Centralt avtalsregister på myndigheten steg för steg: vem anmäler, inom vilken tidsfrist och hur man slipper göra det manuellt

Registret har varit i drift i tre månader, och de första avtalen har redan passerat sin registreringsfrist. Det är ett bra tillfälle att kontrollera om skyldigheten är ordentligt organiserad på myndigheten, eller bara ”hanteras på något sätt”. Det här inlägget ersätter inte en juridisk bedömning.

Varifrån kommer skyldigheten och från när gäller den

Grunden utgörs av artiklarna 34a, 34b och 34d i lagen om offentliga finanser samt förordningen från finans- och näringsministern av den 30 mars 2026 (Dz.U. 2026, pos. 440). Det fullständiga namnet är Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych – Centrala avtalsregistret för enheter inom den offentliga sektorns finanser – förkortat CRU JSFP.

Registret har skjutits upp flera gånger: lagen från 2021 angav start den 1 juli 2022, därefter flyttades tidpunkten till den 1 januari 2024 och till den 1 januari 2026. Lagen av den 4 december 2025 (Dz.U. 2025, pos. 1844) skrev om bestämmelserna helt och införde dem i två steg: från och med den 1 april 2026 upprättar enheterna konton, och från och med den 1 juli 2026 lämnar de ut information om avtal. Skyldigheten gäller avtal som ingåtts från och med den 1 juli 2026.

Det är bra att känna till detta, eftersom det på många myndigheter fortfarande cirkulerar information från den tidigare versionen av bestämmelserna: en värdegräns, en frist på 14 dagar och en straffbestämmelse. I den gällande lydelsen finns ingen av dessa tre saker.

Vem anmäler

Skyldigheten åvilar chefen för enheten inom den offentliga sektorns finanser. Det handlar om enheter enligt artikel 9 i lagen, i kommunal- och regionsektorn bland annat kommunen (gmina), distriktet (powiat), budgetenheter, budgetanstalter och kulturinstitutioner. Ett avtal som ingåtts av ett organ, till exempel kommunchefen eller distriktsstyrelsen, registreras av chefen för den enhet som biträder det organet. Handelsbolag, även kommunala bolag (spółka komunalna), tillhör inte sektorn och omfattas enligt Finansministeriets förklaringar inte av registret.

Tre saker ur ministeriets förklaringar har praktisk betydelse för kommuner och regioner:

Kontot upprättas för ett REGON-nummer (det nationella företagsregistreringsnumret). Kommunen och kommunkontoret, respektive distriktet (powiat) och distriktskontoret (starostwo), kan ha separata konton. Om bara en av dessa enheter ingår avtal räcker det med ett konto.
Avtalet registreras av den enhet som avtalet avser. Att registrera det på en annan enhets konto betraktar ministeriet som att skyldigheten inte har fullgjorts.
Ett servicecenter för gemensamma tjänster övertar inte skyldigheten. Det är chefen för respektive enhet eller dennes företrädare som ansöker om kontot. Förordningen tillåter att en person har behörighet till flera enheters konton, med en separat ansökan för varje enhet.

Chefen behöver inte klicka själv. Systemet har tre behörighetsnivåer: administratör, inmatare och publicerare. Ministeriet rekommenderar principen om fyra ögon: en person matar in uppgifterna, en annan granskar och publicerar. Inloggningen är personlig, via Profil Zaufany (den polska e-legitimationen), mObywatel-appen eller ett annat medel från den nationella identifieringsnoden.

Vilka avtal och inom vilken tidsfrist

Till registret förs avtal som uppfyller båda villkoren: det är en upphandling i den mening som avses i lagen om offentlig upphandling, det vill säga ett betalningspliktigt avtal om varor, tjänster eller byggentreprenader, och det har ingåtts skriftligen, i dokumentform, elektroniskt eller i någon annan särskild form.

Det finns ingen värdegräns. Ministeriet skriver uttryckligen att skyldigheten potentiellt omfattar avtal ”från första grosz” och att det inte spelar någon roll om upphandlingsförfarandena enligt lagen om offentlig upphandling har tillämpats. En enskild faktura är inte ett avtal och ska inte registreras. Muntliga avtal omfattas inte heller, även om chefen kan registrera dem frivilligt.

Utanför registret faller bland annat avtal som rör arbetsrätt, avtal inom försvars- och säkerhetsområdet samt avtal om hälso- och sjukvårdstjänster som offentliggörs av NFZ (den nationella sjukförsäkringsfonden). Bidragsavtal är enligt ministeriets förklaringar inte upphandlingar. Information vars offentlighet begränsas av bestämmelserna om tillgång till offentlig information lämnas inte ut, men då måste den rättsliga grunden och den person som fattat beslutet anges.

