En IT-inventering av distriktsförvaltningens system på 2–6 veckor: ett register över system och avtal, risker enligt KSC/NIS 2, en karta över dokumentflödet inför migreringen och en sammanfattning på en sida för ledningen och fullmäktige. Under tröskelvärdet för offentlig upphandling.
- Jag svarar inom 2 arbetsdagar
- Första samtalet: 30 minuter, kostnadsfritt
- Ingen åtkomst till invånarnas uppgifter
Vad ni vinner. Dokumenten är ett verktyg, inte målet.
- Lugn vid en granskningDokumenterad omsorg: ni har på papper vad ni visste, vilka alternativ som fanns och varför ni valde just det. För den regionala revisionskammaren (RIO), Polens riksrevision (NIK) och fullmäktige.
- En budget som håller inför fullmäktigeUppdelad i skyldighet och investering, plus kostnaden för att inte göra något, presenterad på fullmäktiges språk.
- En erfaren ledare för ett projekt ni aldrig har drivit förutÖver 20 år av sådana projekt, även i kommunal sektor, sida vid sida med era egna IT-medarbetare.
- Medarbetare som faktiskt tar till sig det nya systemetEn förändringsplan, utbildning och förändringsambassadörer på varje avdelning.
- Mindre pengar utNi köper inte det ni redan har, och ni betalar inte för tilläggsavtal om integrationer som gick att förutse.
Det här väntar er före utgången av 2027. Varje punkt börjar med samma fråga: vad har förvaltningen redan?
Skyldigheterna växer snabbare än kompetensen att hantera dem. Inventeringen är det första steget för var och en av dem, och den behöver bara göras en gång.
- Ett system i EZD-klasseninförs före 1 januari 2028
- Migreringen från EZD PUW till ett system i EZD-klassen är ett tillfälle att se över hela arkitekturen för dokumentflödet — eller att upprepa samma misstag i det nya systemet. Valet av ett specifikt system (statens EZD RP, som utvecklas av NASK, eller ett annat som uppfyller kraven) är ett separat beslut. I en IT-avdelning på två eller tre personer, typisk för en medelstor förvaltning, är det sällan viljan som saknas, utan någon som redan har genomfört ett sådant val och införande och kan ta på sig att leda projektet. Inventeringen ger: en karta över dokumentflöde och integrationer, krav för migreringen, avtalsklausuler.
- Budgetförslaget för 2027senast 15 november 2026
- IT-budgeten är en enda post, utan uppdelning mellan regulatorisk skyldighet och stigande driftkostnader. Inventeringen ger: en uppdelning i skyldighet och investering, plus kostnaden för att inte göra något — den motivering som ekonomichefen och fullmäktige förväntar sig.
- KSC / NIS 2gäller redan
- Polens lag om det nationella cybersäkerhetssystemet (KSC) och EU:s NIS 2-direktiv ålägger offentliga organ skyldigheter och sanktioner som inte bara kan ”lämnas över till IT” — det är organisationen och dess ledning som bär ansvaret. En oberoende rådgivare ser på dessa risker ur ledningens perspektiv, inte IT-avdelningens: identifierar dem och hjälper till att minska dem, så att ledningen har argumenten i handen när den behöver visa att skyldigheterna är uppfyllda. Inventeringen ger: ett systemregister och ett riskregister — utgångspunkten för riskhanteringen.
- KSeFgäller redan
- Obligatorisk strukturerad e-fakturering kräver integration med befintliga ekonomisystem, inte bara köp av en ny modul. Inventeringen ger: en integrationsmatris mot ekonomisystemet.
- e-Doręczeniaredan i drift
- En ny kanal för officiell korrespondens påverkar registratur- och ärendehanteringsprocesserna i hela organisationen, inte bara receptionen. Inventeringen ger: en karta över vilka processer som stöds av system och vilka som inte gör det.
- Granskningar och revisionernär som helst
- En bidragsutlysning som kräver en nulägesanalys som bilaga, en granskning av den regionala revisionskammaren eller att er enda IT-specialist slutar — var och en av dessa händelser väcker en fråga som ingen har ställt tidigare. Inventeringen ger: en dokumenterad motivering för varje inköpsbeslut.
- Centrala avtalsregistret (CRU JSFP)gäller sedan 1 juli 2026
- Utan integration blir det ännu en manuell börda: avtal ska rapporteras inom 30 dagar, och sena eller felaktiga uppgifter kan leda till straffrättsligt ansvar för myndighetschefen. Avtalsregistret hänger naturligt ihop med fakturorna i KSeF — en faktura hör till ett ärende i systemet i EZD-klassen och måste kopplas till ett avtal och godkännas innan den når ekonomisystemet. Inventeringen ger: en karta över kedjan (KSeF → EZD-system → centrala registret → ekonomi), vem som godkänner vad och när uppgifterna når registret.
