Gelassenheit
Eine Seite für den Vorstand sowie eine vollständige Liste der Systeme, Verträge und Risiken: Sie wissen, was Sie haben, und können es dem Rat, den Prüfern und dem Auditor zeigen.
Eine Bestandsaufnahme der IT-Systeme ist ein geordnetes Verzeichnis der Anwendungen, Verträge, Schnittstellen, Prozesse und Risiken einer Organisation, das in einer einzigen Seite für den Vorstand mündet; sie dauert 2–6 Wochen und liegt unterhalb der Vergabeschwelle. Eine Bestandsaufnahme der IT-Systeme und Architekturstandards ist der kleinste und günstigste Schritt auf dem gesamten Weg der Digitalisierung – und der einzige, der der Verwaltung oder dem Unternehmen, nicht dem Anbieter, die Kontrolle über die Richtung der nächsten 10 Jahre gibt.
- 2–6 Wo.
- vom Vertragsabschluss bis zur Sitzung mit dem Vorstand
- Angebot
- nach einem 30-minütigen Gespräch, je nach Zahl der Systeme
- 16
- Dokumente und Werkzeuge als Ergebnis
Einseitige Zusammenfassung für den Vorstand
Systeme der Organisation: Zustand und Empfehlung6 von 14 Systemen
- DokumentenflussSekretariatWeiterentwicklung bis 2029C
- FinanzbuchhaltungLeiterin Rechnungswesenkeine API für KSeFB
- Personal und LohnPersonalabteilungaktuellA
- KundenserviceServiceabteilungkeine SchnittstelleB
- AnlagenverzeichnisTechnische AbteilungaktuellA
- Rechnungsworkflow unter KSeFohne VerantwortlichenLückeD
2 beibehalten2 anpassen1 ersetzen1 Lücke
Empfehlung: mit dem Dokumentenfluss beginnen; KSeF über eine Anbindung des Finanzbuchhaltungssystems umsetzen, nicht über ein neues System.
Beispiel einer einseitigen Zusammenfassung für den Vorstand. Illustrative Daten.
Fragen, auf die man eine Antwort kennen sollte.
Ich stelle sie Vorständen, Sekretären, Landräten und Geschäftsführern, bevor Entscheidungen über den nächsten Kauf fallen. Wenn die Antwort auf eine davon „Wir wissen es nicht“ lautet, kann ich genau hier helfen.
- Wie viele Systeme haben wir wirklich, wer ist ihr Eigentümer und wann endet der Support?
- Welche Verträge laufen aus, und was tun wir dann?
- Wo geben Menschen Daten von Hand erneut ein oder arbeiten in Tabellen neben den Systemen?
- Welche Systeme hängen voneinander ab, und was geschieht, wenn eines davon ausfällt?
- Fügt sich der nächste Kauf in das ein, was wir haben, oder schafft er eine weitere Insel?
Die Kosten eines Fehlers. Ein Kauf ohne Kenntnis dessen, was bereits vorhanden ist, bedeutet doppelte Funktionen, fehlende Schnittstellen und eine Migration, die die Fehler des alten Ablaufs wiederholt. Ein Berater kostet in der Regel weniger als eine einzige falsch gewählte Technologie, ein einziger ungeeigneter Anbieter oder eine einzige Falle im Vertrag.
Was Sie davon haben.
Bessere Ergebnisse
Weitere Entscheidungen und das Budget stützen sich auf Fakten und nicht darauf, wer sich mit einem Angebot meldet.
Weniger Riffe und Fehler
Sie sehen Abhängigkeiten von Anbietern und Supportenden, bevor sie sich in einen Ausfall oder einen dringenden Kauf verwandeln.
„Er wies darauf hin, dass die Informationen über bestehende Lösungen, ihre Verknüpfungen und Einschränkungen geordnet werden müssen, bevor das Amt weitere Investitionsentscheidungen trifft.“
Ein Paket, das als separater Auftrag ein Mehrfaches kosten würde, in der Bestandsaufnahme enthalten.
