Ilmoitettu velvoite ottaa käyttöön EZD-luokan järjestelmä (sähköinen asianhallinta; määräaikaa siirretty aikaisintaan vuoteen 2029), KSeF (kansallinen sähköisen laskutuksen järjestelmä), KSC (kansallinen kyberturvallisuusjärjestelmä), keskitetty sopimusrekisteri: velvoitteita tulee eri suunnista, mutta ne osuvat samoihin ihmisiin, osastoihin ja budjettiin. Krogis neuvoo kuntia, kaupunkeja ja piirikuntia, miten näistä muutoksista edetään vaihe kerrallaan: mitä virastolla jo on, missä järjestyksessä muutokset tehdään, miten esihenkilöt ja työntekijät valmistellaan, miten toimittaja valitaan ja miten käyttöönoton jälkeen varmistetaan, että ihmiset todella tekevät työnsä uudella tavalla. Ulkopuolisena neuvonantajana, ilman uutta virkaa, viraston tarpeiden mukaan mitoitetussa laajuudessa. Aluksi kartoitus: 2–6 viikkoa, julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella.
Näkymä BistuntosaliKuvituskuvaei esitä mitään tiettyä virastoalehti 1julkinen sektori – kunnatWojciech KroczakMuutosjohtamisen ja digitalisaation neuvonantaja. 2008–2026: hankkeita paikallishallinnossa.
Muutosjohtaminen virastossa. Tyypilliset hankkeet ja se, mitä ne muuttavat ihmisten työssä.
Jokainen näistä hankkeista päättyy järjestelmän vastaanottoon, mutta tulos näkyy vasta, kun virkailijat alkavat tehdä työtään toisin. Samat periaatteet, eri vaikeudet.
EZD-luokan järjestelmä ja asioiden sähköinen käsittely
Mikä muuttuu ihmisille: asia ei enää kierrä paperilla. Asioiden jako käsittelijöille, hyväksyntä, allekirjoitus ja arkistointi tehdään uudella tavalla, ja yksikön esihenkilö näkee yksikkönsä asiat järjestelmässä.
Tyypillinen vaikeus: osastot etenevät eri tahtia, ja järjestelmän rinnalla elää pitkään ”rinnakkainen paperi”, koska se tuntuu turvallisemmalta.
Mihin kiinnitän huomiota: osastojen järjestys, yksiköiden esihenkilöiden valmistelu ensimmäisinä, muutosagentit osastoilla ja yksinkertainen mittari: kuinka monta asiaa todella hoidetaan järjestelmässä.
KSeF, e-Doręczenia, keskitetty sopimusrekisteri
Mikä muuttuu ihmisille: uudet velvoitteet muuttavat kirjaamon, kirjanpidon ja sopimuksista vastaavien henkilöiden työtä, kukin eri aikataululla.
Tyypillinen vaikeus: ne tulevat samaan aikaan ja osuvat samoihin ihmisiin. Kustakin selviää erikseen, mutta yhdessä ne ylittävät sen, minkä ihmiset pystyvät omaksumaan.
Mihin kiinnitän huomiota: yksi kartta kaikista viraston muutoksista: mitä, ketä se koskee ja milloin, ja sen jälkeen järjestys, jonka voi perustella.
Toimialajärjestelmien integrointi
Mikä muuttuu ihmisille: samojen tietojen näppäily uudelleen loppuu verotuksen, talouden, henkilöstöhallinnon ja asiakirjojen kulun välillä.
Tyypillinen vaikeus: jokainen osasto on tottunut ”omiin” tietoihinsa ja pelkää menettävänsä niiden hallinnan.
Mihin kiinnitän huomiota: kuka vastaa mistäkin tiedoista, kuka päättää muutoksista ja miten osastot saavat tietää, mitä ne hyötyvät.
Tekoäly virastossa
Mikä muuttuu ihmisille: kirjeet, vastaukset ja analyysit valmistellaan uudella tavalla, ja ihminen tarkistaa tuloksen ja vastaa siitä.
Tyypillinen vaikeus: huoli työpaikasta ja vastuusta virheistä, ja toisaalta omien työkalujen hiljainen käyttö.
Mihin kiinnitän huomiota: käytön säännöt, kuka vastaa päätöksestä, mistä asioista aloitetaan ja miten näytetään, että tekoälyn on tarkoitus keventää työtä eikä korvata ihmistä.
