IT-tanácsadó közműcégeknek: KSeF és rendszerválasztás

Q: Hogyan ellenőrizzük, hogy valósak-e egy új platform szállítója által ígért megtakarítások?

Ki kell számítani a teljes birtoklási költséget (TCO) több évre – licenc, bevezetés, üzemeltetés, képzés, integráció –, és összevetni a jelenlegi, széttagolt rendszerek tényleges költségével, nem pedig azzal a listaárral, amennyibe évekkel ezelőtt kerültek. Az az általános állítás, hogy egyetlen platform pénzt takarít meg, a számítások elvégzése után általában nem állja meg a helyét.

A Krogis önkormányzati közműcégeknek (távhőszolgáltatóknak, víziközmű-társaságoknak, közösségi közlekedési és kikötői társaságoknak) ad tanácsot azokban a változásokban, amelyeket az informatikai projektek hoznak: számlakezelés a KSeF-hez, integráció a pénzügyi-számviteli rendszerrel, elektronikus személyi iratok, elektronikus aláírás, az ERP cseréje. Segítek ezeket egyetlen sorrendbe rendezni, felkészíteni a vezetőket és a munkatársakat az irodában és a terepen, független értékelést adni az ajánlatokról a felügyelőbizottság elé kerülés előtt (mi fog integrálódni a pénzügyi-számviteli rendszerrel, mennyibe kerül valójában öt év alatt, hogyan lehet két ajánlatot ugyanazon szempontok szerint összevetni), a bevezetés után pedig ellenőrzöm, hogy az emberek valóban másként dolgoznak-e. Távhőszolgáltatóknak, víziközmű-társaságoknak, közösségi közlekedési szolgáltatóknak és kikötői társaságoknak.

Egyeztessünk időpontot Nézze meg, mit kapnak

2 munkanapon belül válaszolok
Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
Nincs üzleti kapcsolatom szállítókkal

**A részlet**hálózati szerelvényekÖnkormányzati közműcégtávhő · víziközmű · közösségi közlekedés1. lapillusztráció

**Wojciech Kroczak**Változásmenedzsment- és digitalizációs tanácsadó. 2019–2026: közszolgáltató vállalatok.

Változásmenedzsment egy önkormányzati közműcégben. Jellemző projektek és az, amit megváltoztatnak az emberek munkájában.

Egy önkormányzati közműcégben a változás egyszerre érinti az irodát és a terepen dolgozókat, a felelősség pedig megoszlik az igazgatóság, a felügyelőbizottság és a tulajdonos között.

KSeF és a számlák útja

Mi változik az emberek számára: a számlák elektronikusan érkeznek, a kontírozás és a jóváhagyás a rendszerben történik, nem osztályról osztályra vándorló papíron.

Jellemző nehézség: a számlákat jóváhagyók egy része ritkán ül íróasztalnál, ezért az új útvonalnak illeszkednie kell a munkanapjukhoz.

Amire figyelek: a terepmunkához illeszkedő jóváhagyási útvonal, helyettesítés távollét esetén, az osztályvezetők mint első címzettek, és élesítés után annak ellenőrzése, hol akadnak el a számlák.

Iratkezelés, elektronikus személyi iratok, elektronikus archívum és elektronikus aláírás

Mi változik az emberek számára: a dokumentumok és a személyi iratok a rendszerben vannak, az aláíráshoz és az archiváláshoz már nem kellenek iratrendezők.

Jellemző nehézség: a papírhoz való ragaszkodás és a félelem, hogy „elvész a rendszerben”.

Amire figyelek: mit szkennelünk be egyszerűen, és mit változtatunk meg valóban a folyamatban, mely osztályok kezdenek, és ki tartja rendben a dolgokat a cégben a bevezetés után.

Az ERP vagy egy szakrendszer cseréje

Mi változik az emberek számára: szinte mindenki munkája megváltozik: a könyvelésé, a raktáré, a számlázásé és az ügyfélszolgálaté.

Jellemző nehézség: a megszokott régi rendszer kényelme és a saját táblázatok, amelyekkel szemben az új rendszer alulmarad, ha ezt senki nem tervezte meg.

Amire figyelek: az osztályvezetők felkészítése, képzés a cég saját adatain, és 3–6 hónap után annak felülvizsgálata, hogy az emberek valóban az új rendszerben dolgoznak-e.

e-Doręczenia és elektronikus eljárások

Mi változik az emberek számára: a levelezés és a törvényes határidős eljárások teljesen elektronikus csatornákra kerülnek át.

