Ez az írás azoknak a vezetőtestületeknek és személyeknek szól, akik aláírásukkal hagyják jóvá a rendszer beszerzését: a hivatal titkárának (sekretarz) és kincstárnokának (skarbnik), az önkormányzati vállalat elnökének, a pénzügyi igazgatónak, a cégtulajdonosnak. Szól továbbá az IT-vezetőnek is, aki az eljárást vagy az ajánlatkérést előkészíti, és tudni szeretné, mire kell figyelnie a vezetőségnek, mielőtt jóváhagyja a dokumentumokat.
Miért alakul ki ez a probléma
A szállítókkal kapcsolatos problémák többsége a megrendelő oldalán gyökerezik, méghozzá jóval az aláírás előtt. Nem rosszindulatból: a beszerzés előkészítése olyan munka, amelyre a szervezetekben ritkán jut idő és szakértelem, a szállítók pedig szívesen megkönnyítik ezt. Kész leírásokat, bemutatókat és árajánlatokat hoznak. Ennek eredményeként a megrendelő azt vásárolja meg, amit a szállító el tud adni, nem pedig azt, amire valójában szüksége van. Az is problémát jelent, hogy a beszerzési döntések nagyon gyakran a szakmai szervezeti egységek kezében maradnak, az IT pedig csupán a biztonsági őr szerepét tölti be. A szabványok és a hosszú távú IT-stratégia hiánya azt eredményezi, hogy a szervezet olyan beszerzéseket hajt végre, amelyek nem mindig illeszkednek azokhoz a keretekhez, amelyeknek a kockázatok mérséklése lenne a feladatuk.
Ugyanezeket a hibákat látom a hivatalokban és a cégeknél egyaránt. A beszerzés módja különbözik, a mechanizmus nem.
Tizenkét hiba
- Az egyetlen szállító ajánlata vagy bemutatója alapján összeállított követelmények. Korlátozza a versenyt, és rögzíti a függőséget, még mielőtt Önök kiválasztanák a kivitelezőt. Ezt részletesebben kifejtettem a tender specifikációban (SWZ) rejlő vendor lock-inról szóló írásomban.
- Az üzleti felelős (business owner) hiánya. A projektnek formálisan van vezetője, de senki, aki az igazgatóság felhatalmazásával rendelkezik, nem dönt arról, hogyan működjenek a folyamatok.
- Az átvételi kritériumok és a tesztforgatókönyvek hiánya az aláírás előtt. Az átvétel értelmezési vitává válik ahelyett, hogy annak ellenőrzése lenne, hogy a projekt terméke megfelel-e a bevezetés sikerkritériumainak.
- Nincs tisztában azzal, ami már megvan. Önök új rendszert vásárolnak anélkül, hogy tudnák, mely meglévő szerződések, licencek és funkciók fedik egymást vele.
- Kimaradt integrációk. Mely rendszerekkel kell adatot cserélnie az új rendszernek, milyen irányban, mely rendszerek töltenek be vezető szerepet, milyen adatokról van szó, milyen formátumokban, és vajon a szállító tud-e erről, valamint garantálja-e, hogy biztosítja a szükséges mechanizmusokat, és felelősséget vállal azok folyamatos működéséért.
- Az adatmigráció egyetlen mondatban leírva. Anélkül, hogy meghatároznák, mely adatokról, milyen időszakról van szó, ki tisztítja meg őket, és ki ellenőrzi az eredményt.
- A követelmények funkciólista formájában, a folyamatok leírása helyett. Egy funkcióra vonatkozó kérdésre minden szállító „igen”-nel válaszol. Arra a kérdésre viszont, hogy miként kezeli az Önök konkrét esetét, már eltérnek a válaszok.
- A kiindulási ár összehasonlítása a teljes költség helyett. A licenc csak a kezdet. A karbantartásért, a módosításokért és az integrációkért éveken át fizetnek. Erről a mechanizmusról írok a teljes birtoklási költségről (TCO) és a békát főző módszerről szóló cikkemben.