KSC ja NIS 2. Piirikuntien virastot (starostwo) ja voivodikuntien itsehallinnon yksiköt ovat keskeisiä toimijoita koosta riippumatta, kunnan virasto silloin, kun sillä on yli 50 työntekijää; alaiset yksiköt ovat usein tärkeitä toimijoita. Autan selvittämään koko ryhmän aseman ja valvon toimeenpanoa johdon puolella. KSC johdon näkökulmasta
Missä asioissa autan virastoa. Järjestelmien järjestyksestä jatkuvaan tukeen.
01
IT-kartoitus – digitalisaatiostrategian perusta
Ennen kuin virasto suunnittelee uusia käyttöönottoja, sen on tiedettävä, mitä järjestelmiä se käyttää, miten ne liittyvät toisiinsa ja missä on riskejä ja epäjohdonmukaisuuksia. Kokoan nämä tiedot yhtenäiseksi kartaksi, jonka avulla voidaan asettaa painopisteet ja suunnitella seuraavat toimet. Se on perusta arkkitehtuurin suunnittelulle ja IT-strategian rakentamiselle – ilman sitä on vaikea tehdä harkittuja päätöksiä tulevista muutoksista. Lähtökohtana on IT-järjestelmien kartoitus.
02
Tuki hallintojohtajalle järjestelmien käyttöönotossa
EZD-luokan järjestelmän tai muun järjestelmän käyttöönotto edellyttää teknisten päätösten lisäksi koko viraston valmistamista uuteen toimintatapaan. Etenkin siellä, missä laajoja IT-rakenteita ei ole, tuen hallintojohtajaa seuraavien vaiheiden suunnittelussa ja ihmisten työhön tulevan muutoksen valmistelussa 20 vuoden kokemuksen ja hyviksi todettujen käyttöönottokäytäntöjen pohjalta. Keskusteluissa toimittajien kanssa esitän kysymykset, jotka jäävät helposti esittämättä, tarkistan epämääräiset lupaukset ja havaitsen puutteet ennen kuin niistä tulee kallis ongelma. Autan sovittamaan yhteen osastojen ja IT:n työn, jotta virasto tietää, mitä on ratkaistava, kuka vastaa mistäkin ja miten käyttöönotosta selvitään turvallisesti.
03
Jatkuva tuki hallintojohtajalle ja johdolle
Kaikkia IT:tä koskevia päätöksiä ei voi ennakoida vuoden alussa. Siksi olen sovitussa laajuudessa hallintojohtajan ja johdon käytettävissä: autan arvioimaan tarpeita, asettamaan painopisteitä, valvomaan hankkeita ja keskustelemaan toimittajien kanssa. Teen yhteistyötä viraston oman IT-yksikön kanssa ja tuen johtoa päätöksenteossa – korvaamatta IT-asiantuntijoita heidän päivittäisessä työssään.
Kysymykset, joihin kannattaa tietää vastaus.
Esitän ne hallintojohtajille, starostoille (piirikunnan johtajille), kunnanjohtajille ja talousjohtajille, ennen kuin päätökset tehdään ja raha alkaa virrata. Jos vastaus johonkin niistä on ”emme tiedä”, juuri tässä voin auttaa.
Miten selitämme valtuustolle, mihin IT-rahat menevät ja miksi juuri näin paljon?
Tiedämmekö, mitkä digitaaliset velvoitteet jo koskevat meitä ja mitkä ovat vasta ilmoitettuja, ja kuka niistä vastaa?
Onko EZD-luokan järjestelmän valinta päätös, jonka voi puolustaa tarkastuksessa?
Mitä tapahtuu, jos toimittaja nostaa hintaa tai lopettaa tuen?
Ottavatko työntekijät uuden järjestelmän omakseen, ja kuka heitä auttaa?
Virheen hinta. Väärin valittu EZD-luokan järjestelmä tarkoittaa vuosien työtä sopimattomassa asiakirjakierrossa ja kallista siirtoa muutaman vuoden kuluttua. Neuvonantaja maksaa yleensä vähemmän kuin yksi väärin valittu teknologia, yksi sopimaton toimittaja tai yksi ansa sopimuksessa.
Mitä saavutatte. Asiakirjat ovat työkalu, eivät tavoite.
Mielenrauha tarkastuksessaDokumentoitu huolellisuus: teillä on kirjallisesti, mitä tiesitte, mitkä vaihtoehdot olivat ja miksi valitsitte juuri tämän. Alueelliselle tilintarkastuskamarille (RIO), Puolan valtiontalouden tarkastusvirastolle (NIK) ja valtuustolle.
Talousarvio, joka kestää valtuuston edessäJako velvoitteisiin ja investointeihin sekä tekemättä jättämisen kustannus, esitettyinä valtuuston kielellä.
