Nyugalom
Egy oldal a vezetőségnek, valamint a rendszerek, szerződések és kockázatok teljes listája: tudják, mi van a birtokukban, és be tudják mutatni a testületnek, az ellenőrző szerveknek és a könyvvizsgálónak.
Az informatikai rendszerek leltára a szervezet alkalmazásainak, szerződéseinek, integrációinak, folyamatainak és kockázatainak rendezett nyilvántartása, amely egyoldalas vezetői összefoglalóval zárul; 2–6 hétig tart, és a közbeszerzési értékhatár alatt marad. Az IT-leltár és az architektúra-szabványok jelentik a legkisebb, legolcsóbb lépést a digitalizáció teljes lépcsőjén – és az egyetlent, amely a következő 10 év irányát a hivatal vagy a cég, nem pedig a szállító kezébe adja.
- 2–6 hét
- a szerződés aláírásától a vezetőségi ülésig
- Árajánlat
- 30 perces beszélgetés után, a rendszerek számától függően
- 16
- átadott dokumentum és eszköz
Egyoldalas összefoglaló a vezetőségnek
A szervezet rendszerei: állapot és javaslat14 rendszerből 6
- IratkezelésTitkárságfejlesztés 2029-igC
- Pénzügy és számvitelFőkönyvelőnincs API a KSeF-hezB
- HR és bérszámfejtésHRnaprakészA
- ÜgyfélszolgálatÜgyfélszolgálati osztálynincs integrációB
- VagyonnyilvántartásMűszaki osztálynaprakészA
- Számlák kezelése a KSeF-bennincs felelőshiányD
2 megtartandó2 átalakítandó1 lecserélendő1 hiány
Javaslat: az iratkezeléssel kezdeni; a KSeF-et a pénzügyi rendszer integrálásával megoldani, nem új rendszer vásárlásával.
Példa egyoldalas vezetői összefoglalóra. Szemléltető adatok.
Kérdések, amelyekre érdemes tudni a választ.
Ezeket teszem fel vezetőségeknek, jegyzőknek, polgármestereknek és cégvezetőknek, mielőtt a következő beszerzésről döntenének. Ha bármelyikre az a válasz, hogy „nem tudjuk”, éppen ott tudok segíteni.
- Valójában hány rendszerünk van, ki felel értük, és mikor ér véget a támogatásuk?
- Mely szerződések járnak le, és mit teszünk akkor?
- Hol gépelnek át a munkatársak kézzel adatokat, vagy dolgoznak táblázatokban a rendszerek mellett?
- Mely rendszerek függenek egymástól, és mi történik, ha valamelyik leáll?
- Illeszkedik-e a következő beszerzés ahhoz, ami már megvan, vagy újabb szigetet hoz létre?
A hiba ára. Ha úgy vásárolnak, hogy nem tudják, mi van már meg, az megkettőzött funkciókat, hiányzó integrációkat és olyan migrációt jelent, amely megismétli a régi működés hibáit. Egy tanácsadó általában kevesebbe kerül, mint egyetlen rosszul megválasztott technológia, egyetlen nem megfelelő szállító vagy egyetlen csapda a szerződésben.
Mit nyernek vele.
Jobb eredmények
A további döntések és a költségvetés tényeken alapulnak, nem azon, ki jelentkezik éppen ajánlattal.
Kevesebb zátony és hiba
Előre látják a szállítóktól való függést és a támogatás végének dátumait, mielőtt üzemzavarrá vagy sürgős beszerzéssé válnának.
„Felhívta a figyelmet arra, hogy a meglévő megoldásokra, azok kölcsönös függőségeire és korlátaira vonatkozó információkat rendezni kell, mielőtt a hivatal további beruházási döntéseket hoz.”
Egy csomag, amely külön megrendelve többszörösébe kerülne, a leltár része.
Független tanácsadó készíti a nulláról, az Önök szervezetére szabva – nem saját kezűleg kitöltendő sablon. Összesen tizenhat dokumentum és eszköz, amelyek a digitális átalakulás és egy hosszú távú IT-stratégia megvalósításának alapját adják.
