Un inventaire des systèmes de votre administration départementale en 2 à 6 semaines : un registre des systèmes et des contrats, les risques KSC/NIS 2, une cartographie du flux documentaire pour la migration et une synthèse d’une page pour l’exécutif et le conseil. En dessous du seuil des marchés publics.
- Je réponds dans les 2 jours ouvrés
- Premier appel : 30 minutes, gratuit
- Aucun accès aux données des administrés
Ce que vous y gagnez. Les documents sont un outil, pas une fin en soi.
- La sérénité face aux contrôlesUne diligence documentée : une trace écrite de ce que vous saviez, des options possibles et des raisons de votre choix. Pour la chambre régionale des comptes (RIO), la Cour suprême de contrôle (NIK) et le conseil.
- Un budget qui tient devant le conseilRéparti entre dépenses obligatoires et investissements, avec le coût de l’inaction, présenté dans le langage du conseil.
- Un pilote expérimenté pour un projet que vous n’avez encore jamais menéPlus de 20 ans de projets de ce type, notamment dans des collectivités locales, aux côtés de vos propres informaticiens.
- Des agents qui adoptent vraiment le nouveau systèmeUn plan de conduite du changement, des formations et des référents dans chaque service.
- Moins de dépensesVous n’achetez pas ce que vous avez déjà, et vous ne payez pas d’avenants pour des intégrations qui auraient pu être prévues.
Ce qui vous attend d’ici fin 2027. Chaque point commence par la même question : de quoi l’administration dispose-t-elle déjà ?
Les obligations s’accumulent plus vite que les compétences pour y faire face. L’inventaire est la première étape de chacune d’elles, et il ne se fait qu’une fois.
- Un système de classe EZDdéploiement avant le 1er janvier 2028
- La migration d’EZD PUW vers un système de classe EZD est l’occasion de revoir toute l’architecture du flux documentaire — ou de reproduire les mêmes erreurs dans le nouveau système. Le choix d’un système précis (EZD RP, la solution publique développée par NASK, ou un autre système conforme) est une décision distincte. Dans une équipe informatique de deux ou trois personnes, typique d’une administration de taille moyenne, ce qui manque d’ordinaire n’est pas la bonne volonté, mais quelqu’un qui a déjà mené un tel choix et un tel déploiement et qui prendra le projet en main. L’inventaire fournit : une cartographie du flux documentaire et des intégrations, les exigences de migration, des clauses contractuelles.
- Le projet de budget 2027à déposer avant le 15 novembre 2026
- Le budget informatique tient en une seule ligne, sans distinguer l’obligation réglementaire de la hausse des coûts de maintenance. L’inventaire fournit : la répartition entre dépenses obligatoires et investissements, avec le coût de l’inaction — la justification qu’attendent le trésorier et le conseil.
- KSC / NIS 2déjà en vigueur
- La loi polonaise sur le système national de cybersécurité et la directive européenne NIS 2 imposent aux organismes publics des obligations et des sanctions qu’on ne peut pas simplement « confier à l’informatique » : c’est l’organisation et son exécutif qui en répondent. Un conseiller indépendant examine ces risques du point de vue de l’exécutif, et non de l’informatique : il les identifie et aide à les réduire, pour que l’exécutif dispose des arguments le jour où il doit démontrer sa conformité. L’inventaire fournit : un registre des systèmes et un registre des risques — le point de départ de la gestion des risques.
- KSeFdéjà en vigueur
- La facturation électronique structurée obligatoire exige une intégration avec les systèmes financiers existants, pas seulement l’achat d’un nouveau module. L’inventaire fournit : une matrice d’intégration avec le système financier.
- e-Doręczeniadéjà en service
- Changer de canal pour la correspondance officielle touche les processus de gestion du courrier et des archives dans toute l’organisation, pas seulement le service courrier. L’inventaire fournit : une cartographie des processus couverts par les systèmes — et de ceux qui ne le sont pas.
- Audits et contrôlesà tout moment
- Un appel à projets exigeant un diagnostic en pièce jointe, un contrôle de la chambre régionale des comptes ou le départ de votre unique informaticien : chacun de ces événements soulève une question que personne ne s’était posée jusque-là. L’inventaire fournit : une justification documentée de chaque décision d’achat.
- Registre central des contrats (CRU JSFP)en vigueur depuis le 1er juillet 2026
- Sans intégration, c’est une charge manuelle de plus : les contrats doivent être déclarés sous 30 jours, et toute saisie tardive ou erronée engage la responsabilité pénale du chef de l’administration. Le registre des contrats est naturellement lié à la facturation KSeF : une facture se rattache à un dossier dans le système de classe EZD et doit être associée à un contrat et validée avant d’arriver dans le système financier. L’inventaire fournit : une cartographie de cette chaîne (KSeF → système EZD → registre central → finances) : qui valide quoi, et quand les données arrivent au registre.