Kokenut neuvonantaja hankkeeseen, jollaista ette ole aiemmin vieneet läpiYli 20 vuotta tällaisia hankkeita, myös paikallishallinnossa, omien IT-asiantuntijoidenne rinnalla. Päätökset pysyvät teillä.
Henkilöstö, joka todella ottaa uuden järjestelmän omakseenMuutossuunnitelma, koulutukset ja muutoslähettiläät jokaisella osastolla.
Vähemmän kulujaEtte osta sitä, mitä teillä jo on, ettekä maksa sopimusmuutoksista integraatioihin, jotka olisi voinut ennakoida.
Mikä teitä odottaa vuoteen 2029 mennessä. Jokainen kohta alkaa samasta kysymyksestä: mitä virastolla jo on?
Velvoitteita tulee lisää nopeammin kuin osaamista niiden hoitamiseen. Kartoitus on ensimmäinen askel jokaisessa niistä, ja se tehdään vain kerran.
Matalikkokarttaviraston velvoitteet vuoteen 2029kurssikartoituksesta EZD-luokan järjestelmäänlehti 2havainnepiirros
EZD-luokan järjestelmäilmoitettu velvoite, määräaikaa siirretty aikaisintaan vuoteen 2029
EZD-luokan järjestelmän käyttöönotto tai siirtyminen siihen (esim. EZD PUW:sta) on tilaisuus tarkistaa koko asiakirjojen kulun arkkitehtuuri – tai toistaa samat virheet uudessa järjestelmässä. Tietyn järjestelmän valinta (valtion EZD RP, jota kehittää NASK, tai jokin muu vaatimukset täyttävä) on erillinen päätös. Keskikokoiselle virastolle tyypillisessä kahden tai kolmen hengen IT-yksikössä ei yleensä puutu tahtoa vaan joku, joka on jo käynyt läpi tällaisen valinnan ja käyttöönoton ja auttaa viemään ne läpi. Kartoitus tuottaa: asiakirjojen kulun ja integraatioiden kartan, siirron vaatimukset, sopimuslausekkeet.
Vuoden 2027 talousarvioesitys15. marraskuuta 2026 mennessä
IT-budjetti on yksi ainoa rivi, ilman jakoa sääntelyn asettamiin velvoitteisiin ja kasvaviin ylläpitokustannuksiin. Kartoitus tuottaa: jaon velvoitteisiin ja investointeihin sekä tekemättä jättämisen kustannuksen – perustelun, jota talousjohtaja ja valtuusto odottavat.
KSC / NIS 2jo voimassa
Puolan kansallista kyberturvallisuusjärjestelmää koskeva laki (KSC) ja EU:n NIS 2 -direktiivi asettavat julkisille toimijoille velvoitteita ja seuraamuksia, joita ei voi vain ”siirtää IT:lle” – vastuussa ovat organisaatio ja sen johto. Riippumaton neuvonantaja tarkastelee näitä riskejä johdon eikä IT-yksikön näkökulmasta: tunnistaa ne ja auttaa pienentämään niitä, jotta johdolla on perustelut käsissään, kun velvoitteiden täyttäminen on osoitettava. Kartoitus tuottaa: järjestelmärekisterin ja riskirekisterin – lähtökohdan riskienhallinnalle.
KSeFjo voimassa
Pakollinen rakenteinen sähköinen laskutus edellyttää integraatiota olemassa oleviin taloushallinnon järjestelmiin, ei pelkkää uuden moduulin hankintaa. Kartoitus tuottaa: integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmän kanssa.
e-Doręczeniajo käytössä
Virallisen kirjeenvaihdon siirtyminen sähköiseen tiedoksiantopalveluun koskee kirjaamo- ja asiakirjahallinnon prosesseja koko organisaatiossa, ei vain sihteeristöä. Kartoitus tuottaa: kartan siitä, mitä prosesseja järjestelmät tukevat ja mitä eivät.
Tarkastukset ja auditoinnitmilloin tahansa
Rahoitushaku, joka vaatii liitteeksi nykytila-analyysin, alueellisen tilintarkastuskamarin tarkastus tai ainoan IT-asiantuntijanne lähtö – jokainen näistä herättää kysymyksen, jota kukaan ei ole aiemmin esittänyt. Kartoitus tuottaa: dokumentoidun perustelun jokaiselle hankintapäätökselle.