Alapozás · a dokumentumok teljes készlete4 + 4 + 5 + 3 = 16 dokumentum és eszköz
A jelenlegi állapot ismerete 4 dokumentum
Lista megjelenítése
- Egyoldalas vezetői összefoglaló: a rendszerek állapota, A/B/C/D kategóriák és javaslat
- Leltárjelentés – bemutatható a vezetőségnek, a regionális számvevőszéknek (RIO), a Legfelsőbb Ellenőrző Hivatalnak (NIK) és az uniós auditoroknak
- Kitöltött leltártáblázat (rendszerenként 35 jellemző, valamint A/B/C/D kategória)
- Integrációs mátrix a központi állami rendszerekhez (17 tétel, állapot, prioritás, kockázatok)
Stratégia és szabványok a jövőre 4 dokumentum
Lista megjelenítése
- 10 éves digitalizációs stratégia (szabályozás, architektúra, MI, kiberbiztonság, óvatos megközelítés a felhővel szemben, teljes költség)
- Műszaki szabványok katalógusa (API-k, hitelesítés, adatok, dokumentumok, biztonságos fejlesztés, akadálymentesség)
- 20 minta szerződéses kikötés az ajánlati dokumentációhoz (nyílt API-k, kilépési terv, forráskód letétbe helyezése, KSC/NIS 2/GDPR/MI-rendelet)
- Az MI felelős használatáról szóló szabályzat, az MI-rendeletnek (AI Act) megfelelően, a szervezetben alkalmazott MI-megoldások nyilvántartásával
Irányítási eszközök a jövőbeli projektekhez 5 eszköz
Lista megjelenítése
- Digitális kezdeményezés alapító dokumentumának sablonja (üzleti indoklás)
- Architektúra-felülvizsgálati értékelőlap sablonja az architektúra-bizottság számára
- Leltármódszertan – hogy a saját IT-csapatuk lefolytathassa a következő ciklusokat
- Kockázati nyilvántartás (20 tétel, valószínűség × súlyosság szerinti pontozás, hőtérkép)
- Változásmenedzsment-terv (szervezeti kultúra, felhasználói csoportok és rendszereik, bevezetési stratégia, kommunikáció, képzés, mérőszámok)
Kommunikáció és vezetői döntés 3 elem
Lista megjelenítése
- Referenciaarchitektúra-ábrák
- Fogalom- és rövidítésjegyzék (~150 fogalom)
- Prezentáció a vezetőségnek (12–15 dia), valamint 60–90 perces bemutató ülés, amely az ár része
Röviden és célirányosan, a hivatal vagy a cég minimális terhelésével.
- 1. szakaszIndítás
Nyitó workshop a vezetéssel (polgármester vagy vezérigazgató, jegyző, IT), valamint leltárkérdőív a szervezeti egységeknek és a szállítóknak.
- 2. szakaszElemzés
Dokumentumok áttekintése, interjúk a rendszerek gazdáival (5–10 × 45–60 perc), műszaki ellenőrzés az IT-val. 1–3 nap helyszíni egyeztetés a folyamatgazdákkal, a többi online.
- 3. szakaszKategorizálás
Az A/B/C/D kategorizálás tervezete és validáló workshop az osztályvezetőkkel.
- 4. szakaszDöntés
A jelentés és a dokumentumok teljes készlete; a vezetőségi bemutató ülés előkészítése és megtartása (60–90 perc).
- 2–6 hét
- a szerződés aláírásától a vezetőségi ülésig
- 1–3 nap
- a helyszínen; a többi távolról
- ~10 óra
- összesen az Önök oldalán lévő koordinátortól
Miért bízhatnak bennem
- Nincs üzleti kapcsolatom szakrendszerek és platformok szállítóival – az A/B/C/D értékelés mentes az összeférhetetlenségtől.
- Titoktartási megállapodás a munka megkezdése előtt, vagy titoktartási kikötések a fő szerződésben.
- Minden eredménytermék szerkeszthető formátumban, nem kizárólagos, határozatlan idejű felhasználási joggal a szervezet számára, a módosítás jogával együtt.
- Munka a lakosok vagy ügyfelek személyes adataihoz való hozzáférés nélkül; ha hozzáférésre van szükség, külön adatfeldolgozási szerződés (GDPR 28. cikk).
Az alapozás, amely minden bevezetési döntést megelőz.
Egy EZD-osztályú (elektronikus iratkezelő) rendszer, e-hivatal, számlakezelés a KSeF-ben (a lengyel országos e-számla-rendszerben), új folyamatplatform – mindegyik döntés nagy összegekkel jár, és évekre egy szállítóhoz köti a szervezetet. A leltár még a döntés előtt objektív képet ad arról, mi van valójában a birtokukban, milyen állapotban van, és mi hiányzik – hogy az irányt Önök határozzák meg, ne a szállító ajánlata.