Registreringens omfattning: avtalsnummer, datum för ingående, löptid, parter, föremål, nettovärde inklusive optioner och förlängningar (för avtal utan slutdatum för de första 48 månaderna), uppgift om finansiering med EU-medel samt status.

Tidsfrist: utan onödigt dröjsmål, senast 30 dagar från avtalets ingående. Samma frist gäller för uppdatering efter ett tilläggsavtal, en uppsägning, en överlåtelse eller upptäckten av ett fel. Tilläggsavtal till avtal som ingåtts före den 1 juli 2026 registreras inte, men ett verkställighetsuppdrag med ett nytt datum kopplat till ett gammalt ramavtal ska registreras.

För den ekonomiska tillsynen

Bestämmelserna om registret innehåller i sin nuvarande lydelse ingen separat sanktion för en försenad eller felaktig registrering. Straffbestämmelsen från den ursprungliga versionen från 2021 trädde aldrig i kraft. Det betyder inte att risken är obefintlig. Registret är offentligt, så alla kan se om ett avtal saknas: en fullmäktigeledamot, en journalist, en revisor. Enligt ministeriet ansvarar chefen för att registreringarna stämmer överens med de faktiska och rättsliga förhållandena. Chefen är dessutom personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för att inte publicera personuppgifter utöver vad som är nödvändigt. Hur en konkret brist ska bedömas bör myndighetens jurist uttala sig om.

Formulär eller gränssnitt

Systemet är kostnadsfritt. Enheternas medarbetare loggar in på jsfp.rejestrumow.gov.pl, och den offentliga insynen finns på rejestrumow.gov.pl.

Det finns två sätt att mata in uppgifter. Det första är ett webbformulär. Det andra är ett programmeringsgränssnitt (API), som förutses i förordningen och beskrivs på ministeriets webbplats: det gör det möjligt att publicera och uppdatera avtal, dra tillbaka dem samt hämta publicerade uppgifter. Ministeriet tillhandahåller även en testmiljö.

Om ert system använder detta gränssnitt måste ni fråga leverantören rakt ut: fungerar det redan i dag, inom ramen för det befintliga avtalet, eller mot en tilläggsavgift.

Kedjan: faktura, ärende, avtal, register, bokföring

Registret är ingen fristående uppgift, utan en länk i det flöde som myndigheten ändå hanterar.

Avtalet uppstår i ett ärende som handläggs i ett system av EZD-klass (ett system för elektronisk dokument- och ärendehantering). Skattmästaren undertecknar kontrasignaturen, och åtagandet förs in i ekonomi- och bokföringssystemet. Därefter kommer en faktura från KSeF (det polska nationella e-fakturasystemet), som måste kopplas till avtalet och beskrivas. Registret behöver uppgifter från allra första början av den här kedjan: parter, föremål, värde, datum.

Liknelse

Det är som att skriva in samma uppgifter i fyra olika anteckningsböcker: på avdelningen, i bokföringen, i myndighetens eget avtalsregister och i det centrala registret. Varje avskrivning är ett tillfälle för ett misstag. Automatisering handlar inte om att köpa en femte anteckningsbok, utan om att avgöra vilken som är den första.

En typisk svårighet: avdelningarna undertecknar avtalen, någon för avtalsregistret i ett kalkylblad, och bokföringen får veta om avtalet först när den första fakturan kommer. Då passerar 30-dagarsfristen obemärkt, och det som lättast faller mellan stolarna är mindre beställningar som bekräftas per e-post.

Vad ni bör kontrollera på myndigheten denna vecka

Konton. Om myndigheten och varje organisatorisk enhet med ett eget REGON-nummer har ett konto och fullständiga behörigheter, inklusive ersättare under semestrar.
Ägare. Vem som ansvarar för att registreringarna är fullständiga. Det fungerar bra med den enhet som ändå ser varje avtal, till exempel den som för myndighetens avtalsregister, under tillsyn av sekreteraren och i samarbete med skattmästaren. Skriv in detta i ett internt beslut.
Källa. Var avtalet får sitt nummer och från vilken tidpunkt ni räknar de 30 dagarna.
Mindre beställningar. Hur beställningar under tröskelvärdet för offentlig upphandling, som görs per e-post eller på en beställningsblankett, förs in i registret.
Ändringar. Vem som anmäler tilläggsavtal, uppsägning och avslutande av avtal.
Offentlighet. Vem som beslutar om att utesluta information och kontrollerar personuppgifter före publicering.
Kontroll. En gång i månaden en jämförelse mellan rapporten från enhetens konto och listan över avtal från bokföringen.
System. En fråga till leverantörerna av dokumenthanteringssystemet och ekonomi- och bokföringssystemet om stöd för registrets gränssnitt.

Punkterna 1–7 kräver inget inköp. Hur ni passar in dem i en bredare plan skriver jag om i inlägget om en strategi som inte hamnar i byrålådan.

Källor

Rättsläget den 4 oktober 2026.