En kortlægning af distriktsforvaltningens systemer på 2–6 uger: et register over systemer og kontrakter, KSC/NIS 2-risici, et kort over dokumentflowet til brug for migreringen og én side til ledelsen og kommunalbestyrelsen. Under tærskelværdien for offentligt udbud.
- Jeg svarer inden for 2 arbejdsdage
- Første samtale: 30 minutter, uden beregning
- Ingen adgang til borgernes data
Det får du. Dokumenterne er et værktøj, ikke målet.
- Ro ved tilsyn og revisionDokumenteret rettidig omhu: skriftligt belæg for, hvad man vidste, hvilke muligheder der var, og hvorfor valget faldt, som det gjorde. Til Regionalt Revisionskammer (RIO), Polens Rigsrevision (NIK) og kommunalbestyrelsen.
- Et budget, der holder over for kommunalbestyrelsenOpdelt i lovkrav og investering, plus omkostningen ved ikke at handle, fremlagt på kommunalbestyrelsens eget sprog.
- En erfaren kraft til et projekt, du ikke har stået i førOver 20 års erfaring med den slags projekter, også i lokalforvaltningen, side om side med dine egne IT-folk.
- Medarbejdere, der tager det nye system til sigEn forandringsplan, uddannelse og forandringsambassadører i hver afdeling.
- Færre penge brugtDu køber ikke det, du allerede har, og du betaler ikke for tillæg til kontrakten om integrationer, der kunne have været forudset.
Det venter dig frem til udgangen af 2027. Hvert punkt begynder med det samme spørgsmål: Hvad har forvaltningen allerede?
Forpligtelserne vokser hurtigere end kompetencerne til at løfte dem. Kortlægningen er første skridt for dem alle, og den skal kun laves én gang.
- Et system i EZD-klassenindført inden 1. januar 2028
- Migreringen fra EZD PUW til et system i EZD-klassen er en anledning til at gennemgå hele arkitekturen for dokumentflowet – eller til at gentage de samme fejl i det nye system. Valget af et konkret system (statens EZD RP, udviklet af NASK, eller et andet, der opfylder kravene) er en særskilt beslutning. I en IT-afdeling på to-tre personer, som er typisk for en mellemstor forvaltning, er det sjældent viljen, der mangler, men en person, der allerede har stået for et sådant valg og en sådan implementering og vil tage ansvaret for at styre projektet. Kortlægningen giver: et kort over dokumentflow og integrationer, krav til migreringen, klausuler til kontrakten.
- Budgetforslaget for 2027senest 15. november 2026
- IT-budgettet er én samlet post uden opdeling i lovkrav og stigende driftsomkostninger. Kortlægningen giver: en opdeling i lovkrav og investering samt omkostningen ved ikke at handle – den begrundelse, som økonomichefen og kommunalbestyrelsen forventer.
- KSC / NIS 2gælder allerede
- Polens lov om det nationale cybersikkerhedssystem (KSC) og EU's NIS 2-direktiv pålægger offentlige myndigheder forpligtelser og sanktioner, som ikke bare kan „overlades til IT“ – ansvaret ligger hos organisationen og dens ledelse. En uafhængig rådgiver ser på disse risici fra ledelsens perspektiv, ikke IT-afdelingens: identificerer dem og hjælper med at reducere dem, så det er ledelsen, der har argumenterne i hånden, når den skal dokumentere, at forpligtelserne er opfyldt. Kortlægningen giver: et systemregister og et risikoregister – udgangspunktet for risikostyring.
- KSeFgælder allerede
- Obligatorisk struktureret e-fakturering kræver integration med de eksisterende økonomisystemer, ikke kun køb af et nyt modul. Kortlægningen giver: en integrationsmatrix for økonomisystemet.
- e-Doręczeniaallerede i drift
- En ny kanal for officiel digital post berører journal- og sagsprocesserne i hele organisationen, ikke kun sekretariatet. Kortlægningen giver: et kort over, hvilke processer der understøttes af systemer, og hvilke der ikke gør.