- EZD-osztályú rendszerhivatalok, bejelentett kötelezettség, a határidő legkorábban 2029-re tolódott
- Amit kapnak: az iratforgalom és az integrációk térképe, migrációs követelmények és szerződéses kikötések. Kockázat: a digitális rendszer a papíralapú eljárások tükörképeként készül el.
- KSeF és számlakezeléshivatalok és cégek
- Amit kapnak: a pénzügyi rendszer integrációs mátrixa, valamint az integrációs és az új rendszert jelentő változat összevetése 5 éves költségekkel. Kockázat: újabb alkalmazássziget és kettős adatrögzítés.
- KSC / NIS 2kiberbiztonsági törvény: kötelezettségek és szankciók a vezetőség számára
- Amit kapnak: rendszernyilvántartás és 20 súlyozott kockázatot tartalmazó nyilvántartás hőtérképpel. Kockázat: felelősség a kockázatkezelés elmulasztásáért, olyan dokumentumok nélkül, amelyek igazolnák, hogy megtörtént.
- Regionális számvevőszék (RIO), Legfelsőbb Ellenőrző Hivatal (NIK), felügyelőbizottságbármikor
- Amit kapnak: dokumentált A/B/C/D kategorizálás és indoklás minden beszerzési döntéshez. Kockázat: hűtlen kezelés vagy megalapozatlan döntések vádja.
- Költségvetés és finanszírozásköltségvetés-tervezet, pályázatok
- Amit kapnak: az IT-kiadások kötelezettségre és beruházásra bontva, a tétlenség költsége, alapanyag uniós forrásokra, a KPO-ra (lengyel helyreállítási terv) és hazai programokra benyújtandó pályázatokhoz. Kockázat: a teljes birtoklási költség figyelmen kívül hagyása.
Három munkafolyam, egy dokumentumkészlet.
- A rendszerek és szakalkalmazások leltára. Minden szakrendszer (pénzügy, HR-bérszámfejtés, EZD/EOD, adók, földmérés, oktatás, szociális ellátás, számlázás), a folyamatrendszerek (számla- és szerződéskezelés, közbeszerzések, pályázati felhívások), valamint az infrastruktúra és a biztonság. Mindegyiknél: szállító, licenc, költség, üzemeltetési hely, szolgáltatási szerződés, API-nyitottság, GDPR/KSC/WCAG-megfelelés, MI-felkészültség, kockázatok – továbbá a központi állami rendszerekkel való integrációk térképe és a rendszerek közötti függőségek térképe. Azt is feltárjuk, hol használnak már MI-t a szervezetben, olyan eszközökben is, amelyekről a vezetés nem tud: milyen feladatokra, milyen adatokkal és ki a felelős érte.
- A rendszerek kategorizálása az A/B/C/D módszertan szerint. Minden rendszer öt súlyozott értékelési szempont alapján a négy kategória egyikébe kerül – lásd lent a „Kategorizálás” részt. A kitöltött kategóriamátrix rendszerenkénti cselekvési ütemtervvé válik.
- Architektúra-szabványok és stratégiai dokumentáció. A dokumentumok teljes készlete, amely közvetlenül átvihető minden jövőbeli IT-beszerzésbe – stratégia, műszaki szabványok, szerződéses kikötések, irányítási eszközök. Így a szervezet csökkentheti a kockázatot, és biztosíthatja, hogy a jövőbeli beruházások megfeleljenek az elfogadott szabványoknak, valamint architektúra- és biztonsági irányelveinek.
Előtte és utána: ki határozza meg a követelményeket.
| Leltár nélkül | A leltár után |
|---|---|
| A szállítók ajánlataihoz igazított ajánlati dokumentáció. Gyakran végül az ajánlatok határozzák meg a követelményeket. | A valós igényekhez igazított ajánlati dokumentáció – a megrendelő határozza meg a követelményeket, a szállító teljesíti őket |
| A nyitottsági kikötések és a kilépési terv „majd később hozzátesszük” alapon maradnak ki | 20 minta architektúra-kikötés, kötelező minden IT-szerződésben |
| Funkcionálisan átfedő rendszerek – a szervezet kétszer fizet | Pontosan tudják, mi van a szervezet birtokában és hol vannak hiányok – csak a hiányzó képességeket vásárolják meg |
| Szerződésmódosítások a specifikációból kimaradt integrációk miatt, a megrendelő költségére | A központi rendszerekkel kötelező integrációk katalógusa az első naptól a specifikációban |
| A KSC/NIS 2/GDPR/MI-rendelet szerinti meg nem felelés kockázata csak az ellenőrzéskor derül ki | A jogszabályi megfelelés követelményei a specifikációban, a szállítóval szemben érvényesítve |
| Szállítói bezártság – évek múltán nem lehet váltani adatvesztés nélkül | Adatexportálási kikötések, kilépési terv, forráskód letétbe helyezése – a megrendelő teljes kontrollt tart meg |
| Nincs indoklás a beszerzési döntéshez, amikor az ellenőrök rákérdeznek | Dokumentált A/B/C/D kategorizálás és a döntés indoklása |
| Uniós pályázatok szilárd elemzési alap nélkül | Alapanyag uniós, KPO- és hazai pályázatokhoz |
A rossz döntés ára: egy járási hivatal EZD-osztályú rendszere, egy folyamatplatform vagy egy átfogó e-hivatal-platform az évekre előre legnagyobb IT-beszerzések egyike, és a többéves üzemeltetés általában a vételár 2–3-szorosába kerül. A leltár egy tipikus egyedi beszerzés néhány százalékának felel meg – ez a beszerzési döntés minőségének legolcsóbb biztosítása.