- A terjedelem módosítására vonatkozó szabályok hiánya. Nem világos, ki jelenti be a változtatást, ki árazza be, és ki hagyja jóvá.
- Kilépési feltételek nélküli szerződés. Nincsenek rendelkezések az adatok exportálásáról, a dokumentációról és a karbantartás másik szervezetnek történő átadásáról. Hiányoznak a kockázatmérséklő eszközök.
- A szállító mintája alapján elfogadott karbantartási szerződés. Ilyenkor a szolgáltatási szinteket, a reakcióidőket és a módosítások költségét egyetlen fél határozza meg.
- A döntés az utolsó pillanatra halasztva. Amikor a törvényi határidő vagy a régi rendszer támogatásának megszűnése közeleg, már nincs tér az ajánlatok összehasonlítására vagy a tárgyalásra.
Az első három hiba a gyökérhiba. Ha ezeket kiküszöbölik, a többi hiba nagy része már az előkészítés, nem pedig a megvalósítás szakaszában válik láthatóvá.
A testület, a felügyelőbizottság vagy a központ számára a legfontosabb, hogy a szállító kiválasztásáról szóló döntés dokumentált indoklással rendelkezzen-e. A fenti tizenkét pont egyúttal olyan kérdéslista is, amelyet érdemes feltenni, mielőtt a vezetőség jóváhagyja a beszerzési dokumentumokat.
Gyakorlati példa
Az egyik ügyfelünk az ERP-rendszer szállítójától azt a tájékoztatást kapta, hogy gond nélkül ki tudják majd cserélni a partnerek adatait a bevezetés alatt álló iratkezelő rendszerrel (EZD/e-Doręczenia – lengyel elektronikus iratkezelő rendszer, illetve e-kézbesítési rendszer). Az iratkezelő rendszer a legtöbbször minden partner adatait tárolja, nem csak azokét, akiknél gazdasági esemény következik be, vagyis akik ügyféllé vagy szállítóvá válnak. Egyszerűen fogalmazva: egy új partner adatainak életciklusa jellemzően jóval korábban kezdődik, mint a gazdasági események bekövetkezése.
A bevezetés során kiderült, hogy az ERP-rendszer szállítója oldalán a partneradatok kétirányú cseréjéhez szükséges API-interfész kialakításának költsége a költségbizonylatok körforgásának – a KSeF-fel (lengyel nemzeti e-számlázási rendszer), az OCR-rel, a VIES-szel, a GUS-szal (lengyel statisztikai hivatal) való integrációval, végül a pénzügyi-könyvelési rendszerbe történő adatexporttal megvalósuló – bevezetési projekt teljes értékének 80%-át teszi ki. Ez az egyetlen, a kezdetekkor a szállítóval pontosan meg nem tárgyalt integráció gyakorlatilag megduplázta a projekt költségeit.
Mikor van szükség független tanácsadóra
Ha Önöknek tapasztalt csapatuk van, amely már készített elő hasonló beszerzéseket, ez a lista ellenőrzőlistaként szolgálhat. A független szemléletnek akkor van értelme, ha a beszerzés a szervezet méretéhez képest nagy, ha a követelmények egyetlen szállítóval való kapcsolat során születtek, ha a döntést egy ellenőrzés, a testület vagy a központ előtt kell majd megvédeni, vagy ha a megrendelő oldalán senki nem ismeri ezeket a rendszereket belülről.
Átolvashatom a dokumentumokat az eljárás közzététele vagy az ajánlatkérés kiküldése előtt, elkészíthetem a követelményeket és a tesztforgatókönyveket, vagy értékelhetem a már beérkezett ajánlatokat. A hivataloknál a kiindulópont kicsit másképp néz ki, ezt a helyi önkormányzati egységek (JST) számára szóló oldalon mutatom be.