- Tilsyn og revisionnår som helst
- En ansøgningsrunde, der kræver en analyse som bilag, et tilsyn fra Regionalt Revisionskammer (RIO) eller at den eneste IT-medarbejder siger op – hver af disse hændelser rejser et spørgsmål, som ingen har stillet før. Kortlægningen giver: en dokumenteret begrundelse for hver indkøbsbeslutning.
- Centralt kontraktregister (CRU JSFP)gælder fra 1. juli 2026
- Uden integration er det endnu en manuel opgave: Kontrakter skal indberettes inden for 30 dage, og for sene eller forkerte indberetninger kan medføre strafansvar for forvaltningens leder. Kontraktregistret hænger naturligt sammen med fakturaerne i KSeF – en faktura hører til en sag i systemet i EZD-klassen og skal knyttes til en kontrakt og godkendes, før den når økonomisystemet. Kortlægningen giver: et kort over denne kæde (KSeF → EZD-system → centralt register → økonomi), hvem der godkender hvad, og hvornår data når registret.
- Styring af adgangsrettighederet krav under KSC
- Hvem har adgang til hvad? Uden en ordnet proces for onboarding, offboarding og ændring af rettigheder er der intet at vise ved et tilsyn. Kortlægningen giver: et rettighedsregister og en proces for tildeling, ændring og fratagelse af rettigheder.
Status pr. 24. september 2026. Kilder: EZD RP (gov.pl), den polske lov om offentlige finanser (art. 238, forslag til budgetvedtagelse), loven om det nationale cybersikkerhedssystem, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Kommunaldirektøren behøver ikke gøre det alene. Det første projekt af sin art i forvaltningen, men ikke det første i min praksis.
Kommunaldirektøren udnævnes for at organisere forvaltningens arbejde. I dag lander implementeringen af et system i EZD-klassen, fakturaflowet under KSeF og e-Doręczenia på vedkommendes bord – store IT-projekter og endnu større projekter, der ændrer måden, man arbejder på. Ofte de første af slagsen i karrieren, gennemført med to-tre IT-medarbejdere, der i forvejen har travlt med at holde forvaltningen kørende.
Jeg bringer over 20 års erfaring med den slags projekter, i forskellige organisationer og organisationskulturer, også i lokalforvaltningen.
- Jeg ved, hvilke spørgsmål der skal stilles, før beslutningen træffes.
- Jeg styrer forandringen, så medarbejderne rent faktisk tager det nye system til sig: en kommunikationsplan, uddannelse, forandringsambassadører i hver afdeling, samtaler med de tvivlende. Jeg rådgiver om strategien for brugernes ibrugtagning.
- Jeg holder øje med leverandøren og tidsplanen, og kommunaldirektøren får korte opsummeringer og træffer beslutning dér, hvor det er nødvendigt.
- Jeg efterlader et skriftligt spor for hver beslutning, hvis der kommer et tilsyn eller spørgsmål fra kommunalbestyrelsen.
Procedurer fra papirets tid. Fulgt af gammel vane, fordi „sådan har vi altid gjort“.
I offentlige forvaltninger, men også i faglige selvstyreorganer og lignende institutioner, udføres mange opgaver stadig efter procedurer, der blev skabt til en analog verden. Ofte ved ingen længere, hvorfor de gøres netop sådan.
FørstEn kortlægning og en beskrivelse af situationen, som den er.
Derefter- hvad man overhovedet kan ønske sig,
- hvordan man griber markedsundersøgelsen an,
- hvilke værktøjer man skal bruge: sagsflow (workflow), en low-code-platform, automatisering af gentagne opgaver (RPA), enkle AI-værktøjer, og nogle gange er et almindeligt dokumenthåndteringssystem nok.
Kendskab til markedet og de tilgængelige løsninger er min største styrke: Det hjælper med at vælge værktøjet efter problemet og ikke problemet efter det værktøj, som nogen tilfældigvis sælger.
