Eine Bestandsaufnahme der IT-Systeme und Architekturstandards ist der kleinste und günstigste Schritt auf dem gesamten Weg der Digitalisierung – und der einzige, der der Verwaltung oder dem Unternehmen, nicht dem Anbieter, die Kontrolle über die Richtung der nächsten 10 Jahre gibt.
Beispiel einer einseitigen Zusammenfassung für den Vorstand. Illustrative Daten.
Ein System der EZD-Klasse, E-Government, ein Rechnungsworkflow unter KSeF, eine neue Prozessplattform – jede dieser Entscheidungen kostet Hunderttausende Złoty und bindet die Organisation für Jahre an einen Anbieter. Die Bestandsaufnahme liefert objektives Wissen darüber, was tatsächlich vorhanden ist, in welchem Zustand es ist und was fehlt, bevor diese Entscheidung fällt – damit Sie die Richtung bestimmen und nicht das Angebot eines Anbieters.
| Ohne Bestandsaufnahme | Nach der Bestandsaufnahme |
|---|---|
| Leistungsbeschreibungen, die sich an den Angeboten der Anbieter orientieren. Oft sind es am Ende die Angebote, die die Anforderungen festlegen. | Leistungsbeschreibungen, die sich am tatsächlichen Bedarf orientieren – der Auftraggeber legt die Anforderungen fest, der Anbieter erfüllt sie |
| Offenheitsklauseln und Exit-Plan nach dem Motto „vielleicht ergänzen wir das später“ | 20 Muster-Architekturklauseln, verbindlich in jedem IT-Vertrag |
| Funktional überlappende Systeme – die Organisation zahlt doppelt | Sie wissen genau, was die Organisation hat und wo die Lücken sind – Sie kaufen nur die Fähigkeiten, die fehlen |
| Nachträge für Schnittstellen, die in der Leistungsbeschreibung fehlten, auf Kosten des Auftraggebers | Ein Katalog verpflichtender Schnittstellen zu den zentralen Systemen – vom ersten Tag an in der Leistungsbeschreibung |
| Das Risiko von Verstößen gegen KSC/NIS 2/DSGVO/AI Act zeigt sich erst beim Audit | Compliance-Anforderungen in der Leistungsbeschreibung festgeschrieben und gegenüber dem Anbieter durchgesetzt |
| Abhängigkeit vom Anbieter – nach Jahren ist ein Wechsel ohne Datenverlust nicht mehr möglich | Klauseln zum Datenexport, ein Exit-Plan, Hinterlegung des Quellcodes – der Auftraggeber behält die volle Kontrolle |
| Keine Begründung für eine Beschaffungsentscheidung, wenn die Prüfer nachfragen | Dokumentierte Kategorisierung nach A/B/C/D und eine Begründung der Entscheidung |
| EU-Förderanträge ohne solide analytische Grundlage | Grundlagen für Anträge auf EU-Mittel, KPO-Mittel und nationale Förderprogramme |
Von einem unabhängigen Berater von Grund auf erstellt und auf Ihre Organisation zugeschnitten – keine Vorlage, die Sie selbst ausfüllen müssen. Insgesamt 16 Dokumente und Werkzeuge, die das Fundament für die digitale Transformation und die Umsetzung einer langfristigen IT-Strategie bilden.
Ein Kick-off-Workshop mit der Leitung (Landrat oder Vorstandsvorsitzender, Verwaltungsleiter, IT) und ein Erhebungsfragebogen an die Abteilungen und die Anbieter.
Sichtung der Dokumentation, Interviews mit den Systemverantwortlichen (5–10 × 45–60 Min.), technische Überprüfung gemeinsam mit der IT. 1–3 Tage Termine mit den Prozessverantwortlichen vor Ort, der Rest online.
Ein Entwurf der A/B/C/D-Kategorisierung und ein Validierungsworkshop mit den Abteilungsleitern.
Der Bericht und das vollständige Dokumentenpaket; Vorbereitung und Durchführung einer Präsentationssitzung für den Vorstand (60–90 Min.).
