Den annoncerede pligt til at have et system i EZD-klassen (elektronisk sags- og dokumenthåndtering; fristen udskudt til tidligst 2029), KSeF, KSC, det centrale kontraktregister: forpligtelserne kommer fra forskellige sider, men lander hos de samme mennesker, de samme afdelinger og det samme budget. Krogis rådgiver kommuner, byer og amter om, hvordan de kommer igennem forandringerne trin for trin: hvad forvaltningen allerede har, i hvilken rækkefølge forandringerne skal indføres, hvordan ledere og medarbejdere forberedes, hvordan man vælger leverandør, og hvordan man efter implementeringen tjekker, at medarbejderne faktisk arbejder anderledes. Som ekstern rådgiver, uden at oprette en ny stilling, i et omfang, der passer til forvaltningens behov. Først en kortlægning: 2–6 uger, under tærskelværdien for offentligt udbud.
Visning BmødesalIllustrationsfotoviser ikke en bestemt forvaltningark 1offentlig sektor – kommunerWojciech KroczakRådgiver i forandringsledelse og digitalisering. 2008–2026: projekter i lokalforvaltningen.
Forandringsledelse i forvaltningen. Typiske projekter, og hvad de ændrer i medarbejdernes arbejde.
Hvert af disse projekter slutter med, at systemet bliver afleveret, men effekten kommer først, når medarbejderne begynder at arbejde anderledes. Samme principper, forskellige udfordringer.
System i EZD-klassen og elektronisk sagsbehandling
Hvad ændrer sig for medarbejderne: sagen cirkulerer ikke længere på papir. Fordeling, godkendelse, underskrift og arkivering foregår anderledes, og lederen kan se sin enheds sager i systemet.
Typisk udfordring: afdelingerne går i forskelligt tempo, og ved siden af systemet lever „parallelt papir“ længe videre, fordi det føles mere sikkert.
Det holder jeg øje med: rækkefølgen af afdelinger, at enhedslederne forberedes først, ambassadører i afdelingerne og en enkel måling: hvor mange sager der faktisk behandles i systemet.
KSeF, e-Doręczenia, det centrale kontraktregister
Hvad ændrer sig for medarbejderne: de nye forpligtelser ændrer arbejdet i postfunktionen, i bogholderiet og hos dem, der står for kontrakter, hver med sin egen frist.
Typisk udfordring: de kommer på samme tid og lander hos de samme personer. Hver for sig kan de klares, men samlet overstiger de, hvad folk kan nå at tage til sig.
Det holder jeg øje med: ét samlet overblik over alle forandringer i forvaltningen: hvad, hvem det berører og hvornår, og derefter en rækkefølge, der kan forsvares.
Integration af fagsystemer
Hvad ændrer sig for medarbejderne: slut med at taste de samme data ind igen og igen i skat, økonomi, HR og dokumenthåndtering.
Typisk udfordring: hver afdeling er vant til „sine“ data og frygter at miste kontrollen over dem.
Det holder jeg øje med: hvem der har ansvaret for hvilke data, hvem der beslutter ændringer, og hvordan afdelingerne får at vide, hvad de vinder.
AI i forvaltningen
Hvad ændrer sig for medarbejderne: en ny måde at udarbejde breve, svar og analyser på, med et menneske, der kontrollerer resultatet og står inde for det.
Typisk udfordring: frygt for at miste jobbet og for at stå til ansvar for fejl og samtidig stille brug af private værktøjer.
Det holder jeg øje med: regler for brug, hvem der har ansvaret for beslutningen, hvilke sager man starter med, og hvordan man viser, at AI skal aflaste, ikke erstatte.
KSC og NIS 2. Amtsforvaltninger (starostwo) og voivodskabets selvstyreenheder er væsentlige enheder uanset størrelse, kommunalforvaltningen, når den har over 50 ansatte; underliggende enheder er ofte vigtige enheder. Jeg hjælper med at fastslå status for hele gruppen og holder øje med implementeringen på ledelsens side. KSC set fra ledelsen
Det hjælper jeg forvaltningen med. Fra orden i systemerne til fast støtte.