Det ser ledelsen efter 2–6 uger.
Én side, som kan lægges på starostaens og økonomichefens bord, en præsentation til ledelsesmødet og et komplet sæt dokumenter til det næste udbud.
- Dokumentflow (EZD PUW)Sekretariatetsupport til 2027C
- Økonomi og regnskabØkonomichefkontrakt til 2028B
- Personale og lønHRopdateretA
- Skatter og gebyrerØkonomiafdelingeningen APIB
- Landmåling og matrikelLandmålingopdateretA
- Fakturaflow under KSeFingen ejerhulD
| Din plan | Det får ledelsen | Risiko, det lukker |
|---|---|---|
| Valg og implementering af et system i EZD-klassen | Et kort over dokumentflow og integrationer, krav til migreringen, klausuler til kontrakten. | At det gamle flows fejl gentages i det nye system, betalte tillæg til kontrakten for integrationer, der var udeladt af kontrakten, overskredet frist. |
| KSC / NIS 2 | Et systemregister og et vægtet risikoregister. | Sanktioner og ledelsesansvar for risikostyring, der ikke kan dokumenteres. |
| Budget og kommunalbestyrelsens møde | En opdeling af udgifterne i lovkrav og investering, omkostningen ved ikke at handle, én side med en anbefaling. | At kommunalbestyrelsen afviser udgiften eller kritiserer én samlet post „IT-system“ uden begrundelse. |
| Tilsyn fra RIO og NIK | En dokumenteret A/B/C/D-kategorisering og en begrundelse for indkøbsbeslutningerne. | Kritik for dårlig forvaltning af offentlige midler eller for beslutninger uden grundlag. |
Afhænger af antallet af systemer og afdelinger. Den præcise pris fastsætter jeg efter en samtale på 30 minutter om forvaltningens størrelse.
- Under tærskelværdien for offentligt udbud. Bestilles uden formelt udbud efter forvaltningens egne interne regler.
- 2–6 uger fra kontraktunderskrivelse til mødet med ledelsen, 1–3 dage på stedet, omkring 10 timers indsats fra din koordinator.
- Ingen adgang til borgernes personoplysninger. Arbejdet foregår på niveau med systemer, kontrakter og konfiguration. En fortrolighedsaftale før start.
Hvad kommunaldirektøren, økonomichefen og IT-chefen får ud af det.
-
Kommunaldirektør, borgmester, starosta
Ansvarlig for en organisation, der i dag har problemer på størrelse med en mellemstor virksomheds – men uden ledelseserfaring med digitalisering og uden tid til at opbygge den ved forsøg og fejl.
Får: én side med en anbefaling og en tidsplan for implementeringen af et system i EZD-klassen – en tidsplan, der kan styres uden IT-viden.
Opnår: en, der styrer projektet og forandringen, ikke kun dokumenter.
-
Økonomichef
Skal forsvare IT-budgettet over for kommunalbestyrelsen – har brug for en opdeling i lovkrav og investering, ikke én samlet post „IT-system“, og for en, der forbereder og fremlægger begrundelsen sammen med ledelsen.
Får: en opdeling af IT-udgifterne i lovkrav og investering samt driftsomkostninger til den flerårige økonomiske prognose. Får også en begrundelse til budgetforslaget og til mødet i kommunalbestyrelsen.
Opnår: et budget, der kan forsvares over for kommunalbestyrelsen, og som ikke giver overraskelser i de kommende år.
-
IT-chef
En allieret, hvis kortlægningen bliver et argument for vedkommendes budget – ikke en bedømmelse af det hidtidige arbejde.
Får: et register, en metode, der kan gentages, og argumenter for budgettet, udarbejdet sammen med vedkommende, ikke hen over hovedet på vedkommende.
Opnår: en allieret i dialogen med ledelsen og tid til at holde forvaltningen kørende.
