Eine Bestandsaufnahme der Systeme Ihrer Kreisverwaltung in 2–6 Wochen: ein Verzeichnis der Systeme und Verträge, die KSC/NIS-2-Risiken, eine Karte des Dokumentenflusses für die Migration und eine einseitige Zusammenfassung für Verwaltungsspitze und Rat. Unterhalb der Schwelle für öffentliche Vergaben.
- Ich antworte innerhalb von 2 Werktagen
- Erstes Gespräch: 30 Minuten, kostenlos
- Kein Zugriff auf Bürgerdaten
Was Sie gewinnen. Die Dokumente sind ein Werkzeug, nicht das Ziel.
- Gelassenheit bei der PrüfungDokumentierte Sorgfalt: schriftlich festgehalten, was Sie wussten, welche Optionen es gab und warum Sie sich für diese entschieden haben. Für die Regionale Rechnungskammer (RIO), die Oberste Kontrollkammer (NIK) und den Rat.
- Ein Haushalt, der vor dem Rat bestehtAufgeteilt in Pflichtausgaben und Investitionen, dazu die Kosten des Nichtstuns – in der Sprache des Rates dargestellt.
- Erfahrene Leitung für ein Projekt, das Sie zum ersten Mal angehenÜber 20 Jahre Erfahrung mit solchen Projekten, auch in der Kommunalverwaltung – gemeinsam mit Ihren eigenen IT-Mitarbeitern.
- Mitarbeiter, die das neue System wirklich annehmenEin Plan für den Wandel, Schulungen und Multiplikatoren in jeder Abteilung.
- Weniger AusgabenSie kaufen nicht, was Sie schon haben, und zahlen keine Nachträge für Schnittstellen, die man hätte vorhersehen können.
Was bis Ende 2027 auf Sie zukommt. Jeder Punkt beginnt mit derselben Frage: Was hat die Verwaltung bereits?
Die Pflichten wachsen schneller als das Fachwissen, sie zu bewältigen. Die Bestandsaufnahme ist bei jeder von ihnen der erste Schritt – und nur einmal nötig.
- System der EZD-KlasseEinführung vor dem 1. Januar 2028
- Die Migration von EZD PUW auf ein System der EZD-Klasse ist die Gelegenheit, die gesamte Architektur des Dokumentenflusses zu überprüfen – oder dieselben Fehler im neuen System zu wiederholen. Die Wahl eines konkreten Systems (des staatlichen, von NASK entwickelten EZD RP oder eines anderen konformen Systems) ist eine eigene Entscheidung. Einem zwei- bis dreiköpfigen IT-Team, typisch für eine mittelgroße Verwaltung, fehlt es meist nicht am Willen, sondern an jemandem, der eine solche Auswahl und Einführung schon durchgeführt hat und das Vorhaben in die Hand nimmt. Aus der Bestandsaufnahme: eine Karte des Dokumentenflusses und der Schnittstellen, Migrationsanforderungen, Vertragsklauseln.
- Haushaltsentwurf 2027fällig bis 15. November 2026
- Das IT-Budget ist ein einziger Haushaltsposten – ohne Trennung zwischen gesetzlicher Pflicht und steigenden Wartungskosten. Aus der Bestandsaufnahme: die Aufteilung in Pflichtausgaben und Investitionen, dazu die Kosten des Nichtstuns – die Begründung, die Kämmerer und Rat erwarten.
- KSC / NIS 2bereits in Kraft
- Das polnische Gesetz über das nationale Cybersicherheitssystem und die EU-Richtlinie NIS 2 legen öffentlichen Stellen Pflichten und Sanktionen auf, die sich nicht einfach „an die IT abgeben“ lassen – verantwortlich sind die Organisation und ihre Leitung. Ein unabhängiger Berater betrachtet diese Risiken aus Sicht der Leitung, nicht der IT: Er benennt sie und hilft, sie zu mindern, damit die Leitung die Argumente parat hat, wenn sie die Einhaltung nachweisen muss. Aus der Bestandsaufnahme: ein Systemverzeichnis und ein Risikoregister – der Ausgangspunkt für das Risikomanagement.
- KSeFbereits in Kraft
- Die verpflichtende strukturierte E-Rechnung erfordert die Anbindung an die bestehenden Finanzsysteme, nicht bloß den Kauf eines neuen Moduls. Aus der Bestandsaufnahme: eine Integrationsmatrix mit dem Finanzsystem.
- e-Doręczeniabereits in Betrieb
- Der neue Kanal für die amtliche Zustellung betrifft die Registratur- und Schriftgutprozesse der gesamten Organisation, nicht nur die Poststelle. Aus der Bestandsaufnahme: eine Übersicht, welche Prozesse von Systemen unterstützt werden und welche nicht.
