Le registre central des contrats dans l'administration locale, étape par étape : qui déclare, dans quel délai et comment éviter la saisie manuelle

Le registre fonctionne depuis trois mois et les premiers contrats ont déjà dépassé leur délai d'inscription. C'est le bon moment pour vérifier si cette obligation est organisée au sein de l'administration ou seulement « gérée tant bien que mal ». L'inscription au registre ne remplace pas un avis juridique.

D'où vient cette obligation et depuis quand s'applique-t-elle

Elle repose sur les articles 34a, 34b et 34d de la loi sur les finances publiques ainsi que sur le règlement du ministre des Finances et de l'Économie du 30 mars 2026 (Journal officiel polonais, Dziennik Ustaw, de 2026, pos. 440). Son nom complet est Registre central des contrats des entités du secteur des finances publiques, en abrégé CRU JSFP.

Le registre a été reporté à plusieurs reprises : la loi de 2021 prévoyait une entrée en vigueur au 1er juillet 2022, puis l'échéance a été repoussée au 1er janvier 2024, puis au 1er janvier 2026. La loi du 4 décembre 2025 (Journal officiel de 2025, pos. 1844) a entièrement réécrit les dispositions et les a introduites en deux temps : à partir du 1er avril 2026, les entités créent leurs comptes, et à partir du 1er juillet 2026, elles publient les informations relatives aux contrats. L'obligation concerne les contrats conclus à compter du 1er juillet 2026.

Il est utile de le savoir, car de nombreuses administrations ont encore en tête des informations issues de la version précédente des textes : un seuil de 500 zlotys, un délai de 14 jours et une sanction pénale. Dans la version en vigueur, aucun de ces trois éléments n'existe.

Qui déclare

L'obligation incombe au responsable de l'entité du secteur des finances publiques. Il s'agit des entités visées à l'article 9 de la loi, soit, dans le cas des collectivités locales, notamment la commune, le district (powiat), les unités budgétaires, les établissements budgétaires et les institutions culturelles. Un contrat conclu par un organe, par exemple le maire (wójt) ou l'exécutif du district, est inscrit par le responsable de l'entité qui assure le service de cet organe. Les sociétés de droit commercial, y compris les sociétés communales (spółki komunalne), n'appartiennent pas au secteur des finances publiques et, selon les explications du ministère des Finances, ne sont pas concernées par le registre.

Trois précisions issues des explications du ministère ont une portée pratique pour les collectivités locales :

Le compte est créé pour un numéro REGON (l'identifiant statistique national de l'entité). La commune et la mairie (urząd gminy), le district (powiat) et la préfecture de district (starostwo) peuvent avoir des comptes distincts. Si seule l'une de ces entités conclut des contrats, un seul compte suffit.
C'est l'entité concernée qui inscrit le contrat. L'inscrire sur le compte d'une autre entité est considéré par le ministère comme un manquement à l'obligation.
Un centre de services partagés ne reprend pas l'obligation à son compte. La demande de création de compte est déposée par le responsable de l'entité concernée ou son représentant. Le règlement permet à une même personne de détenir des droits d'accès aux comptes de plusieurs entités, moyennant une demande distincte pour chacune.

Le responsable n'a pas à cliquer lui-même. Le système prévoit trois types de droits : administrateur, personne chargée de la saisie et personne chargée de la publication. Le ministère recommande le principe des quatre yeux : une personne saisit, une autre vérifie et publie. La connexion est nominative, via le Profil de confiance (Profil Zaufany), mObywatel ou un autre moyen d'identification relevant du nœud national d'identification.

Quels contrats, et dans quel délai

Est inscrit au registre un contrat qui remplit cumulativement deux conditions : il s'agit d'un marché au sens de la loi sur les marchés publics, c'est-à-dire d'un contrat à titre onéreux portant sur des fournitures, des services ou des travaux, et il a été conclu par écrit, sous forme documentaire, par voie électronique ou sous une autre forme particulière.

Il n'y a pas de seuil de valeur. Le ministère indique explicitement que l'obligation couvre potentiellement les contrats « dès le premier grosz » et ne dépend pas du recours ou non aux procédures prévues par la loi sur les marchés publics. Une simple facture n'est pas un contrat et n'est donc pas soumise à l'inscription. Les contrats oraux non plus, même si le responsable peut choisir de les inscrire volontairement.

Sont exclus du registre, entre autres, les contrats relevant du droit du travail, les contrats dans le domaine de la défense et de la sécurité, ainsi que les contrats de prestations de santé publiés par la Caisse nationale d'assurance maladie (NFZ). Selon les explications du ministère, les contrats de subvention ne constituent pas des marchés. Les informations dont la publicité est restreinte par les dispositions relatives à l'accès à l'information publique ne sont pas publiées, mais il faut alors indiquer la base juridique et la personne ayant pris cette décision.

