Dieser Text richtet sich an Geschäftsführungen und an alle, die den Kauf eines Systems verantworten: den Sekretär (sekretarz) und den Kämmerer (skarbnik) in der Verwaltung, den Geschäftsführer einer kommunalen Gesellschaft (spółka komunalna), den CFO, den Unternehmensinhaber. Ebenso an IT-Leiter, die eine Ausschreibung oder Angebotsanfrage vorbereiten und wissen möchten, worauf die Geschäftsführung achten sollte, bevor sie die Unterlagen freigibt.
Warum dieses Problem entsteht
Die meisten Schwierigkeiten mit Anbietern haben ihre Ursache auf Seiten des Auftraggebers – und zwar lange vor der Unterschrift. Nicht aus bösem Willen: Die Vorbereitung einer Ausschreibung ist Arbeit, für die in der Organisation selten Zeit und Fachwissen vorhanden sind, während Anbieter diese Arbeit nur allzu gerne abnehmen. Sie bringen fertige Beschreibungen, Präsentationen und Angebote mit. Im Ergebnis kauft der Auftraggeber, was der Anbieter zu verkaufen versteht, nicht das, was er tatsächlich braucht. Erschwerend kommt hinzu, dass Kaufentscheidungen sehr oft in den Fachabteilungen liegen, während die IT lediglich die Rolle des Sicherheitswächters übernimmt. Fehlende Standards und eine fehlende langfristige IT-Strategie führen dazu, dass die Organisation Anschaffungen tätigt, die nicht immer in den Rahmen passen, dessen Aufgabe es wäre, Risiken zu mindern.
Dieselben Fehler sehe ich in Behörden wie in Unternehmen. Unterschiedlich ist das Vergabeverfahren, nicht der Mechanismus.
Zwölf Fehler
- Anforderungen, die auf Basis des Angebots oder der Präsentation eines einzigen Anbieters formuliert wurden. Das schränkt den Wettbewerb ein und zementiert eine Abhängigkeit, noch bevor Sie einen Auftragnehmer ausgewählt haben. Ausführlicher habe ich das im Beitrag über Vendor Lock-in in der Leistungsbeschreibung (SWZ) beschrieben.
- Fehlender Business Owner. Das Projekt hat formal einen Projektleiter, aber niemand mit dem Mandat der Geschäftsführung entscheidet, wie die Prozesse funktionieren sollen.
- Fehlende Abnahmekriterien und Testszenarien vor Vertragsunterzeichnung. Die Abnahme wird zum Interpretationsstreit statt zur Prüfung, ob das Projektergebnis die Erfolgskriterien der Implementierung erfüllt.
- Unkenntnis dessen, was bereits vorhanden ist. Sie kaufen ein neues System, ohne zu wissen, welche bestehenden Verträge, Lizenzen und Funktionen sich damit überschneiden.
- Vergessene Integrationen. Mit welchen Systemen soll das neue System Daten austauschen, in welche Richtungen, welches System hat die führende Rolle, welche Daten in welchen Formaten – und weiß der Anbieter davon und sichert er zu, die nötigen Mechanismen bereitzustellen sowie die Verantwortung für deren dauerhafte Funktionsfähigkeit zu übernehmen?
- Die Datenmigration wird mit einem Satz abgehandelt. Ohne Festlegung, welche Daten, aus welchem Zeitraum, wer sie bereinigt und wer das Ergebnis prüft.
- Anforderungen als Funktionsliste statt als Prozessbeschreibung. Jeder Anbieter wird die Frage nach einer Funktion mit „Ja“ beantworten. Bei der Frage, wie er Ihren konkreten Fall abbildet, gehen die Antworten auseinander.
- Vergleich des Einstiegspreises statt der Gesamtkosten. Die Lizenz ist nur der Anfang. Wartung, Änderungen und Integrationen werden über Jahre bezahlt. Diesen Mechanismus beschreibe ich im Beitrag über die Gesamtbetriebskosten (TCO) und den gekochten Frosch.
