Piirihallinnon järjestelmien IT-kartoitus 2–6 viikossa: järjestelmä- ja sopimusrekisteri, KSC/NIS 2 -riskit, asiakirjojen kulun kartta siirtoa varten sekä yhden sivun yhteenveto johdolle ja valtuustolle. Julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella.
- Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
- Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksuton
- Ei pääsyä asukkaiden tietoihin
Mitä saavutatte. Asiakirjat ovat työkalu, eivät tavoite.
- Mielenrauha tarkastuksessaDokumentoitu huolellisuus: teillä on kirjallisesti, mitä tiesitte, mitkä vaihtoehdot olivat ja miksi valitsitte juuri tämän. Alueelliselle tilintarkastuskamarille (RIO), Puolan valtiontalouden tarkastusvirastolle (NIK) ja valtuustolle.
- Talousarvio, joka kestää valtuuston edessäJaettuna velvoitteisiin ja investointeihin sekä tekemättä jättämisen kustannus, esitettynä valtuuston kielellä.
- Kokenut vetäjä hankkeelle, jollaista ette ole aiemmin vieneet läpiYli 20 vuotta tällaisia hankkeita, myös paikallishallinnossa, omien IT-asiantuntijoidenne rinnalla.
- Henkilöstö, joka todella ottaa uuden järjestelmän omakseenMuutossuunnitelma, koulutukset ja muutoslähettiläät jokaisella osastolla.
- Vähemmän kulujaEtte osta sitä, mitä teillä jo on, ettekä maksa sopimusmuutoksista integraatioihin, jotka olisi voinut ennakoida.
Mikä teitä odottaa vuoden 2027 loppuun mennessä. Jokainen kohta alkaa samasta kysymyksestä: mitä virastolla jo on?
Velvoitteita tulee lisää nopeammin kuin osaamista niiden hoitamiseen. Kartoitus on ensimmäinen askel jokaisessa niistä, ja se tehdään vain kerran.
- EZD-luokan järjestelmäkäyttöönotto ennen 1. tammikuuta 2028
- Siirtyminen EZD PUW:sta EZD-luokan järjestelmään on tilaisuus tarkistaa koko asiakirjojen kulun arkkitehtuuri — tai toistaa samat virheet uudessa järjestelmässä. Tietyn järjestelmän valinta (valtion EZD RP, jota kehittää NASK, tai jokin muu vaatimukset täyttävä) on erillinen päätös. Keskikokoiselle virastolle tyypillisessä kahden tai kolmen hengen IT-yksikössä ei yleensä puutu tahtoa vaan joku, joka on jo vienyt läpi tällaisen valinnan ja käyttöönoton ja ottaa hankkeen vetääkseen. Kartoitus tuottaa: asiakirjojen kulun ja integraatioiden kartan, siirron vaatimukset, sopimuslausekkeet.
- Vuoden 2027 talousarvioesitys15. marraskuuta 2026 mennessä
- IT-budjetti on yksi ainoa rivi, ilman jakoa sääntelyn asettamiin velvoitteisiin ja kasvaviin ylläpitokustannuksiin. Kartoitus tuottaa: jaon velvoitteisiin ja investointeihin sekä tekemättä jättämisen kustannuksen — perustelun, jota talousjohtaja ja valtuusto odottavat.
- KSC / NIS 2jo voimassa
- Puolan kansallista kyberturvallisuusjärjestelmää koskeva laki (KSC) ja EU:n NIS 2 -direktiivi asettavat julkisille toimijoille velvoitteita ja seuraamuksia, joita ei voi vain ”siirtää IT:lle” — vastuussa ovat organisaatio ja sen johto. Riippumaton neuvonantaja tarkastelee näitä riskejä johdon eikä IT-yksikön näkökulmasta: tunnistaa ne ja auttaa pienentämään niitä, jotta johdolla on perustelut käsissään, kun velvoitteiden täyttäminen on osoitettava. Kartoitus tuottaa: järjestelmärekisterin ja riskirekisterin — lähtökohdan riskienhallinnalle.
- KSeFjo voimassa
- Pakollinen rakenteinen sähköinen laskutus edellyttää integraatiota olemassa oleviin taloushallinnon järjestelmiin, ei pelkkää uuden moduulin hankintaa. Kartoitus tuottaa: integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmän kanssa.
- e-Doręczeniajo käytössä
- Virallisen kirjeenvaihdon kanavan muutos koskee kirjaamo- ja asiakirjahallinnon prosesseja koko organisaatiossa, ei vain vastaanottoa. Kartoitus tuottaa: kartan siitä, mitä prosesseja järjestelmät tukevat ja mitä eivät.
