IT-järjestelmien ja arkkitehtuuristandardien kartoitus on koko digitalisaatiopolun pienin ja edullisin askel – ja ainoa, joka antaa suunnan hallinnan seuraaviksi 10 vuodeksi organisaatiolle itselleen, virastolle tai yhtiölle, eikä toimittajalle.
Esimerkki johdolle laaditusta yhden sivun yhteenvedosta. Esimerkkitiedot.
EZD-luokan järjestelmä, sähköinen asiointi, laskujen kierto KSeF:iä varten, uusi prosessialusta – jokainen näistä päätöksistä maksaa satoja tuhansia zlotyja ja sitoo organisaation toimittajaan vuosiksi. Kartoitus antaa teille objektiivista tietoa siitä, mitä teillä todella on, missä kunnossa se on ja mitä puuttuu, ennen kuin päätös tehdään – jotta suunnan määrittelette te, eikä toimittajan tarjous.
| Ilman kartoitusta | Kartoituksen jälkeen |
|---|---|
| Tarjouspyyntö laaditaan toimittajien tarjousten pohjalta. Usein juuri tarjoukset lopulta määrittelevät vaatimukset. | Tarjouspyyntö laaditaan todellisten tarpeiden pohjalta – tilaaja määrittelee vaatimukset, toimittaja täyttää ne |
| Avoimuusehdot ja irtautumissuunnitelma jäävät ”ehkä lisätään myöhemmin” -asteelle | 20 arkkitehtuuria koskevaa mallisopimusehtoa, pakollisina jokaisessa IT-sopimuksessa |
| Toiminnoiltaan päällekkäiset järjestelmät – organisaatio maksaa kahteen kertaan | Tiedätte tarkalleen, mitä organisaatiolla on ja missä ovat aukot – hankitte vain puuttuvat kyvykkyydet |
| Sopimusmuutoksia tarjouspyynnöstä puuttuneista integraatioista, tilaajan kustannuksella | Luettelo pakollisista integraatioista keskitettyihin järjestelmiin tarjouspyynnössä ensimmäisestä päivästä lähtien |
| KSC:n, NIS 2:n, GDPR:n tai AI Actin vastaisuuden riski paljastuu vasta auditoinnissa | Sääntelyn vaatimukset kirjattuina tarjouspyyntöön ja toimittajalta edellytettyinä |
| Toimittajaloukku – vuosien päästä toimittajaa ei voi vaihtaa menettämättä tietoja | Tietojen vientiä koskevat ehdot, irtautumissuunnitelma, lähdekoodin sulkutili – ohjat pysyvät täysin tilaajan käsissä |
| Hankintapäätökselle ei ole perusteluja, kun tarkastajat kysyvät | Dokumentoitu A/B/C/D-luokittelu ja päätöksen perustelut |
| EU-rahoitushakemukset ilman vankkaa analyyttistä pohjaa | Lähtöaineisto EU-rahoitusta, KPO:ta ja kansallisia ohjelmia koskeviin hakemuksiin |
Riippumattoman neuvonantajan alusta asti laatima ja organisaationne tarpeisiin sovitettu – ei itse täytettävä pohja. Yhteensä 16 asiakirjaa ja työkalua, jotka muodostavat perustan digitaaliselle muutokselle ja pitkän aikavälin IT-strategian toteuttamiselle.
Aloitustyöpaja johdon kanssa (starosta eli piirihallinnon johtaja tai toimitusjohtaja, hallintojohtaja, IT) sekä kartoituskysely yksiköille ja toimittajille.
Asiakirjojen läpikäynti, järjestelmien omistajien haastattelut (5–10 × 45–60 min), tekninen tarkistus yhdessä IT:n kanssa. 1–3 päivää tapaamisia prosessinomistajien kanssa paikan päällä, muu työ etänä.
Alustava A/B/C/D-luokittelu ja validointityöpaja yksiköiden päälliköiden kanssa.
Raportti ja koko asiakirjakokonaisuus; esittelytilaisuuden valmistelu ja pitäminen johdolle (60–90 min).
Viekää hiiri rivin päälle tai valitkaa rivi sarkainnäppäimellä, niin näette esimerkin.
