Den aviserade skyldigheten att ha ett system i EZD-klassen (elektronisk ärende- och dokumenthantering; tidpunkten har skjutits upp till tidigast 2029), KSeF, KSC, det centrala avtalsregistret: skyldigheterna kommer från olika håll, men landar hos samma personer, samma avdelningar och samma budget. Krogis ger kommuner, städer och distriktsförvaltningar råd om hur de tar sig igenom förändringarna steg för steg: vad förvaltningen redan har, i vilken ordning förändringarna ska införas, hur chefer och medarbetare förbereds, hur man väljer leverantör och hur man efter införandet kontrollerar att medarbetarna verkligen arbetar annorlunda. Som extern rådgivare, utan att en ny tjänst behöver skapas, i den omfattning som förvaltningens behov kräver. Först en inventering: 2–6 veckor, under tröskelvärdet för offentlig upphandling.
Vy BsammanträdessalIllustrationsbildvisar ingen specifik förvaltningblad 1offentlig sektor – kommunerWojciech KroczakRådgivare inom förändringsledning och digitalisering. 2008–2026: projekt i kommunal sektor.
Förändringsledning i förvaltningen. Typiska projekt och vad de förändrar i medarbetarnas arbete.
Vart och ett av dessa projekt slutar med att systemet levereras och godkänns, men effekten kommer först när medarbetarna börjar arbeta annorlunda. Samma principer, olika svårigheter.
System i EZD-klassen och elektronisk ärendehantering
Vad förändras för medarbetarna: ärendet slutar cirkulera på papper. Fördelning, godkännande, underskrift och arkivering ser annorlunda ut, och chefen ser sin enhets ärenden i systemet.
Typisk svårighet: avdelningarna har olika tempo, och vid sidan av systemet lever ett ”parallellt papper” kvar länge, eftersom det känns tryggare.
Det här bevakar jag: i vilken ordning avdelningarna går in, att enhetscheferna förbereds först, ambassadörer i avdelningarna och ett enkelt mått: hur många ärenden som verkligen handläggs i systemet.
KSeF, e-Doręczenia, det centrala avtalsregistret
Vad förändras för medarbetarna: de nya skyldigheterna förändrar arbetet i registraturen, på ekonomiavdelningen och för dem som hanterar avtal, var och en med sin egen tidsfrist.
Typisk svårighet: de kommer samtidigt och landar hos samma personer. Var för sig går de att klara, men tillsammans blir det mer än folk orkar ta till sig.
Det här bevakar jag: en samlad karta över alla förändringar i förvaltningen: vad, vem det berör och när, och sedan en ordning som går att försvara.
Integration av verksamhetssystem
Vad förändras för medarbetarna: slut på att knappa in samma uppgifter om och om igen i skatt, ekonomi, personal och dokumenthantering.
Typisk svårighet: varje avdelning är van vid ”sina” data och är rädd att förlora kontrollen över dem.
Det här bevakar jag: vem som ansvarar för vilka data, vem som beslutar om ändringar och hur avdelningarna får veta vad de vinner.
AI i förvaltningen
Vad förändras för medarbetarna: ett nytt sätt att ta fram skrivelser, svar och analyser, med en människa som granskar och ansvarar för resultatet.
Typisk svårighet: oro för jobbet och för ansvaret vid fel, och samtidigt tyst användning av privata verktyg.
Det här bevakar jag: regler för användning, vem som ansvarar för beslutet, vilka ärenden man börjar med och hur man visar att AI ska avlasta, inte ersätta.
KSC och NIS 2. Distriktsförvaltningar (starostwo) och enheter inom vojvodskapens regionala självstyre är väsentliga entiteter oavsett storlek, en kommunförvaltning när den har fler än 50 anställda; underordnade enheter är ofta viktiga entiteter. Jag hjälper till att fastställa status för hela gruppen och bevakar genomförandet på ledningens sida. KSC ur ledningens perspektiv
Det här hjälper jag förvaltningen med. Från ordning i systemen till stöd över tid.