- Tarkastukset ja auditoinnitmilloin tahansa
- Rahoitushaku, joka vaatii liitteeksi nykytila-analyysin, alueellisen tilintarkastuskamarin tarkastus tai ainoan IT-asiantuntijanne lähtö — jokainen näistä herättää kysymyksen, jota kukaan ei ole aiemmin esittänyt. Kartoitus tuottaa: dokumentoidun perustelun jokaiselle hankintapäätökselle.
- Keskitetty sopimusrekisteri (CRU JSFP)voimassa 1. heinäkuuta 2026 alkaen
- Ilman integraatiota se on jälleen yksi käsin hoidettava velvoite: sopimukset on ilmoitettava 30 päivän kuluessa, ja myöhästyneet tai virheelliset merkinnät voivat johtaa viraston johtajan rikosoikeudelliseen vastuuseen. Sopimusrekisteri liittyy luontevasti KSeF-laskuihin — lasku kuuluu asiaan EZD-luokan järjestelmässä, ja se on yhdistettävä sopimukseen ja hyväksyttävä ennen kuin se päätyy taloushallinnon järjestelmään. Kartoitus tuottaa: kartan tästä ketjusta (KSeF → EZD-järjestelmä → keskitetty rekisteri → taloushallinto), kuka hyväksyy mitä ja milloin tiedot päätyvät rekisteriin.
- Käyttöoikeuksien hallintaKSC:n mukainen velvoite
- Kenellä on pääsy mihinkin? Ilman järjestettyä prosessia käyttäjien lisäämiseen, poistamiseen ja oikeuksien muuttamiseen tarkastuksessa ei ole mitään näytettävää. Kartoitus tuottaa: käyttöoikeusrekisterin ja prosessin oikeuksien myöntämiseen, muuttamiseen ja poistamiseen.
Tilanne 24. syyskuuta 2026. Lähteet: EZD RP (gov.pl), julkisen talouden laki (238 artikla, talousarviopäätöksen luonnos), laki kansallisesta kyberturvallisuusjärjestelmästä, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Hallintojohtajan ei tarvitse tehdä tätä yksin. Viraston ensimmäinen tällainen hanke, mutta ei ensimmäinen minun urallani.
Hallintojohtaja nimitetään järjestämään viraston työtä. Nyt hänen pöydälleen tulevat EZD-luokan järjestelmän käyttöönotto, KSeF-laskujen käsittely ja e-Doręczenia — suuria IT-hankkeita ja vielä suurempia työtapojen muutoshankkeita. Usein uran ensimmäisiä laatuaan, ja ne viedään läpi kahden tai kolmen IT-asiantuntijan kanssa, joilla on jo kädet täynnä viraston päivittäisen toiminnan pyörittämisessä.
Tuon mukanani yli 20 vuoden kokemuksen tällaisista hankkeista eri organisaatioissa ja organisaatiokulttuureissa, myös paikallishallinnossa.
- Tiedän, mitä kysymyksiä on esitettävä ennen kuin päätös tehdään.
- Vien muutosta eteenpäin niin, että henkilöstö todella ottaa uuden järjestelmän omakseen: viestintäsuunnitelma, koulutukset, muutoslähettiläät jokaisella osastolla, keskustelut epäilevien kanssa. Neuvon, miten käyttäjät saadaan omaksumaan järjestelmä.
- Pidän toimittajan ja aikataulun raiteillaan, ja hallintojohtaja saa lyhyet yhteenvedot ja päättää siellä, missä se on tarpeen.
- Jätän jokaisesta päätöksestä kirjallisen jäljen tarkastuksen tai valtuuston kysymysten varalle.
Menettelyt paperin ajalta. Niitä noudatetaan tottumuksesta, koska ”niin on aina tehty”.
Virastoissa, mutta myös ammatillisissa itsehallintoelimissä ja vastaavissa laitoksissa monia tehtäviä hoidetaan yhä menettelyillä, jotka syntyivät analogisessa maailmassa. Usein kukaan ei enää muista, miksi ne tehdään juuri näin.
EnsinKartoitus ja nykytilan kuvaus.
Sitten- mitä ylipäätään voisitte tavoitella,
- miten lähestyä markkinakartoitusta,
- mitä työkaluja käyttää: asioiden käsittelyn työnkulkujärjestelmät (workflow), low-code-alusta, toistuvien tehtävien automatisointi (RPA), yksinkertaiset tekoälytyökalut, ja joskus tavallinen asiakirjanhallintajärjestelmä riittää.