01
IT-kortlægning – fundamentet for digitaliseringsstrategien
Før forvaltningen planlægger nye implementeringer, skal den vide, hvilke systemer den bruger, hvordan de hænger sammen, og hvor der er risici og uoverensstemmelser. Jeg samler oplysningerne i et sammenhængende kort, der gør det muligt at prioritere og planlægge de næste skridt. Det er fundamentet for at designe arkitekturen og opbygge en IT-strategi – uden det er det svært at træffe velovervejede beslutninger om de kommende ændringer. Udgangspunktet er en kortlægning af IT-systemerne.
02
Støtte til kommunaldirektøren ved implementering af systemer
Implementeringen af et system i EZD-klassen eller et andet system kræver ikke kun tekniske beslutninger, men også at hele forvaltningen forberedes på en ny arbejdsform. Især hvor der ikke er en omfattende IT-organisation, støtter jeg kommunaldirektøren i at planlægge de næste skridt og forberede forandringen i medarbejdernes arbejde med afsæt i 20 års erfaring og gennemprøvede implementeringsmetoder. I drøftelser med leverandørerne stiller jeg de spørgsmål, der er lette at overse, efterprøver uklare tilsagn og fanger mangler, før de bliver et dyrt problem. Jeg hjælper med at koordinere afdelingernes og IT’s arbejde, så forvaltningen ved, hvad der skal afgøres, hvem der har ansvaret for hvad, og hvordan man kommer sikkert igennem implementeringen.
03
Løbende støtte til kommunaldirektøren og ledelsen
Ikke alle beslutninger om IT kan forudses ved årets begyndelse. Derfor står jeg i et aftalt omfang til rådighed for kommunaldirektøren og ledelsen: Jeg hjælper med at vurdere behov, fastlægge prioriteter, føre tilsyn med projekter og tale med leverandørerne. Jeg samarbejder med den interne IT-afdeling og støtter ledelsen i at træffe beslutninger – uden at overtage IT-medarbejdernes daglige arbejde.
Spørgsmål, man bør kende svaret på.
Jeg stiller dem til kommunaldirektører, borgmestre, starostaer og økonomichefer, før beslutningerne træffes, og pengene begynder at rulle. Hvis svaret på et af dem er „det ved vi ikke“, er det netop her, jeg kan hjælpe.
Hvordan forklarer vi kommunalbestyrelsen, hvad IT-pengene går til, og hvorfor det netop er så meget?
Ved vi, hvilke digitale forpligtelser der allerede påhviler os, og hvilke der først er på vej, og hvem der har ansvaret for dem?
Bliver valget af et system i EZD-klassen en beslutning, der kan forsvares over for et tilsyn?
Hvad sker der, hvis leverandøren sætter prisen op eller trækker supporten tilbage?
Tager medarbejderne det nye system til sig, og hvem hjælper dem med det?
Prisen for en fejl. Et dårligt valgt system i EZD-klassen betyder år med arbejde i et uegnet dokumentflow og en kostbar migrering om nogle år. En rådgiver koster som regel mindre end én dårligt valgt teknologi, én uegnet leverandør eller én fælde i kontrakten.
Det får I. Dokumenterne er et værktøj, ikke målet.
Ro ved tilsyn og revisionDokumenteret rettidig omhu: skriftligt belæg for, hvad man vidste, hvilke muligheder der var, og hvorfor valget faldt, som det gjorde. Til Regionalt Revisionskammer (RIO), Polens Rigsrevision (NIK) og kommunalbestyrelsen.
Et budget, der holder over for kommunalbestyrelsenOpdelt i lovkrav og investering, plus omkostningen ved ikke at handle, fremlagt på kommunalbestyrelsens eget sprog.
En erfaren rådgiver til et projekt, I ikke har stået i førOver 20 års erfaring med den slags projekter, også i lokalforvaltningen, side om side med jeres egne IT-folk. Beslutningerne forbliver hos jer.
