مخاطر أقل، وإنفاق أقل، ومشروع يُدار بالتعاون مع من يعرف الأسئلة الصحيحة. نبدأ بجرد أنظمة تقنية المعلومات: من 2 إلى 6 أسابيع، وبتكلفة دون حدّ المشتريات العامة. الخدمة موجّهة إلى القطاع العام (الإدارة المحلية)، والشركات البلدية، والشركات التي ينشغل فريق تقنية المعلومات لديها بالتشغيل والصيانة اليومية.
طوال عقدين عملتُ في جانب المورّد، وكنت مسؤولًا عن استخلاص ما تحتاج إليه المؤسسة فعلًا، حتى حين لم تكن قادرة على التعبير عنه بوضوح. واليوم أضع الخبرة نفسها في خدمة مجالس الإدارة من الجانب الآخر من الطاولة: جانب الجهة المتعاقدة.
يشمل ذلك الجرد والمشتريات وترجمة المخاطر إلى لغة القرار، لا الأمن بحد ذاته. فريق تقنية المعلومات يملك هذه المعرفة عادةً، وأنا أساعد على تحويلها إلى قرار للإدارة، والعكس بالعكس.
تُعدّ من الصفر خصيصًا لمؤسستكم، بصيغة قابلة للتعديل، وبترخيص غير محدود المدة. المجموع 16 وثيقة وأداة تشكّل أساس التحول الرقمي وتنفيذ استراتيجية تقنية المعلومات على المدى الطويل، ومن بينها عرض تقديمي وجلسة للإدارة، مشمولان في السعر.
ملخّص في صفحة واحدة للإدارة، وتقرير الجرد الذي يمكن عرضه على الإدارة وعلى الغرفة الإقليمية للمحاسبة (RIO) والغرفة العليا للرقابة (NIK)، وجدول يضم 35 سمة لكل نظام، ومصفوفة التكامل مع الأنظمة الحكومية المركزية. فمعرفة الوضع الراهن «AS IS» شرط لا غنى عنه لتحديد الوضع المستهدف «TO BE».
استراتيجية للتحول الرقمي لمدة 10 سنوات، ودليل المعايير التقنية، و20 بندًا تعاقديًا نموذجيًا لكراسة شروط المناقصة (SWZ)، وسياسة للاستخدام المسؤول للذكاء الاصطناعي.
بطاقة المبادرة الرقمية، وبطاقة التقييم المعماري، ومنهجية الجرد التي يمكنكم تكرارها بأنفسكم، وسجلّ يضم 20 خطرًا مع خريطة حرارية، وخطة لإدارة التغيير.
مخططات البنية المعمارية، ومسرد يضم نحو 150 مصطلحًا واختصارًا، وعرض تقديمي من 12 إلى 15 شريحة مع جلسة للإدارة مدتها من 60 إلى 90 دقيقة، مشمولة في السعر. يتناول العرض المخاطر التي جرى تحديدها وسبل الحدّ منها، بما في ذلك المخاطر الشخصية على أعضاء الإدارة.
أثبت هذا التسلسل نفسه نجاحه في رقمنة الإدارات المحلية وشركات المرافق العامة: نطاق ضيّق ومحدد في البداية، يمتد إلى عمليات أخرى كلما ازدادت الثقة.
سجلّ للتطبيقات يتضمن المسؤول عن كل تطبيق، والعقد، والترخيص، والتكلفة، وتاريخ انتهاء الدعم. وخريطة للعمليات المدعومة بالأنظمة وغير المدعومة، وخريطة للتكاملات ولإعادة إدخال البيانات يدويًا. وسجلّ للمخاطر: نقاط الإخفاق المنفردة، والارتهان للمورّد، وفجوات الامتثال لمتطلبات KRI (الإطار الوطني للتشغيل البيني) وNIS 2 وe-Doręczenia وKSeF. وملخّص في صفحة واحدة للإدارة.
يوفّر الجرد: سجلّ الأنظمة وسجلّ المخاطر، وهما نقطة البداية لإدارة المخاطر التي يفرضها قانون النظام الوطني للأمن السيبراني (KSC). فلا يمكن حماية ما ليس مدرجًا في القائمة.