Von einem unabhängigen Berater von Grund auf erstellt und auf Ihre Organisation zugeschnitten – keine Vorlage, die Sie selbst ausfüllen müssen. Insgesamt 16 Dokumente und Werkzeuge, die das Fundament für die digitale Transformation und die Umsetzung einer langfristigen IT-Strategie bilden.
Fundament · das vollständige Dokumentenpaket4 + 4 + 5 + 3 = 16 Dokumente und Werkzeuge
Wissen über den Ist-Zustand 4 Dokumente
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- Eine einseitige Zusammenfassung für den Vorstand: Zustand der Systeme, Kategorien A/B/C/D und eine Empfehlung
- Ein Bericht über die Bestandsaufnahme – zur Vorlage beim Vorstand, bei der Regionalen Rechnungskammer (RIO), der Obersten Kontrollkammer (NIK) und EU-Prüfern
- Eine ausgefüllte Erfassungstabelle (35 Attribute je System plus Kategorie A/B/C/D)
- Eine Matrix der Schnittstellen zu den zentralen staatlichen Systemen (17 Positionen, Status, Priorität, Risiken)
Strategie und Standards für die Zukunft 4 Dokumente
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- Eine Digitalisierungsstrategie für 10 Jahre (Regulierung, Architektur, KI, Cybersicherheit, ein umsichtiger Umgang mit der Cloud, Gesamtkosten)
- Ein Katalog technischer Standards (APIs, Authentifizierung, Daten, Dokumente, sichere Softwareentwicklung, Barrierefreiheit)
- 20 Muster-Vertragsklauseln für die Vergabeunterlagen (SWZ) (offene APIs, Exit-Plan, Hinterlegung des Quellcodes, KSC/NIS 2/DSGVO/AI Act)
- Eine Richtlinie für den verantwortungsvollen Einsatz von KI, konform mit dem AI Act, mit einem Register der KI-Anwendungen in der Organisation
Steuerungswerkzeuge für künftige Projekte 5 Werkzeuge
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- Eine Vorlage für den Steckbrief digitaler Initiativen (Business Case)
- Eine Vorlage für den Bewertungsbogen zur Architekturprüfung durch das Architekturgremium
- Eine Methodik der Bestandsaufnahme – damit Ihr eigenes IT-Team künftige Durchgänge selbst durchführen kann
- Ein Risikoregister (20 Positionen, Bewertung nach Wahrscheinlichkeit × Schwere, Heatmap)
- Ein Plan für das Veränderungsmanagement (Kultur der Organisation, Nutzergruppen und ihre Systeme, Strategie zur Nutzerakzeptanz, Kommunikation, Schulungen, Kennzahlen)
Kommunikation und Entscheidung des Vorstands 3 Positionen
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- Diagramme der Referenzarchitektur
- Ein Glossar der Begriffe und Abkürzungen (~150 Begriffe)
- Eine Präsentation für den Vorstand (12–15 Folien) plus eine Präsentationssitzung von 60–90 Minuten, im Preis enthalten
Kurz und konzentriert, bei minimaler Belastung für Ihre Verwaltung oder Ihr Unternehmen.
- Phase 1Start
Ein Kick-off-Workshop mit der Leitung (Landrat oder Geschäftsführer, Verwaltungsleiter, IT) und ein Erhebungsfragebogen an die Abteilungen und die Anbieter.
- Phase 2Analyse
Sichtung der Dokumentation, Interviews mit den Systemverantwortlichen (5–10 × 45–60 Min.), technische Überprüfung gemeinsam mit der IT. 1–3 Tage Termine mit den Prozessverantwortlichen vor Ort, der Rest online.
- Phase 3Kategorisierung
Ein Entwurf der A/B/C/D-Kategorisierung und ein Validierungsworkshop mit den Abteilungsleitern.
- Phase 4Entscheidung
Der Bericht und das vollständige Dokumentenpaket; Vorbereitung und Durchführung einer Präsentationssitzung für den Vorstand (60–90 Min.).
- 2–6 Wo.
- vom Vertragsabschluss bis zur Sitzung mit dem Vorstand
- 1–3 Tage
- vor Ort, der Rest aus der Ferne
- ~10 Std.
