Das Zentrale Vertragsregister im Amt Schritt für Schritt: Wer meldet, in welcher Frist und wie man es nicht manuell erledigt

Das Register ist seit drei Monaten in Betrieb, und für die ersten Verträge ist die Eintragungsfrist bereits verstrichen. Das ist ein guter Zeitpunkt zu prüfen, ob die Pflicht im Amt tatsächlich geregelt ist oder nur „irgendwie erledigt“ wird. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Woher diese Pflicht kommt und seit wann sie gilt

Rechtsgrundlage sind Art. 34a, 34b und 34d des Gesetzes über öffentliche Finanzen sowie die Verordnung des Finanz- und Wirtschaftsministers vom 30. März 2026 (Dz.U. 2026, Pos. 440). Der vollständige Name lautet Zentrales Vertragsregister der Einheiten des öffentlichen Finanzsektors (Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych), abgekürzt CRU JSFP.

Das Register wurde mehrfach verschoben: Das Gesetz von 2021 sah den Start zum 1. Juli 2022 vor, dann wurde der Termin auf den 1. Januar 2024 und auf den 1. Januar 2026 verschoben. Das Gesetz vom 4. Dezember 2025 (Dz.U. 2025, Pos. 1844) hat die Vorschriften neu gefasst und in zwei Schritten eingeführt: Ab dem 1. April 2026 richten die Einheiten Konten ein, ab dem 1. Juli 2026 stellen sie Vertragsinformationen bereit. Die Pflicht betrifft Verträge, die ab dem 1. Juli 2026 geschlossen werden.

Das ist gut zu wissen, denn in vielen Ämtern kursieren noch Informationen aus der früheren Fassung der Vorschriften: eine Wertgrenze, eine Frist von 14 Tagen und eine Strafvorschrift. In der aktuell geltenden Fassung gibt es keines dieser drei Elemente.

Wer meldet

Die Pflicht trifft den Leiter der Einheit des öffentlichen Finanzsektors. Gemeint sind die Einheiten nach Art. 9 des Gesetzes, in der kommunalen Selbstverwaltung unter anderem die Gemeinde, der Landkreis, Haushaltseinheiten, Haushaltsbetriebe und Kultureinrichtungen. Einen Vertrag, den ein Organ geschlossen hat, etwa der Bürgermeister (wójt) oder der Kreisvorstand, trägt der Leiter der Einheit ein, die dieses Organ bedient. Handelsgesellschaften – auch kommunale Unternehmen (spółki komunalne) – gehören nicht zum Sektor und sind laut Erläuterungen des Finanzministeriums vom Register nicht erfasst.

Drei Punkte aus den Erläuterungen des Ministeriums haben für die kommunale Selbstverwaltung praktische Bedeutung:

Das Konto wird für eine REGON-Nummer angelegt. Gemeinde und Gemeindeamt, Landkreis und Landratsamt (starostwo) können getrennte Konten haben. Schließt nur eine dieser Einheiten Verträge, genügt ein einziges Konto.
Den Vertrag trägt die Einheit ein, die er betrifft. Eine Eintragung auf dem Konto einer anderen Einheit wertet das Ministerium als Nichterfüllung der Pflicht.
Ein gemeinsames Dienstleistungszentrum übernimmt die Pflicht nicht. Das Konto beantragt der Leiter der jeweiligen Einheit oder sein Vertreter. Die Verordnung erlaubt es, dass eine Person Berechtigungen für die Konten mehrerer Einheiten erhält, wobei für jede Einheit ein eigener Antrag erforderlich ist.

Der Leiter muss nicht selbst klicken. Im System gibt es drei Berechtigungsstufen: Administrator, Erfasser und Veröffentlicher. Das Ministerium empfiehlt das Vier-Augen-Prinzip: Eine Person erfasst die Daten, eine andere prüft sie und veröffentlicht sie. Die Anmeldung erfolgt personenbezogen über Profil Zaufany, mObywatel oder ein anderes Mittel des nationalen Identifizierungsknotens.