يوفّر الجرد: تصنيفًا موثّقًا وفق الفئات A/B/C/D ومسوّغًا لكل قرار شراء، جاهزَين للعرض على المفتشين.
طبقات السجلات والعمليات والتكاملات. ومعايير تعتمدها المؤسسة: الهيكل التنظيمي اللازم لنموذج الصلاحيات، ومعايير واجهات المستخدم، ودور مجموعات البيانات في البنية المعمارية، ومعايير نمذجة العمليات، وخريطة طريق لثلاث سنوات تحقق الأهداف المتفق عليها، وإرشادات لمشتريات تقنية المعلومات (مثل واجهات برمجة تطبيقات API موثّقة)، وهيكلة بنود الميزانية المطلوب تقديرها بما يشمل الاستثمار والتشغيل (التكلفة الإجمالية للملكية)، مع مراعاة اللوائح السارية (KSC وNIS 2 وEZD).
يبيّن الجرد ما لديكم، وما ينقصكم، وما يلزم إصلاحه، إضافةً إلى التكلفة الإجمالية للملكية: الاستثمارات لمرة واحدة وتكاليف التشغيل التي لا مفرّ منها. هذه هي خطة الإنفاق التي ينتظرها المجلس المحلي والمسؤول المالي ليتمكّنا من تخطيط الميزانيات المقبلة.
يوفّر الجرد: مصفوفة التكامل مع النظام المالي والمحاسبي، وقائمة الأنظمة التي يجب أن تتبادل البيانات معه.
مقابلات، وخرائط للعمليات، ونموذج للبيانات، والحقول، وشاشات العرض، والإشعارات، والتكاملات، وسيناريوهات الاختبار، كلها موثّقة قبل الإعلان عن المناقصة. ويُضاف إلى ذلك الإعداد للمحادثات مع الموردين: الأسئلة التي ينبغي طرحها، ومصفوفة الشراء، وحضور الاجتماعات بصفتي ممثلًا للجهة المتعاقدة. لكن الأهم من ذلك كله الإجابة عن سؤال معيار نجاح التطبيق: لماذا نقوم بذلك، وما النتائج التي نتوقعها.
يوفّر الجرد: خريطة دورة الوثائق والتكاملات، ومتطلبات الترحيل، والبنود التعاقدية. فمن دونها ينقل الترحيل أخطاء دورة الوثائق القديمة إلى النظام الجديد. ويُضاف إلى ذلك توزيع الوظائف القائمة والممكنة بين الأنظمة، كتحديد النظام الذي يتولّى الإرسال المجمّع للمراسلات عبر e-Doręczenia.
اجتماع شهري مع الأمين العام أو الرئيس التنفيذي ومدير تقنية المعلومات، وتقرير شهري عن التشغيل والمخاطر، ولجنة فصلية للتحول الرقمي، ومراجعة فصلية للمخاطر والعقود الحرجة، ورأي استشاري إلزامي قبل أي عملية شراء كبيرة.
النطاق: حوكمة تقنية المعلومات والقرارات، وسجلّ حيّ للأنظمة، وتحليل العمليات وتحسينها، والمشتريات ومخاطر الارتهان للمورّد، وترجمة المخاطر وإبداء الرأي فيها بين الإدارة وقسم تقنية المعلومات، ومحفظة المشاريع.
الأيام التسعون الأولى من التعاون الجديد: تقييم أولي ورصد أي «إشارات حمراء» عاجلة، وإطلاق السجلات ومراجعة العقود، وتقرير للإدارة يتضمن خريطة طريق لمدة 12 إلى 24 شهرًا.
الجرد ليس مشروعًا منفصلًا إلى جانب اختيار نظام من فئة EZD أو الامتثال لـKSeF أو KSC، بل هو الخطوة الأولى في كل منها، تُنجَز مرة واحدة بدلًا من أربع مرات مجزّأة.
القطاع العام – الإدارة المحلية
لا يحتاج الأمين العام ولا المسؤول المالي إلى معرفة البنية المعمارية لتقنية المعلومات. ما يحتاجان إليه هو سجلّ للأنظمة والعقود، ومخاطر KSC/NIS 2، وملخّص في صفحة واحدة يمكن وضعه أمام الهيئة التنفيذية والمجلس المحلي.