Keskitetty sopimusrekisteri (CRU JSFP)voimassa 1. heinäkuuta 2026 alkaen
Ilman integraatiota se on jälleen yksi käsin hoidettava velvoite: yksikön johtaja julkaisee rekisterissä 30 päivän kuluessa tiedot jokaisesta 1. heinäkuuta 2026 alkaen tehdystä maksullisesta sopimuksesta ilman arvorajaa ja päivittää ne jokaisen muutoksen yhteydessä. Rekisteri on julkinen, joten viiveet ja virheet näkyvät kaikille – myös valtuustolle ja tarkastajille. Sopimusrekisteri liittyy luontevasti KSeF-laskuihin – lasku kuuluu asiaan EZD-luokan järjestelmässä, ja se on yhdistettävä sopimukseen ja hyväksyttävä ennen kuin se päätyy taloushallinnon järjestelmään. Kartoitus tuottaa: kartan tästä ketjusta (KSeF → EZD-järjestelmä → keskitetty rekisteri → taloushallinto), kuka hyväksyy mitä ja milloin tiedot päätyvät rekisteriin.
Käyttöoikeuksien hallintaKSC:n mukainen velvoite
Kenellä on pääsy mihinkin? Ilman järjestettyä prosessia käyttäjien lisäämiseen, poistamiseen ja oikeuksien muuttamiseen tarkastuksessa ei ole mitään näytettävää. Kartoitus tuottaa: käyttöoikeusrekisterin ja prosessin oikeuksien myöntämiseen, muuttamiseen ja poistamiseen.
Hallintojohtajan ei tarvitse tehdä tätä yksin. Viraston ensimmäinen tällainen hanke, mutta ei ensimmäinen minun urallani.
Hallintojohtaja nimitetään järjestämään viraston työtä. Nyt hänen pöydälleen tulevat EZD-luokan järjestelmän käyttöönotto, KSeF-laskujen käsittely ja e-Doręczenia – suuria IT-hankkeita ja vielä suurempia työtapojen muutoshankkeita. Usein uran ensimmäisiä laatuaan, ja ne viedään läpi kahden tai kolmen IT-asiantuntijan kanssa, joilla on jo kädet täynnä viraston päivittäisen toiminnan pyörittämisessä.
Tuon mukanani yli 20 vuoden kokemuksen tällaisista hankkeista eri organisaatioissa ja organisaatiokulttuureissa, myös paikallishallinnossa. Sovitussa, osa-aikaisessa laajuudessa, ulkopuolisena neuvontapalveluna, ilman uuden viran perustamista.
Tiedän, mitä kysymyksiä on esitettävä ennen kuin päätös tehdään.
Autan viemään muutoksen läpi niin, että henkilöstö todella ottaa uuden järjestelmän omakseen: viestintäsuunnitelma, koulutukset, muutoslähettiläät jokaisella osastolla, keskustelut epäilevien kanssa. Neuvon, miten käyttäjät saadaan omaksumaan järjestelmä.
Pidän toimittajan ja aikataulun raiteillaan, ja hallintojohtaja saa lyhyet yhteenvedot ja päättää siellä, missä se on tarpeen.
Jätän jokaisesta päätöksestä kirjallisen jäljen tarkastuksen tai valtuuston kysymysten varalle.
Päätökset ja vastuu pysyvät viraston johdolla. En toimi järjestelmien ylläpitäjänä enkä päätä kunnanjohtajan tai starostan (piirikunnan johtajan) puolesta: tuotan luotettavat perusteet päätöksille ja autan valvomaan niiden toteutusta.
Onko tämä teidän tilanteenne? Neljä asiaa, jotka kannattaa tietää ennen ensimmäistä keskustelua.
Mistä sen usein tunnistaa
Usein EZD-, KSeF-, KSC- ja keskitetyn sopimusrekisterin määräajat ovat eri kansioissa ja eri ihmisillä. Ei ole harvinaista, ettei kukaan osaa yhdellä lauseella sanoa, mitä järjestelmiä virastolla on ja kuka niistä vastaa. IT-budjetti voi olla yksi rivi, jota valtuuston on vaikea arvioida tehokkaasti.
Mitä voi tapahtua, jos lykkäätte
Joskus päätökset syntyvät määräajan paineessa toimittajan tarjouksen pohjalta, eivät viraston vaatimusten. Silloin muutossopimusten, päällekkäisten hankintojen ja yhdestä toimittajasta riippuvuuden riski kasvaa. KSC-lain velvoitteista viraston johtaja vastaa myös silloin, kun on delegoinut ne toiselle henkilölle.
Kuka yleensä on sponsori
Useimmiten hallintojohtaja tai talousjohtaja, kunnanjohtajan, kaupunginjohtajan tai piirikunnan johtajan selkeällä valtuutuksella. Ilman viraston johdon päätöstä ei yleensä kannata aloittaa.