Ledelsen står ikke kun til ansvar over for sig selv – den skal stå til regnskab over for kommunalbestyrelsen, et organ valgt ved almindelige valg. Det sværeste øjeblik er, når der skal bedes om et større budget eller godkendelse af en udgift. Et IT-projekt skal da fremlægges i et enkelt og forståeligt sprog uden teknisk jargon, så kommunalbestyrelsen kan træffe en velovervejet beslutning. Krogis forbereder ledelsen på den samtale og fremlægger – på dens vegne – kortlægningen, risiciene, omkostningen ved ikke at handle og begrundelsen for udgiften for kommunalbestyrelsen: en oversættelse fra IT's og lovgivningens sprog til en anbefaling, der kan forsvares over for kommunalbestyrelsen.
Et lille, konkret omfang til at begynde med, udvidet i takt med tilliden.
Den samme rækkefølge har virket i digitaliseringen af lokalforvaltningen: et snævert omfang, så resultatet kan ses, før der træffes beslutning om noget større.
- Kortlægning af IT-systemer og processer 2–6 uger Et register over applikationer med ejer, kontrakt, licens, omkostning og ophør af support. Et kort over processer og integrationer. Et risikoregister i forhold til KSC, NIS 2, e-Doręczenia og KSeF. Én side til ledelsen og kommunalbestyrelsen. Ydelsens fulde omfang
- Digitaliseringsstrategi og indkøbsregler Tidsplan efter den første samtale En treårig køreplan opdelt i lovkrav og investering. Et budget opdelt i investering og drift, klar til at blive forsvaret over for kommunalbestyrelsen. Indførelse af indkøbsregler for systemindkøb – før den første anmodning om tilbud sendes ud.
- Forberedelse af udbuddet Tidsplan efter den første samtale En kravspecifikation, en indkøbsmatrix til sammenligning af tilbud, de spørgsmål, der skal stilles til leverandørerne, og deltagelse i møder med dem som ordregiverens repræsentant.
- Din rådgiver i digitaliseringsstrategi Løbende samarbejde Overtagelse (accepttest) ud fra aftalte testscenarier, udtalelser om nye indkøb, løbende overblik over lovændringer og det polske digitaliseringsministeriums planer, forberedelse til den næste bølge af regulering – og når der skal søges om et større budget, forberedelse af ledelsen til samtalen med kommunalbestyrelsen om nødvendigheden af udgiften og fremlæggelse af begrundelsen på dens vegne.
-
2008–2026
Lokalforvaltning
„Den samme driftsmodel i hver eneste kommune – de samme budgetprocesser, offentlige registre, afdelingsstruktur, udbudsregler og det samme regulatoriske pres.“
18 års arbejde med lokalforvaltningen om strategi og arkitektur for en ensartet platform til informationsudveksling, der udgør en reel digital forvaltning. Over 40 moduler designet og implementeret, bl.a.: EZD, e-arkiv, e-ledelse, e-kommunalbestyrelse, e-optag, e-rekruttering, borgerhøringer, e-rejseafregning, e-kurser, service til kommunalbestyrelsens medlemmer, 12 offentlige registre og to webportaler. Omkring 20 års erfaring med implementeringer for offentlig forvaltning og erhvervsliv.
Det hører jeg fra distriktsforvaltninger, før vi går i gang.
Tilbagevendende, anonymiserede temaer fra snesevis af samtaler om digitalisering – ikke citater fra en bestemt forvaltning.
„Vi har godt et dusin systemer, og ingen har overblikket over det hele – før noget går i stykker, eller der kommer et tilsyn.“
„Vi ved godt, at IT-budgettet er for lavt, men det er svært at begrunde over for kommunalbestyrelsen uden hårde data om risiko og omkostningen ved ikke at handle.“
„Vi er mere bange for at migrere mange års arkivdata end for selve implementeringen af det nye system.“
„Vi vil hellere se, hvordan det fungerer i en lignende forvaltning, end tage en salgspræsentation på ordet.“
Det spørger offentlige forvaltninger oftest om.