Markkinoiden ja saatavilla olevien ratkaisujen tuntemus on vahvin osaamiseni: se auttaa sovittamaan työkalun ongelmaan eikä ongelmaa työkaluun, jota joku sattuu myymään.
Mitä johto näkee 2–6 viikon jälkeen.
Yhden sivun yhteenveto, jonka voi laskea starostan (piirihallinnon johtajan) ja talousjohtajan pöydälle, esitys johdon kokoukseen ja täydellinen asiakirjakokonaisuus seuraavaa hankintamenettelyä varten.
- Asiakirjojen kulku (EZD PUW)Kirjaamotuki vuoteen 2027C
- Talous ja kirjanpitoTalousjohtajasopimus vuoteen 2028B
- Henkilöstö ja palkatHenkilöstöhallintoajan tasallaA
- Verot ja maksutTalousosastoei rajapintaaB
- Maanmittaus ja kiinteistörekisteriMaanmittausajan tasallaA
- Laskujen käsittely KSeF:ssäei omistajaaaukkoD
| Suunnitelmanne | Mitä johto saa | Minkä riskin se poistaa |
|---|---|---|
| EZD-luokan järjestelmän valinta ja käyttöönotto | Asiakirjojen kulun ja integraatioiden kartta, siirron vaatimukset, sopimuslausekkeet. | Vanhan asiakirjojen kulun virheiden toistuminen uudessa järjestelmässä, maksulliset sopimusmuutokset sopimuksesta pois jääneistä integraatioista, määräajan ylittyminen. |
| KSC / NIS 2 | Järjestelmärekisteri ja painotettu riskirekisteri. | Seuraamukset ja johdon vastuu riskienhallinnasta, jota ei pystytä dokumentoimaan. |
| Talousarvio ja valtuuston istunto | Menojen jako velvoitteisiin ja investointeihin, tekemättä jättämisen kustannus, yhden sivun suositus. | Valtuusto hylkää menon tai moittii yhtä perustelematonta ”tietojärjestelmä”-riviä. |
| RIO:n ja NIK:n tarkastukset | Dokumentoitu A/B/C/D-luokittelu ja hankintapäätösten perustelut. | Moite huonosta taloudenhoidosta tai perusteettomista päätöksistä. |
Riippuu järjestelmien ja osastojen määrästä. Vahvistan tarkan hinnan 30 minuutin keskustelun jälkeen, jossa käymme läpi virastonne koon.
- Julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella. Tilataan ilman virallista kilpailutusta, viraston omien sisäisten sääntöjen mukaisesti.
- 2–6 viikkoa sopimuksen allekirjoittamisesta johdon tilaisuuteen, 1–3 päivää paikan päällä, noin 10 tuntia koordinaattorinne aikaa.
- Ei pääsyä asukkaiden henkilötietoihin. Työ tehdään järjestelmien, sopimusten ja konfiguraation tasolla. Salassapitosopimus ennen aloitusta.
Mitä hallintojohtaja, talousjohtaja ja IT-päällikkö tästä hyötyvät.
-
Hallintojohtaja, kunnanjohtaja, starosta
Vastaa organisaatiosta, jolla on keskisuuren yrityksen ongelmat — mutta ilman johtamiskokemusta digitalisaatiosta ja ilman aikaa hankkia sitä yrityksen ja erehdyksen kautta.
Saa: yhden sivun suosituksen ja EZD-luokan järjestelmän käyttöönottoaikataulun — aikataulun, jota voi johtaa ilman IT-osaamista.
Hyötyy: hankkeen ja muutoksen vetäjästä, ei pelkistä asiakirjoista.
-
Talousjohtaja
Joutuu puolustamaan IT-budjettia valtuustossa — tarvitsee jaon sääntelyn velvoitteisiin ja investointeihin, ei yhtä ”tietojärjestelmä”-riviä, sekä jonkun, joka valmistelee ja esittelee perustelun yhdessä johdon kanssa.
Saa: IT-menojen jaon velvoitteisiin ja investointeihin sekä ylläpitokustannukset monivuotista talousennustetta varten. Saa myös perustelun talousarvioesitykseen ja valtuuston istuntoon.
Hyötyy: talousarviosta, jota voi puolustaa valtuustossa ja joka ei tuo yllätyksiä tulevina vuosina.
-
IT-päällikkö
Liittolainen, jos kartoituksesta tulee peruste hänen budjetilleen — eikä arvio hänen tähänastisesta työstään.
Saa: rekisterin, toistettavan menetelmän ja perustelut budjetille, jotka laaditaan yhdessä hänen kanssaan, ei hänen ohitseen.
