En kartlegging av distriktsforvaltningens systemer på 2–6 uker: et register over systemer og kontrakter, KSC/NIS 2-risikoer, et kart over dokumentflyten til bruk i migreringen og én side til ledelsen og kommunestyret. Under terskelverdien for offentlige anskaffelser.
- Jeg svarer innen 2 virkedager
- Første samtale: 30 minutter, kostnadsfritt
- Ingen tilgang til innbyggernes data
Dette får du. Dokumentene er et verktøy, ikke målet.
- Trygghet ved tilsyn og revisjonDokumentert aktsomhet: skriftlig belegg for hva man visste, hvilke alternativer som fantes, og hvorfor valget falt som det gjorde. Til regionalt revisjonskammer (RIO), Polens riksrevisjon (NIK) og kommunestyret.
- Et budsjett som holder i kommunestyretDelt inn i lovpålagte krav og investering, pluss kostnaden ved å ikke gjøre noe, lagt fram på kommunestyrets eget språk.
- En erfaren ressurs til et prosjekt du ikke har stått i førOver 20 års erfaring med slike prosjekter, også i kommunal sektor, side om side med dine egne IT-folk.
- Ansatte som tar det nye systemet i brukEn endringsplan, opplæring og endringsambassadører i hver avdeling.
- Mindre penger bruktDu kjøper ikke det du allerede har, og du betaler ikke for tilleggsavtaler om integrasjoner som kunne vært forutsett.
Dette venter deg fram til utgangen av 2027. Hvert punkt begynner med det samme spørsmålet: Hva har forvaltningen allerede?
Forpliktelsene vokser raskere enn kompetansen som trengs for å bære dem. Kartleggingen er første steg for hver av dem, og den trenger bare å gjøres én gang.
- Et system i EZD-klasseninnført før 1. januar 2028
- Migreringen fra EZD PUW til et system i EZD-klassen er en anledning til å gå gjennom hele arkitekturen for dokumentflyten – eller til å gjenta de samme feilene i det nye systemet. Valget av et konkret system (statens EZD RP, utviklet av NASK, eller et annet som oppfyller kravene) er en egen beslutning. I en IT-avdeling på to–tre personer, som er vanlig i en mellomstor forvaltning, er det sjelden viljen som mangler, men en person som allerede har stått for et slikt valg og en slik innføring og vil ta ansvaret for å styre prosjektet. Kartleggingen gir: et kart over dokumentflyt og integrasjoner, krav til migreringen, klausuler til kontrakten.
- Budsjettforslaget for 2027innen 15. november 2026
- IT-budsjettet er én samlet post, uten skille mellom lovpålagte krav og økende driftskostnader. Kartleggingen gir: en inndeling i lovpålagte krav og investering, og kostnaden ved å ikke gjøre noe – den begrunnelsen økonomisjefen og kommunestyret forventer.
- KSC / NIS 2gjelder allerede
- Polens lov om det nasjonale cybersikkerhetssystemet (KSC) og EUs NIS 2-direktiv pålegger offentlige virksomheter plikter og sanksjoner som ikke bare kan «overlates til IT» – ansvaret ligger hos organisasjonen og ledelsen. En uavhengig rådgiver ser på disse risikoene fra ledelsens perspektiv, ikke IT-avdelingens: identifiserer dem og hjelper med å redusere dem, slik at det er ledelsen som har argumentene i hånden når den må dokumentere at pliktene er oppfylt. Kartleggingen gir: et systemregister og et risikoregister – utgangspunktet for risikostyring.
- KSeFgjelder allerede
- Obligatorisk strukturert e-fakturering krever integrasjon med de eksisterende økonomisystemene, ikke bare kjøp av en ny modul. Kartleggingen gir: en integrasjonsmatrise for økonomisystemet.
- e-Doręczeniaallerede i drift
- En ny kanal for offisiell digital post berører journal- og arkivprosessene i hele organisasjonen, ikke bare sekretariatet. Kartleggingen gir: et kart over hvilke prosesser som støttes av systemer, og hvilke som ikke gjør det.