Jellemző nehézség: ha törvényes határidőkről van szó, az emberek a bevált utat választják, és félnek a hibától.

Amire figyelek: világos eljárásrend, helyettesítés távollét esetén és egyszerű puska azoknak, akik ritkán végzik ezt a feladatot.

KSC és NIS 2. A távhőszolgáltatók, a vízművek és a közlekedési vállalatok jellemzően a KSC hatálya alá tartoznak. A kötelezettségek a társaság vezetését terhelik; segítek lebontani őket, felügyelni a szállítókat és felkészíteni a társaságot az auditra. A KSC a vezetés szemszögéből

Mi a változásmenedzsment, és miért éri meg

Kérdések, amelyekre érdemes tudni a választ.

Ezeket teszem fel az önkormányzati közműcégek vezérigazgatóinak és igazgatósági tagjainak, mielőtt aláírnak egy szerződést. Ha bármelyikre az a válasz, hogy „nem tudjuk”, éppen ott tudok segíteni.

Együtt fog-e működni az új rendszer a pénzügyi-számviteli rendszerünkkel és a KSeF-es számlakezeléssel?
Mennyibe kerül nekünk valójában a rendszer öt év alatt, az üzemeltetéssel és a szerződésből való kilépéssel együtt?
Összevetettük-e az IT-osztályunk javaslatát egy független véleménnyel?
Ki felel a cégben a folyamatok megváltoztatásáért, nem csak a telepítésért?
Mit mutatunk be a felügyelőbizottságnak a választás indoklásaként?

A hiba ára. Az alacsony kezdőár gyakran kisebb, mint a szerződésmódosítások, az aláírás után hozzáadott integrációk és a következő évek üzemeltetésének költsége. Egy tanácsadó általában kevesebbe kerül, mint egyetlen rosszul megválasztott technológia, egyetlen nem megfelelő szállító vagy egyetlen csapda a szerződésben.

Mit nyernek. A dokumentumok eszközök, nem célok.

Második, független vélemény, mielőtt a felügyelőbizottság elé mennekA saját IT-osztály javaslata mellett, a kockázatokat és a lehetőségeket írásban rögzítve.
A valós költség öt évreLicencek, bevezetés, üzemeltetés és módosítások – nem csak a kezdőár.
Integráció a pénzügyi rendszerrel szerződésmódosítások nélkülAz integrációs követelmények leírva a szerződés aláírása előtt, nem utána.
Csapat, amely elfogadja a rendszertVáltozásmenedzsment: kommunikáció, képzés, a változás nagykövetei minden osztályon.
Kisebb hibakockázatAzok a kérdések, amelyeket a döntés előtt érdemes feltenni, nem utána.

Van saját IT-juk. Ez még nem jelenti azt, hogy kézben tartják a döntést.

Egy önkormányzati vagy kikötői társaságnak általában van saját IT-osztálya és beruházási költségvetése – a digitalizáció irányáról mégis egyetlen javaslat alapján születnek döntések, a kockázatok, a költségek és az alternatívák külső ellenőrzése nélkül.

B–B homlokzatanyakikötőZátonyokkockázatok az útvonalon

Önök nem közigazgatási szerv. Egy gazdasági társaság más logika szerint működik, mint egy hivatal: más a döntési horizont, más a döntések indoklásának módja, más az eredménykényszer. Az Önök nyelvén dolgozunk – kockázat, költség, működési folytonosság –, nem a közigazgatás nyelvén.

KSeF és számlakezelés már hatályos

A KSeF-en (a lengyel országos e-számla-rendszeren) keresztüli kötelező strukturált e-számlázás a meglévő pénzügyi-számviteli rendszerekkel való integrációt igényli, nem csupán egy új modul megvásárlását.

A leltárból: a pénzügyi rendszer integrációs mátrixa és azoknak a rendszereknek a listája, amelyeknek adatot kell cserélniük vele.

Integráció a pénzügyi rendszerrel és az ERP-vel minden projekt első vitapontja

Egy új rendszer integrálása a meglévő pénzügyi rendszerrel a leggyakoribb konfliktusforrás – a kérdés az, hogy „össze tudjuk-e kapcsolni?”, nem pedig az, hogy „mindent le kell-e cserélni?”.

A leltárból: az integrációs követelmény az első naptól a specifikációban, nem az aláírás után, szerződésmódosítással hozzátoldva.