- Prüfungen und Kontrollenjederzeit
- Eine Förderausschreibung, die eine Diagnose als Anlage verlangt, eine Prüfung durch die Regionale Rechnungskammer oder der Weggang Ihres einzigen IT-Spezialisten – jedes dieser Ereignisse wirft eine Frage auf, die vorher niemand gestellt hat. Aus der Bestandsaufnahme: eine dokumentierte Begründung für jede Beschaffungsentscheidung.
- Zentrales Vertragsregister (CRU JSFP)in Kraft seit 1. Juli 2026
- Ohne Integration ist das eine weitere manuelle Last: Verträge müssen innerhalb von 30 Tagen gemeldet werden, und verspätete oder fehlerhafte Einträge ziehen die strafrechtliche Verantwortung des Behördenleiters nach sich. Das Vertragsregister hängt unmittelbar mit der KSeF-Rechnung zusammen – eine Rechnung gehört zu einem Vorgang im System der EZD-Klasse und muss einem Vertrag zugeordnet und freigegeben werden, bevor sie ins Finanzsystem gelangt. Aus der Bestandsaufnahme: eine Karte dieser Kette (KSeF → EZD-System → Zentralregister → Finanzen): wer was freigibt und wann die Daten ins Register gelangen.
- Berechtigungsmanagementeine Pflicht nach dem KSC
- Wer hat worauf Zugriff? Ohne geordneten Prozess für Eintritt, Austritt und Rechteänderungen gibt es für Prüfer nichts vorzuweisen. Aus der Bestandsaufnahme: ein Berechtigungsregister und ein Prozess für die Vergabe, Änderung und den Entzug von Berechtigungen.
Stand: 24. September 2026. Quellen: EZD RP (gov.pl), Gesetz über die öffentlichen Finanzen (Art. 238, Entwurf des Haushaltsbeschlusses), Gesetz über das nationale Cybersicherheitssystem, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Der Verwaltungsleiter muss das nicht allein stemmen. Das erste solche Projekt in dieser Behörde, aber nicht das erste in meiner Praxis.
Der Verwaltungsleiter ist dafür da, die Arbeit der Behörde zu organisieren. Heute landen die Einführung eines Systems der EZD-Klasse, der Rechnungsworkflow unter KSeF und e-Doręczenia auf seinem Schreibtisch – große IT-Projekte und noch größere Vorhaben, die die Arbeitsweise verändern. Oft die ersten solchen Projekte seiner Laufbahn, gestemmt mit zwei oder drei IT-Mitarbeitern, die schon mit dem laufenden Betrieb alle Hände voll zu tun haben.
Ich bringe über 20 Jahre Erfahrung mit solchen Projekten mit – in unterschiedlichen Organisationen und Organisationskulturen, auch in der Kommunalverwaltung.
- Ich weiß, welche Fragen vor einer Entscheidung zu stellen sind.
- Ich steuere den Wandel so, dass die Mitarbeiter das neue System tatsächlich annehmen: ein Kommunikationsplan, Schulungen, Multiplikatoren in jeder Abteilung, Gespräche mit Skeptikern. Ich berate zur Strategie für die Akzeptanz bei den Nutzern.
- Ich halte Anbieter und Zeitplan auf Kurs; der Verwaltungsleiter erhält kurze Zusammenfassungen und entscheidet dort, wo es darauf ankommt.
- Jede Entscheidung dokumentiere ich schriftlich – für den Fall einer Prüfung oder von Rückfragen des Rates.
Verfahren aus der Papierzeit. Befolgt aus Gewohnheit, weil „es schon immer so gemacht wurde“.
In Behörden, aber auch in berufsständischen Kammern und ähnlichen Einrichtungen werden viele Aufgaben noch nach Verfahren erledigt, die für eine analoge Welt geschaffen wurden. Oft weiß niemand mehr, warum.
ZuerstEine Bestandsaufnahme und eine Beschreibung des Ist-Zustands.
Dann- was man überhaupt wollen kann,
- wie man eine Marktrecherche angeht,
- welche Werkzeuge passen: Vorgangsbearbeitungssysteme, eine Low-Code-Plattform, Automatisierung wiederkehrender Aufgaben (RPA), einfache KI-Werkzeuge – manchmal genügt auch ein schlichtes Dokumentenmanagementsystem.
Meine größte Stärke ist die Kenntnis des Marktes und der verfügbaren Lösungen: Sie hilft, das Werkzeug passend zum Problem zu wählen – statt das Problem dem Werkzeug anzupassen, das jemand gerade verkaufen will.
