Mielenrauha
Yhden sivun yhteenveto johdolle sekä täydellinen luettelo järjestelmistä, sopimuksista ja riskeistä: tiedätte, mitä teillä on, ja voitte esittää sen valtuustolle, tarkastajille ja auditoijalle.
IT-järjestelmien kartoitus on jäsennelty luettelo organisaation sovelluksista, sopimuksista, integraatioista, prosesseista ja riskeistä, ja se päättyy johdolle tarkoitettuun yhteen sivuun; se kestää 2–6 viikkoa ja jää julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolelle. IT-järjestelmien ja arkkitehtuuristandardien kartoitus on koko digitalisaatiopolun pienin ja edullisin askel – ja ainoa, joka antaa suunnan hallinnan seuraaviksi 10 vuodeksi organisaatiolle itselleen, virastolle tai yhtiölle, eikä toimittajalle.
- 2–6 viikkoa
- sopimuksen allekirjoittamisesta johdon esittelytilaisuuteen
- Hinnoittelu
- 30 minuutin keskustelun jälkeen, järjestelmien määrästä riippuen
- 16
- asiakirjaa ja työkalua lopputuloksena
Yhden sivun yhteenveto johdolle
Organisaation järjestelmät: tila ja suositus6 järjestelmää 14:stä
- Asiakirjojen kulkuKirjaamokehitys vuoteen 2029C
- Talous ja kirjanpitoPääkirjanpitäjäei KSeF-rajapintaaB
- Henkilöstö ja palkatHRajan tasallaA
- AsiakaspalveluAsiakaspalveluyksikköei integraatiotaB
- OmaisuusrekisteriTekninen yksikköajan tasallaA
- KSeF-yhteensopiva laskujen kiertoei omistajaapuuteD
2 säilytetään2 mukautetaan1 korvataan1 puute
Suositus: aloitetaan asiakirjojen kulusta; KSeF hoidetaan integroimalla taloushallinnon järjestelmä eikä hankkimalla uutta.
Esimerkki johdolle laaditusta yhden sivun yhteenvedosta. Esimerkkitiedot.
Kysymykset, joihin kannattaa tietää vastaus.
Esitän ne johtokunnille, kunnanjohtajille, starostoille (piirin johtajille) ja toimitusjohtajille, ennen kuin tehdään päätökset seuraavasta hankinnasta. Jos vastaus johonkin niistä on ”emme tiedä”, juuri tässä voin auttaa.
- Montako järjestelmää meillä todella on, kuka kunkin omistaa ja milloin tuki päättyy?
- Mitkä sopimukset päättyvät, ja mitä silloin teemme?
- Missä ihmiset kirjaavat tietoja käsin uudelleen tai työskentelevät taulukkolaskennassa järjestelmien rinnalla?
- Mitkä järjestelmät riippuvat toisistaan, ja mitä tapahtuu, kun yksi niistä lakkaa toimimasta?
- Sopiiko seuraava hankinta siihen, mitä meillä on, vai luoko se uuden saarekkeen?
Virheen hinta. Hankinta ilman tietoa siitä, mitä jo on, tarkoittaa päällekkäisiä toimintoja, puuttuvia integraatioita ja siirtoa, joka toistaa vanhan kierron virheet. Neuvonantaja maksaa yleensä vähemmän kuin yksi väärin valittu teknologia, yksi sopimaton toimittaja tai yksi ansa sopimuksessa.
Mitä te siitä saatte.
Parempia tuloksia
Seuraavat päätökset ja budjetti perustuvat tosiasioihin eivätkä siihen, kuka ilmoittautuu tarjouksen kanssa.
Vähemmän karikoita ja virheitä
Näette riippuvuudet toimittajista ja tuen päättymisajankohdat, ennen kuin niistä tulee vika tai kiireellinen hankinta.
”Hän painotti tarvetta jäsentää tieto olemassa olevista ratkaisuista, niiden yhteyksistä ja rajoitteista ennen kuin virasto tekee uusia investointipäätöksiä.”
Kokonaisuus, joka erikseen tilattuna maksaisi moninkertaisesti, sisältyy kartoituksen hintaan.