Elektronikus személyi iratok és további modulok szerződéskezelés, kérelmek, munkaügyi nyilvántartás

Minden új modul vagy ahhoz kapcsolódik, ami már megvan, vagy újabb alkalmazásszigetté válik, amiért a cég kétszer fizet.

A leltárból: A/B/C/D kategóriák és a bevezetések sorrendje.

KSC / NIS 2 infrastruktúra-üzemeltetők

Sok közszolgáltató vállalat, különösen a távhő-, a víz- és a közlekedési ágazatban, a módosított lengyel Nemzeti Kiberbiztonsági Rendszerről (KSC) szóló törvény hatálya alá tartozik, noha gazdasági társaságként működik.

A leltárból: rendszernyilvántartás és kockázati nyilvántartás.

Az ERP mint gerinc, nem mint minden szállítói nyomás: „mindent egy rendszerben megoldunk”

Egy nagy, integrált ERP biztonságosan hangzik, de egyetlen szállítótól való nagy függőséggé válhat, rugalmasság és az újabb technológiák számára hagyott tér nélkül. Nincs egyetlen helyes válasz: a cég üzleti modelljétől és méretétől függ.

A leltárból: mi marad az ERP-ben, és mit érdemes különálló, jól integrált rendszerként kiemelni.

IT-osztály érvényesítési jogkör nélkül az IT-vezető tudja, mit kell tenni, a többi osztály nem működik együtt

Az IT-vezető felismeri az igényt, de nincs hatásköre a többi osztályvezető felett ahhoz, hogy együttműködésüket biztosítsa – nem tudás hiányzik, hanem befolyás.

A leltárból: az igazgatóság felhatalmazása egy külső tanácsadónak, hogy összegyűjtse, amire az IT-osztálynak szüksége van.

Két ajánlat az igazgatóság előtt az IT-költségvetés jelentős részét érintő döntés

Közös összehasonlító mátrix nélkül össze nem vethető dolgokat hasonlítanak össze, és nem a jobb ajánlat nyer, hanem a jobb prezentáció.

A leltárból: a szállítói megbeszélések előtt, nem azok közben egyeztetett összehasonlítási szempontok.

A kérés így szól: „számlakezelő rendszer”. A cél gyakran tágabb.

Mielőtt a cég újabb modult vásárol, megkérdezem, miért, és mi számít majd sikernek. Gyakran kiderül, hogy egyetlen rendszer iránti kérés mögött egy folyamat áll, amelyet előbb rendbe kell tenni, és az eszköz csak a második lépés.

A kérés„Számlakezelő rendszerre van szükségünk a KSeF-hez.”
A valódi igény
- rendezett beszerzési szabályzat: az igényléstől a megrendelésen és a szerződésen át a költségszámlákig,
- világos szabályok a jóváhagyásokra és a szállítók kezelésére,
- a pénzügyi rendszerrel való integráció kezdettől megtervezve, nem az aláírás után szerződésmódosítással hozzáadva.

Ez az Önök helyzete? Négy dolog, amit érdemes tudni az első beszélgetés előtt.

Mi utal gyakran erre

Előfordul, hogy a felügyelőbizottság a költségekről és kockázatokról kérdez, az igazgatóságnak pedig egyetlen javaslata van, a saját IT-jától. A pénzügyi-számviteli rendszerrel való integráció gyakran csak a szerződés aláírása után kerül elő. A KSeF-, e-Doręczenia- és iratkezelési projekteket gyakran különböző szállítók viszik.

Mi történhet, ha elhalasztják

A szerződésmódosítások és a működési költségek gyakran tovább nőnek, mert a kezdőár nem mutatja az ötéves költséget. Az ERP vagy a számlakezelés cseréje csúszhat, ha a követelményeket a szállító írta. Az igazgatóság ilyenkor második, független vélemény nélkül dönt.

Ki szokott a szponzor lenni

Általában az igazgatóság elnöke vagy a pénzügyekért felelős igazgatósági tag, az IT-vezetővel együttműködve.

Mit nem csinálok

Nem helyettesítem az IT-osztályt, és nem lépek be a hatáskörébe, rendszereket sem árusítok. A döntés az igazgatóságnál és a felügyelőbizottságnál marad.

A legkisebb biztonságos első lépés: 30 perces díjmentes beszélgetés, utána leltár (2–6 hét, a közbeszerzési értékhatár alatt). Addig semmire sem kötelezik el magukat.