Was die Verwaltungsspitze nach 2–6 Wochen sieht.
Eine einseitige Zusammenfassung für den Schreibtisch von Landrat und Kämmerer, eine Präsentation für eine Sitzung der Verwaltungsspitze und ein vollständiger Satz Unterlagen für die nächste Ausschreibung.
- Dokumentenfluss (EZD PUW)PoststelleSupport bis 2027C
- Finanzen und BuchhaltungKämmererVertrag bis 2028B
- Personal und EntgeltabrechnungPersonalaktuellA
- Steuern und GebührenFinanzabteilungkeine APIB
- Vermessung und KatasterVermessungsamtaktuellA
- Rechnungsworkflow unter KSeFkein VerantwortlicherLückeD
| Ihr Plan | Was die Verwaltungsspitze erhält | Abgedecktes Risiko |
|---|---|---|
| Auswahl und Einführung eines Systems der EZD-Klasse | Eine Karte des Dokumentenflusses und der Schnittstellen, Migrationsanforderungen, Vertragsklauseln. | Die Fehler des alten Ablaufs im neuen System wiederholen, kostenpflichtige Nachträge für im Vertrag vergessene Schnittstellen, den Termin verpassen. |
| KSC / NIS 2 | Ein Systemverzeichnis und ein gewichtetes Risikoregister. | Sanktionen und Haftung der Leitung, weil kein dokumentiertes Risikomanagement vorliegt. |
| Haushalt und Ratssitzung | Aufteilung der Ausgaben in Pflicht und Investition, die Kosten des Nichtstuns, eine einseitige Empfehlung. | Der Rat lehnt die Ausgabe ab oder beanstandet einen einzigen, unerklärten Posten „IT-System“. |
| Prüfungen durch RIO und NIK | Dokumentierte Einstufung in A/B/C/D und eine Begründung der Beschaffungsentscheidungen. | Die Feststellung von Misswirtschaft oder unbegründeten Entscheidungen. |
Je nach Anzahl der Systeme und Abteilungen. Den genauen Preis nenne ich nach einem 30-minütigen Gespräch über die Größe Ihrer Verwaltung.
- Unterhalb der Schwelle für öffentliche Vergaben. Beauftragung ohne förmliches Vergabeverfahren, nach den internen Regeln Ihrer Verwaltung.
- 2–6 Wochen von der Unterzeichnung bis zur Sitzung der Verwaltungsspitze, 1–3 Tage vor Ort, rund 10 Stunden Zeit Ihres Koordinators.
- Kein Zugriff auf personenbezogene Daten der Bürger. Gearbeitet wird auf der Ebene von Systemen, Verträgen und Konfiguration. Vor Beginn eine Vertraulichkeitsvereinbarung.
Was Verwaltungsleiter, Kämmerer und IT-Leiter davon haben.
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Verwaltungsleiter, Bürgermeister, Landrat
Verantwortlich für eine Organisation mit den Problemen eines mittelständischen Unternehmens – aber ohne Führungserfahrung in der Digitalisierung und ohne Zeit, sie durch Versuch und Irrtum zu sammeln.
Bekommt: eine einseitige Empfehlung und einen Einführungsplan für ein System der EZD-Klasse – einen Plan, den er ohne IT-Fachwissen steuern kann.
Gewinnt: jemanden, der Projekt und Wandel führt – nicht nur Dokumente.
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Kämmerer
Muss das IT-Budget vor dem Rat vertreten – braucht die Aufteilung in gesetzliche Pflicht und Investition statt eines einzigen Postens „IT-System“ und jemanden, der diese Begründung gemeinsam mit der Verwaltungsspitze vorbereitet und vorträgt.
Bekommt: die Aufteilung der IT-Ausgaben in Pflicht und Investition samt Wartungskosten für die mehrjährige Finanzplanung. Dazu eine Begründung für den Haushaltsentwurf und für die Ratssitzung.
Gewinnt: einen Haushalt, der sich vor dem Rat verteidigen lässt und in den kommenden Jahren keine Überraschungen bringt.
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IT-Leiter
Ein Verbündeter, wenn die Bestandsaufnahme zum Argument für sein Budget wird – nicht zur Bewertung seiner bisherigen Arbeit.
Bekommt: ein Verzeichnis, eine wiederholbare Methodik und Argumente fürs Budget – gemeinsam mit ihm erarbeitet, nicht an ihm vorbei.
Gewinnt: einen Verbündeten im Gespräch mit der Verwaltungsspitze und Zeit für den laufenden Betrieb.