Hyötyy: liittolaisesta keskustelussa johdon kanssa ja ajasta viraston toiminnan ylläpitoon.
Johto ei vastaa vain itselleen — sen on tehtävä tiliä valtuustolle, yleisillä vaaleilla valitulle toimielimelle. Vaikein hetki on pyytää suurempaa budjettia tai hyväksyntää menolle. Silloin IT-hanke on esitettävä selkeällä, ymmärrettävällä kielellä ilman teknistä jargonia, jotta valtuusto voi tehdä harkitun päätöksen. Krogis valmistelee johdon tähän keskusteluun ja esittelee — sen puolesta — valtuustolle kartoituksen, riskit, tekemättä jättämisen kustannuksen ja menon perustelut: kääntäen IT:n ja säädösten kielen suositukseksi, joka kestää valtuuston edessä.
Pieni, konkreettinen laajuus alkuun, ja sitä laajennetaan luottamuksen kasvaessa.
Sama järjestys on toiminut paikallishallinnon digitalisaatiossa: kapea laajuus, jotta tulokset näkyvät ennen kuin suuremmasta päätetään.
- IT-järjestelmien ja -prosessien kartoitus 2–6 viikkoa Sovellusrekisteri, jossa omistaja, sopimus, lisenssi, kustannus ja tuen päättymispäivä. Prosessien ja integraatioiden kartta. Riskirekisteri suhteessa KSC:hen, NIS 2:een, e-Doręczeniaan ja KSeF:iin. Yhden sivun yhteenveto johdolle ja valtuustolle. Palvelun koko laajuus
- Digitalisaatiostrategia ja hankintasäännöt Aikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen Kolmen vuoden tiekartta jaettuna sääntelyn velvoitteisiin ja investointeihin. Investointeihin ja ylläpitoon jaettu talousarvio, valmiina puolustettavaksi valtuustossa. Hankintasäännöt järjestelmähankinnoille — ennen kuin ensimmäinen tarjouspyyntö lähtee.
- Valmistautuminen hankintamenettelyyn Aikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen Vaatimusmäärittely, hankintamatriisi tarjousten vertailuun, toimittajille esitettävät kysymykset sekä osallistuminen toimittajatapaamisiin hankintayksikön edustajana.
- Digitalisaatiostrategian neuvonantajanne Jatkuva neuvonanto Vastaanottotarkastukset sovittuja testiskenaarioita vasten, tulevien hankintojen arviointi, lakimuutosten ja digitaaliasioiden ministeriön suunnitelmien seuraaminen, valmistautuminen seuraavaan sääntelyaaltoon — ja kun tarvitaan suurempaa budjettia, johdon valmistelu keskusteluun valtuuston kanssa menon välttämättömyydestä sekä tämän perustelun esittely johdon puolesta.
-
2008–2026
Paikallishallinto
”Sama toimintamalli jokaisessa paikallishallinnon yksikössä — samat talousarvioprosessit, julkiset rekisterit, osastorakenne, julkisten hankintojen säännöt ja sääntelypaine.”
18 vuotta työtä paikallishallinnon kanssa yhtenäisen tiedonvaihtoalustan strategian ja arkkitehtuurin parissa — alustan, joka muodostaa todellisen sähköisen viraston. Yli 40 suunniteltua ja käyttöön otettua moduulia, muun muassa: EZD, sähköinen arkisto, sähköinen johtoryhmä, sähköinen valtuusto, sähköiset haut, sähköinen rekrytointi, kuulemiset, sähköiset matkalaskut, sähköinen koulutus, valtuutettujen palvelut, 12 julkista rekisteriä ja kaksi verkkoportaalia. Noin 20 vuoden kokemus käyttöönotoista julkishallinnolle ja yrityksille.
Mitä kuulen piirihallinnoilta ennen kuin aloitamme.
Toistuvia, anonymisoituja teemoja kymmenistä digitalisaatiota koskevista keskusteluista — ei lainauksia mistään tietystä virastosta.
”Meillä on toistakymmentä järjestelmää, eikä kukaan näe kokonaisuutta — ennen kuin jokin hajoaa tai tarkastus tulee.”
”Tiedämme, että IT-budjetti on liian pieni, mutta sitä on vaikea perustella valtuustolle ilman kovaa tietoa riskeistä ja tekemättä jättämisen kustannuksista.”
”Pelkäämme vuosien arkistotietojen siirtoa enemmän kuin itse uuden järjestelmän käyttöönottoa.”
”Näkisimme mieluummin, miten se toimii samankaltaisessa virastossa, kuin luottaisimme myyntiesityksen sanaan.”