Az informatikai projektek csak akkor láthatók egészében, ha valaki összefogja őket. Az igazgatóság és a felügyelőbizottság egyetlen képet szeretne.

A KSeF-et, a pénzügyi-számviteli rendszerrel való integrációt, az ERP cseréjét és a további modulokat különböző emberek és különböző szállítók viszik. Az IT-osztály lehet kicsi, és a koordinációra csak az az idő jut, ami a rendszerek üzemben tartása után marad.

Egy helyre gyűjtöm, ami ma szét van szórva: projekteket, határidőket, függőségeket, döntéseket és a szállítók vállalásait. A cég oldalán, az IT-osztály feladatkörének érintése nélkül.

A projektek egyetlen, naprakész listája: zöld, sárga vagy piros státusz, felelős és a következő határidő.
A státuszok összegyűjtése az IT-osztálytól, az üzleti osztályoktól és a szállítóktól, valamint annak nyomon követése, mit ígért az egyes szállító.
Kockázatok és döntések nyilvántartása: mi vár az igazgatóságra, és mi történik, ha a döntés elmarad.
Rövid havi vagy negyedéves jelentés az igazgatóságnak, amely bemutatható a felügyelőbizottságnak.
A megvalósítás és az üzemeltetés gazdája továbbra is az IT-osztály. Én az információkat koordinálom, nem helyettesítem.

A projektkoordináció és a projektek rendben tartásának terjedelme

Amit az igazgatóság 2–6 hét után lát.

Egy oldal a vezérigazgatónak és a főkönyvelőnek, prezentáció az igazgatósági ülésre, és a dokumentumok teljes készlete a szállítókkal folytatott tárgyalásokhoz.

Egyoldalas összefoglaló a vezetőségnek

A cég rendszerei: jelenlegi állapot és javaslat11 rendszerből 6

Pénzügy és számvitelFőkönyvelőnincs API a KSeF-hezB
Költségszámlák kezelésePénzügyi osztálypapír és e-mailD
Számlázás és ügyfélszámlákÜgyfélszolgálatszerződés 2029-igA
HR és bérszámfejtésHRnincsenek elektronikus személyi iratokB
Hálózati nyilvántartás (GIS)Műszaki osztálya támogatás 2026-ban megszűnikC
Panaszok és kérelmekÜgyfélszolgálattáblázatD

1 megtartandó2 átalakítandó1 lecserélendő2 hiány

Javaslat: a számlakezelés a pénzügyi rendszer integrációjaként a KSeF-hez, nem új rendszerként. Az elektronikus személyi iratok második lépésként, ugyanazon a folyamatplatformon.

2. lapdokumentumsablonLépték 1 : igazgatóságegy oldalPélda. Szemléltető adatok; a dokumentum felépítése valós.

Prezentáció az igazgatóságnak, 12–15 dia

Vázlat. Egy 60–90 perces ülés az ár része.

A leltár célja és terjedelme. Mit vettünk számba, és mit hagytunk ki szándékosan.
A cég rendszereinek térképe. Felelős, éves költség, a támogatás vége, kapcsolatok a pénzügyi rendszerrel.
A/B/C/D kategóriák. Mit kell megtartani, átalakítani, lecserélni, és mi hiányzik.
Integrációk a pénzügyi rendszerrel. Mi cserél ma adatot, és mit gépelnek át kézzel.
Számlakezelés a KSeF-ben. A pénzügyi rendszerrel integrált változat és az új rendszert jelentő változat, mindkettő 5 éves költséggel.
Kockázatok és súlyozásuk. 20 kockázatot tartalmazó nyilvántartás hőtérképpel, a KSC/NIS 2-vel és a szállítói függéssel együtt.
Döntési változatok. Reális lehetőségek és következményeik a működési folytonosságra.
Az ajánlatok összehasonlításának szempontjai. Egy mátrix minden szállítóra.
Javaslat és ütemterv. Az első három lépés és a felelőseik.