Medarbejdere, der tager det nye system til sigEn forandringsplan, uddannelse og forandringsambassadører i hver afdeling.
Færre penge brugtI køber ikke det, I allerede har, og I betaler ikke for tillæg til kontrakten om integrationer, der kunne have været forudset.
Det venter jer frem til 2029. Hvert punkt begynder med det samme spørgsmål: Hvad har forvaltningen allerede?
Forpligtelserne vokser hurtigere end kompetencerne til at løfte dem. Kortlægningen er første skridt for dem alle, og den skal kun laves én gang.
Søkort over grundeforvaltningens forpligtelser frem mod 2029kursfra kortlægningen til et system i EZD-klassenark 2illustrativ tegning
Et system i EZD-klassenannonceret pligt, fristen udskudt til tidligst 2029
Indførelse af eller migrering (fx fra EZD PUW) til et system i EZD-klassen er en anledning til at gennemgå hele arkitekturen for dokumentflowet – eller til at gentage de samme fejl i det nye system. Valget af et konkret system (statens EZD RP, udviklet af NASK, eller et andet, der opfylder kravene) er en særskilt beslutning. I en IT-afdeling på to-tre personer, som er typisk for en mellemstor forvaltning, er det sjældent viljen, der mangler, men en person, der allerede har været igennem et sådant valg og en sådan implementering og kan hjælpe med at gennemføre dem. Kortlægningen giver: et kort over dokumentflow og integrationer, krav til migreringen, klausuler til kontrakten.
Budgetforslaget for 2027senest 15. november 2026
IT-budgettet er én samlet post uden opdeling i lovkrav og stigende driftsomkostninger. Kortlægningen giver: en opdeling i lovkrav og investering samt omkostningen ved ikke at handle – den begrundelse, som økonomichefen og kommunalbestyrelsen forventer.
KSC / NIS 2gælder allerede
Polens lov om det nationale cybersikkerhedssystem (KSC) og EU’s NIS 2-direktiv pålægger offentlige myndigheder forpligtelser og sanktioner, som ikke bare kan „overlades til IT“ – ansvaret ligger hos organisationen og dens ledelse. En uafhængig rådgiver ser på disse risici fra ledelsens perspektiv, ikke IT-afdelingens: identificerer dem og hjælper med at reducere dem, så det er ledelsen, der har argumenterne i hånden, når den skal dokumentere, at forpligtelserne er opfyldt. Kortlægningen giver: et systemregister og et risikoregister – udgangspunktet for risikostyring.
KSeFgælder allerede
Obligatorisk struktureret e-fakturering kræver integration med de eksisterende økonomisystemer, ikke kun køb af et nyt modul. Kortlægningen giver: en integrationsmatrix for økonomisystemet.
e-Doręczeniaallerede i drift
En ny kanal for officiel digital post berører journal- og sagsprocesserne i hele organisationen, ikke kun sekretariatet. Kortlægningen giver: et kort over, hvilke processer der understøttes af systemer, og hvilke der ikke gør.
Tilsyn og revisionnår som helst
En ansøgningsrunde, der kræver en analyse som bilag, et tilsyn fra Regionalt Revisionskammer (RIO) eller at den eneste IT-medarbejder siger op – hver af disse hændelser rejser et spørgsmål, som ingen har stillet før. Kortlægningen giver: en dokumenteret begrundelse for hver indkøbsbeslutning.
Centralt kontraktregister (CRU JSFP)gælder fra 1. juli 2026
Uden integration er det endnu en manuel opgave: Oplysninger om hver kontrakt mod vederlag, der er indgået fra 1. juli 2026, uden beløbsgrænse, skal forvaltningens leder gøre tilgængelige i registret inden for 30 dage og opdatere ved hver ændring. Registret er offentligt, så forsinkelser og fejl kan ses af alle – også af kommunalbestyrelsen og tilsynsmyndighederne. Kontraktregistret hænger naturligt sammen med fakturaerne i KSeF – en faktura hører til en sag i systemet i EZD-klassen og skal knyttes til en kontrakt og godkendes, før den når økonomisystemet. Kortlægningen giver: et kort over denne kæde (KSeF → EZD-system → centralt register → økonomi), hvem der godkender hvad, og hvornår data når registret.