Riippumattoman neuvonantajan alusta asti laatima ja organisaationne tarpeisiin sovitettu – ei itse täytettävä pohja. Yhteensä 16 asiakirjaa ja työkalua, jotka muodostavat perustan digitaaliselle muutokselle ja pitkän aikavälin IT-strategian toteuttamiselle.
Perustus · koko asiakirjakokonaisuus4 + 4 + 5 + 3 = 16 asiakirjaa ja työkalua
Tieto nykytilasta 4 asiakirjaa
Näytä luettelo
- Yhden sivun yhteenveto johdolle: järjestelmien tila, A/B/C/D-luokat ja suositus
- Kartoitusraportti – esitettäväksi johdolle, alueelliselle tilintarkastuskamarille (RIO), Puolan valtiontalouden tarkastusvirastolle (NIK) ja EU:n tarkastajille
- Täytetty kartoitustaulukko (35 ominaisuutta järjestelmää kohden sekä A/B/C/D-luokka)
- Integraatiomatriisi valtion keskitettyihin järjestelmiin (17 kohtaa, tila, prioriteetti, riskit)
Strategia ja standardit tulevaisuutta varten 4 asiakirjaa
Näytä luettelo
- Digitalisaatiostrategia 10 vuodeksi (sääntely, arkkitehtuuri, tekoäly, kyberturvallisuus, harkittu suhtautuminen pilvipalveluihin, kokonaiskustannukset)
- Teknisten standardien luettelo (rajapinnat, tunnistautuminen, tiedot, asiakirjat, turvallinen ohjelmistokehitys, saavutettavuus)
- 20 mallisopimuslauseketta tarjouspyyntöasiakirjoihin (SWZ) (avoimet rajapinnat, irtautumissuunnitelma, lähdekoodin talletus eli escrow, KSC/NIS 2/GDPR/AI Act)
- Tekoälyn vastuullisen käytön toimintaperiaatteet, AI Actin mukaiset, sekä organisaation tekoälykäyttöjen rekisteri
Johtamisen työkalut tuleviin hankkeisiin 5 työkalua
Näytä luettelo
- Digitaalisen aloitteen kuvauspohja (business case)
- Arkkitehtuurikatselmoinnin arviointipohja arkkitehtuuriryhmälle
- Kartoitusmenetelmä – jotta oma IT-yksikkönne voi toteuttaa seuraavat kierrokset itse
- Riskirekisteri (20 kohtaa, todennäköisyys × vakavuus -arviointi, lämpökartta)
- Muutosjohtamisen suunnitelma (organisaatiokulttuuri, käyttäjäryhmät ja heidän järjestelmänsä, mukautumisstrategia, viestintä, koulutus, mittarit)
Viestintä ja johdon päätös 3 osaa
Näytä luettelo
- Viitearkkitehtuurin kaaviot
- Käsitteiden ja lyhenteiden sanasto (~150 käsitettä)
- Esitys johdolle (12–15 diaa) sekä 60–90 minuutin esittelytilaisuus, joka sisältyy hintaan
Lyhyesti ja asiaan, kuormittaen virastoanne tai yhtiötänne mahdollisimman vähän.
- Vaihe 1Käynnistys
Aloitustyöpaja johdon kanssa (starosta eli piirikunnan johtaja tai toimitusjohtaja, hallintojohtaja, IT) sekä kartoituskysely osastoille ja toimittajille.
- Vaihe 2Analyysi
Asiakirjojen läpikäynti, järjestelmien omistajien haastattelut (5–10 × 45–60 min), tekninen tarkistus yhdessä IT:n kanssa. 1–3 päivää tapaamisia prosessinomistajien kanssa paikan päällä, muu työ etänä.
- Vaihe 3Luokittelu
Alustava A/B/C/D-luokittelu ja validointityöpaja osastojen päälliköiden kanssa.
- Vaihe 4Päätös
Raportti ja koko asiakirjakokonaisuus; esittelytilaisuuden valmistelu ja pitäminen johdolle (60–90 min).
- 2–6 viikkoa
- sopimuksen allekirjoittamisesta johdon esittelytilaisuuteen
- 1–3 päivää
- paikan päällä, muu työ etänä
- ~10 h
- yhteensä teidän puolenne koordinoivalta henkilöltä
Miksi voitte luottaa minuun
- Ei kaupallisia sidoksia toimialajärjestelmien ja -alustojen toimittajiin – A/B/C/D-arvio ilman eturistiriitoja.