- Behörighetshanteringen skyldighet enligt KSC
- Vem har åtkomst till vad? Utan en ordnad process för att lägga upp, avsluta och ändra behörigheter finns det inget att visa vid en granskning. Inventeringen ger: ett behörighetsregister och en process för att tilldela, ändra och återkalla behörigheter.
Läget per 24 september 2026. Källor: EZD RP (gov.pl), lagen om offentliga finanser (art. 238, förslag till budgetbeslut), lagen om det nationella cybersäkerhetssystemet, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Kommundirektören behöver inte göra det här ensam. Det första sådana projektet i förvaltningen, men inte det första i min praktik.
Kommundirektören utses för att organisera förvaltningens arbete. I dag hamnar införandet av ett system i EZD-klassen, fakturaflödet under KSeF och e-Doręczenia på kommundirektörens bord — stora IT-projekt och ännu större projekt för att förändra arbetssätt. Ofta de första i karriären, och de drivs med två eller tre IT-medarbetare som redan har fullt upp med att hålla förvaltningen igång.
Jag har över 20 års erfarenhet av sådana projekt, i olika organisationer och organisationskulturer, även i kommunal sektor.
- Jag vet vilka frågor som ska ställas innan beslutet fattas.
- Jag driver förändringen så att medarbetarna faktiskt tar till sig det nya systemet: en kommunikationsplan, utbildning, förändringsambassadörer på varje avdelning, samtal med dem som inte är övertygade. Jag ger råd om strategin för hur användarna ska ta till sig systemet.
- Jag håller koll på leverantören och tidplanen, och kommundirektören får korta sammanfattningar och fattar beslut där det behövs.
- Jag lämnar ett skriftligt underlag för varje beslut, ifall det blir en granskning eller frågor från fullmäktige.
Rutiner från papperstiden. Som följs av gammal vana, för att ”det har alltid varit så”.
I förvaltningar, men också i självreglerande yrkesorganisationer och liknande institutioner, utförs många uppgifter fortfarande enligt rutiner som skapades för en analog värld. Ofta minns ingen längre varför de görs just så.
FörstEn inventering och en beskrivning av nuläget.
Sedan- vad ni över huvud taget kan vilja uppnå,
- hur ni ska angripa marknadsundersökningen,
- vilka verktyg som ska användas: ärendeflödessystem (workflow), en low-code-plattform, automatisering av återkommande uppgifter (RPA), enkla AI-verktyg, och ibland räcker ett vanligt dokumenthanteringssystem.
Kunskap om marknaden och om de tillgängliga lösningarna är min största styrka: den hjälper till att anpassa verktyget efter problemet, i stället för problemet efter det verktyg som någon råkar sälja.
Det här ser ledningen efter 2–6 veckor.
En sammanfattning på en sida att lägga på skrivbordet hos starosta (chef för distriktsförvaltningen) och ekonomichefen, en presentation för ett ledningsmöte och en komplett uppsättning dokument för nästa upphandling.
- Dokumentflöde (EZD PUW)Registratursupport till 2027C
- Ekonomi och redovisningEkonomichefavtal till 2028B
- Personal och lönHRaktuelltA
- Skatter och avgifterEkonomiavdelningensaknar APIB
- Lantmäteri och fastighetsregisterLantmäteriaktuelltA
- Fakturaflöde under KSeFingen ägareluckaD
| Er plan | Vad ledningen får | Vilken risk det hanterar |
|---|---|---|
| Val och införande av ett system i EZD-klassen | En karta över dokumentflöde och integrationer, krav för migreringen, avtalsklausuler. | Att det gamla flödets misstag upprepas i det nya systemet, betalda tilläggsavtal för integrationer som saknades i avtalet, en missad tidsfrist. |
| KSC / NIS 2 | Ett systemregister och ett viktat riskregister. | Sanktioner och ledningens ansvar för en riskhantering som inte går att dokumentera. |
| Budgeten och fullmäktiges sammanträde | En uppdelning av utgifterna i skyldighet och investering, kostnaden för att inte göra något, en rekommendation på en sida. | Att fullmäktige avslår utgiften eller invänder mot en enda omotiverad post ”IT-system”. |
| Granskning av RIO och NIK | Dokumenterad A/B/C/D-kategorisering och en motivering av inköpsbesluten. | Anmärkning om misshushållning eller om beslut utan underlag. |
Beroende på antalet system och avdelningar. Det exakta priset bekräftar jag efter ett 30 minuters samtal om er förvaltnings storlek.
