Keskitetty sopimusrekisteri virastossa vaihe vaiheelta: kuka ilmoittaa, missä ajassa ja miten vältetään käsin tekeminen

Rekisteri on ollut käytössä kolme kuukautta, ja ensimmäisten sopimusten kirjaamisen määräaika on jo umpeutunut. Nyt on hyvä hetki tarkistaa, onko velvoite virastossa järjestetty kunnolla vai hoidetaanko sitä vain ”jotenkuten”. Tämä kirjoitus ei korvaa lakineuvontaa.

Mistä velvoite tulee ja mistä lähtien se on voimassa

Perustana ovat julkisen talouden lain (ustawa o finansach publicznych) 34a, 34b ja 34d artikla sekä valtiovarain- ja talousministerin asetus 30.3.2026 (Dz.U. 2026, nro 440). Koko nimi on Julkisen talouden sektorin yksiköiden keskitetty sopimusrekisteri (Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych), lyhennettynä CRU JSFP.

Rekisterin käyttöönottoa on lykätty useita kertoja: vuoden 2021 laki asetti aloituspäiväksi 1.7.2022, minkä jälkeen määräaikaa siirrettiin ensin 1.1.2024 ja sitten 1.1.2026. Laki 4.12.2025 (Dz.U. 2025, nro 1844) kirjoitti säännökset uudelleen ja toi ne voimaan kahdessa vaiheessa: yksiköt perustavat tilit 1.4.2026 alkaen, ja tietoja sopimuksista aletaan julkaista 1.7.2026 alkaen. Velvoite koskee sopimuksia, jotka on tehty 1.7.2026 tai sen jälkeen.

Tämä kannattaa tietää, sillä monissa virastoissa liikkuu yhä tietoa edellisestä säännösversiosta: arvoraja, 14 päivän määräaika ja rangaistussäännös. Nykyisessä sääntelyssä mitään näistä kolmesta ei enää ole.

Kuka ilmoittaa

Velvoite kuuluu julkisen talouden sektorin yksikön johtajalle. Kyse on lain 9 artiklassa tarkoitetuista yksiköistä, joihin kuuluvat itsehallinnossa muun muassa kunta, piirikunta, budjettiyksiköt, budjettilaitokset ja kulttuurilaitokset. Elimen, esimerkiksi kunnanjohtajan (wójt) tai piirikunnan hallituksen, tekemän sopimuksen kirjaa sen yksikön johtaja, joka huolehtii kyseisen elimen hallinnollisesta tuesta. Kauppaoikeudelliset yhtiöt, myös kunnalliset yhtiöt (spółka komunalna), eivät kuulu sektoriin, eikä rekisteri valtiovarainministeriön tulkintojen mukaan koske niitä.

Ministeriön tulkinnoista kolmella asialla on itsehallinnolle käytännön merkitystä:

Tili perustetaan REGON-numeroa kohden. Kunnalla ja kunnanvirastolla, piirikunnalla ja piirikunnan virastolla (starostwo) voi olla erilliset tilit. Jos sopimuksia tekee vain yksi näistä yksiköistä, yksi tili riittää.
Sopimuksen kirjaa se yksikkö, jota sopimus koskee. Jos se kirjataan toisen yksikön tilille, ministeriö katsoo velvoitteen jääneen täyttämättä.
Yhteisten palvelujen keskus (centrum usług wspólnych) ei ota velvoitetta hoitaakseen. Tiliä hakee kunkin yksikön johtaja tai hänen edustajansa. Asetus sallii yhdelle henkilölle käyttöoikeudet useamman yksikön tileihin, mutta jokaisesta tilistä on tehtävä erillinen hakemus.