- Gestion des habilitationsune obligation au titre du KSC
- Qui a accès à quoi ? Sans processus ordonné pour les arrivées, les départs et les changements d’habilitations, il n’y a rien à montrer à un contrôleur. L’inventaire fournit : un registre des habilitations et une procédure pour les accorder, les modifier et les retirer.
Situation au 24 septembre 2026. Sources : EZD RP (gov.pl), la loi sur les finances publiques (art. 238, projet de délibération budgétaire), la loi sur le système national de cybersécurité, KSeF (podatki.gov.pl), e-Doręczenia (gov.pl).
Le secrétaire général n’a pas à porter cela seul. Le premier projet de ce type dans cette administration, mais pas le premier de ma carrière.
Le secrétaire général est là pour organiser le travail de l’administration. Aujourd’hui, un système de classe EZD, le circuit des factures sous KSeF et e-Doręczenia arrivent tous sur son bureau : de grands projets informatiques, et des projets plus grands encore de transformation des méthodes de travail. Souvent les premiers de ce type dans sa carrière, menés avec deux ou trois informaticiens déjà bien occupés à faire tourner l’administration.
J’apporte plus de 20 ans d’expérience de ce type de projets, dans des organisations et des cultures très différentes, y compris des collectivités locales.
- Je sais quelles questions poser avant qu’une décision soit prise.
- Je pilote le changement pour que les agents adoptent vraiment le nouveau système : plan de communication, formations, référents dans chaque service, échanges avec les sceptiques. Je conseille sur la stratégie d’adoption par les utilisateurs.
- Je veille au respect des engagements du fournisseur et du calendrier ; le secrétaire général reçoit de courtes synthèses et tranche là où c’est important.
- Chaque décision laisse une trace écrite, en cas de contrôle ou de questions du conseil.
Des procédures de l’ère du papier. Suivies par habitude, parce qu’« on a toujours fait comme ça ».
Dans les administrations, mais aussi dans les ordres professionnels et les institutions comparables, de nombreuses tâches suivent encore des procédures conçues pour un monde analogique. Souvent, plus personne ne se souvient pourquoi.
D’abordUn inventaire et une description de l’existant.
Ensuite- ce que l’on peut vouloir, au fond,
- comment aborder l’étude de marché,
- quels outils retenir : systèmes de gestion des dossiers, plateforme low-code, automatisation des tâches répétitives (RPA), outils d’IA simples — parfois, une simple GED suffit.
Ma connaissance du marché et des solutions disponibles est mon principal atout : elle permet d’adapter l’outil au problème, et non le problème à l’outil que quelqu’un cherche à vendre.
Ce que l’exécutif voit au bout de 2 à 6 semaines.
Une synthèse d’une page à poser sur le bureau du président du département et du trésorier, une présentation pour une réunion de l’exécutif et un dossier complet pour le prochain appel d’offres.
- Flux documentaire (EZD PUW)Service courriermaintenu jusqu’en 2027C
- Finances et comptabilitéTrésoriercontrat jusqu’en 2028B
- RH et paieRHà jourA
- Impôts et redevancesService financierpas d’APIB
- Topographie et cadastreCadastreà jourA
- Circuit des factures sous KSeFsans responsablelacuneD
| Votre plan | Ce que reçoit l’exécutif | Risque couvert |
|---|---|---|
| Choix et déploiement d’un système de classe EZD | Une cartographie du flux documentaire et des intégrations, les exigences de migration, des clauses contractuelles. | Reproduire les erreurs de l’ancien circuit dans le nouveau système, payer des avenants pour des intégrations oubliées dans le contrat, manquer l’échéance. |
| KSC / NIS 2 | Un registre des systèmes et un registre des risques pondéré. | Sanctions et responsabilité de l’exécutif faute de gestion des risques documentée. |
| Le budget et la séance du conseil | La répartition des dépenses entre obligation et investissement, le coût de l’inaction, une recommandation d’une page. | Le conseil rejette la dépense, ou conteste une ligne unique « système informatique » sans explication. |
| Contrôles de la RIO et de la NIK | Une classification A/B/C/D documentée et la justification des décisions d’achat. | Un constat de mauvaise gestion ou de décisions non étayées. |
Selon le nombre de systèmes et de services. Je confirme le prix exact après un appel de 30 minutes sur la taille de votre administration.