- Under tröskelvärdet för offentlig upphandling. Beställs utan formell upphandling, enligt förvaltningens egna interna regler.
- 2–6 veckor från undertecknat avtal till sessionen med ledningen, 1–3 dagar på plats, cirka 10 timmar av er koordinators tid.
- Ingen åtkomst till invånarnas personuppgifter. Arbetet sker på nivån system, avtal och konfiguration. Sekretessavtal före start.
Vad kommundirektören, ekonomichefen och IT-chefen får ut av det.
-
Kommundirektör, kommunstyrelsens ordförande, starosta
Ansvarar för en organisation med samma problem som ett medelstort företag — men utan ledningserfarenhet av digitalisering och utan tid att skaffa den genom att pröva sig fram.
Får: en rekommendation på en sida och en tidplan för införandet av ett system i EZD-klassen — en tidplan som går att styra utan IT-kunskaper.
Vinner: någon som leder projektet och förändringen, inte bara dokument.
-
Ekonomichef
Måste försvara IT-budgeten inför fullmäktige — behöver en uppdelning i regulatorisk skyldighet och investering, inte en enda post ”IT-system”, och någon som tar fram och presenterar motiveringen tillsammans med ledningen.
Får: en uppdelning av IT-utgifterna i skyldighet och investering, plus driftkostnader, till den fleråriga ekonomiska prognosen. Får också en motivering till budgetförslaget och inför fullmäktiges sammanträde.
Vinner: en budget som går att försvara inför fullmäktige och som inte bjuder på överraskningar under kommande år.
-
IT-chef
En allierad, om inventeringen blir ett argument för IT-budgeten — inte en bedömning av det arbete som gjorts hittills.
Får: ett register, en metod som går att upprepa och argument för budgeten, framtagna tillsammans med IT-chefen, inte över dennes huvud.
Vinner: en allierad i samtalet med ledningen och tid att hålla förvaltningen igång.
Ledningen ansvarar inte bara inför sig själv — den måste stå till svars inför fullmäktige, ett organ som väljs i allmänna val. Det svåraste ögonblicket är att be om en större budget eller om godkännande av en utgift. Då måste IT-projektet presenteras på ett enkelt och begripligt språk, utan teknisk jargong, så att fullmäktige kan fatta ett välgrundat beslut. Krogis förbereder ledningen för det samtalet och presenterar — på dess vägnar — inventeringen, riskerna, kostnaden för att inte göra något och motiveringen för utgiften för fullmäktige: en översättning från IT:s och regelverkens språk till en rekommendation som håller inför fullmäktige.
Ett litet, konkret uppdrag till att börja med, som vidgas i takt med förtroendet.
Samma ordning har fungerat vid digitaliseringen i kommunal sektor: en snäv omfattning, för att visa resultat innan ett större beslut fattas.
- IT-inventering av system och processer 2–6 veckor Ett register över applikationer med ägare, avtal, licens, kostnad och datum då supporten upphör. En karta över processer och integrationer. Ett riskregister mot KSC, NIS 2, e-Doręczenia och KSeF. En sammanfattning på en sida för ledningen och fullmäktige. Tjänstens fullständiga omfattning
- Digital strategi och inköpsregler Tidplan efter första samtalet En treårig färdplan uppdelad i regulatorisk skyldighet och investering. En budget uppdelad i investering och drift, redo att försvaras inför fullmäktige. Inköpsregler för systemköp — innan den första offertförfrågan går ut.
- Förberedelse inför upphandlingen Tidplan efter första samtalet En kravspecifikation, en inköpsmatris för att jämföra anbud, frågor att ställa till leverantörerna och deltagande i leverantörsmöten som den upphandlande myndighetens representant.
- Din rådgivare i digital strategi Löpande rådgivning Leveransgodkännande mot överenskomna testscenarier, granskning av kommande inköp, bevakning av lagändringar och digitaliseringsministeriets planer, förberedelse inför nästa våg av regleringar — och när en större budget behövs, förberedelse av ledningen inför samtalet med fullmäktige om varför utgiften är nödvändig, och presentation av den motiveringen på ledningens vägnar.
-
2008–2026
Kommunal sektor
”Samma verksamhetsmodell i varje kommunal förvaltning — samma budgetprocesser, offentliga register, avdelningsstruktur, upphandlingsregler och samma regulatoriska tryck.”