Mitä en tee
En ota viraston johtajan velvoitteita itselleni, en ylläpidä järjestelmiä enkä anna oikeudellisia lausuntoja. Päätökset ja vastuu pysyvät virastolla.
Pienin turvallinen ensimmäinen askel: 30 minuutin keskustelu ilman kustannuksia ja sen jälkeen IT-kartoitus (2–6 viikkoa, julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella). Aiemmin ette sitoudu mihinkään.
Velvoitteilla on määräajat ja hankkeilla omistajat. Jonkun on nähtävä kokonaisuus.
EZD, KSeF, KSC, keskitetty sopimusrekisteri ja e-Doręczenia päätyvät usein samoille muutamalle ihmiselle. Määräajat voivat törmätä viraston päivittäiseen toimintaan, ja tieto töiden tilanteesta hajautuu sähköposteihin ja ihmisten päihin. Silloin usein puuttuu ei tieto vaan pysyvä järjestys.
Sovitussa laajuudessa huolehdin tästä järjestyksestä viraston puolella: että jokaisella tehtävällä on omistaja, määräaika ja tila ja että hallintojohtaja ja johto tietävät, missä mennään.
Yksi rekisteri velvoitteista ja hankkeista, joissa on omistaja, määräaika ja tila, sekä rinnalla riski-, päätös- ja asiakirjarekisteri.
Tehtävien omistajien viikoittainen tilannekatsaus, lyhyt tapaaminen ja muistio, jossa on toimenpidelista ja määräajat.
Muistutukset, asiakirjojen täydellisyyden tarkastus ja varhainen varoitus ennen kuin määräaika menee ohi.
Kuukausiraportti hallintojohtajalle ja johdolle, valmiina myös valtuuston tai tarkastuksen kysymyksiin.
En ota toteutusta hoitooni enkä päätä viraston puolesta: jokaisella toimenpiteellä on omistaja viraston puolella.
Menettelyt paperin ajalta. Niitä noudatetaan tottumuksesta, koska ”niin on aina tehty”.
Virastoissa, mutta myös ammattikuntien itsehallintoelimissä ja vastaavissa laitoksissa monia tehtäviä hoidetaan yhä menettelyillä, jotka syntyivät analogisessa maailmassa. Usein kukaan ei enää muista, miksi ne tehdään juuri näin.
EnsinKartoitus ja nykytilan kuvaus.
Sitten
mitä ylipäätään voisitte tavoitella,
miten lähestyä markkinakartoitusta,
mitä työkaluja käyttää: asioiden käsittelyn työnkulkujärjestelmät (workflow), low-code-alusta, toistuvien tehtävien automatisointi (RPA), yksinkertaiset tekoälytyökalut, ja joskus tavallinen asiakirjanhallintajärjestelmä riittää.
Markkinoiden ja saatavilla olevien ratkaisujen tuntemus on vahvin osaamiseni: se auttaa sovittamaan työkalun ongelmaan eikä ongelmaa työkaluun, jota joku sattuu myymään.
Mitä johto näkee 2–6 viikon jälkeen.
Yhden sivun yhteenveto, jonka voi laskea starostan ja talousjohtajan pöydälle, esitys johdon kokoukseen ja täydellinen asiakirjakokonaisuus seuraavaa hankintamenettelyä varten.
Yhden sivun yhteenveto johdolle
Piirikunnan viraston järjestelmät: tila ja suositus6 järjestelmää 14:stä
Asiakirjojen kulku (EZD PUW)Kirjaamokehitys vuoteen 2029C
Talous ja kirjanpitoTalousjohtajasopimus vuoteen 2028B
Henkilöstö ja palkatHenkilöstöhallintoajan tasallaA
Verot ja maksutTalousosastoei rajapintaaB
Maanmittaus ja kiinteistörekisteriMaanmittausajan tasallaA
Suositus: aloittakaa asiakirjojen kulusta ennen EZD-luokan järjestelmän valintaa. KSeF hoidetaan integroimalla se taloushallinnon järjestelmään, ei uudella järjestelmällä.
Esimerkki havainnollistavin tiedoin; asiakirjan rakenne on todellinen.
Esitys johdolle, 12–15 diaa
Luonnos rakenteesta. 60–90 minuutin tilaisuus sisältyy hintaan.
Kartoituksen tavoite ja laajuus. Mitä laskimme ja mitä jätimme tietoisesti pois.
Viraston järjestelmäkartta. Kuka ne omistaa, mitä ne maksavat, milloin tuki päättyy.
Luokat A/B/C/D. Mitä säilyttää, mukauttaa, korvata ja mitä puuttuu.