- Tilsyn og revisjonnår som helst
- En søknadsrunde som krever en analyse som vedlegg, et tilsyn fra regionalt revisjonskammer (RIO) eller at den eneste IT-medarbeideren slutter – hver av disse hendelsene reiser et spørsmål ingen har stilt før. Kartleggingen gir: en dokumentert begrunnelse for hver innkjøpsbeslutning.
- Sentralt kontraktregister (CRU JSFP)gjelder fra 1. juli 2026
- Uten integrasjon er dette enda en manuell oppgave: Kontrakter må meldes inn innen 30 dager, og for sene eller feilaktige registreringer kan gi straffeansvar for forvaltningens leder. Kontraktregisteret henger naturlig sammen med fakturaene i KSeF – en faktura hører til en sak i systemet i EZD-klassen og må knyttes til en kontrakt og godkjennes før den når økonomisystemet. Kartleggingen gir: et kart over denne kjeden (KSeF → EZD-system → sentralt register → økonomi), hvem som godkjenner hva, og når dataene når registeret.
- Tilgangsstyringen plikt etter KSC
- Hvem har tilgang til hva? Uten en ordnet prosess for onboarding, offboarding og endring av tilganger er det ingenting å vise fram ved et tilsyn. Kartleggingen gir: et tilgangsregister og en prosess for tildeling, endring og fjerning av tilganger.
Status per 24. september 2026. Kilder: EZD RP (gov.pl), den polske loven om offentlige finanser (art. 238, forslag til budsjettvedtak), loven om det nasjonale cybersikkerhetssystemet, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Kommunedirektøren trenger ikke gjøre dette alene. Det første prosjektet av sitt slag i forvaltningen, men ikke det første i min praksis.
Kommunedirektøren utnevnes for å organisere arbeidet i forvaltningen. I dag lander innføringen av et system i EZD-klassen, fakturaflyten under KSeF og e-Doręczenia på vedkommendes bord – store IT-prosjekter og enda større prosjekter som endrer måten man jobber på. Ofte de første i karrieren, gjennomført med to–tre IT-medarbeidere som allerede har nok med å holde forvaltningen i gang.
Jeg har over 20 års erfaring med slike prosjekter, i ulike organisasjoner og organisasjonskulturer, også i kommunal sektor.
- Jeg vet hvilke spørsmål som må stilles før beslutningen tas.
- Jeg styrer endringen slik at de ansatte faktisk tar det nye systemet i bruk: en kommunikasjonsplan, opplæring, endringsambassadører i hver avdeling, samtaler med dem som ikke er overbevist. Jeg gir råd om strategien for brukernes innføring.
- Jeg følger opp leverandøren og tidsplanen, og kommunedirektøren får korte oppsummeringer og tar beslutninger der det trengs.
- Jeg etterlater et skriftlig spor for hver beslutning, i tilfelle tilsyn eller spørsmål fra kommunestyret.
Rutiner fra papirets tid. Fulgt av gammel vane, fordi «det har alltid vært sånn».
I offentlige forvaltninger, men også i profesjonenes selvstyreorganer og lignende institusjoner, utføres mange oppgaver fortsatt etter rutiner som ble laget for en analog verden. Ofte er det ingen som lenger vet hvorfor de gjøres akkurat slik.
FørstEn kartlegging og en beskrivelse av situasjonen slik den er.
Deretter- hva man i det hele tatt kan ønske seg,
- hvordan man går fram i markedsundersøkelsen,
- hvilke verktøy man bør bruke: saksflyt (workflow), en lavkodeplattform, automatisering av repeterende oppgaver (RPA), enkle AI-verktøy, og noen ganger holder et vanlig dokumenthåndteringssystem.
Kunnskap om markedet og de tilgjengelige løsningene er min største styrke: Den hjelper med å velge verktøyet etter problemet, og ikke problemet etter verktøyet noen tilfeldigvis selger.