Die Verwaltungsspitze ist nicht nur sich selbst verantwortlich – sie muss sich vor dem Rat verantworten, einem in allgemeinen Wahlen gewählten Gremium. Der schwierigste Moment ist die Bitte um ein höheres Budget oder die Zustimmung zu Ausgaben. Dann muss ein IT-Projekt in klarer, verständlicher Sprache ohne Fachjargon dargestellt werden, damit der Rat eine fundierte Entscheidung treffen kann. Krogis bereitet die Verwaltungsspitze auf dieses Gespräch vor und stellt dem Rat – in ihrem Auftrag – die Bestandsaufnahme, die Risiken, die Kosten des Nichtstuns und die Begründung der Ausgabe vor: übersetzt aus der Sprache der IT und der Vorschriften in eine Empfehlung, die vor dem Rat besteht.
Ein kleiner, konkreter Umfang zum Start, erweitert, wenn das Vertrauen wächst.
Diese Reihenfolge hat sich bei der Digitalisierung von Kommunalverwaltungen bewährt: ein enger Umfang, um Ergebnisse zu zeigen, bevor eine größere Entscheidung fällt.
- Bestandsaufnahme der IT-Systeme und Prozesse 2–6 Wochen Ein Anwendungsverzeichnis mit Verantwortlichem, Vertrag, Lizenz, Kosten und Supportende. Eine Karte der Prozesse und Schnittstellen. Ein Risikoregister mit Blick auf KSC, NIS 2, e-Doręczenia und KSeF. Eine einseitige Zusammenfassung für Verwaltungsspitze und Rat. Der vollständige Leistungsumfang
- Digitalstrategie und Beschaffungsregeln Termin nach dem ersten Gespräch Eine Dreijahres-Roadmap, aufgeteilt in gesetzliche Pflicht und Investition. Ein Budget, aufgeteilt in Investition und Betrieb, bereit zur Verteidigung vor dem Rat. Beschaffungsregeln für Systemkäufe – bevor die erste Angebotsanfrage hinausgeht.
- Vorbereitung der Ausschreibung Termin nach dem ersten Gespräch Eine Anforderungsspezifikation, eine Beschaffungsmatrix zum Vergleich der Angebote, Fragen an die Anbieter und die Teilnahme an Anbietergesprächen als Vertreter des Auftraggebers.
- Ihr Berater für digitale Strategie Laufende Beratung Abnahmen anhand vereinbarter Testszenarien, Stellungnahmen zu weiteren Anschaffungen, laufender Überblick über Rechtsänderungen und die Pläne des Digitalministeriums, Vorbereitung auf die nächste Regulierungswelle – und wenn ein höheres Budget nötig ist, die Vorbereitung der Verwaltungsspitze auf das Gespräch mit dem Rat über die Notwendigkeit der Ausgabe sowie die Vorstellung dieser Begründung in ihrem Auftrag.
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2008–2026
Kommunalverwaltung
„Dasselbe Betriebsmodell in jeder Kommunalverwaltung – dieselben Haushaltsprozesse, öffentlichen Register, Abteilungsstrukturen, Vergaberegeln und derselbe regulatorische Druck.“
18 Jahre Zusammenarbeit mit Kommunalverwaltungen an Strategie und Architektur einer einheitlichen Plattform für den Informationsaustausch, die ein echtes E-Amt bildet. Über 40 Module konzipiert und umgesetzt, darunter EZD, E-Archiv, E-Vorstand, E-Rat, E-Antragsverfahren, E-Recruiting, Bürgerbeteiligung, E-Dienstreisen, E-Schulungen, Betreuung der Ratsmitglieder, 12 öffentliche Register und zwei Webportale. Rund 20 Jahre Erfahrung mit Projekten für öffentliche Verwaltung und Wirtschaft.
Was ich von Kreisverwaltungen höre, bevor wir beginnen.
Wiederkehrende, anonymisierte Themen aus Dutzenden Gesprächen über Digitalisierung – keine Zitate einer bestimmten Behörde.
„Wir haben ein gutes Dutzend Systeme, und niemand sieht das Gesamtbild – bis etwas ausfällt oder eine Prüfung ansteht.“
„Wir wissen, dass das IT-Budget zu niedrig ist, aber ohne harte Zahlen zu Risiko und Kosten des Nichtstuns lässt es sich vor dem Rat schwer begründen.“
„Wir haben mehr Angst vor der Migration jahrelang archivierter Daten als vor der Einführung des neuen Systems selbst.“
„Wir sehen lieber, wie es in einer vergleichbaren Behörde funktioniert, als uns auf eine Verkaufspräsentation zu verlassen.“
Was Behörden am häufigsten fragen.
