: Det komplette settet med strategiske dokumenter og standarder ville kostet flere ganger mer bestilt separat.
- Under terskelverdien for offentlige anskaffelser. Oppdraget kan bestilles uten en prosedyre etter den polske anskaffelsesloven, i tråd med organisasjonens egne interne regler.
- En kontrakt som overdrar alle leveranser. Alle dokumenter i et redigerbart format, en ikke-eksklusiv, tidsubegrenset lisens og retten til å endre dem.
- En taushetserklæring før oppstart og arbeid uten tilgang til personopplysninger.
- Materiale til søknader om midler. Rapporten og strategien gir det analytiske grunnlaget for søknader om EU-midler, KPO-midler og nasjonale programmer.
Dette er ikke en rapport som havner i en skuff. Det er utgangspunktet for hvert eneste prosjekt som følger.
Et nytt initiativ, f.eks. et system i EZD-klassen eller fakturaflyt.
Metode → prosjektbeskrivelse → arkitekturvurdering → klausuler til anskaffelsen → risikoregister.
Anskaffelsen og samtalene med leverandører.
En standardkatalog, 20 kontraktsklausuler og en vurderingsmal – dere vet hva dere skal spørre om før dere setter dere ved bordet med en leverandør.
Integrasjoner.
Integrasjonsmatrisen for de sentrale systemene som et ferdig utgangspunkt for hvert kommende integrasjonsprosjekt.
Periodisk kartlegging.
En oppdatering hver 12.–18. måned, enten gjennomført av deres egen IT-avdeling etter samme metode eller som en oppdatering av kartleggingen utført av rådgiveren.
Spørsmålene jeg oftest får om denne tjenesten.
Hvor lang tid tar en kartlegging av IT-systemene?
Vanligvis 2–6 uker fra kontraktsignering til presentasjonsmøtet for ledelsen, avhengig av antall systemer. Bare 1–3 dager foregår på stedet, resten skjer på avstand. En koordinator på organisasjonens side bruker til sammen rundt 10 timer.
Vi har en frist for innføringen. Vil ikke kartleggingen forsinke den?
Nei. Den munner ut i krav, kontraktsklausuler og en integrasjonsmatrise – ting dere uansett måtte utarbeide før anskaffelsen. Som regel forkorter den forberedelsene til anskaffelsen, fordi den erstatter innhenting av leverandørtilbud som utgangspunkt.
Hva er A/B/C/D-kategorisering?
Det er en metode for å vurdere hvert system ut fra fem vektede dimensjoner (funksjonalitet, arkitektur og åpenhet, sikkerhet og regeletterlevelse, teknologi og leverandør, økonomi og totale eierkostnader), som ender med at hvert system plasseres i én av fire kategorier: A (behold), B (tilpass), C (planlegg erstatning) eller D (en manglende funksjon som må planlegges).
Omfatter kartleggingen innbyggeres eller kunders personopplysninger?
Nei – arbeidet skjer på nivået for systemer, kontrakter og konfigurasjon, uten tilgang til personopplysningene som behandles i systemene. Skulle slik tilgang bli nødvendig i et konkret tilfelle, krever det en egen databehandleravtale etter GDPR art. 28.
Hva skjer med resultatene av kartleggingen etterpå?
De blir utgangspunktet for videre arbeid: kravspesifikasjonen til et nytt prosjekt, forberedelser til samtaler med leverandører, søknader om midler og en periodisk oppdatering som deres egen IT-avdeling gjennomfører etter samme metode. Dette er ikke en rapport som havner i en skuff.
Hva skiller dette fra en sikkerhetsrevisjon eller en revisjon av KSC-etterlevelsen?
En sikkerhetsrevisjon kontrollerer samsvar med en bestemt standard eller forskrift og ender med en liste over avvik. Kartleggingen gir et bredere, forretningsmessig bilde av hele systemporteføljen – kostnader, risikoer, hull, retning – og omsettes direkte til arbeidsdokumenter for de neste beslutningene, ikke bare til en liste over utbedringer.
Omfatter kartleggingen kontrakter og lisenser?
Ja. Applikasjonsregisteret angir for hvert system eier, kontrakt, lisens, kostnad og dato for opphør av støtte. Da ser man hvilke kontrakter som løper ut, hvor organisasjonen er avhengig av én enkelt leverandør, og hva driften egentlig koster.
La oss begynne med en samtale om omfang og pris for organisasjonen deres.
Skriv til: wojciech.kroczak@krogis.pl
Ring: +48 516 401 658
- Jeg svarer innen 2 virkedager
- Første samtale: 30 minutter, uten kostnad
- Et pristilbud innen 2 virkedager etter samtalen