Styring af adgangsrettighederet krav under KSC
Hvem har adgang til hvad? Uden en ordnet proces for onboarding, offboarding og ændring af rettigheder er der intet at vise ved et tilsyn. Kortlægningen giver: et rettighedsregister og en proces for tildeling, ændring og fratagelse af rettigheder.
Kommunaldirektøren behøver ikke gøre det alene. Det første projekt af sin art i forvaltningen, men ikke det første i min praksis.
Kommunaldirektøren udnævnes for at organisere forvaltningens arbejde. I dag lander implementeringen af et system i EZD-klassen, fakturaflowet under KSeF og e-Doręczenia på vedkommendes bord – store IT-projekter og endnu større projekter, der ændrer måden, man arbejder på. Ofte de første af slagsen i karrieren, gennemført med to-tre IT-medarbejdere, der i forvejen har travlt med at holde forvaltningen kørende.
Jeg kommer med over 20 års erfaring fra den slags projekter, i forskellige organisationer og organisationskulturer, også i lokalforvaltningen. I et aftalt omfang på deltid, som en ekstern rådgivningsydelse, uden at der skal oprettes en ny stilling.
Jeg ved, hvilke spørgsmål der skal stilles, før beslutningen træffes.
Jeg hjælper med at gennemføre forandringen, så medarbejderne rent faktisk tager det nye system til sig: en kommunikationsplan, uddannelse, forandringsambassadører i hver afdeling, samtaler med de tvivlende. Jeg rådgiver om strategien for brugernes ibrugtagning.
Jeg holder øje med leverandøren og tidsplanen, og kommunaldirektøren får korte opsummeringer og træffer beslutning dér, hvor det er nødvendigt.
Jeg efterlader et skriftligt spor for hver beslutning, hvis der kommer et tilsyn eller spørgsmål fra kommunalbestyrelsen.
Beslutningerne og ansvaret forbliver hos forvaltningens ledelse. Jeg administrerer ikke systemer og træffer ikke beslutninger i stedet for borgmesteren eller starostaen: Jeg leverer et solidt beslutningsgrundlag og hjælper med at følge op på, at beslutningerne bliver ført ud i livet.
Er det jeres tilfælde? Fire ting, det er værd at vide før den første samtale.
Det tyder ofte på det
Det er ofte tilfældet, at fristerne for EZD, KSeF, KSC og det centrale kontraktregister ligger i forskellige mapper hos forskellige personer. Der er ikke sjældent ingen, der kan sige i én sætning, hvilke systemer forvaltningen har, og hvem der er ansvarlig for dem. IT-budgettet er somme tider én post, som kommunalbestyrelsen har svært ved at vurdere effektivt.
Hvad der kan ske, hvis I udskyder det
Det sker, at beslutningerne træffes under fristpres, på baggrund af leverandørens tilbud og ikke forvaltningens krav. Så vokser risikoen for tillæg til kontrakten, dobbeltkøb og afhængighed af én leverandør. Når det gælder forpligtelserne efter KSC-loven, har forvaltningens leder ansvaret for dem, også når de er overdraget til en anden.
Hvem der som regel er sponsor
Oftest kommunaldirektøren eller økonomichefen, med et klart mandat fra borgmesteren eller den øverste leder af forvaltningen. Uden en beslutning fra forvaltningens ledelse er det som regel ikke værd at begynde.
Hvad jeg ikke gør
Jeg overtager ikke forvaltningslederens forpligtelser, administrerer ikke systemer og afgiver ikke juridiske udtalelser. Beslutningerne og ansvaret forbliver hos forvaltningen.