| Lk. | Määritelmä | Tyypillinen toimenpide |
|---|---|---|
| A | Tavoitearkkitehtuurin mukaiset, kypsät järjestelmätEsimerkki: henkilöstö- ja palkkajärjestelmä, jolla on voimassa oleva palvelusopimus ja avoin rajapinta. | Ylläpito ja hallittu kehittäminen |
| B | Oikea suunta, vaatii mukautuksiaEsimerkki: taloushallinnon järjestelmä ilman KSeF-integraatiota. | Muutossuunnitelma, neuvottelut toimittajan kanssa |
| C | Järjestelmä aiheuttaa riskin – vanhentunut teknologia, päättyvä tuki, toimittajaloukku, ei integraatioitaEsimerkki: asiakirjojen kulun järjestelmä, jonka valmistaja lopettaa tuen ensi vuonna. | Käytöstäpoisto- ja korvaussuunnitelma |
| D | Salkusta puuttuva kyvykkyys, jota tarvitaan 1–10 vuoden aikajänteelläEsimerkki: ostolaskujen kierto, joka hoidetaan nyt sähköpostilla ja taulukkolaskennalla. | Käyttöönottojen priorisointi, toimitusmallin valinta |
A säilytetään
B mukautetaan
C poistetaan käytöstä ja korvataan
D aukko täytetään
Arvio perustuu 5 painotettuun ulottuvuuteen: toiminnallisuus ja liiketoiminta-arvo (20 %), arkkitehtuuri ja avoimuus – rajapinnat, integraatiot, standardit, valmius tekoälyyn (25 %), tietoturva ja vaatimustenmukaisuus – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20 %), teknologia ja toimittaja – ajantasaisuus, tuki, toimittajaloukku (20 %), talous ja kokonaiskustannukset (15 %).
Hinta riippuu järjestelmien ja yksiköiden määrästä. Määritän tarkan hinnan 30 minuutin keskustelun jälkeen, jossa käymme läpi organisaationne koon.
Vertailun vuoksi: strategisten asiakirjojen ja standardien koko kokonaisuus erikseen tilattuna maksaisi 40 000–80 000 zł.
Menetelmä → aloitteen kuvaus → arkkitehtuurikatselmointi → hankinnan sopimusehdot → riskirekisteri.
Standardiluettelo, 20 sopimusehtoa ja arviointipohja – tiedätte, mitä kysyä, ennen kuin istutte toimittajan kanssa saman pöydän ääreen.
Keskitettyjen järjestelmien integraatiomatriisi valmiina lähtökohtana jokaiselle tulevalle integraatiohankkeelle.
Päivitys 12–18 kuukauden välein, joko oman IT-yksikkönne toteuttamana samalla menetelmällä tai neuvonantajan tekemänä kartoituksen päivityksenä.
Tavallisesti 2–6 viikkoa sopimuksen allekirjoittamisesta johdolle pidettävään esittelytilaisuuteen, järjestelmien määrästä riippuen. Paikan päällä työskennellään vain 1–3 päivää, muu työ tehdään etänä. Organisaation puolella koordinoiva henkilö käyttää tähän yhteensä noin 10 tuntia.
Ei. Kartoitus päättyy vaatimuksiin, sopimusehtoihin ja integraatiomatriisiin – eli siihen, mikä on joka tapauksessa valmisteltava ennen hankintaa. Yleensä se lyhentää hankinnan valmistelua, koska lähtökohdaksi ei tarvitse enää kerätä toimittajien tarjouksia.
Se on menetelmä, jolla jokainen järjestelmä arvioidaan viiden painotetun ulottuvuuden perusteella (toiminnallisuus, arkkitehtuuri ja avoimuus, tietoturva ja vaatimustenmukaisuus, teknologia ja toimittaja, talous ja kokonaiskustannukset) ja jonka lopuksi järjestelmä sijoitetaan yhteen neljästä luokasta: A (säilytetään), B (mukautetaan), C (korvaaminen suunnitellaan) tai D (puuttuva kyvykkyys, joka on suunniteltava).
Ei – työ tehdään järjestelmien, sopimusten ja konfiguraation tasolla ilman pääsyä järjestelmissä käsiteltäviin henkilötietoihin. Jos tällainen pääsy olisi yksittäistapauksessa tarpeen, se edellyttäisi erillistä GDPR:n 28 artiklan mukaista tietojenkäsittelysopimusta.
Niistä tulee lähtökohta jatkotyölle: uuden hankkeen määrittelylle, toimittajakeskustelujen valmistelulle, rahoitushakemuksille sekä säännölliselle päivitykselle, jonka oma IT-yksikkönne tekee samalla menetelmällä. Tämä ei ole raportti, joka jää pöytälaatikkoon.
Tietoturva-auditointi arvioi vaatimustenmukaisuutta tiettyyn standardiin tai säädökseen nähden ja päättyy luetteloon poikkeamista. Kartoitus antaa laajemman, liiketoiminnallisen kuvan koko järjestelmäsalkusta – kustannukset, riskit, aukot, suunta – ja muuntuu suoraan työasiakirjoiksi seuraavia päätöksiä varten, ei pelkäksi korjauslistaksi.
Kyllä. Sovellusrekisteriin kirjataan jokaisesta järjestelmästä omistaja, sopimus, lisenssi, kustannus ja tuen päättymisajankohta. Näin näkyy, mitkä sopimukset ovat päättymässä, missä organisaatio on riippuvainen yhdestä toimittajasta ja mitä ylläpito todella maksaa.
