Det centrale kontraktregister i den offentlige forvaltning trin for trin: hvem indberetter, inden for hvilken frist, og hvordan man undgår at gøre det manuelt

Registret har eksisteret i tre måneder, og de første kontrakter har allerede passeret fristen for indberetning. Det er et godt tidspunkt til at tjekke, om pligten er organiseret i forvaltningen, eller om den blot "klares på en eller anden måde". Dette indlæg erstatter ikke en juridisk vurdering.

Hvor kommer pligten fra, og fra hvornår gælder den

Grundlaget er artikel 34a, 34b og 34d i loven om offentlige finanser samt bekendtgørelsen fra finans- og økonomiministeren af 30. marts 2026 (Dz.U. 2026, pos. 440). Det fulde navn er Det Centrale Register over Kontrakter i Enheder i den Offentlige Finanssektor, forkortet CRU JSFP.

Registret er blevet udskudt flere gange: loven fra 2021 fastsatte start den 1. juli 2022, derefter blev fristen rykket til den 1. januar 2024 og til den 1. januar 2026. Loven af 4. december 2025 (Dz.U. 2025, pos. 1844) omskrev reglerne og indførte dem i to trin: fra den 1. april 2026 opretter enhederne konti, og fra den 1. juli 2026 offentliggør de oplysninger om kontrakter. Pligten gælder kontrakter indgået fra den 1. juli 2026.

Det er værd at vide, fordi der stadig cirkulerer oplysninger i mange forvaltninger fra den tidligere udgave af reglerne: en grænse på 500 zł, en frist på 14 dage og en strafbestemmelse. I den gældende affattelse findes ingen af disse tre ting.

Hvem indberetter

Pligten påhviler lederen af den offentlige finanssektorenhed. Det drejer sig om enheder omfattet af lovens artikel 9, i den kommunale sektor blandt andet kommunen (gmina), distriktet (powiat), budgetenheder, budgetvirksomheder og kulturinstitutioner. En kontrakt indgået af et organ, for eksempel borgmesteren eller distriktsudvalget, indberettes af lederen af den enhed, der betjener dette organ. Handelsretlige selskaber, herunder kommunale selskaber, hører ikke til sektoren, og ifølge Finansministeriets vejledning er de ikke omfattet af registret.

Tre ting fra ministeriets vejledning har praktisk betydning for den lokale forvaltning:

Kontoen oprettes for REGON-nummeret (den polske identifikator for enheder i det officielle registreringssystem). Kommunen (gmina) og kommuneforvaltningen samt distriktet (powiat) og distriktskontoret kan have separate konti. Hvis kun én af disse enheder indgår kontrakter, er én konto tilstrækkelig.
Kontrakten indberettes af den enhed, den vedrører. Hvis den indberettes på en anden enheds konto, betragter ministeriet det som en manglende opfyldelse af pligten.
Et fælles servicecenter overtager ikke pligten. Det er lederen af den pågældende enhed eller dennes repræsentant, der ansøger om kontoen. Bekendtgørelsen tillader, at én person har adgangsrettigheder til flere enheders konti, men med en separat ansøgning for hver enkelt.

Lederen behøver ikke selv at klikke sig igennem systemet. Der findes tre rettighedsniveauer: administrator, indtaster og udgiver. Ministeriet anbefaler firøjneprincippet: én person indtaster, en anden kontrollerer og udgiver. Login sker personligt via Profil Zaufany (den polske tillidsprofil), mObywatel-appen eller et andet middel fra den nationale identifikationsknude.

Hvilke kontrakter og inden for hvilken frist

En kontrakt optages i registret, hvis den opfylder to betingelser samtidigt: den udgør en anskaffelse i den forstand, som fremgår af loven om offentlige udbud, altså en betalt kontrakt om leverancer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og den er indgået skriftligt, i dokumentform, elektronisk eller i en anden særlig form.

Der er ingen nedre værdigrænse. Ministeriet skriver direkte, at pligten potentielt omfatter kontrakter "fra 1 grosz" (den mindste polske møntenhed) og ikke afhænger af, om der er anvendt procedurer fra loven om offentlige udbud. En faktura alene er ikke en kontrakt og skal ikke indberettes. Det samme gælder mundtlige aftaler, selvom lederen frivilligt kan vælge at indberette dem.

Uden for registret falder blandt andet ansættelsesretlige kontrakter, kontrakter inden for forsvar og sikkerhed samt sundhedsydelseskontrakter, som offentliggøres af NFZ (den polske nationale sundhedsfond). Ifølge ministeriets vejledning udgør tilskudsaftaler ikke anskaffelser. Oplysninger, hvis offentlighed er begrænset efter reglerne om aktindsigt, offentliggøres ikke, men da skal den retlige hjemmel og den person, der har truffet beslutningen herom, angives.

Indberetningens omfang: kontraktnummer, dato for indgåelse, løbetid, parter, genstand, nettoværdi inklusive optioner og forlængelser (ved en tidsubegrænset kontrakt for de første 48 måneder), oplysning om finansiering fra EU-midler samt status.