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| Kat. | Definition | Typische Maßnahme |
|---|---|---|
| A | Systeme im Einklang mit der Zielarchitektur, hoher ReifegradBeispiel: ein Personal- und Lohnsystem mit laufendem Wartungsvertrag und offener API. | Beibehalten, mit kontrollierter Weiterentwicklung |
| B | Die Richtung stimmt, Anpassungen sind nötigBeispiel: ein Finanzsystem ohne KSeF-Anbindung. | Ein Änderungsplan, Verhandlungen mit dem Anbieter |
| C | Das System birgt Risiken – veraltete Technologie, Ende des Supports, Anbieterabhängigkeit, fehlende SchnittstellenBeispiel: ein System für den Dokumentenfluss, dessen Hersteller den Support im nächsten Jahr einstellt. | Ein Plan für Ablösung und Ersatz |
| D | Eine fehlende Fähigkeit im Portfolio, benötigt in einem Zeithorizont von 1–10 JahrenBeispiel: ein Workflow für Kostenbelege, der heute über E-Mail und eine Tabelle läuft. | Priorisierung der Einführungen, Wahl des Bereitstellungsmodells |
A beibehalten
B anpassen
C ablösen und ersetzen
D Lücke schließen
Die Bewertung stützt sich auf 5 gewichtete Dimensionen: Funktionalität und Geschäftswert (20 %), Architektur und Offenheit – APIs, Schnittstellen, Standards, KI-Tauglichkeit (25 %), Sicherheit und Compliance – KSC/NIS 2/DSGVO/KRI/WCAG (20 %), Technologie und Anbieter – Aktualität, Support, Anbieterabhängigkeit (20 %), Wirtschaftlichkeit und Gesamtbetriebskosten (15 %).
Der Preis hängt von der Zahl der Systeme und Abteilungen ab. Den genauen Preis nenne ich nach einem 30-minütigen Gespräch über die Größe Ihrer Organisation.
Zum Vergleich: Das vollständige Paket strategischer Dokumente und Standards würde als separater Auftrag 40.000–80.000 zł kosten.
Methodik → Initiativen-Steckbrief → Architekturprüfung → Klauseln für die Ausschreibung → Risikoregister.
Ein Standardkatalog, 20 Vertragsklauseln und ein Bewertungsbogen – Sie wissen, was Sie fragen müssen, bevor Sie sich mit einem Anbieter an einen Tisch setzen.
Die Matrix der Schnittstellen zu den zentralen Systemen als fertiger Ausgangspunkt für jedes künftige Integrationsprojekt.
Eine Aktualisierung alle 12–18 Monate – entweder durch Ihr eigenes IT-Team nach derselben Methodik oder als Aktualisierung der Bestandsaufnahme durch den Berater.
In der Regel 2–6 Wochen vom Vertragsabschluss bis zur Präsentationssitzung für den Vorstand, je nach Zahl der Systeme. Nur 1–3 Tage finden vor Ort statt, der Rest aus der Ferne. Die koordinierende Person auf Seiten der Organisation wendet insgesamt etwa 10 Stunden auf.
Nein. Sie endet mit Anforderungen, Vertragsklauseln und einer Schnittstellenmatrix – also mit dem, was vor dem Vergabeverfahren ohnehin vorbereitet werden muss. In der Regel verkürzt sie die Vorbereitung des Verfahrens, weil sie das Einholen von Anbieterangeboten als Ausgangspunkt ersetzt.
Eine Methode, jedes System in fünf gewichteten Dimensionen zu bewerten (Funktionalität, Architektur und Offenheit, Sicherheit und Compliance, Technologie und Anbieter, Wirtschaftlichkeit und Gesamtkosten). Am Ende wird jedes System einer von vier Kategorien zugeordnet: A (beibehalten), B (anpassen), C (Ersatz planen) oder D (fehlende Fähigkeit, die eingeplant werden muss).
Nein – die Arbeit findet auf der Ebene von Systemen, Verträgen und Konfiguration statt, ohne Zugriff auf die in diesen Systemen verarbeiteten personenbezogenen Daten. Wäre ein solcher Zugriff im Einzelfall erforderlich, bedürfte es einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Sie werden zum Ausgangspunkt für die weitere Arbeit: die Leistungsbeschreibung eines neuen Projekts, die Vorbereitung auf Gespräche mit Anbietern, Förderanträge und eine regelmäßige Aktualisierung, die Ihr eigenes IT-Team nach derselben Methodik durchführt. Das ist kein Bericht, der in der Schublade landet.
Ein Sicherheitsaudit prüft die Übereinstimmung mit einer bestimmten Norm oder Vorschrift und endet mit einer Liste von Abweichungen. Die Bestandsaufnahme liefert ein breiteres, betriebswirtschaftliches Bild des gesamten Systemportfolios – Kosten, Risiken, Lücken, Richtung – und mündet unmittelbar in Arbeitsdokumente für die folgenden Entscheidungen, nicht nur in eine Mängelliste.
Ja. Das Anwendungsverzeichnis erfasst für jedes System den Verantwortlichen, den Vertrag, die Lizenz, die Kosten und das Supportende. So wird sichtbar, welche Verträge auslaufen, wo die Organisation von einem einzigen Anbieter abhängt und was der Betrieb tatsächlich kostet.