01
IT-inventering – grunden för den digitala strategin
Innan förvaltningen planerar nya införanden behöver den veta vilka system den använder, hur de hänger ihop och var det finns risker och inkonsekvenser. Jag sammanställer informationen till en sammanhängande karta som gör det möjligt att prioritera och planera nästa steg. Det är grunden för att utforma arkitekturen och bygga en IT-strategi – utan den är det svårt att fatta välgrundade beslut om kommande förändringar. Utgångspunkten är en inventering av IT-systemen.
02
Stöd till kommundirektören vid systeminföranden
Att införa ett system i EZD-klassen eller något annat system kräver inte bara tekniska beslut, utan också att hela förvaltningen förbereds för ett nytt arbetssätt. Särskilt där det saknas en omfattande IT-organisation stöttar jag kommundirektören i att planera nästa steg och förbereda förändringen i medarbetarnas arbete, med 20 års erfarenhet och beprövade införandemetoder i ryggen. I samtal med leverantörerna ställer jag de frågor som är lätta att missa, granskar otydliga utfästelser och fångar upp luckor innan de blir ett kostsamt problem. Jag hjälper till att samordna avdelningarnas och IT:s arbete, så att förvaltningen vet vad som måste avgöras, vem som ansvarar för vad och hur man tar sig tryggt igenom införandet.
03
Löpande stöd till kommundirektören och ledningen
Alla beslut som rör IT går inte att förutse i början av året. Därför står jag, i en överenskommen omfattning, till kommundirektörens och ledningens förfogande: jag hjälper till att bedöma behov, sätta prioriteringar, övervaka projekt och föra samtal med leverantörer. Jag samarbetar med den egna IT-avdelningen och stöttar ledningen i besluten – utan att ta över IT-personalens dagliga arbete.
Frågor det är värt att kunna svara på.
Jag ställer dem till kommundirektörer, kommunchefer, starostar (distriktschefer) och ekonomichefer innan besluten fattas och pengarna börjar rulla. Om svaret på någon av dem är ”vi vet inte”, är det just här jag kan hjälpa till.
Hur förklarar vi för kommunfullmäktige vad IT-pengarna går till och varför just så mycket?
Vet vi vilka digitala skyldigheter som redan gäller oss och vilka som bara är aviserade, och vem som ansvarar för dem?
Blir valet av ett system i EZD-klassen ett beslut som går att försvara inför en granskning?
Vad händer om leverantören höjer priset eller drar tillbaka supporten?
Kommer medarbetarna att ta till sig det nya systemet, och vem hjälper dem med det?
Kostnaden för ett misstag. Ett felvalt system i EZD-klassen innebär år av arbete i ett olämpligt dokumentflöde och en kostsam migrering om några år. En rådgivare kostar vanligtvis mindre än en felvald teknik, en olämplig leverantör eller en fälla i avtalet.
Vad ni vinner. Dokumenten är ett verktyg, inte målet.
Lugn vid en granskningDokumenterad tillbörlig omsorg: ni har på papper vad ni visste, vilka alternativ som fanns och varför ni valde just det. För den regionala revisionskammaren (RIO), Polens riksrevision (NIK) och fullmäktige.
En budget som håller inför fullmäktigeUppdelad i skyldighet och investering, plus kostnaden för att inte göra något, presenterad på fullmäktiges språk.
En erfaren rådgivare för ett projekt ni aldrig har drivit förutÖver 20 år av sådana projekt, även i kommunal sektor, sida vid sida med era egna IT-medarbetare. Besluten ligger kvar hos er.
Medarbetare som faktiskt tar till sig det nya systemetEn förändringsplan, utbildning och förändringsambassadörer på varje avdelning.
Mindre pengar utNi köper inte det ni redan har, och ni betalar inte för tilläggsavtal om integrationer som gick att förutse.
Det här väntar er fram till 2029. Varje punkt börjar med samma fråga: vad har förvaltningen redan?
Skyldigheterna växer snabbare än kompetensen att hantera dem. Inventeringen är det första steget för var och en av dem, och den behöver bara göras en gång.