- Fehlende Regeln für Änderungen am Leistungsumfang. Es ist unklar, wer eine Änderung meldet, wer sie bewertet und wer sie genehmigt.
- Vertrag ohne Ausstiegsbedingungen. Es fehlen Regelungen zu Datenexport, Dokumentation und Übergabe der Wartung an einen anderen Anbieter. Es fehlen Instrumente zur Risikominderung.
- Wartungsvertrag unverändert aus der Vorlage des Anbieters übernommen. Service-Levels, Reaktionszeiten und die Kosten von Änderungen bestimmt dann eine einzige Partei.
- Entscheidung bis zum letzten Moment vor der Frist verschoben. Wenn eine gesetzliche Frist oder das Ende des Supports für das alte System naht, bleibt kein Raum mehr für einen Angebotsvergleich oder Verhandlungen.
Die Fehler eins bis drei sind die Ursprungsfehler. Beheben Sie sie, werden die meisten übrigen bereits in der Vorbereitungsphase sichtbar – nicht erst bei der Umsetzung.
Für den Rat, den Aufsichtsrat oder die Zentrale ist entscheidend, ob die Entscheidung für einen Anbieter dokumentiert und begründet ist. Die zwölf Punkte oben sind zugleich eine Liste von Fragen, die es sich lohnt zu stellen, bevor die Geschäftsführung die Ausschreibungsunterlagen freigibt.
Ein Beispiel aus der Praxis
Einer unserer Kunden erhielt vom Anbieter eines ERP-Systems die Auskunft, man werde ohne Weiteres in der Lage sein, Geschäftspartnerdaten mit dem einzuführenden System für die Korrespondenzverwaltung (EZD/e-Doręczenia) auszutauschen. Ein System für die Korrespondenzverwaltung speichert in der Regel die Daten sämtlicher Geschäftspartner, nicht nur derjenigen, bei denen es tatsächlich zu Geschäftsvorfällen kommt, das heißt die zu Kunden oder Lieferanten werden. Der Lebenszyklus der Daten eines neuen Geschäftspartners beginnt in der Regel deutlich früher, bevor es überhaupt zu Geschäftsvorfällen kommt.
Im Verlauf der Implementierung stellte sich heraus, dass die Kosten für die Anpassung der API-Schnittstelle zum bidirektionalen Austausch von Geschäftspartnerdaten auf Seiten des ERP-Anbieters 80 % des Gesamtwerts des Projekts ausmachten – eines Projekts zur Digitalisierung des Kostenbelegumlaufs mit Integration in KSeF, mit OCR, WIES, GUS und schließlich dem Export der Daten in das Finanz- und Buchhaltungssystem. Diese eine, zu Beginn nicht ausführlich mit dem Anbieter besprochene Integration hat die Projektkosten praktisch verdoppelt.
Wann ein unabhängiger Berater sinnvoll ist
Wenn Sie über ein erfahrenes Team verfügen, das bereits mehrere vergleichbare Ausschreibungen vorbereitet hat, dient diese Liste als Kontrollinstrument. Ein unabhängiger Blick lohnt sich, wenn die Ausschreibung für Ihre Organisation groß ist, wenn die Anforderungen im Kontakt mit einem einzigen Anbieter entstanden sind, wenn die Entscheidung später vor einer Prüfung, dem Rat oder der Zentrale verteidigt werden muss, oder wenn niemand auf Auftraggeberseite diese Systeme von innen kennt.
Ich kann die Unterlagen vor Veröffentlichung der Ausschreibung oder vor Versand der Anfrage prüfen, Anforderungen und Testszenarien erarbeiten oder bereits eingereichte Angebote bewerten. Für Behörden sieht der Ausgangspunkt etwas anders aus – ich beschreibe ihn auf der Seite für kommunale Gebietskörperschaften (JST).