Dette ser ledelsen etter 2–6 uker.
Én side som kan legges på pulten til starostaen og økonomisjefen, en presentasjon til ledelsesmøtet og et komplett sett dokumenter til neste anskaffelse.
- Dokumentflyt (EZD PUW)Sekretariatetstøtte til 2027C
- Økonomi og regnskapØkonomisjefkontrakt til 2028B
- Personal og lønnHRoppdatertA
- Skatter og avgifterØkonomiavdelingeningen APIB
- Oppmåling og matrikkelOppmålingoppdatertA
- Fakturaflyt under KSeFingen eierhullD
| Planen din | Dette får ledelsen | Risikoen det lukker |
|---|---|---|
| Valg og innføring av et system i EZD-klassen | Et kart over dokumentflyt og integrasjoner, krav til migreringen, klausuler til kontrakten. | At feilene i den gamle flyten gjentas i det nye systemet, betalte tilleggsavtaler for integrasjoner som ble utelatt fra kontrakten, overskredet frist. |
| KSC / NIS 2 | Et systemregister og et vektet risikoregister. | Sanksjoner og ledelsesansvar for risikostyring som ikke kan dokumenteres. |
| Budsjett og kommunestyremøtet | En inndeling av utgiftene i lovpålagte krav og investering, kostnaden ved å ikke gjøre noe, én side med en anbefaling. | At kommunestyret avviser utgiften eller kritiserer én samlet post «IT-system» uten begrunnelse. |
| Tilsyn fra RIO og NIK | En dokumentert A/B/C/D-kategorisering og en begrunnelse for innkjøpsbeslutningene. | Kritikk for dårlig forvaltning av offentlige midler eller for beslutninger uten grunnlag. |
Avhenger av antall systemer og avdelinger. Den nøyaktige prisen fastsetter jeg etter en samtale på 30 minutter om forvaltningens størrelse.
- Under terskelverdien for offentlige anskaffelser. Bestilles uten formell konkurranse, etter forvaltningens egne interne regler.
- 2–6 uker fra kontraktsignering til møtet med ledelsen, 1–3 dager på stedet, omkring 10 timers innsats fra koordinatoren din.
- Ingen tilgang til innbyggernes personopplysninger. Arbeidet skjer på nivå med systemer, kontrakter og konfigurasjon. En taushetserklæring før oppstart.
Hva kommunedirektøren, økonomisjefen og IT-sjefen får ut av det.
-
Kommunedirektør, ordfører, starosta
Ansvarlig for en organisasjon som i dag har utfordringer på størrelse med en mellomstor bedrift – men uten ledererfaring med digitalisering og uten tid til å skaffe seg den gjennom prøving og feiling.
Får: én side med en anbefaling og en tidsplan for innføringen av et system i EZD-klassen – en tidsplan som kan styres uten IT-kunnskap.
Oppnår: noen som styrer prosjektet og endringen, ikke bare dokumenter.
-
Økonomisjef
Må forsvare IT-budsjettet overfor kommunestyret – trenger en inndeling i lovpålagte krav og investering, ikke én samlet post «IT-system», og noen som forbereder og legger fram begrunnelsen sammen med ledelsen.
Får: en inndeling av IT-utgiftene i lovpålagte krav og investering, og driftskostnader til den flerårige økonomiske prognosen. Får også en begrunnelse til budsjettforslaget og til møtet i kommunestyret.
Oppnår: et budsjett som kan forsvares overfor kommunestyret, og som ikke gir overraskelser i årene som kommer.
-
IT-sjef
En alliert, dersom kartleggingen blir et argument for vedkommendes budsjett – ikke en vurdering av arbeidet så langt.
Får: et register, en metode som kan gjentas, og argumenter for budsjettet, utarbeidet sammen med vedkommende, ikke over hodet på vedkommende.
Oppnår: en alliert i samtalen med ledelsen og tid til å holde forvaltningen i gang.