Riskit ja niiden painoarvot. 20 riskin rekisteri lämpökarttoineen, mukaan lukien KSC/NIS 2 ja riippuvuus toimittajista.
Asiakirjojen kulku ennen EZD-luokan järjestelmän valintaa. Mitä siirtää, yksinkertaistaa, integroida.
Päätösvaihtoehdot. Todelliset vaihtoehdot, kunkin kustannus ja riski.
Tekemättä jättämisen kustannus. Mitä tapahtuu, jos emme tee mitään ennen vuotta 2029.
Talousarvio. Jaettuna sääntelyn velvoitteisiin ja investointeihin, valmiina valtuuston istuntoon.
Suositus ja aikataulu. Kolme ensimmäistä askelta ja kuka niistä vastaa.
Asiakirjojen kulun ja integraatioiden kartta, siirron vaatimukset, sopimuslausekkeet.
Vanhan asiakirjojen kulun virheiden toistuminen uudessa järjestelmässä, maksulliset sopimusmuutokset sopimuksesta pois jääneistä integraatioista, määräajan ylittyminen.
KSC / NIS 2
Järjestelmärekisteri ja painotettu riskirekisteri.
Seuraamukset ja johdon vastuu riskienhallinnasta, jota ei pystytä dokumentoimaan.
Talousarvio ja valtuuston istunto
Menojen jako velvoitteisiin ja investointeihin, tekemättä jättämisen kustannus, yhden sivun suositus.
Valtuusto hylkää menon tai moittii yhtä perustelematonta ”tietojärjestelmä”-riviä.
RIO:n ja NIK:n tarkastukset
Dokumentoitu A/B/C/D-luokittelu ja hankintapäätösten perustelut.
Moite huonosta taloudenhoidosta tai perusteettomista päätöksistä.
Hinta keskustelun jälkeen
Riippuu järjestelmien ja osastojen määrästä. Vahvistan tarkan hinnan 30 minuutin keskustelun jälkeen, jossa käymme läpi virastonne koon.
Julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella. Tilataan ilman virallista kilpailutusta, viraston omien sisäisten sääntöjen mukaisesti.
2–6 viikkoa sopimuksen allekirjoittamisesta johdon tilaisuuteen, 1–3 päivää paikan päällä, noin 10 tuntia koordinaattorinne aikaa.
Ei pääsyä asukkaiden henkilötietoihin. Työ tehdään järjestelmien, sopimusten ja konfiguraation tasolla. Salassapitosopimus ennen aloitusta.
Mitä hallintojohtaja, talousjohtaja ja IT-päällikkö tästä hyötyvät.
Hallintojohtaja, kunnanjohtaja, starosta
Vastaa organisaatiosta, jolla on keskisuuren yrityksen ongelmat – mutta ilman johtamiskokemusta digitalisaatiosta ja ilman aikaa hankkia sitä yrityksen ja erehdyksen kautta.
Saa: yhden sivun suosituksen ja EZD-luokan järjestelmän käyttöönottoaikataulun – aikataulun, jota voi johtaa ilman IT-osaamista.
Hyötyy: neuvonantajasta hankkeen ja muutoksen tukena, ei pelkistä asiakirjoista.
Talousjohtaja
Joutuu puolustamaan IT-budjettia valtuustossa – tarvitsee jaon sääntelyn velvoitteisiin ja investointeihin, ei yhtä ”tietojärjestelmä”-riviä, sekä jonkun, joka valmistelee ja esittelee perustelun yhdessä johdon kanssa.
Saa: IT-menojen jaon velvoitteisiin ja investointeihin sekä ylläpitokustannukset monivuotista talousennustetta varten. Saa myös perustelun talousarvioesitykseen ja valtuuston istuntoon.
Hyötyy: talousarviosta, jota voi puolustaa valtuustossa ja joka ei tuo yllätyksiä tulevina vuosina.
IT-päällikkö
Liittolainen, jos kartoituksesta tulee peruste hänen budjetilleen – eikä arvio hänen tähänastisesta työstään.
Saa: rekisterin, toistettavan menetelmän ja perustelut budjetille, jotka laaditaan yhdessä hänen kanssaan, ei hänen ohitseen.
Hyötyy: liittolaisesta keskustelussa johdon kanssa ja ajasta viraston toiminnan ylläpitoon.
Johto ei vastaa vain itselleen – sen on tehtävä tiliä valtuustolle, yleisillä vaaleilla valitulle toimielimelle. Vaikein hetki on pyytää suurempaa budjettia tai hyväksyntää menolle. Silloin IT-hanke on esitettävä selkeällä, ymmärrettävällä kielellä ilman teknistä jargonia, jotta valtuusto voi tehdä harkitun päätöksen. Krogis valmistelee johdon tähän keskusteluun ja esittelee – sen rinnalla – valtuustolle kartoituksen, riskit, tekemättä jättämisen kustannuksen ja menon perustelut: kääntäen IT:n ja säädösten kielen suositukseksi, joka kestää valtuuston edessä.