Contenu de l'inscription : numéro du contrat, date de conclusion, durée, parties, objet, valeur nette incluant les options et les reconductions (pour un contrat à durée indéterminée, pour les 48 premiers mois), information sur un éventuel financement par des fonds européens, et statut.

Délai : sans retard injustifié, au plus tard 30 jours après la conclusion du contrat. Le même délai s'applique à la mise à jour après un avenant, une résiliation, une cession ou la découverte d'une erreur. Les avenants à des contrats conclus avant le 1er juillet 2026 ne sont pas inscrits, mais un bon de commande portant une nouvelle date et se rattachant à un ancien contrat-cadre, lui, doit l'être.

Pour la fonction de contrôle financier

Dans leur version actuelle, les dispositions relatives au registre ne prévoient pas de sanction spécifique en cas d'inscription tardive ou erronée. La sanction pénale prévue dans la version initiale de 2021 n'est jamais entrée en vigueur. Cela ne signifie pas pour autant une absence de risque. Le registre est public, donc l'absence d'un contrat est visible par tous : un conseiller municipal, un journaliste, un organe de contrôle. Selon le ministère, le responsable de l'entité répond de la conformité des inscriptions à la situation réelle et juridique. Il est également responsable du traitement des données, et doit donc veiller à ne pas publier de données personnelles au-delà du nécessaire. L'évaluation d'un manquement concret relève du service juridique de l'administration.

Formulaire ou interface

Le système est gratuit. Les agents des entités se connectent à l'adresse jsfp.rejestrumow.gov.pl, tandis que la consultation publique se fait sur rejestrumow.gov.pl.

Deux voies d'alimentation sont possibles. La première est le formulaire en ligne. La seconde est une interface de programmation (API), prévue par le règlement et décrite sur le site du ministère : elle permet de publier et de mettre à jour des contrats, de les retirer et de récupérer les données publiées. Le ministère met également à disposition un environnement de test.

Pour savoir si votre système utilise déjà cette interface, il faut le demander directement à votre prestataire : est-ce opérationnel dès aujourd'hui, dans le cadre du contrat actuel, ou moyennant un supplément ?

La chaîne : facture, dossier, contrat, registre, comptabilité

Le registre n'est pas une tâche isolée, mais un maillon du circuit que l'administration suit de toute façon.

Le contrat naît dans un dossier traité dans un système de gestion électronique des documents et des dossiers (EZD). Le trésorier (skarbnik) appose son contreseing, et l'engagement est enregistré dans le système financier et comptable. Vient ensuite la facture issue du KSeF (le système polonais de facturation électronique), qu'il faut rattacher au contrat et décrire. Le registre a besoin des données dès le tout début de ce parcours : les parties, l'objet, la valeur, les dates.

Analogie

C'est comme inscrire les mêmes données dans quatre cahiers différents : dans le service concerné, à la comptabilité, dans le registre des contrats de l'administration et dans le registre central. Chaque recopie est une occasion d'erreur. Automatiser ne consiste pas à acheter un cinquième cahier, mais à déterminer lequel est le premier.

Difficulté classique : les contrats sont signés par les services, le registre des contrats est tenu par quelqu'un dans un tableur, et la comptabilité n'apprend l'existence du contrat qu'à la réception de la première facture. Le délai de 30 jours s'écoule alors sans que personne ne le remarque, et ce sont les petites commandes confirmées par e-mail qui échappent le plus facilement à la vigilance.

Ce qu'il faut vérifier cette semaine dans votre administration

Les comptes. L'administration et chaque entité organisationnelle disposant de son propre numéro REGON ont-elles un compte et l'ensemble des droits nécessaires, y compris des suppléants pendant les congés ?
Le responsable. Qui répond de l'exhaustivité des inscriptions ? C'est généralement efficace de confier cette tâche à l'unité qui voit de toute façon passer chaque contrat, par exemple celle qui tient le registre des contrats, sous la supervision du secrétaire (sekretarz) et en coopération avec le trésorier. Formalisez-le dans un arrêté.
La source. Où le contrat reçoit-il son numéro, et à partir de quel moment le délai de 30 jours commence-t-il à courir ?
Les petites commandes. Comment les marchés en dessous du seuil des marchés publics, passés par e-mail ou sur un formulaire de commande, parviennent-ils au registre ?
Les modifications. Qui déclare un avenant, une résiliation ou la fin d'un contrat ?
La publicité. Qui décide d'exclure une information et vérifie les données personnelles avant publication ?
Le contrôle. Une comparaison mensuelle entre le rapport issu du compte de l'entité et la liste des contrats tenue par la comptabilité.
Les systèmes. Une question à poser aux fournisseurs du système de gestion électronique des documents et du système financier et comptable sur la prise en charge de l'interface du registre.

Les points 1 à 7 ne nécessitent aucun achat. Pour savoir comment les intégrer dans un plan plus large, voir mon article sur la stratégie qui ne finit pas dans un tiroir.

Sources

État du droit au 4 octobre 2026.