Karta över grundförvaltningens skyldigheter fram till 2029kursfrån inventeringen till ett system i EZD-klassenblad 2illustrativ ritning
Ett system i EZD-klassenaviserad skyldighet, tidpunkten har skjutits upp till tidigast 2029
Att införa ett system i EZD-klassen eller migrera till ett (till exempel från EZD PUW) är ett tillfälle att se över hela arkitekturen för dokumentflödet – eller att upprepa samma misstag i det nya systemet. Valet av ett specifikt system (statens EZD RP, som utvecklas av NASK, eller ett annat som uppfyller kraven) är ett separat beslut. På en IT-avdelning med två eller tre personer, typisk för en medelstor förvaltning, är det sällan viljan som saknas, utan någon som redan har gått igenom ett sådant val och införande och kan hjälpa till att genomföra det. Inventeringen ger: en karta över dokumentflöde och integrationer, krav för migreringen, avtalsklausuler.
Budgetförslaget för 2027senast 15 november 2026
IT-budgeten är en enda post, utan uppdelning mellan regulatorisk skyldighet och stigande driftkostnader. Inventeringen ger: en uppdelning i skyldighet och investering, plus kostnaden för att inte göra något – den motivering som ekonomichefen och fullmäktige förväntar sig.
KSC / NIS 2gäller redan
Polens lag om det nationella cybersäkerhetssystemet (KSC) och EU:s NIS 2-direktiv ålägger offentliga organ skyldigheter och sanktioner som inte bara kan ”lämnas över till IT” – det är organisationen och dess ledning som bär ansvaret. En oberoende rådgivare ser på dessa risker ur ledningens perspektiv, inte IT-avdelningens: identifierar dem och hjälper till att minska dem, så att ledningen har argumenten i handen när den behöver visa att skyldigheterna är uppfyllda. Inventeringen ger: ett systemregister och ett riskregister – utgångspunkten för riskhanteringen.
KSeFgäller redan
Obligatorisk strukturerad e-fakturering kräver integration med befintliga ekonomisystem, inte bara köp av en ny modul. Inventeringen ger: en integrationsmatris mot ekonomisystemet.
e-Doręczeniaredan i drift
En ny kanal för officiell korrespondens påverkar registratur- och ärendehanteringsprocesserna i hela organisationen, inte bara kansliet. Inventeringen ger: en karta över vilka processer som stöds av system och vilka som inte gör det.
Granskningar och revisionernär som helst
En bidragsutlysning som kräver en nulägesanalys som bilaga, en granskning av den regionala revisionskammaren eller att er enda IT-specialist slutar – var och en av dessa händelser väcker en fråga som ingen har ställt tidigare. Inventeringen ger: en dokumenterad motivering för varje inköpsbeslut.
Centrala avtalsregistret (CRU JSFP)gäller sedan 1 juli 2026
Utan integration blir det ännu en manuell börda: uppgifter om varje avtal mot ersättning som ingåtts från och med den 1 juli 2026, oavsett belopp, ska myndighetschefen göra tillgängliga i registret inom 30 dagar och uppdatera vid varje ändring. Registret är offentligt, så förseningar och fel syns för alla – även för fullmäktige och granskande organ. Avtalsregistret hänger naturligt ihop med fakturorna i KSeF – en faktura hör till ett ärende i systemet i EZD-klassen och måste kopplas till ett avtal och godkännas innan den når ekonomisystemet. Inventeringen ger: en karta över kedjan (KSeF → EZD-system → centrala registret → ekonomi), vem som godkänner vad och när uppgifterna når registret.
Behörighetshanteringen skyldighet enligt KSC
Vem har åtkomst till vad? Utan en ordnad process för att lägga upp, avsluta och ändra behörigheter finns det inget att visa vid en granskning. Inventeringen ger: ett behörighetsregister och en process för att tilldela, ändra och återkalla behörigheter.
Kommundirektören behöver inte göra det här ensam. Det första sådana projektet i förvaltningen, men inte det första i min praktik.