شركات المرافق العامة
يتلقّى الرئيس التنفيذي لشركة التدفئة المركزية أو المياه أو النقل العام توصية واحدة من قسمه. وما نقدمه هو رأي ثانٍ مستقل قبل التوقيع: ما الذي سيتكامل فعلًا مع النظام المالي والمحاسبي، وكم سيكلّف حقًا على مدى خمس سنوات.
الشركات
اختيار نظام ERP جديد وتطبيقه، ومعالجة الشكاوى، ونظام CRM قائم على العمليات، ودورة مستندات المصروفات في إطار KSeF، وإدارة العقود، واستقبال الموظفين الجدد وإنهاء خدمتهم: أُعِدّ المتطلبات مع الإدارة التنفيذية، وأتحاور مع فريق تقنية المعلومات لديكم ومع الموردين، وأقارن العروض (في الشركات التابعة وفق إرشادات الشراء في المقر الرئيسي للمجموعة)، وأشرف على تنفيذ المشروع وعلى التغيير التنظيمي المصاحب له. وتحصلون على تصوّر أولي بعد محادثة واحدة، في نحو يومين.
KSeF، وe-Doręczenia، والأرشيف الإلكتروني، وNIS 2، ومنصات التطبيقات، ومعايير نمذجة العمليات، وعمليات الموارد البشرية والتوظيف، والعمليات المالية، وعمليات خدمة العملاء، وبناء أنظمة تطبيقات متكاملة مع أنظمة من فئة ERP، والتجارة الإلكترونية، والأسواق الإلكترونية بين الشركات (B2B). المشكلات نفسها في أربع بيئات مختلفة تمامًا: إدارة محلية، وشركة بلدية، وميناء، وشركة صناعية كبرى. وقد أسهم تنوّع زوايا النظر هذا في تكوين رصيد واسع من الخبرة الاستشارية.
18 عامًا من العمل مع الإدارات المحلية على بناء استراتيجية وبنية معمارية لمنصة موحّدة لتبادل المعلومات تجعل الإدارة الإلكترونية واقعًا فعليًا. أكثر من 40 وحدة جرى تصميمها وتطبيقها، منها: EZD، والأرشيف الإلكتروني، والإدارة الإلكترونية لاجتماعات الهيئة التنفيذية، والإدارة الإلكترونية لجلسات المجلس المحلي، ودعوات تقديم الطلبات الإلكترونية، والتوظيف الإلكتروني، والمشاورات العامة، ومهام العمل الرسمية الإلكترونية، والتدريب الإلكتروني، وخدمة أعضاء المجلس، و12 سجلًا عامًا، وبوابتان إلكترونيتان.
إعداد منصة للعمل الجماعي وإدارة العمليات التجارية وتطبيقها وتشغيلها، تشمل من بين أمور أخرى: الأرشيف الإلكتروني لإجراءات الشراء، والدورة الإلكترونية لمستندات المصروفات، والملفات الإلكترونية للموظفين، وإدارة المراسلات، والمساندة القانونية.
إعداد المفهوم وتطبيق حل متكامل من نوع procure-to-pay (من الشراء إلى الدفع) لشركة صناعية دولية كبرى تعمل في بولندا. الاضطلاع بدور قائد إدارة التغيير أمام الإدارة التنفيذية والمدير المالي ورئيسة قسم المحاسبة. والسنة التاسعة من تطوير نظام من نوع BPM (إدارة العمليات التجارية). وشملت التوسعات اللاحقة عمليات مثل الشكاوى، والعقود وملاحقها، وصرف العينات، وفروقات المخزون، وإدارة الجودة، والتوكيلات، وطلبات إبداء الرأي في التغييرات، وإدارة المراسلات المتكاملة مع e-Doręczenia، ومعالجة المدفوعات ودفعات التحويل المصرفية المتكاملة مع النظام المصرفي.
نظام متعدد اللغات لخدمة الشركاء التجاريين مبني على منصة عمليات: التسجيل، والاستفسارات، والعروض، والشكاوى، ولا يزال مستخدمًا حتى اليوم. وتحديد الأهداف، وتحليل المتطلبات، وإعداد مفهوم لنظام إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة.