- Aufwand insgesamt für die koordinierende Person auf Ihrer Seite
Warum Sie mir vertrauen können
- Keine geschäftlichen Verbindungen zu Anbietern von Fachanwendungen und Plattformen – eine A/B/C/D-Bewertung ohne Interessenkonflikte.
- Eine Vertraulichkeitsvereinbarung vor Beginn der Arbeiten oder Vertraulichkeitsklauseln im Hauptvertrag.
- Alle Ergebnisse in einem bearbeitbaren Format, mit einer nicht ausschließlichen, unbefristeten Lizenz für die Organisation einschließlich des Rechts zur Änderung.
- Arbeit ohne Zugriff auf personenbezogene Daten von Einwohnern oder Kunden; ist ein Zugriff erforderlich, wird eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen (Art. 28 DSGVO).
Die Vorarbeit, die jeder Einführungsentscheidung vorausgeht.
Ein System der EZD-Klasse (elektronische Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung), E-Government, ein Rechnungsworkflow unter KSeF (dem staatlichen E-Rechnungssystem), eine neue Prozessplattform – jede dieser Entscheidungen kostet große Summen und bindet die Organisation für Jahre an einen Anbieter. Die Bestandsaufnahme liefert objektives Wissen darüber, was tatsächlich vorhanden ist, in welchem Zustand es ist und was fehlt, bevor diese Entscheidung fällt – damit Sie die Richtung bestimmen und nicht das Angebot eines Anbieters.
- Ein System der EZD-KlasseBehörden, angekündigte Pflicht, Termin frühestens auf 2029 verschoben
- Sie erhalten: eine Karte des Dokumentenflusses und der Schnittstellen, Migrationsanforderungen und Vertragsklauseln. Risiko: das digitale System als bloßes Abbild der analogen Abläufe zu gestalten.
- KSeF und RechnungsworkflowBehörden und Unternehmen
- Sie erhalten: eine Schnittstellenmatrix für das Finanzbuchhaltungssystem sowie eine Integrationsvariante im Vergleich zur Variante eines neuen Systems, jeweils mit den Kosten über 5 Jahre. Risiko: eine weitere Insellösung und doppelte Datenerfassung.
- KSC / NIS 2polnisches Cybersicherheitsgesetz: Pflichten und Sanktionen für den Vorstand
- Sie erhalten: ein Systemverzeichnis und ein Register von 20 gewichteten Risiken mit Heatmap. Risiko: die Haftung für mangelndes Risikomanagement – ohne Unterlagen, die das Gegenteil belegen.
- Regionale Rechnungskammer (RIO), Oberste Kontrollkammer (NIK), Aufsichtsratjederzeit
- Sie erhalten: eine dokumentierte Kategorisierung nach A/B/C/D und eine Begründung für jede Beschaffungsentscheidung. Risiko: der Vorwurf der Misswirtschaft oder unbegründeter Entscheidungen.
- Haushalt und FinanzierungHaushaltsentwurf, Förderanträge
- Sie erhalten: die Aufteilung der IT-Ausgaben in Pflicht und Investition, die Kosten des Nichtstuns sowie Grundlagen für Anträge auf EU-Mittel, Mittel aus dem Aufbau- und Resilienzplan (KPO) und nationalen Programmen. Risiko: die Gesamtbetriebskosten außer Acht zu lassen.
Drei Arbeitsstränge, ein einheitliches Dokumentenpaket.
- Bestandsaufnahme der Systeme und Fachanwendungen. Alle Fachanwendungen (Finanzbuchhaltung, Personal und Lohn, EZD/EOD, Steuern, Vermessung, Bildung, Sozialhilfe, Abrechnung), Prozesssysteme (Rechnungs- und Vertragsworkflow, öffentliche Vergabe, Förderaufrufe) sowie Infrastruktur und Sicherheit. Für jedes System: Anbieter, Lizenz, Kosten, Hosting, Wartungsvertrag, Offenheit der API, Konformität mit DSGVO/KSC/WCAG, KI-Tauglichkeit, Risiken – dazu eine Karte der Schnittstellen zu den zentralen staatlichen Systemen und eine Karte der Abhängigkeiten zwischen den Systemen. Wir ermitteln außerdem, wo KI in der Organisation bereits eingesetzt wird, auch in Werkzeugen, von denen die Leitung nichts weiß: für welche Aufgaben, mit welchen Daten und wer dafür verantwortlich ist.