Det mindste sikre første skridt: en samtale på 30 minutter uden omkostninger og derefter en kortlægning (2–6 uger, under tærskelværdien for offentligt udbud). Indtil da forpligter I jer ikke til noget.
Forpligtelser har frister, og projekter har ejere. Nogen må kunne se det hele.
EZD, KSeF, KSC, det centrale kontraktregister og e-Doręczenia lander ofte hos de samme få personer. Fristerne kan støde sammen med den daglige drift af forvaltningen, og viden om, hvor arbejdet står, spredes i mails og i folks hoveder. Så mangler der ofte ikke viden, men et fast overblik.
I et aftalt omfang holder jeg orden på forvaltningens vegne: så hver opgave har en ejer, en frist og en status, og kommunaldirektøren og ledelsen ved, hvor de står.
Ét register over forpligtelser og projekter med ejer, frist og status, og ved siden af et register over risici, beslutninger og dokumenter.
Ugentlig status fra opgaveejerne, et kort møde og et referat med handlingsliste og frister.
Påmindelser, kontrol af, at dokumentationen er komplet, og tidlig varsling, før en frist glider.
En månedlig rapport til kommunaldirektøren og ledelsen, der også kan bruges til spørgsmål fra kommunalbestyrelsen eller et tilsyn.
Jeg overtager ikke udførelsen og træffer ikke beslutninger i stedet for forvaltningen: Hver handling har en ejer hos forvaltningen.
Procedurer fra papirets tid. Fulgt af gammel vane, fordi „sådan har vi altid gjort“.
I offentlige forvaltninger, men også i faglige selvstyreorganer og lignende institutioner, udføres mange opgaver stadig efter procedurer, der blev skabt til en analog verden. Ofte ved ingen længere, hvorfor de gøres netop sådan.
FørstEn kortlægning og en beskrivelse af situationen, som den er.
Derefter
hvad man overhovedet kan ønske sig,
hvordan man griber markedsundersøgelsen an,
hvilke værktøjer man skal bruge: sagsflow (workflow), en low-code-platform, automatisering af gentagne opgaver (RPA), enkle AI-værktøjer, og nogle gange er et almindeligt dokumenthåndteringssystem nok.
Kendskab til markedet og de tilgængelige løsninger er min største styrke: Det hjælper med at vælge værktøjet efter problemet og ikke problemet efter det værktøj, som nogen tilfældigvis sælger.
Det ser ledelsen efter 2–6 uger.
Én side, som kan lægges på starostaens og økonomichefens bord, en præsentation til ledelsesmødet og et komplet sæt dokumenter til det næste udbud.
Én side til ledelsen
Distriktsforvaltningens systemer: status og anbefaling6 af 14 systemer
Dokumentflow (EZD PUW)Sekretariatetvidereudvikling til 2029C
Økonomi og regnskabØkonomichefkontrakt til 2028B
Personale og lønHRopdateretA
Skatter og gebyrerØkonomiafdelingenintet APIB
Landmåling og matrikelLandmålingopdateretA
Fakturaflow under KSeFingen ejerhulD
2 bevares2 tilpasses1 udskiftes1 hul
Anbefaling: Start med dokumentflowet, før der vælges et system i EZD-klassen. Håndter KSeF gennem integration med økonomisystemet, ikke med et nyt system.
Eksempel med illustrative data; opbygningen er den samme som i det rigtige dokument.
Præsentation for ledelsen, 12–15 slides
Skitse til opbygning. En session på 60–90 minutter er inkluderet i prisen.
Formål og omfang af kortlægningen. Hvad vi har talt op, og hvad vi bevidst har udeladt.
Kort over forvaltningens systemer. Hvem der ejer dem, hvad de koster, hvornår supporten ophører.
Kategorierne A/B/C/D. Hvad der skal bevares, tilpasses, udskiftes, og hvad der mangler.
Risici og deres vægt. Et register med 20 risici og et heatmap, herunder KSC/NIS 2 og leverandørafhængighed.