- En dessous du seuil des marchés publics. Commande sans procédure formelle de mise en concurrence, selon les règles internes de votre administration.
- 2 à 6 semaines de la signature à la réunion de l’exécutif, 1 à 3 jours sur place, environ 10 heures du temps de votre coordinateur.
- Aucun accès aux données personnelles des administrés. Travail au niveau des systèmes, des contrats et de la configuration. Un accord de confidentialité avant le démarrage.
Ce qu’y gagnent le secrétaire général, le trésorier et le responsable informatique.
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Secrétaire général, maire, président du département
Responsable d’une organisation qui a les problèmes d’une entreprise de taille moyenne — mais sans expérience de pilotage de la transformation numérique, ni le temps de l’acquérir par essais et erreurs.
Reçoit : une recommandation d’une page et un calendrier de déploiement d’un système de classe EZD — un calendrier qu’il peut piloter sans expertise informatique.
Y gagne : quelqu’un qui conduit le projet et le changement, pas seulement des documents.
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Trésorier
Doit défendre le budget informatique devant le conseil : il lui faut une répartition entre obligation réglementaire et investissement, plutôt qu’une ligne unique « système informatique », et quelqu’un pour préparer et présenter cette justification aux côtés de l’exécutif.
Reçoit : la répartition des dépenses informatiques entre obligation et investissement, avec les coûts de maintenance, pour la prévision financière pluriannuelle. Ainsi qu’une justification pour le projet de budget et la séance du conseil.
Y gagne : un budget défendable devant le conseil, sans mauvaises surprises dans les années à venir.
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Responsable informatique
Un allié, si l’inventaire devient un argument pour son budget — et non une évaluation de son travail passé.
Reçoit : un registre, une méthode reproductible et des arguments budgétaires, construits avec lui, pas dans son dos.
Y gagne : un allié face à l’exécutif et du temps pour faire tourner l’administration.
L’exécutif ne rend pas seulement des comptes à lui-même : il répond devant le conseil, un organe élu au suffrage universel. Le moment le plus difficile est de demander un budget plus important ou l’approbation d’une dépense. Il faut alors présenter un projet informatique dans une langue simple et compréhensible, sans jargon technique, pour que le conseil puisse décider en connaissance de cause. Krogis prépare l’exécutif à cet échange et — en son nom — présente au conseil l’inventaire, les risques, le coût de l’inaction et la justification de la dépense : une traduction du langage de l’informatique et de la réglementation en une recommandation qui tient devant le conseil.
Un périmètre restreint et concret pour commencer, élargi à mesure que la confiance grandit.
Cette même séquence a fait ses preuves dans la transformation numérique des collectivités locales : un périmètre étroit, pour montrer des résultats avant une décision plus importante.
- Inventaire des systèmes informatiques et des processus 2 à 6 semaines Un registre des applications avec responsable, contrat, licence, coût et date de fin de support. Une cartographie des processus et des intégrations. Un registre des risques au regard du KSC, de NIS 2, d’e-Doręczenia et du KSeF. Une synthèse d’une page pour l’exécutif et le conseil. Le périmètre complet de la prestation
- Stratégie numérique et règles d’achat Délai fixé après le premier échange Une feuille de route sur trois ans, répartie entre obligation réglementaire et investissement. Un budget réparti entre investissement et maintenance, prêt à être défendu devant le conseil. Des règles d’achat pour les acquisitions de systèmes — avant l’envoi de la première demande de devis.
- Préparation de l’appel d’offres Délai fixé après le premier échange Un cahier des charges, une matrice d’achat pour comparer les offres, des questions à poser aux fournisseurs et la participation aux réunions avec les fournisseurs en tant que représentant de l’acheteur public.
- Votre conseiller en stratégie numérique Accompagnement continu Recettes sur la base de scénarios de test convenus, avis sur les achats ultérieurs, veille sur les évolutions juridiques et les projets du ministère du Numérique, préparation à la prochaine vague réglementaire — et, lorsqu’un budget plus important est nécessaire, préparation de l’exécutif à l’échange avec le conseil sur la nécessité de la dépense, et présentation de cette justification en son nom.
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2008–2026
Collectivités locales
« Le même modèle de fonctionnement dans chaque collectivité : les mêmes processus budgétaires, les mêmes registres publics, la même organisation en services, les mêmes règles de commande publique et la même pression réglementaire. »
18 ans de collaboration avec des collectivités locales sur la stratégie et l’architecture d’une plateforme unifiée d’échange d’informations qui constitue une véritable administration électronique. Plus de 40 modules conçus et déployés, notamment : EZD, e-archives, e-exécutif, e-conseil, e-appels à candidatures, e-recrutement, consultations publiques, e-déplacements professionnels, e-formation, accompagnement des élus, 12 registres publics et deux portails web. Environ 20 ans d’expérience de projets pour l’administration publique et les entreprises.