Johtajan ei tarvitse itse klikkailla järjestelmässä. Siinä on kolme käyttöoikeustasoa: pääkäyttäjä, syöttäjä ja julkaisija. Ministeriö suosittelee neljän silmän periaatetta: yksi henkilö syöttää tiedot, toinen tarkistaa ja julkaisee. Kirjautuminen on henkilökohtaista ja tapahtuu Profil Zaufany -tunnistuspalvelun (luotettu profiili), mObywatel-sovelluksen tai muun kansallisen tunnistusvälineen kautta.

Mitkä sopimukset ja missä ajassa

Rekisteriin kirjataan sopimus, joka täyttää yhdessä kaksi ehtoa: se on julkisista hankinnoista annetun lain (Prawo zamówień publicznych) tarkoittama hankinta eli vastikkeellinen hankinta-, palvelu- tai urakkasopimus, ja se on tehty kirjallisessa, dokumentti-, sähköisessä tai muussa erityisessä muodossa.

Arvolle ei ole alarajaa. Ministeriö toteaa suoraan, että velvoite koskee periaatteessa sopimuksia ”jo yhdestä groszista lähtien” eikä riipu siitä, onko niissä sovellettu julkisten hankintojen lain menettelyjä. Pelkkä lasku ei ole sopimus, eikä sitä kirjata. Myöskään suullisia sopimuksia ei kirjata, vaikka johtaja voi tehdä niin vapaaehtoisesti.

Rekisterin ulkopuolelle jäävät muun muassa työoikeudelliset sopimukset, puolustus- ja turvallisuusalan sopimukset sekä NFZ:n (Kansallinen terveysrahasto) julkaisemat terveyspalvelusopimukset. Ministeriön tulkinnan mukaan avustussopimukset eivät ole hankintoja. Tietoja, joiden julkisuutta rajoittavat julkisen tiedon saatavuutta koskevat säännökset, ei julkaista, mutta tällöin on ilmoitettava oikeusperusta ja henkilö, joka päätöksen teki.

Kirjattavat tiedot: sopimuksen numero, tekopäivä, voimassaoloaika, osapuolet, kohde, nettoarvo optioineen ja jatkoineen (toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa ensimmäisten 48 kuukauden osalta), tieto EU-rahoituksesta sekä sopimuksen tila.

Määräaika: ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 30 päivän kuluessa sopimuksen tekemisestä. Sama 30 päivän aika koskee päivitystä lisäsopimuksen (aneksi), irtisanomisen, siirron tai havaitun virheen jälkeen. Ennen 1.7.2026 tehtyjen sopimusten lisäsopimuksia ei kirjata, mutta vanhaan puitesopimukseen liittyvä uudella päivämäärällä varustettu toimeksianto kirjataan.

Talousvalvonnalle

Rekisteriä koskevat säännökset eivät nykymuodossaan sisällä erillistä seuraamusta myöhästyneestä tai virheellisestä kirjauksesta. Vuoden 2021 alkuperäisen version rangaistussäännös ei koskaan tullut voimaan. Tämä ei tarkoita, ettei riskiä olisi. Rekisteri on julkinen, joten puuttuvan sopimuksen näkee kuka tahansa: valtuutettu, toimittaja, tarkastaja. Ministeriön mukaan johtaja vastaa siitä, että kirjaukset vastaavat tosiasiallista ja oikeudellista tilaa. Hän on myös tietojen rekisterinpitäjä, joten vastaa siitä, ettei henkilötietoja julkaista enempää kuin on tarpeen. Yksittäisen laiminlyönnin arviointi kuuluu viraston juristille.

Lomake tai rajapinta

Järjestelmä on maksuton. Yksiköiden työntekijät kirjautuvat osoitteessa jsfp.rejestrumow.gov.pl, ja julkinen näkymä on osoitteessa rejestrumow.gov.pl.

Tietoja voi syöttää kahdella tavalla. Ensimmäinen on selaimessa toimiva lomake. Toinen on ohjelmointirajapinta (API), josta säädetään asetuksessa ja joka on kuvattu ministeriön verkkosivuilla: sen avulla sopimuksia voi julkaista ja päivittää, poistaa julkaisusta sekä hakea julkaistuja tietoja. Ministeriö tarjoaa myös testiympäristön.