Ledelsen står ikke bare til ansvar overfor seg selv – den må svare overfor kommunestyret, et organ valgt ved allmenne valg. Det vanskeligste øyeblikket er når man må be om et større budsjett eller godkjenning av en utgift. Et IT-prosjekt må da legges fram på et enkelt og forståelig språk, uten teknisk sjargong, slik at kommunestyret kan ta en informert beslutning. Krogis forbereder ledelsen på denne samtalen og legger – på dens vegne – fram kartleggingen, risikoene, kostnaden ved å ikke gjøre noe og begrunnelsen for utgiften for kommunestyret: en oversettelse fra IT-ens og regelverkets språk til en anbefaling som kan forsvares overfor kommunestyret.
Et lite, konkret omfang til å begynne med, utvidet i takt med tilliten.
Den samme rekkefølgen har fungert i digitaliseringen av kommunal sektor: et smalt omfang, slik at resultatet kan ses før det tas en beslutning om noe større.
- Kartlegging av IT-systemer og prosesser 2–6 uker Et register over applikasjoner med eier, kontrakt, lisens, kostnad og slutt på støtte. Et kart over prosesser og integrasjoner. Et risikoregister opp mot KSC, NIS 2, e-Doręczenia og KSeF. Én side til ledelsen og kommunestyret. Hele omfanget av tjenesten
- Digitaliseringsstrategi og innkjøpsregler Tidsplan etter første samtale Et treårig veikart delt inn i lovpålagte krav og investering. Et budsjett delt inn i investering og drift, klart til å forsvares overfor kommunestyret. Innføring av innkjøpsregler for systemanskaffelser – før den første forespørselen om tilbud sendes ut.
- Forberedelse til anskaffelsen Tidsplan etter første samtale En kravspesifikasjon, en innkjøpsmatrise for å sammenligne tilbud, spørsmålene som må stilles til leverandørene, og deltakelse i møter med dem som oppdragsgivers representant.
- Din rådgiver innen digitaliseringsstrategi Løpende samarbeid Overtakelse (akseptansetest) mot avtalte testscenarioer, vurdering av nye innkjøp, løpende oversikt over lovendringer og det polske digitaliseringsdepartementets planer, forberedelse til neste bølge av regulering – og når det må søkes om et større budsjett, forberedelse av ledelsen til samtalen med kommunestyret om nødvendigheten av utgiften og framlegging av begrunnelsen på dens vegne.
-
2008–2026
Kommunal sektor
«Den samme driftsmodellen i hver eneste kommune – de samme budsjettprosessene, offentlige registrene, avdelingsstrukturen, anskaffelsesregimet og det samme regulatoriske presset.»
18 års arbeid med kommunal sektor om strategi og arkitektur for en enhetlig plattform for informasjonsutveksling som utgjør en reell digital forvaltning. Over 40 moduler designet og innført, blant annet: EZD, e-arkiv, e-ledelse, e-kommunestyre, e-opptak, e-rekruttering, offentlige høringer, e-reiseregninger, e-kurs, støtte til kommunestyrerepresentanter, 12 offentlige registre og to nettportaler. Omkring 20 års erfaring med innføringer for offentlig forvaltning og næringsliv.
Dette hører jeg fra distriktsforvaltninger før vi begynner.
Gjentakende, anonymiserte temaer fra dusinvis av samtaler om digitalisering – ikke sitater fra en bestemt forvaltning.
«Vi har et dusin systemer eller flere, og ingen ser helheten – før noe går i stykker eller det kommer et tilsyn.»
«Vi vet at IT-budsjettet er for lavt, men det er vanskelig å begrunne overfor kommunestyret uten harde data om risiko og kostnaden ved å ikke gjøre noe.»
«Vi er mer redde for å migrere mange års arkivdata enn for selve innføringen av det nye systemet.»
«Vi vil heller se hvordan det fungerer i en lignende forvaltning enn å ta en salgspresentasjon på ordet.»
