Det sentrale avtaleregisteret i virksomheten, steg for steg: hvem melder inn, innen hvilken frist, og hvordan unngå manuell registrering

Registeret har vært i drift i tre måneder, og de første avtalene har allerede passert fristen for registrering. Det er et godt tidspunkt for å sjekke om plikten er ordentlig innarbeidet i virksomheten, eller bare «håndteres på en eller annen måte». Dette innlegget erstatter ikke en juridisk vurdering.

Hvor plikten kommer fra, og fra når den gjelder

Grunnlaget er artikkel 34a, 34b og 34d i loven om offentlige finanser, samt forskriften fra finans- og økonomiministeren av 30. mars 2026 (Dz.U. 2026, pos. 440). Det fulle navnet er Det sentrale avtaleregisteret for enheter i offentlig sektor, forkortet CRU JSFP.

Registeret er blitt utsatt flere ganger: loven fra 2021 forutsatte oppstart 1. juli 2022, deretter ble fristen flyttet til 1. januar 2024 og til 1. januar 2026. Loven av 4. desember 2025 (Dz.U. 2025, pos. 1844) skrev reglene på nytt og innførte dem i to trinn: fra 1. april 2026 oppretter virksomhetene kontoer, og fra 1. juli 2026 gjør de avtaleopplysninger tilgjengelige. Plikten gjelder avtaler inngått fra og med 1. juli 2026.

Det er greit å vite, for i mange virksomheter sirkulerer det fortsatt opplysninger fra den tidligere versjonen av reglene: en lav verdigrense, en frist på 14 dager og en straffebestemmelse. I den gjeldende ordlyden finnes ingen av disse tre tingene.

Hvem melder inn

Plikten ligger hos lederen for virksomheten i offentlig sektor. Det gjelder virksomheter som er nevnt i artikkel 9 i loven, i lokalforvaltningen blant annet kommunen, distriktet (powiat), budsjettenheter, budsjettforetak og kulturinstitusjoner. En avtale inngått av et organ, for eksempel ordføreren eller distriktsstyret, registreres av lederen for den virksomheten som betjener dette organet. Selskaper underlagt handelsretten, også kommunale selskaper, tilhører ikke sektoren, og ifølge Finansdepartementets avklaringer gjelder registeret ikke dem.

Tre forhold fra departementets avklaringer har praktisk betydning for kommunesektoren:

Kontoen opprettes for et REGON-nummer (det polske organisasjonsnummeret). Kommunen og kommuneadministrasjonen, distriktet og distriktskontoret kan ha egne kontoer. Hvis bare én av disse virksomhetene inngår avtaler, holder det med én konto.
Avtalen registreres av den virksomheten den gjelder. Å registrere den på en annen virksomhets konto regner departementet som manglende oppfyllelse av plikten.
Et felles tjenestesenter overtar ikke plikten. Det er lederen for den enkelte virksomheten, eller dennes representant, som søker om kontoen. Forskriften gir én person adgang til å ha rettigheter til flere virksomheters kontoer, men med en egen søknad for hver.

Lederen trenger ikke å gjøre alt selv. Systemet har tre rettighetsnivåer: administrator, registrator og publisist. Departementet anbefaler firøyeprinsippet: én person registrerer, en annen kontrollerer og publiserer. Innloggingen er personlig, via Profil Zaufany (den polske e-ID-løsningen), mObywatel-appen eller et annet middel fra den nasjonale identifikasjonsløsningen.

Hvilke avtaler, og innen hvilken frist

Det er avtaler som oppfyller to vilkår samtidig, som skal registreres: avtalen er en anskaffelse i betydningen av loven om offentlige anskaffelser, altså en betalt avtale om varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider, og den er inngått skriftlig, i dokumentform, elektronisk eller i en annen særskilt form.

Det finnes ingen nedre verdigrense. Departementet skriver uttrykkelig at plikten potensielt omfatter avtaler «fra én øre» og ikke avhenger av om prosedyrene i loven om offentlige anskaffelser er brukt. Selve fakturaen er ikke en avtale og skal ikke registreres. Muntlige avtaler heller ikke, selv om lederen kan velge å registrere dem frivillig.

Utenfor registeret faller blant annet avtaler innenfor arbeidsrett, avtaler på forsvars- og sikkerhetsområdet, samt avtaler om helsetjenester som publiseres av NFZ (det nasjonale helsefondet). Tilskuddsavtaler er ifølge departementets avklaringer ikke anskaffelser. Opplysninger som er underlagt begrensninger etter reglene om innsyn i offentlig informasjon, gjøres ikke tilgjengelige, men da må man oppgi rettsgrunnlaget og hvem som har tatt denne avgjørelsen.

Omfanget av registreringen: avtalenummer, inngåelsesdato, varighet, partene, gjenstanden, nettoverdi inkludert opsjoner og forlengelser (for avtaler uten tidsbegrensning for de første 48 månedene), opplysning om finansiering fra EU-midler, samt status.