Welche Verträge und in welcher Frist

In das Register gelangt ein Vertrag, der zwei Bedingungen zugleich erfüllt: Er ist eine Beschaffung im Sinne des Gesetzes über das öffentliche Auftragswesen, also ein entgeltlicher Vertrag über Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen, und er wurde schriftlich, in Dokumentenform, elektronisch oder in einer anderen besonderen Form geschlossen.

Es gibt keine Wertgrenze. Das Ministerium schreibt ausdrücklich, dass die Pflicht potenziell Verträge „ab einem Grosz“ umfasst und nicht davon abhängt, ob Vergabeverfahren nach dem Gesetz über das öffentliche Auftragswesen angewendet wurden. Eine bloße Rechnung ist kein Vertrag und unterliegt nicht der Eintragungspflicht. Mündliche Verträge ebenfalls nicht, auch wenn der Leiter sie freiwillig eintragen kann.

Außerhalb des Registers bleiben unter anderem arbeitsrechtliche Verträge, Verträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit sowie Verträge über Gesundheitsleistungen, die vom Nationalen Gesundheitsfonds (NFZ) veröffentlicht werden. Zuwendungsverträge sind laut Erläuterungen des Ministeriums keine Beschaffungen. Informationen, deren Öffentlichkeit durch die Vorschriften über den Zugang zu öffentlichen Informationen eingeschränkt ist, werden nicht bereitgestellt; in diesem Fall müssen jedoch die Rechtsgrundlage und die Person angegeben werden, die darüber entschieden hat.

Umfang der Eintragung: Vertragsnummer, Abschlussdatum, Laufzeit, Vertragsparteien, Gegenstand, Nettowert einschließlich Optionen und Verlängerungen (bei unbefristeten Verträgen für die ersten 48 Monate), Angabe zur Finanzierung aus EU-Mitteln sowie der Status.

Frist: ohne schuldhaftes Zögern, spätestens 30 Tage nach Vertragsabschluss. Dieselbe Frist gilt für die Aktualisierung nach einem Nachtrag, einer Kündigung, einer Abtretung oder der Feststellung eines Fehlers. Nachträge zu Verträgen aus der Zeit vor dem 1. Juli 2026 werden nicht eingetragen, ein Ausführungsauftrag mit neuem Datum zu einem alten Rahmenvertrag hingegen schon.

Für die Finanzaufsicht

Die Vorschriften zum Register sehen in der aktuellen Fassung keine eigene Sanktion für eine verspätete oder fehlerhafte Eintragung vor. Die Strafvorschrift aus der ursprünglichen Fassung von 2021 ist nie in Kraft getreten. Das bedeutet nicht, dass es kein Risiko gibt. Das Register ist öffentlich, sodass jeder einen fehlenden Vertrag sieht: ein Ratsmitglied, ein Journalist, eine prüfende Stelle. Laut Ministerium haftet der Leiter für die Übereinstimmung der Eintragungen mit dem tatsächlichen und rechtlichen Sachverhalt. Er ist zudem Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und haftet somit dafür, keine personenbezogenen Daten über das erforderliche Maß hinaus zu veröffentlichen. Wie ein konkreter Verstoß zu bewerten ist, sollte der Justiziar des Amtes beurteilen.

Formular oder Schnittstelle

Das System ist kostenlos. Mitarbeiter der Einheiten melden sich unter jsfp.rejestrumow.gov.pl an, die öffentliche Ansicht ist unter rejestrumow.gov.pl abrufbar.

Es gibt zwei Wege der Datenübermittlung. Der erste ist das Formular im Browser. Der zweite ist eine Programmierschnittstelle (API), die in der Verordnung vorgesehen und auf der Website des Ministeriums beschrieben ist: Sie erlaubt es, Verträge zu veröffentlichen, zu aktualisieren, zurückzuziehen sowie veröffentlichte Daten abzurufen. Das Ministerium stellt außerdem eine Testumgebung bereit.