- Salassapitosopimus ennen työn alkua tai salassapitoehdot pääsopimuksessa.
- Kaikki tuotokset muokattavassa muodossa ja organisaatiolle ei-yksinomainen, pysyvä lisenssi, johon sisältyy oikeus muokata niitä.
- Työ tehdään ilman pääsyä asukkaiden tai asiakkaiden henkilötietoihin; jos pääsy on tarpeen, laaditaan erillinen tietojenkäsittelysopimus (GDPR 28 art.).
Pohjatyö, joka edeltää jokaista käyttöönottopäätöstä.
EZD-luokan järjestelmä (sähköinen asianhallinta), sähköinen asiointi, KSeF-yhteensopiva laskujen kierto (KSeF on Puolan kansallinen sähköisen laskutuksen järjestelmä), uusi prosessialusta – jokaisessa näistä päätöksistä on kyse suurista summista, ja jokainen sitoo organisaation toimittajaan vuosiksi. Kartoitus antaa teille objektiivista tietoa siitä, mitä teillä todella on, missä kunnossa se on ja mitä puuttuu, ennen kuin päätös tehdään – jotta suunnan määrittelette te, eikä toimittajan tarjous.
- EZD-luokan järjestelmävirastot, ilmoitettu velvoite, määräaikaa siirretty aikaisintaan vuoteen 2029
- Saatte: kartan asiakirjojen kulusta ja integraatioista, tietojen siirron vaatimukset ja sopimuslausekkeet. Riski: sähköinen järjestelmä suunnitellaan jäljittelemään paperiaikaisia menettelyjä.
- KSeF ja laskujen kiertovirastot ja yhtiöt
- Saatte: taloushallinnon järjestelmän integraatiomatriisin sekä integraatiovaihtoehdon rinnakkain uuden järjestelmän vaihtoehdon kanssa, 5 vuoden kustannuksineen. Riski: jälleen uusi erillinen sovellussaareke ja tietojen syöttäminen kahteen kertaan.
- KSC / NIS 2kyberturvallisuuslaki: johdon velvoitteet ja seuraamukset
- Saatte: järjestelmärekisterin ja 20 painotetun riskin rekisterin lämpökarttoineen. Riski: vastuu puutteellisesta riskienhallinnasta ilman asiakirjoja, jotka osoittaisivat sen hoidetun.
- RIO:n tai NIK:n tarkastus, hallintoneuvostomilloin tahansa
- Saatte: dokumentoidun A/B/C/D-luokittelun ja perustelut jokaiselle hankintapäätökselle. Riski: syytös huonosta taloudenhoidosta tai perusteettomista päätöksistä.
- Talousarvio ja rahoitustalousarvioesitys, rahoitushakemukset
- Saatte: IT-menot jaoteltuina pakollisiin menoihin ja investointeihin, tekemättä jättämisen kustannuksen sekä lähtöaineiston EU-rahoitusta, elpymissuunnitelmaa (KPO) ja kansallisia ohjelmia koskeviin hakemuksiin. Riski: omistamisen kokonaiskustannuksia ei oteta huomioon.
Kolme työlinjaa, yksi yhtenäinen asiakirjakokonaisuus.
- Järjestelmien ja toimialasovellusten kartoitus. Kaikki toimialajärjestelmät (taloushallinto, henkilöstö ja palkat, EZD/EOD, verot, maanmittaus, opetus, sosiaalipalvelut, laskutus), prosessijärjestelmät (laskujen ja sopimusten kierto, julkiset hankinnat, hakukierrokset) sekä infrastruktuuri ja tietoturva. Jokaisesta: toimittaja, lisenssi, kustannus, ylläpitoympäristö, palvelusopimus, rajapintojen avoimuus, GDPR-, KSC- ja WCAG-vaatimustenmukaisuus, valmius tekoälyyn, riskit – sekä kartta integraatioista valtion keskitettyihin järjestelmiin ja kartta järjestelmien välisistä riippuvuuksista. Tunnistamme myös, missä tekoälyä jo käytetään organisaatiossa, myös työkaluissa, joista johto ei tiedä: mihin tehtäviin, millä tiedoilla ja kuka siitä vastaa.