Mitä virastoissa kysytään useimmin.
Mihin mennessä EZD PUW:sta on siirryttävä EZD-luokan järjestelmään?
Suunnittelun lähtökohtana on 1. tammikuuta 2028. Digitaaliasioiden ministeriön aikataulua päivitetään toisinaan, joten vahvistamme virastonne päivämäärän kartoituksen alussa. Päivämäärää tärkeämpää on se, että siirto on hetki tarkistaa koko asiakirjojen kulun arkkitehtuuri eikä vain siirtää tietoja.
Koskeeko KSC-laki (NIS 2) meidän piirihallintoamme?
Muutettu laki kansallisesta kyberturvallisuusjärjestelmästä (jolla pannaan täytäntöön EU:n NIS 2 -direktiivi) kattaa laajan joukon julkisia toimijoita, myös paikallishallinnon yksiköt — soveltamisala ja määräajat kannattaa tarkistaa juuri teidän virastonne osalta, koska säännökset ja käyttöönottoaikataulu tarkentuvat edelleen. Järjestelmien kartoitus on ensimmäinen askel kysymykseen vastaamiseksi käytännössä, ei vain teoriassa.
Onko viraston otettava KSeF käyttöön, vaikka se on pääasiassa yritysten järjestelmä?
Arvonlisäverovelvollisena, joka laatii ja vastaanottaa laskuja, virastoon sovelletaan samoja sääntöjä kuin muihin toimijoihin — velvoite koskee siis myös paikallishallinnon yksiköitä niiden liiketoiminnan osalta. Keskeinen kysymys ei ole ”otetaanko”, vaan ”miten KSeF integroidaan nykyiseen laskujen käsittelyyn ja taloushallinnon järjestelmään”, jottei syntyisi jälleen uutta erillistä sovellussiiloa.
Miten IT-järjestelmän tarjouspyyntö laaditaan niin, että vältetään riippuvuus toimittajasta?
Olennaista on vaatia seuraavat lausekkeet jo määrittelyvaiheessa sen sijaan, että niistä neuvoteltaisiin myöhemmin: oikeus omiin tietoihin ja niiden vientiin avoimessa muodossa, kuvattu irtautumissuunnitelma, avoimet rajapinnat (API) ja perustelluissa tapauksissa lähdekoodin talletus (escrow). Ilman näitä toimittajan vaihtaminen muutaman vuoden kuluttua merkitsee joko tietojen menettämistä tai kallista, pakotettua sopimuksen jatkamista.
Mistä aloittaa viraston digitalisaatio, kun ei ole aikaa eikä omaa osaamista?
Pienestä, aikarajatusta askeleesta, joka tuottaa kovaa tietoa eikä jälleen uutta suuntalinjausta — käytännössä järjestelmien ja prosessien kartoituksesta, joka kestää 2–6 viikkoa ja päättyy yhden sivun yhteenvetoon johdolle, eikä kuukausia kestävästä strategiahankkeesta ilman konkreettista tulosta.
Miten järjestelmän vastaanottotarkastus tehdään?
Vastaanoton tulee perustua hankinta-asiakirjoihin ja sopimukseen kirjattuihin testiskenaarioihin ja kriteereihin, ei yleiseen vaikutelmaan. Ennen vastaanottopöytäkirjan allekirjoittamista tarkistakaa tietojen siirto, integraatiot taloushallinnon järjestelmään ja muihin rekistereihin, dokumentaatio sekä henkilöstön koulutus. Kirjatkaa mahdolliset puutteet pöytäkirjaan korjausmääräaikoineen. Järjestelmä on helpointa ottaa vastaan, kun vastaanottokriteerit laadittiin yhdessä vaatimusten kanssa.
Miten viraston digitalisaatiostrategia laaditaan?
Strategian pitää lähteä siitä, mitä virastolla jo on, ei toimittajan tuoteluettelosta. Se alkaa järjestelmien, sopimusten ja prosessien kartoituksesta, minkä jälkeen määritellään tavoitearkkitehtuuri, standardit (esimerkiksi käyttöoikeusmalli ja vaatimusten dokumentointisäännöt) sekä tiekartta jaettuna lakisääteisiin velvoitteisiin ja investointeihin. Hyvä strategia kertoo, mitä seuraavassa talousarviossa tehdään ja missä järjestyksessä, jotta talousjohtaja ja valtuusto näkevät menojen perustelut.
Aloitetaan kartoituksesta, ennen kuin tarkastus tekee sen puolestamme.
- Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
- Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksuton
- Mitään ei tarvitse valmistella etukäteen