Kommundirektören utses för att organisera förvaltningens arbete. I dag hamnar införandet av ett system i EZD-klassen, fakturaflödet under KSeF och e-Doręczenia på kommundirektörens bord – stora IT-projekt och ännu större projekt för att förändra arbetssätt. Ofta de första i karriären, och de drivs med två eller tre IT-medarbetare som redan har fullt upp med att hålla förvaltningen igång.
Jag har över 20 års erfarenhet av sådana projekt, i olika organisationer och organisationskulturer, även i kommunal sektor. I en överenskommen omfattning på deltid, som en extern rådgivningstjänst, utan att en ny tjänst behöver inrättas.
Jag vet vilka frågor som ska ställas innan beslutet fattas.
Jag hjälper till att genomföra förändringen så att medarbetarna faktiskt tar till sig det nya systemet: en kommunikationsplan, utbildning, förändringsambassadörer på varje avdelning, samtal med dem som inte är övertygade. Jag ger råd om strategin för hur användarna ska ta till sig systemet.
Jag håller koll på leverantören och tidplanen, och kommundirektören får korta sammanfattningar och fattar beslut där det behövs.
Jag lämnar ett skriftligt underlag för varje beslut, ifall det blir en granskning eller frågor från fullmäktige.
Besluten och ansvaret ligger kvar hos förvaltningens ledning. Jag administrerar inte system och fattar inte beslut i stället för kommunstyrelsens ordförande eller starostan (distriktschefen): jag tar fram ett stabilt beslutsunderlag och hjälper till att följa upp att besluten genomförs.
Är det ert fall? Fyra saker som är bra att veta före det första samtalet.
Det här tyder ofta på det
Det är vanligt att tidsfristerna för EZD, KSeF, KSC och Centrala avtalsregistret ligger i olika pärmar hos olika personer. Inte sällan kan ingen på en mening säga vilka system förvaltningen har och vem som ansvarar för dem. IT-budgeten är ibland en enda post som fullmäktige har svårt att bedöma.
Vad som kan hända om ni skjuter upp det
Det händer att besluten fattas under tidspress, utifrån leverantörens anbud i stället för förvaltningens krav. Då ökar risken för tilläggsavtal, inköp som överlappar varandra och beroende av en enda leverantör. När det gäller skyldigheterna enligt KSC-lagen ansvarar myndighetschefen för dem även när de har lagts på någon annan.
Vem som vanligtvis är sponsor
Oftast kommundirektören eller ekonomichefen, med ett tydligt mandat från kommunchefen, borgmästaren eller starostan. Utan ett beslut från förvaltningens ledning är det vanligtvis inte värt att börja.
Vad jag inte gör
Jag tar inte över myndighetschefens skyldigheter, driftar inga system och lämnar inga juridiska utlåtanden. Besluten och ansvaret ligger kvar hos förvaltningen.
Det minsta säkra första steget: ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter, därefter en inventering (2–6 veckor, under tröskelvärdet för offentlig upphandling). Dessförinnan åtar ni er ingenting.
Skyldigheterna har tidsfrister och projekten har ägare. Någon måste se helheten.
EZD, KSeF, KSC, Centrala avtalsregistret och e-Doręczenia hamnar ofta hos samma få personer. Tidsfristerna kan krocka med det löpande arbetet i förvaltningen, och kunskapen om hur arbetet går sprids lätt i mejl och i huvudet på enskilda. Då saknas det ofta inte kunskap, utan en fast ordning.
I en överenskommen omfattning ser jag till den ordningen på förvaltningens sida: att varje uppgift har en ägare, en tidsfrist och en status, så att kommundirektören och ledningen vet var de står.
Ett enda register över skyldigheter och projekt med ägare, tidsfrist och status, och vid sidan av det register över risker, beslut och dokument.
En veckostatus från uppgifternas ägare, ett kort möte och en anteckning med åtgärdslista och tidsfrister.
Påminnelser, kontroll av att dokumentationen är komplett och en tidig varning innan en tidsfrist går förlorad.
En månadsrapport till kommundirektören och ledningen, som också går att använda när fullmäktige eller en granskning ställer frågor.