A 16 dokumentum és eszköz teljes listája

Az Önök terve	Amit az igazgatóság kap	Kezelt kockázat
Számlakezelés a KSeF-ben	A pénzügyi rendszer integrációs mátrixa, követelmények a specifikációhoz, integrációs és új rendszert jelentő változat 5 éves költséggel.	Újabb alkalmazássziget a pénzügyi rendszer mellett, fizetős szerződésmódosítások az integráció miatt, kettős adatrögzítés.
Integráció a pénzügyi rendszerrel és az ERP-vel	Az integrációs követelmény az első naptól a specifikációban, kérdések a szállítóknak.	Az aláírás után derül ki, hogy „nem lehet összekapcsolni”, és le kell cserélni egy rendszert, amelyet senki sem akart lecserélni.
Elektronikus személyi iratok és további modulok	A/B/C/D kategóriák, a bevezetések sorrendje, változásmenedzsment-terv.	A munkatársak ellenállása már az elején, és egymással nem kommunikáló modulok.
Felügyelőbizottság és tulajdonos	Egyoldalas javaslat, egységes szempontok szerint összevetett ajánlatok, a teljes költség 5 évre.	„A prezentáció alapján” meghozott döntés, és utólagos kérdések annak megalapozottságáról.

Árajánlat beszélgetés után

A rendszerek és a szervezeti egységek számától függően. A pontos árat egy 30 perces, a cég méretéről szóló beszélgetés után erősítem meg.

2–6 hét a szerződés aláírásától az igazgatósági ülésig, 1–3 nap helyszíni munka, és az Önök koordinátorától nagyjából 10 óra.
Nincs üzleti kapcsolatom szakrendszerek és platformok szállítóival – az A/B/C/D értékelés mentes az összeférhetetlenségtől.
Titoktartási megállapodás a kezdés előtt. Minden eredménytermék szerkeszthető formátumban, határozatlan idejű felhasználási joggal a cég számára.

Mit jelent ez a vezérigazgatónak, a főkönyvelőnek és az IT-vezetőnek.

Vezérigazgató

A saját IT-osztálya javaslata alapján dönt az informatikai projektekről – és második, független véleményre van szüksége az aláírás előtt, nem utólag.

Megkapja: egyoldalas javaslatot és két döntési változatot 5 éves költséggel, a felügyelőbizottság elé vihető formában.

Eredmény: olyan döntés, amelyet meg tud védeni a felügyelőbizottság előtt.

Gazdasági igazgató, főkönyvelő

Felel az új rendszerek integrálásáért a meglévő pénzügyi-számviteli rendszerrel – ez általában minden projekt első és legkeményebb vitapontja.

Megkapja: a pénzügyi rendszer integrációs mátrixát és olyan követelményeket, amelyek beírhatók a szállítói szerződésbe és érvényesíthetők.

Eredmény: kiszámítható költségek és integráció szerződésmódosítások nélkül.

IT-vezető vagy informatikai igazgató

Szövetséges, ha egy független felülvizsgálat számokkal és vezetői szintű érvekkel támasztja alá a javaslatát – nem versenytárs, aki átveszi a szerepét.

Megkapja: rendszernyilvántartást, megismételhető módszertant és vezetői szintű érveket a saját javaslata mellett.

Eredmény: saját javaslatának független megerősítése.

Független vélemény az IT-osztály javaslata mellett, nem helyette.

Ugyanez a munkamód bevált egy konténerterminál digitalizációjában: külső, független hang az igazgatósági asztalnál, a cég saját IT-osztályának szakértelme mellett, nem helyette.

2–6 hét
Informatikai rendszerek és architektúra leltára

A rendszerek, integrációk és függőségek nyilvántartása, különös figyelemmel a pénzügyi-számviteli rendszerre és kapcsolataira. A/B/C/D kategorizálás és kockázati térkép. Egyoldalas összefoglaló az igazgatóságnak.

A szolgáltatás teljes terjedelme
Projektenként
A projekt és integrációinak független felülvizsgálata

Mielőtt az igazgatóság jóváhagyja az IT-osztály javaslatát: második vélemény a kockázatokról, a teljes költségről és az alternatívákról. Rámutatok, hol fizettek túl hasonló helyzetben lévő más cégek, mert nem számoltak előre az integrációval, az adatmigrációval vagy a munkatársak ellenállásával. Ha a vezérigazgatónak van ötlete, de nincs ideje kidolgozni, elég egy 15–20 perces beszélgetés, és nagyjából 2 nap múlva kész koncepcióval jelentkezem véleményezésre.