إعداد المفهوم والأهداف، وتطبيق منصة للعمل الجماعي لـ800 مستخدم. وإعداد المتطلبات والأهداف، والتحليل التجاري وتحليل العمليات، وتطبيق نظام CRM قائم على العمليات يربط بيانات جميع شركات المجموعة.
وجهات أخرى كثيرة، منها معاهد بحثية، وتعاونيات ادخار وائتمان، وإدارات بلدية للمدن، وشركات تركيبات كهربائية، وشركات طاقة، ومطوّرون عقاريون سكنيون، ومحطة إذاعية وطنية.
هل تودّون معرفة المزيد عن خبرتي؟ السيرة المهنية الكاملة في صفحة «من أنا»
مكتوبة بوضوح، لأن هذه هي الأسئلة التي يطرحها الأمناء العامون والرؤساء التنفيذيون ومديرو تقنية المعلومات قبل أن يسمحوا لشخص من خارج المؤسسة بالاطلاع على أنظمتهم.
تبعًا لعدد الأنظمة والأقسام، يبقى سعر العمل الممتد من 2 إلى 6 أسابيع دون حدّ المشتريات العامة، وتحصلون في النهاية على مجموعة كاملة من الوثائق الاستراتيجية. ولأن المبلغ دون هذا الحدّ، لا يتطلب التعاقد إجراءً وفق قانون المشتريات العامة. وأحدّد السعر الدقيق بعد محادثة قصيرة حول حجم مؤسستكم.
لا. يستغرق الجرد من 2 إلى 6 أسابيع وينتهي بالمتطلبات والبنود التعاقدية ومصفوفة التكامل، أي بما يتعيّن إعداده قبل المناقصة في كل الأحوال. بل إنه عادةً ما يختصر مدة التحضير للمناقصة، لأنه يحلّ محل جمع عروض الموردين كنقطة انطلاق.
يقيّم قسم تقنية المعلومات الحلول من الناحية التقنية. أما الإدارة فتحتاج إلى من يقيّمها من منظورها هي: المخاطر، والتكلفة الإجمالية، والامتثال التنظيمي، ومصلحة المؤسسة في التعامل مع المورّد، وذلك باستقلال عن توصية قسم تقنية المعلومات، لا بدلًا منها. إنه رأي ثانٍ مستقل، لا منافسة لفريقكم.
إنه الدور نفسه المعروف دوليًا باسم «fractional CIO»، وله في بولندا ببساطة اسم بولندي. ويكمن الفرق في حدود الدور: لا يتولّى Krogis إدارة قسم تقنية المعلومات ولا ميزانيته، ولا يشرف على الكوادر التقنية. بل يمثّل الإدارة، فيترجم نواياها إلى متطلبات، ويساعد قسم تقنية المعلومات على صياغة احتياجاته بلغة تفهمها الإدارة وتقبلها. إنه دور استشاري وترجمي وتمثيلي، لا دور إداري على الفريق التقني.
ابدؤوا بما لديكم بالفعل: ما الأنظمة والبيانات والتكاملات والعقود التي يُفترض أن يحلّ النظام الجديد محلها أو يعمل إلى جانبها. عيّنوا من جانبكم شخصًا يملك صلاحية القرار في العمليات، واتفقوا على الطريقة التي ستعرفون بها أن التطبيق قد نجح. صيغوا المتطلبات بلغة عملياتكم، ثم تحدّثوا بعد ذلك مع الموردين. والجرد يمنحكم نقطة الانطلاق هذه في 2 إلى 6 أسابيع.
النظام الذي يدعم العملية جيدًا ولا يزال يحظى بدعم المنتِج يستحق التطوير في الغالب. أما النظام الذي انتهى دعمه، ويتطلب إعادة إدخال البيانات يدويًا، وتتزايد تكلفة صيانته، فهو مرشّح للاستبدال. قارنوا التكلفة الإجمالية على مدى عدة سنوات، لا سعر الترخيص الجديد وحده، واحسبوا عدد التكاملات وحجم البيانات التي سيتعيّن نقلها. ويرتّب تصنيف الأنظمة الناتج عن الجرد هذا القرار للمؤسسة بأكملها دفعة واحدة.