- Järjestelmien luokittelu A/B/C/D-menetelmällä. Jokainen järjestelmä sijoitetaan yhteen neljästä luokasta viiden painotetun arviointiulottuvuuden perusteella – ks. ”Luokittelu” alempana. Täytetystä luokkamatriisista muodostuu tiekartta kutakin järjestelmää koskevista toimenpiteistä.
- Arkkitehtuuristandardit ja strateginen dokumentaatio. Täydellinen asiakirjakokonaisuus, joka siirtyy suoraan jokaiseen tulevaan IT-hankintaan – strategia, tekniset standardit, sopimuslausekkeet, johtamisen työkalut. Näin organisaatio pienentää riskejä ja varmistaa, että tulevat investoinnit noudattavat sen hyväksymiä standardeja sekä arkkitehtuuri- ja tietoturvalinjauksia.
Ennen ja jälkeen: kuka määrittelee vaatimukset.
| Ilman kartoitusta | Kartoituksen jälkeen |
|---|---|
| Tarjouspyyntö laaditaan toimittajien tarjousten pohjalta. Usein juuri tarjoukset lopulta määrittelevät vaatimukset. | Tarjouspyyntö laaditaan todellisten tarpeiden pohjalta – tilaaja määrittelee vaatimukset, toimittaja täyttää ne |
| Avoimuusehdot ja irtautumissuunnitelma jäävät ”ehkä lisätään myöhemmin” -asteelle | 20 arkkitehtuuria koskevaa mallisopimuslauseketta, pakollisina jokaisessa IT-sopimuksessa |
| Toiminnoiltaan päällekkäiset järjestelmät – organisaatio maksaa kahteen kertaan | Tiedätte tarkalleen, mitä organisaatiolla on ja missä ovat puutteet – hankitte vain puuttuvat kyvykkyydet |
| Sopimusmuutoksia tarjouspyynnöstä puuttuneista integraatioista, tilaajan kustannuksella | Luettelo pakollisista integraatioista keskitettyihin järjestelmiin tarjouspyynnössä ensimmäisestä päivästä lähtien |
| KSC:n, NIS 2:n, GDPR:n tai AI Actin vastaisuuden riski paljastuu vasta auditoinnissa | Sääntelyn vaatimukset kirjattuina tarjouspyyntöön ja toimittajalta edellytettyinä |
| Toimittajaloukku – vuosien päästä toimittajaa ei voi vaihtaa menettämättä tietoja | Tietojen vientiä koskevat ehdot, irtautumissuunnitelma, lähdekoodin talletus (escrow) – ohjat pysyvät täysin tilaajan käsissä |
| Hankintapäätökselle ei ole perusteluja, kun tarkastajat kysyvät | Dokumentoitu A/B/C/D-luokittelu ja päätöksen perustelut |
| EU-rahoitushakemukset ilman vankkaa analyyttistä pohjaa | Lähtöaineisto EU-rahoitusta, KPO:ta ja kansallisia ohjelmia koskeviin hakemuksiin |
Mitä virheellinen päätös voi maksaa: EZD-luokan järjestelmä piirikunnan virastolle, prosessialusta tai kattava sähköisen asioinnin kokonaisuus on yksi suurimmista IT-hankinnoista vuosiksi eteenpäin, ja monivuotinen ylläpito maksaa yleensä 2–3 kertaa enemmän kuin itse hankinta. Kartoitus maksaa muutaman prosentin tyypillisen yksittäisen hankinnan arvosta – edullisin tapa vakuuttaa hankintapäätöksen laatu.
Mitä saatte. Asiakirjat ovat näyttö, eivät päämäärä.
- Suunta omissa käsissäTe, ettekä toimittaja, tiedätte, mitä teillä on, missä kunnossa se on ja mitä puuttuu.
- Vähemmän turhia kulujaPäällekkäiset järjestelmät, päättyvät sopimukset ja lisenssit sekä ylläpidon todelliset kustannukset tulevat näkyviin.
- Mielenrauha tarkastuksessaDokumentoitu huolellisuus: kirjallinen näyttö siitä, mitä tiesitte, mitkä vaihtoehdot olivat ja miksi valitsitte juuri tämän.