Dokumentflowet før valget af et system i EZD-klassen. Hvad der skal flyttes, forenkles, integreres.
Beslutningsmuligheder. Reelle muligheder med omkostning og risiko for hver enkelt.
Omkostningen ved ikke at handle. Hvad der sker, hvis vi ikke gør noget før 2029.
Budget. Opdelt i lovkrav og investering, klar til mødet i kommunalbestyrelsen.
Anbefaling og tidsplan. De tre første skridt, og hvem der har ansvaret for dem.
Et kort over dokumentflow og integrationer, krav til migreringen, klausuler til kontrakten.
At det gamle flows fejl gentages i det nye system, betalte tillæg til kontrakten for integrationer, der var udeladt af kontrakten, overskredet frist.
KSC / NIS 2
Et systemregister og et vægtet risikoregister.
Sanktioner og ledelsesansvar for risikostyring, der ikke kan dokumenteres.
Budget og kommunalbestyrelsens møde
En opdeling af udgifterne i lovkrav og investering, omkostningen ved ikke at handle, én side med en anbefaling.
At kommunalbestyrelsen afviser udgiften eller kritiserer én samlet post „IT-system“ uden begrundelse.
Tilsyn fra RIO og NIK
En dokumenteret A/B/C/D-kategorisering og en begrundelse for indkøbsbeslutningerne.
Kritik for dårlig forvaltning af offentlige midler eller for beslutninger uden grundlag.
Tilbud efter samtalen
Afhænger af antallet af systemer og afdelinger. Den præcise pris fastsætter jeg efter en samtale på 30 minutter om forvaltningens størrelse.
Under tærskelværdien for offentligt udbud. Bestilles uden formelt udbud efter forvaltningens egne interne regler.
2–6 uger fra kontraktunderskrivelse til mødet med ledelsen, 1–3 dage på stedet, omkring 10 timers indsats fra jeres koordinator.
Ingen adgang til borgernes personoplysninger. Arbejdet foregår på niveau med systemer, kontrakter og konfiguration. En fortrolighedsaftale før start.
Hvad kommunaldirektøren, økonomichefen og IT-chefen får ud af det.
Kommunaldirektør, borgmester, starosta
Ansvarlig for en organisation, der i dag har problemer på størrelse med en mellemstor virksomheds – men uden ledelseserfaring med digitalisering og uden tid til at opbygge den ved forsøg og fejl.
Får: én side med en anbefaling og en tidsplan for implementeringen af et system i EZD-klassen – en tidsplan, der kan styres uden IT-viden.
Opnår: en rådgiver på projektet og forandringen, ikke kun dokumenter.
Økonomichef
Skal forsvare IT-budgettet over for kommunalbestyrelsen – har brug for en opdeling i lovkrav og investering, ikke én samlet post „IT-system“, og for en, der forbereder og fremlægger begrundelsen sammen med ledelsen.
Får: en opdeling af IT-udgifterne i lovkrav og investering samt driftsomkostninger til den flerårige økonomiske prognose. Får også en begrundelse til budgetforslaget og til mødet i kommunalbestyrelsen.
Opnår: et budget, der kan forsvares over for kommunalbestyrelsen, og som ikke giver overraskelser i de kommende år.
IT-chef
En allieret, hvis kortlægningen bliver et argument for vedkommendes budget – ikke en bedømmelse af det hidtidige arbejde.
Får: et register, en metode, der kan gentages, og argumenter for budgettet, udarbejdet sammen med vedkommende, ikke hen over hovedet på vedkommende.
Opnår: en allieret i dialogen med ledelsen og tid til at holde forvaltningen kørende.