Pieni, konkreettinen laajuus alkuun, ja sitä laajennetaan luottamuksen kasvaessa.
Sama järjestys on toiminut paikallishallinnon digitalisaatiossa: kapea laajuus, jotta tulokset näkyvät ennen kuin suuremmasta päätetään.
IT-järjestelmien ja -prosessien kartoitus2–6 viikkoaSovellusrekisteri, jossa omistaja, sopimus, lisenssi, kustannus ja tuen päättymispäivä. Prosessien ja integraatioiden kartta. Riskirekisteri suhteessa KSC:hen, NIS 2:een, e-Doręczenia-palveluun ja KSeF:iin. Yhden sivun yhteenveto johdolle ja valtuustolle.Palvelun koko laajuus
Digitalisaatiostrategia ja hankintasäännötAikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeenKolmen vuoden tiekartta jaettuna sääntelyn velvoitteisiin ja investointeihin. Investointeihin ja ylläpitoon jaettu talousarvio, valmiina puolustettavaksi valtuustossa. Hankintasäännöt järjestelmähankinnoille – ennen kuin ensimmäinen tarjouspyyntö lähtee.
Valmistautuminen hankintamenettelyynAikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeenVaatimusmäärittely, hankintamatriisi tarjousten vertailuun, toimittajille esitettävät kysymykset sekä osallistuminen toimittajatapaamisiin tilaajan edustajana.
DigitalisaationeuvonantajaJatkuva yhteistyöSovitussa laajuudessa, esimerkiksi kiinteä tuntimäärä kuukaudessa ja säännöllinen tapaaminen hallintojohtajan kanssa. Vastaanottotarkastukset sovittuja testiskenaarioita vasten, tulevien hankintojen arviointi, lakimuutosten ja digitaaliasioiden ministeriön suunnitelmien seuraaminen, valmistautuminen seuraavaan sääntelyaaltoon – ja kun tarvitaan suurempaa budjettia, johdon valmistelu keskusteluun valtuuston kanssa menon välttämättömyydestä sekä tämän perustelun esittely johdon rinnalla.
2008–2026Paikallishallinto
”Sama toimintamalli jokaisessa paikallishallinnon yksikössä – samat talousarvioprosessit, julkiset rekisterit, osastorakenne, julkisten hankintojen säännöt ja sääntelypaine.”
18 vuotta työtä paikallishallinnon kanssa yhtenäisen tiedonvaihtoalustan strategian ja arkkitehtuurin parissa – alustan, joka muodostaa todellisen sähköisen viraston. Yli 40 suunniteltua ja käyttöön otettua moduulia, muun muassa: EZD, sähköinen arkisto, johdon sähköinen kokoushallinta, valtuuston sähköinen kokoushallinta, sähköiset hakukierrokset, sähköinen rekrytointi, asukkaiden kuulemiset, virkamatkojen sähköinen käsittely, verkkokoulutus, valtuutettujen palvelut, 12 julkista rekisteriä ja kaksi verkkoportaalia. Noin 20 vuoden kokemus käyttöönotoista julkishallinnolle ja yrityksille.
Mitä kuulen piirikuntien virastoilta ennen kuin aloitamme.
”Meillä on toistakymmentä järjestelmää, eikä kukaan näe kokonaisuutta – ennen kuin jokin hajoaa tai tarkastus tulee.”
”Tiedämme, että IT-budjetti on liian pieni, mutta sitä on vaikea perustella valtuustolle ilman kovaa tietoa riskeistä ja tekemättä jättämisen kustannuksista.”
”Pelkäämme vuosien arkistotietojen siirtoa enemmän kuin itse uuden järjestelmän käyttöönottoa.”
”Näkisimme mieluummin, miten se toimii samankaltaisessa virastossa, kuin luottaisimme myyntiesityksen sanaan.”
Mitä virastoissa kysytään useimmin.
Mistä lähtien viraston on käytettävä EZD-luokan järjestelmää?