Frist: uden unødigt ophold, senest 30 dage efter kontraktens indgåelse. Samme frist gælder for opdatering efter et tillæg, en opsigelse, en overdragelse eller opdagelse af en fejl. Tillæg til kontrakter indgået før den 1. juli 2026 skal ikke indberettes, men en udførelsesordre med en ny dato under en gammel rammeaftale skal derimod indberettes.

Til brug for den økonomiske tilsynsfunktion

Reglerne om registret indeholder i deres nuværende affattelse ingen selvstændig sanktion for en forsinket eller fejlagtig indberetning. Strafbestemmelsen fra den oprindelige version fra 2021 trådte aldrig i kraft. Det betyder ikke, at der ingen risiko er. Registret er offentligt, så en manglende kontrakt kan ses af enhver: et byrådsmedlem, en journalist, en kontrolinstans. Ifølge ministeriet er det lederen, der har ansvaret for, at indberetningerne stemmer overens med de faktiske og retlige forhold. Lederen er desuden dataansvarlig og har derfor ansvaret for ikke at offentliggøre personoplysninger ud over det nødvendige. Hvordan en konkret forsømmelse skal vurderes, bør forvaltningens jurist tage stilling til.

Formular eller grænseflade

Systemet er gratis. Medarbejdere i enhederne logger ind på jsfp.rejestrumow.gov.pl, mens den offentlige visning findes på rejestrumow.gov.pl.

Der er to måder at tilføre data på. Den første er en formular i browseren. Den anden er en programmeringsgrænseflade (API), som er fastsat i bekendtgørelsen og beskrevet på ministeriets hjemmeside: den gør det muligt at offentliggøre og opdatere kontrakter, trække dem tilbage samt hente offentliggjorte data. Ministeriet stiller også et testmiljø til rådighed.

Om jeres system benytter denne grænseflade, bør I spørge leverandøren direkte om: om det allerede fungerer i dag, inden for den nuværende aftale, eller om det kræver en ekstra betaling.

Kæden: faktura, sag, kontrakt, register, bogføring

Registret er ikke en selvstændig opgave, men et led i den arbejdsgang, som forvaltningen alligevel gennemfører.

Kontrakten opstår i en sag, der behandles i et EZD-system (et elektronisk dokument- og sagsstyringssystem). Kassereren giver sin kontrasignatur, og forpligtelsen registreres i det finans- og bogføringssystem. Derefter kommer fakturaen fra KSeF (det polske nationale e-faktureringssystem), som skal kobles til kontrakten og beskrives. Registret har brug for data fra selve begyndelsen af dette forløb: parter, genstand, værdi, datoer.

Analogi

Det er som at skrive de samme data ind i fire notesbøger: i afdelingen, i bogføringen, i forvaltningens eget kontraktregister og i det centrale register. Hver genindtastning er en mulighed for en fejl. Automatisering handler ikke om at købe en femte notesbog, men om at fastlægge, hvilken der er den første.

En typisk udfordring: kontrakterne underskrives af de enkelte afdelinger, kontraktregistret føres af nogen i et regneark, og bogføringen får først kendskab til kontrakten ved den første faktura. Så går de 30 dage ubemærket, og det er især de små ordrer, der bekræftes pr. e-mail, som let glider under radaren.

Hvad I bør tjekke i forvaltningen i denne uge

Konti. Om forvaltningen og hver organisatorisk enhed med eget REGON-nummer har en konto og det fulde sæt af rettigheder, inklusive stedfortrædere i forbindelse med ferie.
Ejerskab. Hvem der har ansvaret for, at indberetningerne er fuldstændige. Det giver god mening at vælge den enhed, der alligevel ser alle kontrakter, for eksempel den, der fører kontraktregistret, under sekretærens tilsyn og i samarbejde med kassereren. Skriv det ind i en forvaltningsinstruks.
Kilde. Hvor kontrakten får sit nummer, og fra hvilket tidspunkt I tæller de 30 dage.
Små ordrer. Hvordan ordrer under tærskelværdien for offentlige udbud, der afgives pr. e-mail eller på en ordreformular, finder vej til registret.
Ændringer. Hvem der indberetter et tillæg, en opsigelse og en kontrakts afslutning.
Offentlighed. Hvem der beslutter at undtage oplysninger og kontrollerer personoplysninger før offentliggørelse.
Kontrol. En månedlig sammenligning af rapporten fra enhedens konto med listen over kontrakter fra bogføringen.
Systemer. Spørgsmål til leverandørerne af dokumentstyringssystemet og det finans- og bogføringssystem om, hvorvidt registrets grænseflade understøttes.

Punkt 1 til 7 kræver ingen indkøb. Hvordan I indarbejder dem i en bredere plan, skriver jeg om i indlægget om en strategi, der ikke havner i skuffen.

Kilder

Retstilstand pr. 4. oktober 2026.