Ledelsen står ikke kun til ansvar over for sig selv – den skal stå til regnskab over for kommunalbestyrelsen, et organ valgt ved almindelige valg. Det sværeste øjeblik er, når der skal bedes om et større budget eller godkendelse af en udgift. Et IT-projekt skal da fremlægges i et enkelt og forståeligt sprog uden teknisk jargon, så kommunalbestyrelsen kan træffe en velovervejet beslutning. Krogis forbereder ledelsen på den samtale og fremlægger – ved dens side – kortlægningen, risiciene, omkostningen ved ikke at handle og begrundelsen for udgiften for kommunalbestyrelsen: en oversættelse fra IT’s og lovgivningens sprog til en anbefaling, der kan forsvares over for kommunalbestyrelsen.
Et lille, konkret omfang til at begynde med, udvidet i takt med tilliden.
Den samme rækkefølge har virket i digitaliseringen af lokalforvaltningen: et snævert omfang, så resultatet kan ses, før der træffes beslutning om noget større.
Kortlægning af IT-systemer og processer2–6 ugerEt register over applikationer med ejer, kontrakt, licens, omkostning og ophør af support. Et kort over processer og integrationer. Et risikoregister i forhold til KSC, NIS 2, e-Doręczenia og KSeF. Én side til ledelsen og kommunalbestyrelsen.Ydelsens fulde omfang
Digitaliseringsstrategi og indkøbsreglerTidsplan efter første samtaleEn treårig køreplan opdelt i lovkrav og investering. Et budget opdelt i investering og drift, klar til at blive forsvaret over for kommunalbestyrelsen. Indførelse af indkøbsregler for systemindkøb – før den første anmodning om tilbud sendes ud.
Forberedelse af udbuddetTidsplan efter første samtaleEn kravspecifikation, en indkøbsmatrix til sammenligning af tilbud, de spørgsmål, der skal stilles til leverandørerne, og deltagelse i møder med dem som ordregiverens repræsentant.
DigitaliseringsrådgiverFast samarbejdeI et aftalt omfang, for eksempel en fast pulje timer om måneden og et fast møde med kommunaldirektøren. Overtagelse (accepttest) ud fra aftalte testscenarier, udtalelser om nye indkøb, løbende overblik over lovændringer og det polske digitaliseringsministeriums planer, forberedelse til den næste bølge af regulering – og når der skal søges om et større budget, forberedelse af ledelsen til samtalen med kommunalbestyrelsen om nødvendigheden af udgiften og fremlæggelse af begrundelsen ved dens side.
2008–2026Lokalforvaltning (kommuner)
„Den samme driftsmodel i hver eneste kommune – de samme budgetprocesser, offentlige registre, afdelingsstruktur, udbudsregler og det samme regulatoriske pres.“
18 års arbejde med kommuner om strategi og arkitektur for en fælles platform til informationsudveksling, der gør en reel digital forvaltning mulig. Over 40 moduler designet og implementeret, herunder EZD (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), digitalt arkiv, digitale ledelsesmøder, digitale kommunalbestyrelsesmøder, digitale ansøgningsrunder, digital rekruttering, borgerhøringer, digitale tjenesterejser, digital uddannelse, betjening af kommunalbestyrelsesmedlemmer, 12 offentlige registre og to webportaler. Omkring 20 års erfaring med implementeringer for offentlig forvaltning og erhvervsliv.
Det hører jeg fra distriktsforvaltninger, før vi går i gang.
Tilbagevendende, anonymiserede temaer fra snesevis af samtaler om digitalisering – ikke citater fra en bestemt forvaltning.
„Vi har godt et dusin systemer, og ingen har overblikket over det hele – før noget går i stykker, eller der kommer et tilsyn.“
„Vi ved godt, at IT-budgettet er for lavt, men det er svært at begrunde over for kommunalbestyrelsen uden hårde data om risiko og omkostningen ved ikke at handle.“
„Vi er mere bange for at migrere mange års arkivdata end for selve implementeringen af det nye system.“
„Vi vil hellere se, hvordan det fungerer i en lignende forvaltning, end tage en salgspræsentation på ordet.“
Det spørger offentlige forvaltninger oftest om.
Fra hvornår skal forvaltningen have et system i EZD-klassen?