Jag tar inte över genomförandet och fattar inga beslut åt förvaltningen: varje åtgärd har en ägare på förvaltningens sida.
Rutiner från papperstiden. Som följs av gammal vana, för att ”det har alltid varit så”.
I förvaltningar, men också i självreglerande yrkesorganisationer och liknande institutioner, utförs många uppgifter fortfarande enligt rutiner som skapades för en analog värld. Ofta minns ingen längre varför de görs just så.
FörstEn inventering och en beskrivning av nuläget.
Sedan
vad ni över huvud taget kan vilja uppnå,
hur ni ska angripa marknadsundersökningen,
vilka verktyg som ska användas: ärendeflödessystem (workflow), en low-code-plattform, automatisering av återkommande uppgifter (RPA), enkla AI-verktyg, och ibland räcker ett vanligt dokumenthanteringssystem.
Kunskap om marknaden och om de tillgängliga lösningarna är min största styrka: den hjälper till att anpassa verktyget efter problemet, i stället för problemet efter det verktyg som någon råkar sälja.
Det här ser ledningen efter 2–6 veckor.
En sammanfattning på en sida att lägga på skrivbordet hos starostan och ekonomichefen, en presentation för ett ledningsmöte och en komplett uppsättning dokument för nästa upphandling.
Sammanfattning på en sida för ledningen
Distriktsförvaltningens system: läge och rekommendation6 av 14 system
Dokumentflöde (EZD PUW)Kanslietutveckling till 2029C
Ekonomi och redovisningEkonomichefavtal till 2028B
Personal och lönHRaktuelltA
Skatter och avgifterEkonomiavdelningensaknar APIB
Lantmäteri och fastighetsregisterLantmäteriaktuelltA
Fakturaflöde under KSeFingen ägareluckaD
2 att behålla2 att anpassa1 att ersätta1 lucka
Rekommendation: börja med dokumentflödet innan ett system i EZD-klassen väljs. Hantera KSeF genom integration med ekonomisystemet, inte genom ett nytt system.
Exempel med illustrativa data; dokumentets upplägg är verkligt.
Presentation för ledningen, 12–15 bilder
Ett utkast till upplägg. En session på 60–90 minuter ingår i priset.
Inventeringens mål och omfattning. Vad vi har kartlagt och vad vi medvetet har lämnat utanför.
Karta över förvaltningens system. Vem som äger dem, vad de kostar, när supporten upphör.
Kategorierna A/B/C/D. Vad som ska behållas, anpassas, ersättas och vad som saknas.
Risker och deras vikt. Ett register med 20 risker och en värmekarta, bland annat KSC/NIS 2 och inlåsning hos leverantörer.
Dokumentflödet innan ett system i EZD-klassen väljs. Vad som ska flyttas, förenklas, integreras.
Beslutsalternativ. Verkliga alternativ med kostnad och risk för vart och ett.
Kostnaden för att inte göra något. Vad som händer om vi inte gör något före 2029.
Budget. Uppdelad i regulatorisk skyldighet och investering, klar för fullmäktiges sammanträde.
Rekommendation och tidplan. De tre första stegen och vem som ansvarar för dem.
Ansvarar för en organisation med samma problem som ett medelstort företag – men utan ledningserfarenhet av digitalisering och utan tid att skaffa den genom att pröva sig fram.
Får: en rekommendation på en sida och en tidplan för införandet av ett system i EZD-klassen – en tidplan som går att styra utan IT-kunskaper.
Vinner: en rådgivare för projektet och förändringen, inte bara dokument.
Ekonomichef
Måste försvara IT-budgeten inför fullmäktige – behöver en uppdelning i regulatorisk skyldighet och investering, inte en enda post ”IT-system”, och någon som tar fram och presenterar motiveringen tillsammans med ledningen.
Får: en uppdelning av IT-utgifterna i skyldighet och investering, plus driftkostnader, till den fleråriga ekonomiska prognosen. Får också en motivering till budgetförslaget och inför fullmäktiges sammanträde.