18 års arbete med kommunal sektor kring strategi och arkitektur för en enhetlig plattform för informationsutbyte som utgör en verklig e-förvaltning. Över 40 moduler utformade och införda, bland annat: EZD, e-arkiv, e-ledning, e-fullmäktige, e-antagning, e-rekrytering, samråd med allmänheten, e-reseräkningar, e-utbildning, stöd till förtroendevalda, 12 offentliga register och två webbportaler. Cirka 20 års erfarenhet av införanden för offentlig förvaltning och näringsliv.
Det här hör jag från distriktsförvaltningar innan vi börjar.
Återkommande, anonymiserade teman från dussintals samtal om digitalisering — inte citat från någon specifik förvaltning.
”Vi har ett femtontal system och ingen ser helheten — tills något går sönder eller en granskning dyker upp.”
”Vi vet att IT-budgeten är för låg, men det är svårt att motivera inför fullmäktige utan hårda data om risker och kostnaden för att inte göra något.”
”Vi är mer oroliga för att migrera många års arkivdata än för själva införandet av det nya systemet.”
”Vi vill hellre se hur det fungerar i en liknande förvaltning än lita på en säljpresentation.”
Det offentliga förvaltningar oftast frågar om.
När måste vi gå över från EZD PUW till ett system i EZD-klassen?
Datumet vi planerar utifrån är 1 januari 2028. Digitaliseringsministeriets tidplan uppdateras ibland, så vi bekräftar datumet för er förvaltning i början av inventeringen. Viktigare än själva datumet: migreringen är tillfället att se över hela arkitekturen för dokumentflödet, inte bara att flytta data.
Gäller KSC-lagen (NIS 2) vår distriktsförvaltning?
Den ändrade lagen om det nationella cybersäkerhetssystemet (som genomför EU:s NIS 2-direktiv) omfattar en bred krets av offentliga organ, även inom kommunal sektor — det är värt att kontrollera omfattning och tidsfrister för just er förvaltning, eftersom reglerna och införandetidplanen fortfarande preciseras. En systeminventering är det första steget mot att besvara frågan i praktiken, inte bara i teorin.
Måste förvaltningen införa KSeF, trots att det främst är ett system för företag?
Som momsskyldig som både utfärdar och tar emot fakturor omfattas förvaltningen av samma regler som andra aktörer — skyldigheten gäller alltså även kommunala organ, för deras ekonomiska verksamhet. Nyckelfrågan är inte ”om” utan ”hur KSeF ska integreras med det befintliga fakturaflödet och ekonomisystemet”, så att det inte blir ännu en isolerad applikation.
Hur skriver vi förfrågningsunderlaget för ett IT-system för att undvika inlåsning hos leverantören?
Nyckeln är att kräva följande klausuler redan i specifikationen i stället för att förhandla om dem senare: rätten till era data och till export i ett öppet format, en beskriven exitplan, öppna API:er och, i motiverade fall, deposition av källkoden (escrow). Utan detta innebär ett leverantörsbyte några år senare antingen dataförlust eller en dyr, påtvingad förlängning av samarbetet.
Var börjar vi digitaliseringen av förvaltningen när vi varken har tid eller egen kompetens?
Med ett litet, tidsavgränsat steg som ger hård kunskap i stället för ännu en avsiktsförklaring — i praktiken med en inventering av system och processer, som tar 2–6 veckor och avslutas med en sammanfattning på en sida för ledningen, inte ett strategiprojekt som pågår i månader utan påtagligt resultat.
Hur gör vi leveransgodkännandet av ett system?
Godkännandet bör bygga på testscenarier och kriterier som skrivits in i upphandlingsdokumenten och avtalet, inte på ett allmänt intryck. Kontrollera datamigreringen, integrationerna med ekonomisystemet och andra register, dokumentationen och utbildningen av personalen innan ni undertecknar godkännandeprotokollet. För in eventuella brister i protokollet med en tidsfrist för åtgärd. Ett system är lättast att godkänna när godkännandekriterierna togs fram tillsammans med kraven.
Hur tar vi fram en digitaliseringsstrategi för förvaltningen?
Strategin ska utgå från vad förvaltningen redan har, inte från en leverantörs katalog. Den börjar med en inventering av system, avtal och processer och fastställer sedan målarkitekturen, standarder (till exempel en behörighetsmodell och regler för hur krav dokumenteras) och en färdplan uppdelad i lagstadgade skyldigheter och investeringar. En bra strategi säger vad som ska göras i nästa budget och i vilken ordning, så att ekonomichefen och fullmäktige ser motiveringen för utgifterna.
Låt oss börja med inventeringen, innan en granskning gör den åt oss.
- Jag svarar inom 2 arbetsdagar
- Första samtalet: 30 minuter, kostnadsfritt
- Du behöver inte förbereda något