Det polske digitaliseringsministerium har annonceret pligten til at have et system i EZD-klassen; ifølge ministeriets afklaringer fra oktober 2026 er fristen udskudt til tidligst 2029, og reglerne foreligger kun som udkast, så vi bekræfter retstilstanden ved starten af kortlægningen. Ifølge NASK’s tidsplan slutter videreudviklingen af EZD PUW i 2029, men det er et særskilt forhold fra fristen for pligten. Vigtigere end selve datoen: Migreringen er tidspunktet til at gennemgå hele arkitekturen for dokumentflowet, ikke kun til at flytte data.
Gælder KSC-loven (NIS 2) for vores distriktsforvaltning?
Ja. Ændringen af loven om det nationale cybersikkerhedssystem, der gælder fra 3. april 2026, nævner udtrykkeligt distriktsforvaltningen som væsentlig enhed, ligesom en kommuneforvaltning med mindst 50 ansatte; mindre forvaltninger og organisatoriske enheder er vigtige enheder. Loven giver 12 måneder til at gennemføre forpligtelserne, og det er forvaltningens leder, der personligt har ansvaret for dem, også når opgaven overdrages til en anden. En kortlægning af systemerne er det første praktiske skridt: Uden en liste over systemerne, deres ejere og risici kan resten ikke planlægges.
Skal forvaltningen indføre KSeF, selv om det primært er et system for virksomheder?
Som momsregistreret enhed, der udsteder og modtager fakturaer, er forvaltningen omfattet af de samme regler som andre enheder – forpligtelsen gælder altså også kommunale enheder for deres erhvervsmæssige aktivitet. Det afgørende spørgsmål er ikke „om“, men „hvordan KSeF integreres med det eksisterende fakturaflow og økonomisystemet“, så der ikke opstår endnu en isoleret applikationsø.
Hvordan skriver man udbudsbetingelserne for et IT-system, så man undgår leverandørafhængighed?
Det afgørende er at kræve følgende klausuler allerede i specifikationen i stedet for at forhandle dem senere: retten til egne data og til at eksportere dem i et åbent format, en beskrevet exitplan, åbne API’er og i begrundede tilfælde deponering af kildekoden (escrow). Uden dette betyder et leverandørskifte om nogle år enten tab af data eller en dyr, påtvunget fortsættelse af kontrakten.
Hvor begynder man digitaliseringen af forvaltningen, når man hverken har tid eller viden i organisationen?
Med et lille, tidsafgrænset skridt, der giver konkret viden i stedet for endnu en hensigtserklæring – i praksis med en kortlægning af systemer og processer, der tager 2–6 uger og afsluttes med én sides opsummering til ledelsen, ikke et strategiprojekt over mange måneder uden håndgribeligt resultat.
Hvordan overtager man et system fra leverandøren?
Overtagelsen (accepttesten) bør bygge på testscenarier og kriterier, der er skrevet ind i udbudsmaterialet og kontrakten, ikke på et generelt indtryk. Før overtagelsesprotokollen underskrives, bør I kontrollere datamigreringen, integrationen med økonomisystemet og andre registre, dokumentationen og medarbejdernes uddannelse. Skriv eventuelle mangler ind i protokollen med en frist for udbedring. Et system er lettest at overtage, når acceptkriterierne blev skrevet sammen med kravene.
Hvordan udarbejder man en digitaliseringsstrategi for forvaltningen?
Strategien bør tage udgangspunkt i det, forvaltningen allerede har, ikke i en leverandørs katalog. Den begynder med en kortlægning af systemer, kontrakter og processer og fastlægger derefter målarkitekturen, standarderne (f.eks. en rettighedsmodel og regler for dokumentation af krav) og en køreplan opdelt i lovbestemte forpligtelser og investeringer. En god strategi siger, hvad der skal gøres i det næste budget og i hvilken rækkefølge, så økonomichefen og kommunalbestyrelsen kan se begrundelsen for udgifterne.
Lad os begynde med kortlægningen, før et tilsyn gør det for os.