Mit nyernek. A dokumentumok bizonyítékok, nem célok.
- Kontroll az irány felettÖnök tudják – nem a szállító –, mi van a birtokukban, milyen állapotban van, és mi hiányzik.
- Kevesebb elköltött pénzLáthatóvá válnak a párhuzamos rendszerek, a lejáró szerződések és licencek, valamint az üzemeltetés valós költsége.
- Nyugalom az ellenőrzés idejénDokumentált gondosság: írásos nyoma annak, mit tudtak, milyen lehetőségek voltak, és miért éppen azt választották.
- Gyorsabb indulás a következő projektnélKövetelmények, integrációs mátrix és szerződéses kikötések készen a beszerzés előtt.
Minden rendszer egyértelmű kategóriát és javasolt teendőt kap.
Vigye az egeret egy sor fölé, vagy jelölje ki Tab billentyűvel, és megjelenik egy példa.
| Kat. | Meghatározás | Jellemző teendő |
|---|---|---|
| A | A célarchitektúrához illeszkedő, magas érettségű rendszerekPélda: HR-bérszámfejtő rendszer érvényes szolgáltatási szerződéssel és nyílt API-val. | Fenntartás, ellenőrzött fejlesztéssel |
| B | Jó irány, de kiigazításra szorulPélda: pénzügyi rendszer KSeF-integráció nélkül. | Módosítási terv, tárgyalás a szállítóval |
| C | A rendszer kockázatot hordoz – elavult technológia, megszűnő támogatás, szállítói bezártság, integráció hiányaPélda: iratkezelő rendszer, amelynek szállítója jövőre megszünteti a támogatást. | Kivezetési és csereterv |
| D | Hiányzó képesség a portfólióban, amelyre 1–10 éves távlatban szükség vanPélda: a költségszámlák kezelése jelenleg e-mailen és táblázatban zajlik. | A bevezetések rangsorolása, a megvalósítási modell kiválasztása |
A megtartani
- HR és bérszámfejtés
- Weboldal
B átalakítani
- Pénzügyi rendszer
- Tárgyieszköz-nyilvántartás
- Fájlszerver
C kivezetni és lecserélni
- Támogatás nélküli iratkezelés
- Szerződés-nyilvántartás táblázatban
- Házon belül írt raktárprogram
D pótolni a hiányt
- Költségszámlák kezelése
- Jogosultság-nyilvántartás
- Ügyfél- és beszállítói portál
Az értékelés 5 súlyozott szemponton alapul: funkcionalitás és üzleti érték (20%), architektúra és nyitottság – API-k, integrációk, szabványok, MI-felkészültség (25%), biztonság és megfelelés – KSC/NIS 2/GDPR/KRI/WCAG (20%), technológia és szállító – korszerűség, támogatás, szállítói bezártság (20%), gazdaságosság és teljes birtoklási költség (15%).
Árajánlat és feltételek.
Árajánlat beszélgetés után
Az ár a rendszerek és a szervezeti egységek számától függ. A pontos árat egy 30 perces, a szervezet méretéről szóló beszélgetés után határozom meg.
Összehasonlításképpen: a stratégiai dokumentumok és szabványok teljes készlete külön megrendelve többszörösébe kerülne.
- A közbeszerzési értékhatár alatt. A lengyel közbeszerzési törvény szerinti eljárás nélkül, a szervezet saját belső szabályai alapján megrendelhető.