Digitaaliasioiden ministeriö on ilmoittanut EZD-luokan järjestelmää koskevasta velvoitteesta; ministeriön lokakuussa 2026 antamien selvitysten mukaan määräaikaa on siirretty aikaisintaan vuoteen 2029, ja säädökset ovat vasta luonnosvaiheessa, joten oikeudellinen tilanne vahvistetaan kartoituksen alussa. NASKin aikataulun mukaan EZD PUW:n kehitys päättyy vuonna 2029, mutta se on eri asia kuin velvoitteen määräaika. Päivämäärää tärkeämpää on se, että siirto on hetki tarkistaa koko asiakirjojen kulun arkkitehtuuri eikä vain siirtää tietoja.
Koskeeko KSC-laki (NIS 2) meidän piirikuntamme virastoa?
Kyllä. Kansallista kyberturvallisuusjärjestelmää koskevan lain muutos on ollut voimassa 3. huhtikuuta 2026 alkaen, ja siinä piirikunnan virasto (starostwo powiatowe) mainitaan nimenomaisesti keskeisenä toimijana, samoin kunnan virasto, jossa on vähintään 50 työntekijää; pienemmät virastot ja organisaatioyksiköt ovat tärkeitä toimijoita. Laki antaa velvoitteiden toteuttamiseen 12 kuukautta, ja niistä vastaa henkilökohtaisesti yksikön johtaja silloinkin, kun hän on antanut ne toisen henkilön hoidettaviksi. Järjestelmien kartoitus on ensimmäinen käytännön askel: ilman luetteloa järjestelmistä, niiden omistajista ja riskeistä muuta ei voi suunnitella.
Onko viraston otettava KSeF käyttöön, vaikka se on pääasiassa yritysten järjestelmä?
Arvonlisäverovelvollisena, joka laatii ja vastaanottaa laskuja, virastoon sovelletaan samoja sääntöjä kuin muihin toimijoihin – velvoite koskee siis myös paikallishallinnon yksiköitä niiden liiketoiminnan osalta. Keskeinen kysymys ei ole ”otetaanko”, vaan ”miten KSeF integroidaan nykyiseen laskujen käsittelyyn ja taloushallinnon järjestelmään”, jottei syntyisi jälleen uutta erillistä sovellussaarekea.
Miten IT-järjestelmän tarjouspyyntö laaditaan niin, että vältetään riippuvuus toimittajasta?
Olennaista on vaatia seuraavat lausekkeet jo määrittelyvaiheessa sen sijaan, että niistä neuvoteltaisiin myöhemmin: oikeus omiin tietoihin ja niiden vientiin avoimessa muodossa, kuvattu irtautumissuunnitelma, avoimet rajapinnat (API) ja perustelluissa tapauksissa lähdekoodin talletus (escrow). Ilman näitä toimittajan vaihtaminen muutaman vuoden kuluttua merkitsee joko tietojen menettämistä tai kallista, pakotettua sopimuksen jatkamista.
Mistä aloittaa viraston digitalisaatio, kun ei ole aikaa eikä omaa osaamista?
Pienestä, aikarajatusta askeleesta, joka tuottaa kovaa tietoa eikä jälleen uutta suuntalinjausta – käytännössä järjestelmien ja prosessien kartoituksesta, joka kestää 2–6 viikkoa ja päättyy yhden sivun yhteenvetoon johdolle, eikä kuukausia kestävästä strategiahankkeesta ilman konkreettista tulosta.
Miten järjestelmä otetaan vastaan toimittajalta?
Vastaanoton tulee perustua hankinta-asiakirjoihin ja sopimukseen kirjattuihin testiskenaarioihin ja kriteereihin, ei yleiseen vaikutelmaan. Ennen vastaanottopöytäkirjan allekirjoittamista tarkistakaa tietojen siirto, integraatiot taloushallinnon järjestelmään ja muihin rekistereihin, dokumentaatio sekä henkilöstön koulutus. Kirjatkaa mahdolliset puutteet pöytäkirjaan korjausmääräaikoineen. Järjestelmä on helpointa ottaa vastaan, kun vastaanottokriteerit laadittiin yhdessä vaatimusten kanssa.
Miten viraston digitalisaatiostrategia laaditaan?
Strategian pitää lähteä siitä, mitä virastolla jo on, ei toimittajan tuoteluettelosta. Se alkaa järjestelmien, sopimusten ja prosessien kartoituksesta, minkä jälkeen määritellään tavoitearkkitehtuuri, standardit (esimerkiksi käyttöoikeusmalli ja vaatimusten dokumentointisäännöt) sekä tiekartta jaettuna lakisääteisiin velvoitteisiin ja investointeihin. Hyvä strategia kertoo, mitä seuraavassa talousarviossa tehdään ja missä järjestyksessä, jotta talousjohtaja ja valtuusto näkevät menojen perustelut.
Aloitetaan kartoituksesta, ennen kuin tarkastus tekee sen puolestamme.