Hvornår skal vi senest skifte fra EZD PUW til et system i EZD-klassen?
Den dato, vi planlægger efter, er 1. januar 2028. Det polske digitaliseringsministeriums tidsplan bliver af og til opdateret, så vi bekræfter datoen for din forvaltning ved starten af kortlægningen. Vigtigere end selve datoen: Migreringen er tidspunktet til at gennemgå hele arkitekturen for dokumentflowet, ikke kun til at flytte data.
Gælder KSC-loven (NIS 2) for vores distriktsforvaltning?
Den ændrede lov om det nationale cybersikkerhedssystem (som gennemfører EU's NIS 2-direktiv) omfatter en bred kreds af offentlige myndigheder, herunder lokalforvaltningen – det er værd at kontrollere omfang og frister for den konkrete forvaltning, da reglerne og tidsplanen for implementeringen fortsat præciseres. En kortlægning af systemerne er første skridt til at besvare spørgsmålet i praksis, ikke kun i teorien.
Skal forvaltningen indføre KSeF, selv om det primært er et system for virksomheder?
Som momsregistreret enhed, der udsteder og modtager fakturaer, er forvaltningen omfattet af de samme regler som andre enheder – forpligtelsen gælder altså også kommunale enheder for deres erhvervsmæssige aktivitet. Det afgørende spørgsmål er ikke „om“, men „hvordan KSeF integreres med det eksisterende fakturaflow og økonomisystemet“, så der ikke opstår endnu en isoleret applikationsø.
Hvordan skriver man udbudsbetingelserne for et IT-system, så man undgår leverandørafhængighed?
Det afgørende er at kræve følgende klausuler allerede i specifikationen i stedet for at forhandle dem senere: retten til egne data og til at eksportere dem i et åbent format, en beskrevet exitplan, åbne API'er og i begrundede tilfælde deponering af kildekoden (escrow). Uden dette betyder et leverandørskifte om nogle år enten tab af data eller en dyr, påtvunget fortsættelse af kontrakten.
Hvor begynder man digitaliseringen af forvaltningen, når man hverken har tid eller viden i organisationen?
Med et lille, tidsafgrænset skridt, der giver konkret viden i stedet for endnu en hensigtserklæring – i praksis med en kortlægning af systemer og processer, der tager 2–6 uger og afsluttes med én sides opsummering til ledelsen, ikke et månedlangt strategiprojekt uden håndgribeligt resultat.
Hvordan overtager man et system fra leverandøren?
Overtagelsen (accepttesten) bør bygge på testscenarier og kriterier, der er skrevet ind i udbudsmaterialet og kontrakten, ikke på et generelt indtryk. Før overtagelsesprotokollen underskrives, bør du kontrollere datamigreringen, integrationen med økonomisystemet og andre registre, dokumentationen og medarbejdernes uddannelse. Skriv eventuelle mangler ind i protokollen med en frist for udbedring. Et system er lettest at overtage, når acceptkriterierne blev skrevet sammen med kravene.
Hvordan udarbejder man en digitaliseringsstrategi for forvaltningen?
Strategien bør tage udgangspunkt i det, forvaltningen allerede har, ikke i en leverandørs katalog. Den begynder med en kortlægning af systemer, kontrakter og processer og fastlægger derefter målarkitekturen, standarderne (f.eks. en rettighedsmodel og regler for dokumentation af krav) og en køreplan opdelt i lovbestemte forpligtelser og investeringer. En god strategi siger, hvad der skal gøres i det næste budget og i hvilken rækkefølge, så økonomichefen og kommunalbestyrelsen kan se begrundelsen for udgifterne.
Lad os begynde med kortlægningen, før et tilsyn gør det for os.
- Jeg svarer inden for 2 arbejdsdage
- Første samtale: 30 minutter, uden beregning
- Du behøver ikke forberede noget