- Szerződés, amely minden eredményterméket átad. Minden dokumentum szerkeszthető formátumban, nem kizárólagos, határozatlan idejű felhasználási jog, a módosítás joga.
- Titoktartási megállapodás a kezdés előtt, és munka a személyes adatokhoz való hozzáférés nélkül.
- Alapanyag pályázatokhoz. A jelentés és a stratégia elemzési alapot ad az uniós forrásokra, a KPO-ra és hazai programokra benyújtandó pályázatokhoz.
Ez nem fióknak szánt jelentés. Ez minden további projekt kiindulópontja.
Új kezdeményezés, pl. EZD-osztályú rendszer vagy számlakezelés.
Módszertan → kezdeményezési alapdokumentum → architektúra-felülvizsgálat → beszerzési kikötések → kockázati nyilvántartás.
A beszerzés és a tárgyalások a szállítókkal.
Szabványkatalógus, 20 szerződéses kikötés és értékelőlap – tudják, mit kérdezzenek, mielőtt leülnek egy szállítóval.
Integrációk.
A központi rendszerekkel való integrációs mátrix kész kiindulópont minden jövőbeli integrációs projekthez.
Időszakos leltár.
Frissítés 12–18 havonta, amelyet vagy a saját IT-csapatuk végez ugyanazzal a módszertannal, vagy a tanácsadó által elvégzett leltárfrissítés formájában.
A szolgáltatással kapcsolatban leggyakrabban feltett kérdések.
Mennyi ideig tart az informatikai rendszerek leltára?
Jellemzően 2–6 hét a szerződés aláírásától a vezetőségi bemutató ülésig, a rendszerek számától függően. Csak 1–3 nap zajlik a helyszínen, a többi távolról. A szervezet oldalán a koordináló személy összesen körülbelül 10 órát fordít rá.
Határidőnk van a bevezetésre. Nem fogja késleltetni a leltár?
Nem. Követelményekkel, szerződéses kikötésekkel és integrációs mátrixszal zárul – olyasmivel, amit a beszerzés előtt amúgy is el kellene készíteni. Általában lerövidíti a beszerzés előkészítését, mert kiindulópontként felváltja a szállítói ajánlatok összegyűjtését.
Mi az A/B/C/D kategorizálás?
Olyan módszer, amely minden rendszert öt súlyozott szempont szerint értékel (funkcionalitás, architektúra és nyitottság, biztonság és megfelelés, technológia és szállító, gazdaságosság és teljes költség), és azzal zárul, hogy minden rendszer a négy kategória egyikébe kerül: A (megtartani), B (átalakítani), C (cserét tervezni) vagy D (tervezendő hiányzó képesség).
Kiterjed-e a leltár a lakosok vagy ügyfelek személyes adataira?
Nem – a munka a rendszerek, szerződések és konfigurációk szintjén zajlik, a rendszerekben kezelt személyes adatokhoz való hozzáférés nélkül. Ha egy konkrét esetben mégis szükség lenne ilyen hozzáférésre, ahhoz a GDPR 28. cikke szerinti külön adatfeldolgozási szerződés kellene.
Mi lesz utána a leltár eredményeivel?
A további munka kiindulópontjává válnak: egy új projekt specifikációja, felkészülés a szállítókkal folytatott tárgyalásokra, pályázatok, valamint a saját IT-csapat által ugyanazzal a módszertannal végzett időszakos frissítés. Ez nem fiókba kerülő jelentés.
Miben különbözik ez egy biztonsági audittól vagy KSC-megfelelőségi audittól?
A biztonsági audit egy konkrét szabványnak vagy jogszabálynak való megfelelést vizsgál, és a nem megfelelések listájával zárul. A leltár szélesebb, üzleti szintű képet ad a teljes rendszerportfólióról – költségek, kockázatok, hiányok, irány –, és közvetlenül munkadokumentumokká alakul a további döntésekhez, nem csupán javítások listájává.
Kiterjed-e a leltár a szerződésekre és licencekre?
Igen. Az alkalmazásnyilvántartás minden rendszernél rögzíti a felelőst, a szerződést, a licencet, a költséget és a támogatás végének dátumát. Ebből látszik, mely szerződések járnak le, hol függ a szervezet egyetlen szállítótól, és mennyibe kerül valójában az üzemeltetés.
Kezdjük egy beszélgetéssel a terjedelemről és az árról az Önök szervezetére szabva.
Írjon: wojciech.kroczak@krogis.pl
Hívjon: +48 516 401 658
- 2 munkanapon belül válaszolok
- Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
- Árajánlat a beszélgetést követő 2 munkanapon belül