- Nopeampi alku seuraavalle hankkeelleVaatimukset, integraatiomatriisi ja sopimuslausekkeet valmiina ennen hankintaa.
Jokainen järjestelmä saa selkeän luokan ja toimenpidesuosituksen.
Viekää hiiri rivin päälle tai valitkaa rivi sarkainnäppäimellä, niin näette esimerkin.
| Lk. | Määritelmä | Tyypillinen toimenpide |
|---|---|---|
| A | Tavoitearkkitehtuurin mukaiset, kypsät järjestelmätEsimerkki: henkilöstö- ja palkkajärjestelmä, jolla on voimassa oleva palvelusopimus ja avoin rajapinta. | Ylläpito ja hallittu kehittäminen |
| B | Oikea suunta, vaatii mukautuksiaEsimerkki: taloushallinnon järjestelmä ilman KSeF-integraatiota. | Muutossuunnitelma, neuvottelut toimittajan kanssa |
| C | Järjestelmä aiheuttaa riskin – vanhentunut teknologia, päättyvä tuki, toimittajaloukku, ei integraatioitaEsimerkki: asiakirjojen kulun järjestelmä, jonka valmistaja lopettaa tuen ensi vuonna. | Käytöstäpoisto- ja korvaussuunnitelma |
| D | Salkusta puuttuva kyvykkyys, jota tarvitaan 1–10 vuoden aikajänteelläEsimerkki: ostolaskujen kierto, joka hoidetaan nyt sähköpostilla ja taulukkolaskennalla. | Käyttöönottojen priorisointi, toimitusmallin valinta |
A säilytetään
- Henkilöstö ja palkat
- Sähköposti
- Verkkosivusto
B mukautetaan
- Taloushallinnon järjestelmä
- Käyttöomaisuusrekisteri
- Tiedostopalvelin
C poistetaan käytöstä ja korvataan
- Asiakirjojen kulku ilman tukea
- Sopimusrekisteri taulukossa
- Itse tehty varasto-ohjelma
D täydennetään
- Ostolaskujen kierto
- Käyttöoikeusrekisteri
- Asiakas- ja toimittajaportaali
Arvio perustuu 5 painotettuun ulottuvuuteen: toiminnallisuus ja liiketoiminta-arvo (20 %), arkkitehtuuri ja avoimuus – rajapinnat, integraatiot, standardit, valmius tekoälyyn (25 %), tietoturva ja vaatimustenmukaisuus – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20 %), teknologia ja toimittaja – ajantasaisuus, tuki, toimittajaloukku (20 %), talous ja kokonaiskustannukset (15 %).
Hinnoittelu ja ehdot.
Hinta keskustelun jälkeen
Hinta riippuu järjestelmien ja osastojen määrästä. Määritän tarkan hinnan 30 minuutin keskustelun jälkeen, jossa käymme läpi organisaationne koon.
Vertailun vuoksi: strategisten asiakirjojen ja standardien koko kokonaisuus erikseen tilattuna maksaisi moninkertaisesti.
- Alle julkisten hankintojen kynnysarvon. Toimeksianto voidaan tilata ilman Puolan julkisista hankinnoista annetun lain mukaista menettelyä, organisaation omien sisäisten sääntöjen mukaisesti.
- Sopimus, jolla kaikki tuotokset luovutetaan. Kaikki asiakirjat muokattavassa muodossa, ei-yksinomainen, pysyvä lisenssi ja oikeus muokata niitä.
- Salassapitosopimus ennen aloitusta ja työ ilman pääsyä henkilötietoihin.
- Aineistoa rahoitushakemuksiin. Raportti ja strategia muodostavat analyyttisen pohjan EU-rahoitusta, KPO:ta ja kansallisia ohjelmia koskeville hakemuksille.
Tämä ei ole pöytälaatikkoon jäävä raportti. Se on lähtökohta jokaiselle seuraavalle hankkeelle.
Uusi aloite, esim. EZD-luokan järjestelmä tai laskujen kierto.
Menetelmä → aloitteen kuvaus → arkkitehtuurikatselmointi → sopimuslausekkeet hankintaan → riskirekisteri.
Hankinta ja keskustelut toimittajien kanssa.