Käyttääkö teidän järjestelmänne tätä rajapintaa, kannattaa kysyä toimittajalta suoraan: toimiiko se jo nyt, nykyisen sopimuksen puitteissa vai lisämaksusta.

Ketju: lasku, asia, sopimus, rekisteri, kirjanpito

Rekisteri ei ole erillinen tehtävä, vaan rengas kierrossa, jota virasto hoitaa joka tapauksessa.

Sopimus syntyy asiassa, jota käsitellään EZD-luokan järjestelmässä (sähköisen asiakirjahallinnan ja asiankäsittelyn järjestelmä, EZD). Skarbnik (kunnan talousjohtaja) antaa vastavarmennuksen (kontrasygnata), ja sitoumus siirtyy talous- ja kirjanpitojärjestelmään. Sen jälkeen saapuu lasku KSeF:stä (Puolan kansallinen sähköisen laskutuksen järjestelmä), joka pitää yhdistää sopimukseen ja kuvata. Rekisteri tarvitsee tiedot heti tämän polun alusta: osapuolet, kohde, arvo, päivämäärät.

Vertauskuva

Se on kuin kirjoittaisi samat tiedot neljään eri vihkoon: osastolla, kirjanpidossa, viraston omassa sopimusrekisterissä ja keskitetyssä rekisterissä. Jokainen uudelleenkirjoitus on tilaisuus virheelle. Automaatio ei tarkoita viidennen vihkon ostamista, vaan sen määrittämistä, mikä vihoista on ensimmäinen.

Tyypillinen ongelma: sopimukset allekirjoittavat osastot, sopimusrekisteriä pitää joku taulukkolaskentaohjelmassa, ja kirjanpito saa tiedon sopimuksesta vasta ensimmäisen laskun yhteydessä. Silloin 30 päivän määräaika kuluu huomaamatta, ja helpoiten unohtuvat pienet, sähköpostilla vahvistetut toimeksiannot.

Mitä tarkistaa virastossa tällä viikolla

Tilit. Onko virastolla ja jokaisella omaa REGON-numeroa käyttävällä organisaatioyksiköllä tili ja täydet käyttöoikeudet, mukaan lukien sijaisuudet lomien ajaksi.
Omistaja. Kuka vastaa kirjausten täydellisyydestä. Toimivaksi osoittautuu yksikkö, joka joka tapauksessa näkee jokaisen sopimuksen, esimerkiksi se, joka pitää viraston omaa sopimusrekisteriä, sekretaarin (sekretarz) valvonnassa ja yhteistyössä skarbnikin kanssa. Kirjatkaa tämä määräykseen.
Lähde. Mistä sopimus saa numeronsa ja mistä hetkestä alkaen 30 päivän määräaikaa lasketaan.
Pienet toimeksiannot. Miten rekisteriin päätyvät julkisten hankintojen kynnysarvon alittavat, sähköpostilla tai tilauslomakkeella tehdyt tilaukset.
Muutokset. Kuka ilmoittaa lisäsopimuksesta, irtisanomisesta ja sopimuksen päättymisestä.
Julkisuus. Kuka päättää tiedon julkaisematta jättämisestä ja tarkistaa henkilötiedot ennen julkaisua.
Valvonta. Kerran kuukaudessa yksikön tilin raportin vertaaminen kirjanpidon sopimuslistaan.
Järjestelmät. Kysymys asiakirjahallintajärjestelmän ja talous- ja kirjanpitojärjestelmän toimittajille rekisterin rajapinnan tuesta.

Kohdat 1–7 eivät vaadi mitään hankintaa. Siitä, miten ne sovitetaan laajempaan suunnitelmaan, kirjoitan postauksessa strategiasta, joka ei jää laatikkoon.

Lähteet

Oikeustila 4.10.2026.