Vinner: en budget som går att försvara inför fullmäktige och som inte bjuder på överraskningar under kommande år.
IT-chef
En allierad, om inventeringen blir ett argument för IT-budgeten – inte en bedömning av det arbete som gjorts hittills.
Får: ett register, en metod som går att upprepa och argument för budgeten, framtagna tillsammans med IT-chefen, inte över dennes huvud.
Vinner: en allierad i samtalet med ledningen och tid att hålla förvaltningen igång.
Ledningen ansvarar inte bara inför sig själv – den måste stå till svars inför fullmäktige, ett organ som väljs i allmänna val. Det svåraste ögonblicket är att be om en större budget eller om godkännande av en utgift. Då måste IT-projektet presenteras på ett enkelt och begripligt språk, utan teknisk jargong, så att fullmäktige kan fatta ett välgrundat beslut. Krogis förbereder ledningen för det samtalet och presenterar – vid dess sida – inventeringen, riskerna, kostnaden för att inte göra något och motiveringen för utgiften för fullmäktige: en översättning från IT:s och regelverkens språk till en rekommendation som håller inför fullmäktige.
Ett litet, konkret uppdrag till att börja med, som vidgas i takt med förtroendet.
Samma ordning har fungerat vid digitaliseringen i kommunal sektor: en snäv omfattning, för att visa resultat innan ett större beslut fattas.
Inventering av IT-system och processer2–6 veckorEtt register över applikationer med ägare, avtal, licens, kostnad och datum då supporten upphör. En karta över processer och integrationer. Ett riskregister i förhållande till KSC, NIS 2, e-Doręczenia och KSeF. En sammanfattning på en sida för ledningen och fullmäktige.Tjänstens fullständiga omfattning
Digital strategi och inköpsreglerTidplan efter första samtaletEn treårig färdplan uppdelad i regulatorisk skyldighet och investering. En budget uppdelad i investering och drift, redo att försvaras inför fullmäktige. Inköpsregler för systemköp – innan den första offertförfrågan går ut.
Förberedelse inför upphandlingenTidplan efter första samtaletEn kravspecifikation, en inköpsmatris för att jämföra anbud, frågor att ställa till leverantörerna och deltagande i leverantörsmöten som beställarens representant.
DigitaliseringsrådgivareLöpande samarbeteI en överenskommen omfattning, till exempel ett fast antal timmar per månad och ett återkommande möte med kommundirektören. Leveransgodkännande mot överenskomna testscenarier, granskning av kommande inköp, bevakning av lagändringar och digitaliseringsministeriets planer, förberedelse inför nästa våg av regleringar – och när en större budget behövs, förberedelse av ledningen inför samtalet med fullmäktige om varför utgiften är nödvändig, och presentation av den motiveringen vid ledningens sida.
2008–2026Kommunal sektor
”Samma verksamhetsmodell i varje kommunal förvaltning – samma budgetprocesser, offentliga register, avdelningsstruktur, upphandlingsregler och samma regulatoriska tryck.”
18 års arbete med kommunal sektor kring strategi och arkitektur för en enhetlig plattform för informationsutbyte som utgör en verklig e-förvaltning. Över 40 moduler utformade och införda, bland annat: EZD, e-arkiv, e-ledning, e-fullmäktige, e-ansökningsomgångar, e-rekrytering, samråd med invånarna, e-tjänsteresor, e-utbildning, stöd till förtroendevalda, 12 offentliga register och två webbportaler. Cirka 20 års erfarenhet av införanden för offentlig förvaltning och näringsliv.
Det här hör jag från distriktsförvaltningar innan vi börjar.
Återkommande, anonymiserade teman från dussintals samtal om digitalisering – inte citat från någon specifik förvaltning.
”Vi har ett femtontal system och ingen ser helheten – tills något går sönder eller en granskning dyker upp.”
”Vi vet att IT-budgeten är för låg, men det är svårt att motivera inför fullmäktige utan hårda data om risker och kostnaden för att inte göra något.”
”Vi är mer oroliga för att migrera många års arkivdata än för själva införandet av det nya systemet.”