- Kategorisierung der Systeme nach der A/B/C/D-Methodik. Jedes System wird anhand von fünf gewichteten Bewertungsdimensionen einer von vier Kategorien zugeordnet – siehe „Kategorisierung“ weiter unten. Die ausgefüllte Kategorienmatrix wird zur Roadmap der Maßnahmen für jedes einzelne System.
- Architekturstandards und strategische Dokumentation. Ein vollständiges Dokumentenpaket, das unmittelbar in jede künftige IT-Ausschreibung einfließt – Strategie, technische Standards, Vertragsklauseln, Steuerungswerkzeuge. So mindert die Organisation Risiken und stellt sicher, dass künftige Investitionen den beschlossenen Standards sowie ihren Architektur- und Sicherheitsrichtlinien entsprechen.
Vorher und nachher: Wer die Anforderungen bestimmt.
| Ohne Bestandsaufnahme | Nach der Bestandsaufnahme |
|---|---|
| Vergabeunterlagen, die sich an den Angeboten der Anbieter orientieren. Oft sind es am Ende die Angebote, die die Anforderungen festlegen. | Vergabeunterlagen, die sich am tatsächlichen Bedarf orientieren – der Auftraggeber legt die Anforderungen fest, der Anbieter erfüllt sie |
| Offenheitsklauseln und Exit-Plan nach dem Motto „vielleicht ergänzen wir das später“ | 20 Muster-Architekturklauseln, verbindlich in jedem IT-Vertrag |
| Funktional überlappende Systeme – die Organisation zahlt doppelt | Sie wissen genau, was die Organisation hat und wo die Lücken sind – Sie kaufen nur die Fähigkeiten, die fehlen |
| Nachträge für Schnittstellen, die in den Vergabeunterlagen fehlten, auf Kosten des Auftraggebers | Ein Katalog verpflichtender Schnittstellen zu den zentralen Systemen – vom ersten Tag an in den Vergabeunterlagen |
| Das Risiko von Verstößen gegen KSC/NIS 2/DSGVO/AI Act zeigt sich erst beim Audit | Compliance-Anforderungen in den Vergabeunterlagen festgeschrieben und gegenüber dem Anbieter durchgesetzt |
| Abhängigkeit vom Anbieter – nach Jahren ist ein Wechsel ohne Datenverlust nicht mehr möglich | Klauseln zum Datenexport, ein Exit-Plan, Hinterlegung des Quellcodes – der Auftraggeber behält die volle Kontrolle |
| Keine Begründung für eine Beschaffungsentscheidung, wenn die Prüfer nachfragen | Dokumentierte Kategorisierung nach A/B/C/D und eine Begründung der Entscheidung |
| EU-Förderanträge ohne solide analytische Grundlage | Grundlagen für Anträge auf EU-Mittel, KPO-Mittel und nationale Förderprogramme |
Was eine Fehlentscheidung kosten kann: Ein System der EZD-Klasse für eine Kreisverwaltung, eine Prozessplattform oder eine umfassende E-Government-Plattform gehört zu den größten IT-Ausgaben auf Jahre hinaus, und der mehrjährige Betrieb kostet meist das Zwei- bis Dreifache der Anschaffung. Die Bestandsaufnahme kostet wenige Prozent eines typischen einzelnen Vergabeverfahrens – die günstigste Art, die Qualität einer Beschaffungsentscheidung abzusichern.
Was Sie gewinnen. Die Dokumente sind ein Nachweis, nicht das Ziel.
- Kontrolle über die RichtungSie – nicht ein Anbieter – wissen, was vorhanden ist, in welchem Zustand es ist und was fehlt.
- Weniger AusgabenDoppelte Systeme, auslaufende Verträge und Lizenzen sowie die tatsächlichen Betriebskosten werden sichtbar.
- Gelassenheit bei der PrüfungDokumentierte Sorgfalt: schriftlich festgehalten, was Sie wussten, welche Optionen es gab und warum Sie sich für diese entschieden haben.