Frist: uten unødig opphold, senest 30 dager etter at avtalen er inngått. Samme frist gjelder for oppdatering etter tillegg til avtalen, oppsigelse, overdragelse eller oppdagelse av en feil. Tillegg til avtaler inngått før 1. juli 2026 registreres ikke, men en utførelsesordre med ny dato knyttet til en gammel rammeavtale skal derimot registreres.

Til orientering for den økonomiske oppfølgingen

Reglene om registeret slik de nå lyder, fastsetter ingen egen sanksjon for en forsinket eller feilaktig registrering. Straffebestemmelsen fra den opprinnelige versjonen av 2021 trådte aldri i kraft. Det betyr ikke at det ikke finnes noen risiko. Registeret er offentlig, så alle kan se om en avtale mangler: et kommunestyremedlem, en journalist, en revisor. Ifølge departementet er det lederen som har ansvaret for at registreringene stemmer med de faktiske og rettslige forholdene. Lederen er også behandlingsansvarlig for personopplysningene og har dermed ansvar for at det ikke publiseres mer personopplysninger enn nødvendig. Hvordan man vurderer et konkret avvik, bør virksomhetens jurist ta stilling til.

Skjema eller API

Systemet er gratis. Medarbeidere i virksomhetene logger seg på via jsfp.rejestrumow.gov.pl, mens den offentlige innsynsløsningen ligger på rejestrumow.gov.pl.

Det finnes to måter å mate inn data på. Den første er et skjema i nettleseren. Den andre er et programmeringsgrensesnitt (API), fastsatt i forskriften og beskrevet på departementets nettside: det gjør det mulig å publisere og oppdatere avtaler, trekke dem tilbake og hente ut publiserte data. Departementet stiller også et testmiljø til rådighet.

Om systemet deres utnytter dette grensesnittet, må dere spørre leverandøren direkte om: fungerer det allerede i dag, innenfor den gjeldende avtalen, eller krever det tilleggsbetaling?

Kjeden: faktura, sak, avtale, register, regnskap

Registeret er ikke en frittstående oppgave, men et ledd i en flyt virksomheten uansett har.

Avtalen oppstår i en sak som føres i et system av EZD-typen (et elektronisk dokument- og saksbehandlingssystem). Skattmesteren (den kommunale finansansvarlige) påtegner avtalen, og forpliktelsen registreres i økonomi- og regnskapssystemet. Deretter kommer fakturaen fra KSeF (det polske e-fakturasystemet), som må kobles til avtalen og beskrives. Registeret trenger data helt fra begynnelsen av dette løpet: partene, gjenstanden, verdien, datoene.

Analogi

Det er som å skrive de samme opplysningene inn i fire ulike bøker: i avdelingen, i regnskapet, i virksomhetens eget avtaleregister og i det sentrale registeret. Hver gang noe skrives inn på nytt, er det en mulighet for feil. Automatisering handler ikke om å kjøpe en femte bok, men om å bestemme hvilken som er den første.

Et typisk problem: avtalene signeres av avdelingene, avtaleregisteret føres av noen i et regneark, og regnskapsavdelingen får først vite om avtalen ved den første fakturaen. Da går 30-dagersfristen ubemerket, og det er de små oppdragene bekreftet på e-post som lettest forsvinner.

Hva dere bør sjekke i virksomheten denne uken

Kontoer. Om kommunen/virksomheten og hver organisatorisk enhet med eget REGON-nummer har konto og fullstendige rettigheter, med vikarordninger for ferieperioder.
Eierskap. Hvem som har ansvar for at registreringene er fullstendige. Det fungerer godt med en enhet som uansett ser alle avtaler, for eksempel den som fører virksomhetens eget avtaleregister, under tilsyn av sekretæren og i samarbeid med skattmesteren. Skriv dette inn i en instruks.
Kilde. Hvor avtalen får sitt nummer, og fra hvilket tidspunkt dere teller de 30 dagene.
Mindre oppdrag. Hvordan anskaffelser under terskelverdien for offentlige anskaffelser, som inngås per e-post eller på et oppdragsskjema, kommer inn i registeret.
Endringer. Hvem som melder inn tillegg til avtalen, oppsigelse og avslutning av avtalen.
Offentlighet. Hvem som avgjør at opplysninger skal unntas, og som kontrollerer personopplysninger før publisering.
Kontroll. En månedlig sammenligning av rapporten fra virksomhetens konto med avtalelisten fra regnskapet.
Systemer. Spørsmål til leverandørene av dokumenthåndteringssystemet og økonomi- og regnskapssystemet om støtte for registerets API.

Punktene 1 til 7 krever ingen innkjøp. Hvordan dere kan sette dem inn i en bredere plan, skriver jeg om i innlegget om strategien som ikke havner i skuffen.

Kilder

Rettstilstand per 4. oktober 2026.