”Vi vill hellre se hur det fungerar i en liknande förvaltning än lita på en säljpresentation.”
Det offentliga förvaltningar oftast frågar om.
Från och med när måste förvaltningen ha ett system i EZD-klassen?
Digitaliseringsministeriet aviserar en skyldighet att ha ett system i EZD-klassen; enligt ministeriets förtydliganden från oktober 2026 har tidpunkten skjutits upp till tidigast 2029, och föreskrifterna finns bara som utkast, så vi bekräftar rättsläget i början av inventeringen. Enligt NASK:s tidplan avslutas utvecklingen av EZD PUW 2029, men det är en separat fråga från tidpunkten för skyldigheten. Viktigare än själva datumet: migreringen är tillfället att se över hela arkitekturen för dokumentflödet, inte bara att flytta data.
Gäller KSC-lagen (NIS 2) vår distriktsförvaltning?
Ja. Den ändrade lagen om det nationella cybersäkerhetssystemet gäller sedan den 3 april 2026 och nämner uttryckligen distriktsförvaltningen som en väsentlig entitet, liksom kommunförvaltningar med minst 50 anställda; mindre förvaltningar och organisatoriska enheter är viktiga entiteter. Lagen ger 12 månader för att genomföra skyldigheterna, och myndighetschefen ansvarar personligen för dem, även när uppgifterna har delegerats till någon annan. En systeminventering är det första praktiska steget: utan en förteckning över systemen, deras ägare och riskerna går det inte att planera resten.
Måste förvaltningen införa KSeF, trots att det främst är ett system för företag?
Som momsskyldig som både utfärdar och tar emot fakturor omfattas förvaltningen av samma regler som andra aktörer – skyldigheten gäller alltså även kommunala organ, för deras ekonomiska verksamhet. Nyckelfrågan är inte ”om” utan ”hur KSeF ska integreras med det befintliga fakturaflödet och ekonomisystemet”, så att det inte blir ännu en isolerad applikation.
Hur skriver vi förfrågningsunderlaget (SWZ) för ett IT-system för att undvika inlåsning hos leverantören?
Nyckeln är att kräva följande klausuler redan i specifikationen i stället för att förhandla om dem senare: rätten till era data och till export i ett öppet format, en beskriven exitplan, öppna API:er och, i motiverade fall, deposition av källkoden (escrow). Utan detta innebär ett leverantörsbyte några år senare antingen dataförlust eller en dyr, påtvingad förlängning av samarbetet.
Var börjar vi digitaliseringen av förvaltningen när vi varken har tid eller egen kompetens?
Med ett litet, tidsavgränsat steg som ger hård kunskap i stället för ännu en avsiktsförklaring – i praktiken med en inventering av system och processer, som tar 2–6 veckor och avslutas med en sammanfattning på en sida för ledningen, inte ett strategiprojekt som pågår i månader utan påtagligt resultat.
Hur godkänner vi leveransen av ett system från leverantören?
Godkännandet bör bygga på testscenarier och kriterier som skrivits in i upphandlingsdokumenten och avtalet, inte på ett allmänt intryck. Kontrollera datamigreringen, integrationerna med ekonomisystemet och andra register, dokumentationen och utbildningen av personalen innan ni undertecknar godkännandeprotokollet. För in eventuella brister i protokollet med en tidsfrist för åtgärd. Ett system är lättast att godkänna när godkännandekriterierna togs fram tillsammans med kraven.
Hur tar vi fram en digitaliseringsstrategi för förvaltningen?
Strategin ska utgå från vad förvaltningen redan har, inte från en leverantörs katalog. Den börjar med en inventering av system, avtal och processer och fastställer sedan målarkitekturen, standarder (till exempel en behörighetsmodell och regler för hur krav dokumenteras) och en färdplan uppdelad i lagstadgade skyldigheter och investeringar. En bra strategi säger vad som ska göras i nästa budget och i vilken ordning, så att ekonomichefen och fullmäktige ser motiveringen för utgifterna.
Låt oss börja med inventeringen, innan en granskning gör den åt oss.