- Ein schnellerer Start ins nächste ProjektAnforderungen, Schnittstellenmatrix und Vertragsklauseln liegen schon vor der Ausschreibung bereit.
Jedes System erhält eine klare Kategorie und eine empfohlene Maßnahme.
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Zeile oder wählen Sie sie mit der Tab-Taste aus, um ein Beispiel zu sehen.
| Kat. | Definition | Typische Maßnahme |
|---|---|---|
| A | Systeme im Einklang mit der Zielarchitektur, hoher ReifegradBeispiel: ein Personal- und Lohnsystem mit laufendem Wartungsvertrag und offener API. | Beibehalten, mit kontrollierter Weiterentwicklung |
| B | Die Richtung stimmt, Anpassungen sind nötigBeispiel: ein Finanzbuchhaltungssystem ohne KSeF-Anbindung. | Ein Änderungsplan, Verhandlungen mit dem Anbieter |
| C | Das System birgt Risiken – veraltete Technologie, Ende des Supports, Anbieterabhängigkeit, fehlende SchnittstellenBeispiel: ein System für den Dokumentenfluss, dessen Hersteller den Support im nächsten Jahr einstellt. | Ein Plan für Ablösung und Ersatz |
| D | Eine fehlende Fähigkeit im Portfolio, benötigt in einem Zeithorizont von 1–10 JahrenBeispiel: ein Workflow für Kostenbelege, der heute über E-Mail und eine Tabelle läuft. | Priorisierung der Einführungen, Wahl des Bereitstellungsmodells |
A beibehalten
- Personal und Lohn
- Website
B anpassen
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Dateiserver
C ablösen und ersetzen
- Dokumentenfluss ohne Support
- Vertragsregister in einer Tabelle
- Selbst entwickelte Lagersoftware
D Lücke schließen
- Workflow für Kostenbelege
- Berechtigungsregister
- Portal für Kunden und Lieferanten
Die Bewertung stützt sich auf 5 gewichtete Dimensionen: Funktionalität und Geschäftswert (20 %), Architektur und Offenheit – APIs, Schnittstellen, Standards, KI-Tauglichkeit (25 %), Sicherheit und Compliance – KSC/NIS 2/DSGVO/KRI/WCAG (20 %), Technologie und Anbieter – Aktualität, Support, Anbieterabhängigkeit (20 %), Wirtschaftlichkeit und Gesamtbetriebskosten (15 %).
Angebot und Konditionen.
Angebot nach dem Gespräch
Der Preis hängt von der Zahl der Systeme und Abteilungen ab. Den genauen Preis nenne ich nach einem 30-minütigen Gespräch über die Größe Ihrer Organisation.
Zum Vergleich: Das vollständige Paket strategischer Dokumente und Standards würde als separater Auftrag ein Mehrfaches kosten.
- Unterhalb der Schwelle für öffentliche Vergaben. Der Auftrag kann ohne förmliches Verfahren nach dem polnischen Vergaberecht erteilt werden, nach den internen Regeln der Organisation.
- Ein Vertrag, der alle Ergebnisse überträgt. Alle Dokumente in einem bearbeitbaren Format, eine nicht ausschließliche, unbefristete Lizenz, das Recht zur Änderung.
- Eine Vertraulichkeitsvereinbarung vor dem Start und Arbeit ohne Zugriff auf personenbezogene Daten.
- Material für Förderanträge. Bericht und Strategie bilden die analytische Grundlage für Anträge auf EU-Mittel, KPO-Mittel und nationale Programme.
Das ist kein Bericht für die Schublade. Es ist der Ausgangspunkt für jedes weitere Projekt.
Eine neue Initiative, z. B. ein System der EZD-Klasse oder ein Rechnungsworkflow.
Methodik → Initiativen-Steckbrief → Architekturprüfung → Klauseln für die Ausschreibung → Risikoregister.
Die Ausschreibung und die Gespräche mit Anbietern.
Ein Standardkatalog, 20 Vertragsklauseln und ein Bewertungsbogen – Sie wissen, was Sie fragen müssen, bevor Sie sich mit einem Anbieter an einen Tisch setzen.