Bis wann müssen wir von EZD PUW auf ein System der EZD-Klasse umsteigen?
Wir planen mit dem 1. Januar 2028. Der Zeitplan des Digitalministeriums wird gelegentlich angepasst, deshalb bestätigen wir das Datum für Ihre Behörde zu Beginn der Bestandsaufnahme. Wichtiger als das Datum selbst: Die Migration ist der Moment, die gesamte Architektur des Dokumentenflusses zu überprüfen, nicht nur Daten zu verschieben.
Gilt das KSC-Gesetz (NIS 2) für unsere Kreisverwaltung?
Das novellierte Gesetz über das nationale Cybersicherheitssystem (Umsetzung der EU-Richtlinie NIS 2) erfasst einen breiten Kreis öffentlicher Stellen, auch Kommunalverwaltungen. Umfang und Fristen sollten für Ihre konkrete Behörde geprüft werden, da Vorschriften und Zeitplan noch präzisiert werden. Eine Systembestandsaufnahme ist der erste Schritt, diese Frage in der Praxis zu beantworten – nicht nur in der Theorie.
Muss die Behörde KSeF einführen, obwohl es vor allem ein System für Unternehmen ist?
Als umsatzsteuerpflichtige Einrichtung, die Rechnungen ausstellt und empfängt, unterliegt die Behörde denselben Regeln wie jede andere – die Pflicht gilt also auch für Kommunalverwaltungen, soweit sie wirtschaftlich tätig sind. Die entscheidende Frage ist nicht „ob“, sondern „wie KSeF in den bestehenden Rechnungsworkflow und das Finanzsystem integriert wird“, damit es nicht zu einer weiteren Insellösung wird.
Wie schreiben wir eine Ausschreibung für ein IT-System, um Anbieterabhängigkeit zu vermeiden?
Entscheidend ist, die folgenden Klauseln schon in der Leistungsbeschreibung festzuschreiben, statt sie später zu verhandeln: das Recht an Ihren Daten und deren Export in einem offenen Format, ein beschriebener Exit-Plan, offene APIs und in begründeten Fällen eine Hinterlegung des Quellcodes (Escrow). Ohne sie bedeutet ein Anbieterwechsel einige Jahre später entweder Datenverlust oder eine teure, erzwungene Vertragsverlängerung.
Womit beginnen wir die Digitalisierung der Behörde, wenn uns Zeit und eigenes Fachwissen fehlen?
Mit einem kleinen, zeitlich begrenzten Schritt, der belastbares Wissen liefert statt einer weiteren Absichtserklärung – in der Praxis mit einer Bestandsaufnahme der Systeme und Prozesse: 2–6 Wochen, am Ende eine einseitige Zusammenfassung für die Verwaltungsspitze statt eines monatelangen Strategieprojekts ohne greifbares Ergebnis.
Wie nehmen wir ein System vom Auftragnehmer ab?
Die Abnahme sollte auf Testszenarien und Kriterien beruhen, die in den Vergabeunterlagen und im Vertrag festgeschrieben sind – nicht auf einem allgemeinen Eindruck. Prüfen Sie vor der Unterzeichnung des Abnahmeprotokolls die Datenmigration, die Integration mit dem Finanzsystem und anderen Registern, die Dokumentation und die Schulung der Mitarbeiter. Mängel halten Sie im Abnahmeprotokoll mit einer Frist zur Behebung fest. Am leichtesten lässt sich ein System abnehmen, wenn die Abnahmekriterien zusammen mit den Anforderungen geschrieben wurden.
Wie erarbeiten wir eine Digitalisierungsstrategie für die Behörde?
Die Strategie sollte sich aus dem ergeben, was die Behörde bereits hat, nicht aus dem Katalog eines Anbieters. Sie beginnt mit einer Bestandsaufnahme der Systeme, Verträge und Prozesse und legt dann die Zielarchitektur, Standards (etwa ein Berechtigungsmodell und Regeln für die Anforderungsdokumentation) sowie eine Roadmap fest, aufgeteilt in gesetzliche Pflichten und Investitionen. Eine gute Strategie sagt, was im nächsten Haushalt in welcher Reihenfolge zu tun ist – damit Kämmerer und Rat die Begründung der Ausgaben nachvollziehen können.
Beginnen wir mit der Bestandsaufnahme, bevor eine Prüfung sie für uns erledigt.
- Ich antworte innerhalb von 2 Werktagen
- Erstes Gespräch: 30 Minuten, kostenlos
- Keine Vorbereitung erforderlich