Ob Ihr System diese Schnittstelle nutzt, müssen Sie den Anbieter direkt fragen: ob das schon heute funktioniert, im Rahmen des bestehenden Vertrags oder gegen Aufpreis.

Die Kette: Rechnung, Vorgang, Vertrag, Register, Buchhaltung

Das Register ist keine eigenständige Aufgabe, sondern ein Glied in einem Workflow, den das Amt ohnehin führt.

Der Vertrag entsteht in einem Vorgang, der in einem System der EZD-Klasse (elektronisches Dokumenten- und Vorgangsmanagementsystem) geführt wird. Der Kämmerer (skarbnik) leistet die Gegenzeichnung, und die Mittelbindung fließt in das Finanz- und Rechnungswesensystem. Danach kommt die Rechnung aus dem KSeF (polnisches nationales E-Invoicing-System), die mit dem Vertrag verknüpft und beschrieben werden muss. Das Register benötigt die Daten vom ganz Anfang dieses Weges: Vertragsparteien, Gegenstand, Wert, Daten.

Analogie

Das ist, als würde man dieselben Daten in vier Hefte eintragen: in die Fachabteilung, in die Buchhaltung, in das amtsinterne Vertragsregister und in das zentrale Register. Jede Abschrift ist eine Gelegenheit für einen Fehler. Automatisierung bedeutet nicht, ein fünftes Heft zu kaufen, sondern festzulegen, welches das erste ist.

Eine typische Schwierigkeit: Verträge unterschreiben die Fachabteilungen, das Vertragsregister führt jemand in einer Tabelle, und die Buchhaltung erfährt vom Vertrag erst bei der ersten Rechnung. Dann verstreichen die 30 Tage unbemerkt, und am leichtesten entgehen kleine, per E-Mail bestätigte Aufträge.

Was im Amt diese Woche zu prüfen ist

Konten. Ob das Amt und jede Organisationseinheit mit eigener REGON-Nummer über ein Konto und vollständige Berechtigungen verfügen, einschließlich Vertretungsregelungen für Urlaubszeiten.
Verantwortlicher. Wer für die Vollständigkeit der Eintragungen zuständig ist. Bewährt hat sich die Stelle, die ohnehin jeden Vertrag sieht, etwa diejenige, die das Vertragsregister führt, unter der Aufsicht des Gemeindesekretärs (sekretarz) und in Zusammenarbeit mit dem Kämmerer (skarbnik). Halten Sie das in einer Dienstanweisung fest.
Quelle. Wo der Vertrag seine Nummer erhält und ab welchem Zeitpunkt Sie die 30 Tage zählen.
Kleinaufträge. Wie Aufträge unterhalb der Vergabeschwelle (below the public-procurement threshold), die per E-Mail oder per Auftragsformular erteilt werden, in das Register gelangen.
Änderungen. Wer einen Nachtrag, eine Kündigung oder die Beendigung eines Vertrags meldet.
Öffentlichkeit. Wer über den Ausschluss von Informationen entscheidet und personenbezogene Daten vor der Veröffentlichung prüft.
Kontrolle. Einmal im Monat ein Abgleich des Berichts aus dem Konto der Einheit mit der Vertragsliste der Buchhaltung.
Systeme. Anfrage an die Anbieter des Dokumentenmanagementsystems und des Finanz- und Rechnungswesensystems, ob die Schnittstelle des Registers unterstützt wird.

Die Punkte 1 bis 7 erfordern keine Anschaffung. Wie Sie sie in einen umfassenderen Plan einbetten, beschreibe ich im Beitrag über eine Strategie, die nicht in der Schublade landet.

Quellen

Rechtsstand: 4. Oktober 2026.