Ce que j’entends dans les administrations départementales avant de commencer.
Des thèmes récurrents et anonymisés, tirés de dizaines d’échanges sur la transformation numérique — pas des citations d’une administration en particulier.
« Nous avons une bonne dizaine de systèmes, et personne n’a la vue d’ensemble — jusqu’à ce qu’une panne survienne ou qu’un contrôle arrive. »
« Nous savons que le budget informatique est trop faible, mais il est difficile de le justifier devant le conseil sans données tangibles sur les risques et le coût de l’inaction. »
« La migration d’années de données archivées nous fait plus peur que le déploiement du nouveau système lui-même. »
« Nous préférons voir comment cela fonctionne dans une administration comparable plutôt que de croire une présentation commerciale sur parole. »
Les questions les plus fréquentes des administrations.
D’ici quand devons-nous passer d’EZD PUW à un système de classe EZD ?
La date retenue pour la planification est le 1er janvier 2028. Le calendrier du ministère du Numérique est parfois mis à jour ; nous confirmons donc la date applicable à votre administration au début de l’inventaire. Plus important que la date elle-même : la migration est le moment de revoir toute l’architecture du flux documentaire, pas seulement de déplacer des données.
La loi KSC (NIS 2) s’applique-t-elle à notre administration départementale ?
La loi modifiée sur le système national de cybersécurité (qui transpose la directive européenne NIS 2) couvre un large éventail d’organismes publics, dont les collectivités locales. Il convient de vérifier le périmètre et les échéances pour votre administration, car la réglementation et le calendrier de mise en œuvre continuent d’être précisés. L’inventaire des systèmes est la première étape pour répondre à cette question dans la pratique, et pas seulement en théorie.
L’administration doit-elle mettre en place le KSeF, alors qu’il s’agit surtout d’un système destiné aux entreprises ?
En tant qu’assujetti à la TVA qui émet et reçoit des factures, l’administration est soumise aux mêmes règles que toute autre entité : l’obligation s’applique donc aussi aux collectivités locales, pour leur activité économique. La vraie question n’est pas « faut-il », mais « comment intégrer le KSeF au circuit des factures existant et au système financier », pour qu’il ne devienne pas un îlot applicatif de plus.
Comment rédiger le cahier des charges d’un système informatique pour éviter la dépendance à un fournisseur ?
L’essentiel est d’exiger les clauses suivantes dès la rédaction du cahier des charges, plutôt que de les négocier plus tard : le droit sur vos données et leur export dans un format ouvert, un plan de réversibilité décrit, des API ouvertes et, dans les cas justifiés, un séquestre du code source. Sans cela, changer de fournisseur quelques années plus tard signifie soit perdre des données, soit subir une prolongation coûteuse et contrainte du contrat.
Par où commencer la transformation numérique de l’administration quand on n’a ni le temps ni l’expertise en interne ?
Par une étape modeste et limitée dans le temps, qui apporte des connaissances tangibles plutôt qu’une énième déclaration d’intention — concrètement, par un inventaire des systèmes et des processus : 2 à 6 semaines, conclu par une synthèse d’une page pour l’exécutif, et non un projet stratégique de plusieurs mois sans résultat concret.
Comment réceptionner un système livré par le prestataire ?
La recette doit reposer sur des scénarios de test et des critères inscrits dans le dossier de consultation et dans le contrat, et non sur une impression générale. Avant de signer le procès-verbal de recette, vérifiez la migration des données, l’intégration avec le système financier et les autres registres, la documentation et la formation des agents. Consignez les anomalies dans le procès-verbal avec un délai de correction. Un système se réceptionne d’autant plus facilement que les critères de recette ont été rédigés en même temps que les exigences.
Comment élaborer la stratégie numérique de l’administration ?
La stratégie doit partir de ce dont l’administration dispose déjà, et non du catalogue d’un fournisseur. Elle commence par un inventaire des systèmes, des contrats et des processus, puis définit l’architecture cible, les normes (comme un modèle d’habilitations et des règles de documentation des exigences) et une feuille de route répartie entre obligations légales et investissements. Une bonne stratégie dit quoi faire dans le prochain budget et dans quel ordre, pour que le trésorier et le conseil voient la justification des dépenses.
Commençons par l’inventaire, avant qu’un contrôle ne le fasse à notre place.
- Je réponds dans les 2 jours ouvrés
- Premier appel : 30 minutes, gratuit
- Aucune préparation préalable nécessaire