Dette spør offentlige forvaltninger oftest om.
Innen når må vi gå over fra EZD PUW til et system i EZD-klassen?
Datoen vi planlegger ut fra, er 1. januar 2028. Det polske digitaliseringsdepartementets tidsplan blir tidvis oppdatert, så vi bekrefter datoen for din forvaltning ved oppstarten av kartleggingen. Viktigere enn selve datoen: Migreringen er tidspunktet for å gå gjennom hele arkitekturen for dokumentflyten, ikke bare flytte data.
Gjelder KSC-loven (NIS 2) for vår distriktsforvaltning?
Den endrede loven om det nasjonale cybersikkerhetssystemet (som gjennomfører EUs NIS 2-direktiv) omfatter en bred krets av offentlige virksomheter, også kommunal sektor – det er verdt å undersøke omfang og frister for den konkrete forvaltningen, fordi regelverket og tidsplanen for innføringen fortsatt presiseres. En kartlegging av systemene er første steg for å besvare spørsmålet i praksis, ikke bare i teorien.
Må forvaltningen innføre KSeF, selv om det først og fremst er et system for bedrifter?
Som mva-registrert enhet som utsteder og mottar fakturaer, er forvaltningen underlagt de samme reglene som andre enheter – plikten gjelder altså også kommunale enheter for deres økonomiske virksomhet. Det avgjørende spørsmålet er ikke «om», men «hvordan KSeF integreres med den eksisterende fakturaflyten og økonomisystemet», slik at det ikke oppstår enda en isolert applikasjonsøy.
Hvordan skriver man konkurransegrunnlaget for et IT-system slik at man unngår leverandøravhengighet?
Det avgjørende er å kreve følgende klausuler allerede i spesifikasjonen i stedet for å forhandle om dem senere: retten til egne data og til å eksportere dem i et åpent format, en beskrevet exitplan, åpne API-er og i begrunnede tilfeller deponering av kildekoden (escrow). Uten dette betyr et leverandørbytte om noen år enten tap av data eller en dyr, påtvunget videreføring av kontrakten.
Hvor begynner man digitaliseringen av forvaltningen når man verken har tid eller kompetanse i organisasjonen?
Med et lite, tidsavgrenset steg som gir konkret kunnskap i stedet for enda en retningserklæring – i praksis med en kartlegging av systemer og prosesser som tar 2–6 uker og avsluttes med én sides oppsummering til ledelsen, ikke et månedslangt strategiprosjekt uten håndfaste resultater.
Hvordan overtar man et system fra leverandøren?
Overtakelsen (akseptansetesten) bør bygge på testscenarioer og kriterier som er skrevet inn i konkurransegrunnlaget og kontrakten, ikke på et generelt inntrykk. Før overtakelsesprotokollen signeres, bør du kontrollere datamigreringen, integrasjonen med økonomisystemet og andre registre, dokumentasjonen og opplæringen av de ansatte. Skriv eventuelle mangler inn i protokollen med en frist for utbedring. Et system er lettest å overta når akseptansekriteriene ble skrevet sammen med kravene.
Hvordan utarbeider man en digitaliseringsstrategi for forvaltningen?
Strategien bør ta utgangspunkt i det forvaltningen allerede har, ikke i en leverandørs katalog. Den begynner med en kartlegging av systemer, kontrakter og prosesser og fastsetter deretter målarkitekturen, standardene (for eksempel en tilgangsmodell og regler for dokumentasjon av krav) og et veikart delt inn i lovpålagte plikter og investeringer. En god strategi sier hva som skal gjøres i neste budsjett og i hvilken rekkefølge, slik at økonomisjefen og kommunestyret ser begrunnelsen for utgiftene.
La oss begynne med kartleggingen, før et tilsyn gjør det for oss.
- Jeg svarer innen 2 virkedager
- Første samtale: 30 minutter, kostnadsfritt
- Du trenger ikke forberede noe