Schnittstellen.
Die Matrix der Schnittstellen zu den zentralen Systemen als fertiger Ausgangspunkt für jedes künftige Integrationsprojekt.
Regelmäßige Bestandsaufnahme.
Eine Aktualisierung alle 12–18 Monate – entweder durch Ihr eigenes IT-Team nach derselben Methodik oder als Aktualisierung der Bestandsaufnahme durch den Berater.
Die häufigsten Fragen zu dieser Leistung.
Wie lange dauert eine Bestandsaufnahme der IT-Systeme?
In der Regel 2–6 Wochen vom Vertragsabschluss bis zur Präsentationssitzung für den Vorstand, je nach Zahl der Systeme. Nur 1–3 Tage finden vor Ort statt, der Rest aus der Ferne. Die koordinierende Person auf Seiten der Organisation wendet insgesamt etwa 10 Stunden auf.
Wir haben einen Termin für die Einführung. Verzögert die Bestandsaufnahme ihn nicht?
Nein. Sie endet mit Anforderungen, Vertragsklauseln und einer Schnittstellenmatrix – also mit dem, was vor dem Vergabeverfahren ohnehin vorbereitet werden muss. In der Regel verkürzt sie die Vorbereitung des Verfahrens, weil sie das Einholen von Anbieterangeboten als Ausgangspunkt ersetzt.
Was ist die A/B/C/D-Kategorisierung?
Eine Methode, jedes System in fünf gewichteten Dimensionen zu bewerten (Funktionalität, Architektur und Offenheit, Sicherheit und Compliance, Technologie und Anbieter, Wirtschaftlichkeit und Gesamtkosten). Am Ende wird jedes System einer von vier Kategorien zugeordnet: A (beibehalten), B (anpassen), C (Ersatz planen) oder D (fehlende Fähigkeit, die eingeplant werden muss).
Umfasst die Bestandsaufnahme personenbezogene Daten von Einwohnern oder Kunden?
Nein – die Arbeit findet auf der Ebene von Systemen, Verträgen und Konfiguration statt, ohne Zugriff auf die in diesen Systemen verarbeiteten personenbezogenen Daten. Wäre ein solcher Zugriff im Einzelfall erforderlich, bedürfte es einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Was geschieht danach mit den Ergebnissen der Bestandsaufnahme?
Sie werden zum Ausgangspunkt für die weitere Arbeit: die Leistungsbeschreibung eines neuen Projekts, die Vorbereitung auf Gespräche mit Anbietern, Förderanträge und eine regelmäßige Aktualisierung, die Ihr eigenes IT-Team nach derselben Methodik durchführt. Das ist kein Bericht, der in der Schublade landet.
Worin unterscheidet sich das von einem Sicherheitsaudit oder einem KSC-Konformitätsaudit?
Ein Sicherheitsaudit prüft die Übereinstimmung mit einer bestimmten Norm oder Vorschrift und endet mit einer Liste von Abweichungen. Die Bestandsaufnahme liefert ein breiteres, betriebswirtschaftliches Bild des gesamten Systemportfolios – Kosten, Risiken, Lücken, Richtung – und mündet unmittelbar in Arbeitsdokumente für die folgenden Entscheidungen, nicht nur in eine Mängelliste.
Umfasst die Bestandsaufnahme auch Verträge und Lizenzen?
Ja. Das Anwendungsverzeichnis erfasst für jedes System den Verantwortlichen, den Vertrag, die Lizenz, die Kosten und das Supportende. So wird sichtbar, welche Verträge auslaufen, wo die Organisation von einem einzigen Anbieter abhängt und was der Betrieb tatsächlich kostet.
Beginnen wir mit einem Gespräch über Umfang und Preis für Ihre Organisation.
Schreiben Sie an: wojciech.kroczak@krogis.pl
Rufen Sie an: +48 516 401 658
- Ich antworte innerhalb von 2 Werktagen
- Erstes Gespräch: 30 Minuten, kostenlos
- Ein Angebot innerhalb von 2 Werktagen nach dem Gespräch