Standardiluettelo, 20 sopimuslauseketta ja arviointipohja – tiedätte, mitä kysyä, ennen kuin istutte toimittajan kanssa saman pöydän ääreen.
Integraatiot.
Keskitettyjen järjestelmien integraatiomatriisi valmiina lähtökohtana jokaiselle tulevalle integraatiohankkeelle.
Säännöllinen kartoitus.
Päivitys 12–18 kuukauden välein, joko oman IT-yksikkönne toteuttamana samalla menetelmällä tai neuvonantajan tekemänä kartoituksen päivityksenä.
Useimmin kysytyt kysymykset tästä palvelusta.
Kuinka kauan IT-järjestelmien kartoitus kestää?
Tavallisesti 2–6 viikkoa sopimuksen allekirjoittamisesta johdolle pidettävään esittelytilaisuuteen, järjestelmien määrästä riippuen. Paikan päällä työskennellään vain 1–3 päivää, muu työ tehdään etänä. Organisaation puolella koordinoiva henkilö käyttää tähän yhteensä noin 10 tuntia.
Meillä on käyttöönotolle määräaika. Viivästyttääkö kartoitus sitä?
Ei. Kartoitus päättyy vaatimuksiin, sopimuslausekkeisiin ja integraatiomatriisiin – eli siihen, mikä on joka tapauksessa valmisteltava ennen hankintaa. Yleensä se lyhentää hankinnan valmistelua, koska lähtökohdaksi ei tarvitse enää kerätä toimittajien tarjouksia.
Mitä A/B/C/D-luokittelu tarkoittaa?
Se on menetelmä, jolla jokainen järjestelmä arvioidaan viiden painotetun ulottuvuuden perusteella (toiminnallisuus, arkkitehtuuri ja avoimuus, tietoturva ja vaatimustenmukaisuus, teknologia ja toimittaja, talous ja kokonaiskustannukset) ja jonka lopuksi järjestelmä sijoitetaan yhteen neljästä luokasta: A (säilytetään), B (mukautetaan), C (korvaaminen suunnitellaan) tai D (puuttuva kyvykkyys, joka on suunniteltava).
Koskeeko kartoitus asukkaiden tai asiakkaiden henkilötietoja?
Ei – työ tehdään järjestelmien, sopimusten ja konfiguraation tasolla ilman pääsyä järjestelmissä käsiteltäviin henkilötietoihin. Jos tällainen pääsy olisi yksittäistapauksessa tarpeen, se edellyttäisi erillistä GDPR:n 28 artiklan mukaista tietojenkäsittelysopimusta.
Mitä kartoituksen tuloksille tapahtuu jälkikäteen?
Niistä tulee lähtökohta jatkotyölle: uuden hankkeen määrittelylle, toimittajakeskustelujen valmistelulle, rahoitushakemuksille sekä säännölliselle päivitykselle, jonka oma IT-yksikkönne tekee samalla menetelmällä. Tämä ei ole raportti, joka jää pöytälaatikkoon.
Miten tämä eroaa tietoturva-auditoinnista tai KSC-vaatimustenmukaisuuden auditoinnista?
Tietoturva-auditointi arvioi vaatimustenmukaisuutta tiettyyn standardiin tai säädökseen nähden ja päättyy luetteloon poikkeamista. Kartoitus antaa laajemman, liiketoiminnallisen kuvan koko järjestelmäsalkusta – kustannukset, riskit, puutteet, suunta – ja muuntuu suoraan työasiakirjoiksi seuraavia päätöksiä varten, ei pelkäksi korjauslistaksi.
Kattaako kartoitus sopimukset ja lisenssit?
Kyllä. Sovellusrekisteriin kirjataan jokaisesta järjestelmästä omistaja, sopimus, lisenssi, kustannus ja tuen päättymisajankohta. Näin näkyy, mitkä sopimukset ovat päättymässä, missä organisaatio on riippuvainen yhdestä toimittajasta ja mitä ylläpito todella maksaa.
Aloitetaan keskustelulla kartoituksen laajuudesta ja hinnasta organisaatiollenne.
Kirjoittakaa: wojciech.kroczak@krogis.pl
Soittakaa: +48 516 401 658
- Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
- Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksutta
- Tarjous 2 arkipäivän kuluessa keskustelusta