Hogyan működik
Határidő az első beszélgetés után
Felkészülés a szállítókkal folytatott tárgyalásokra

Összehasonlító mátrix két (vagy több) ajánlathoz közös szempontok szerint, a szállítóknak felteendő kérdések, valamint részvétel a megbeszéléseken az igazgatóság képviselőjeként – hogy a vezérigazgató elé kerülő döntés összevethető adatokon alapuljon, ne azon, mennyire volt meggyőző egy prezentáció.
Folyamatos tanácsadói szerep
Digitalizációs tanácsadó

Részvétel a szállítói megbeszéléseken, vélemény a további projektekről az IT-osztály javaslatával párhuzamosan, és naprakész kép arról, hol fizettek túl hasonló cégek a felhővel, az API-kkal vagy az automatizálással kapcsolatos döntéseikért.

TávhőszolgáltatóSzámlakezelés OCR-rel és KSeF-integrációval
Ugyanennél a szervezetnél a jogi osztály ma már a közbeszerzési eljárások digitális archívumával, OCR-rel támogatott számlakezeléssel, KSeF-integrációval és jogi támogató modullal dolgozik – ezek egymásra épülő, egymást követő projektekként készültek el, ugyanazzal a mechanizmussal: az igazgatóság megfogalmazza a szándékát, a Krogis pedig cselekvéssé alakítja.
Nézze meg, hogyan zajlott
2018–2026Konténerterminál
„Ugyanaz a munkamód, mint a konténerterminál digitalizációjában – független hang az igazgatóság számára, a cég saját IT-osztályának szakértelme mellett, nem helyette.”
CRM-rendszer az ügyfélszolgálati és értékesítési csapatoknak, folyamatplatformra építve: kapcsolatok, weboldalon érkező megkeresések, ajánlatok kalkulációja és elkészítése, reklamációk – ma is használatban van. A célok azonosítása, a követelmények elemzése és az érintettikapcsolat-kezelő rendszer koncepciójának kidolgozása. Tapasztalat egy nagy infrastruktúra-üzemeltető digitalizációjában.
2019–2026Közszolgáltató vállalatok: távhő, víziközmű, közösségi közlekedés
Együttműködési és üzleti folyamatkezelési platform tervezése, bevezetése és elindítása, amely többek között lefedi a közbeszerzési eljárások digitális archívumát, a költségszámlák digitális kezelését, az elektronikus személyi iratokat, a levelezés kezelését és a jogi támogatást.

Amit távhő-, víziközmű- és közösségi közlekedési cégektől hallok.

Visszatérő, anonimizált témák a digitalizációról folytatott beszélgetésekből – nem egy adott cégtől származó idézetek.

„Mielőtt továbblépünk, tudnom kell, hogy ez egyáltalán összekapcsolható-e a pénzügyi rendszerünkkel – minden más másodlagos.”

„Mindig két ajánlatot teszünk egymás mellé az igazgatóság előtt – olyasvalakire van szükségünk, aki segít tisztességesen összevetni őket, nem csak a csiszoltabb prezentációt kiválasztani.”

„Még ha egy folyamat automatizált is, valódi lehetőséget akarok arra, hogy kézzel döntsek, amikor szükségesnek tartom.”

„Nem akarjuk, hogy közintézményként kezeljenek minket – cég vagyunk, és másként mérlegeljük a kockázatot és az eredményeket, mint egy hivatal.”

Amit a cégek a leggyakrabban kérdeznek.

Hogyan integráljunk egy új rendszert a meglévő pénzügyi rendszerrel anélkül, hogy mindent lecserélnénk?

A legtöbb esetben ez megoldható API-n vagy egyedi integráción keresztül, feltéve, hogy az integrációs követelmény az első naptól a specifikációban szerepel, és nem a szerződés aláírása után, módosítással toldják hozzá. Ez az önkormányzati közműcégek informatikai projektjeinek egyik leggyakoribb elakadási pontja – és az egyik legkönnyebben előre kezelhető.

Az önkormányzati közműcég (távhőszolgáltató, víziközmű-társaság) a KSC-törvény (NIS 2) hatálya alá tartozik?

Igen. A 2026. április 3. óta hatályos módosítás szerint a közszolgáltatási feladatokat ellátó társaság méretétől függetlenül legalább fontos szervezetként a törvény hatálya alá tartozik. A távhő-, a víz- vagy a közlekedési ágazat ezen felül alapvető szervezetté is minősítheti a saját ágazatában – ezt esetenként érdemes megvizsgálni. Az, hogy gazdasági társaságként működik, nem mentesíti a kötelezettségek alól.

Hogyan vessünk össze objektíven két IT-szállítói ajánlatot az igazgatóság előtt?

Közös szempontmátrixra van szükség – funkcionalitás, architektúra és nyitottság, biztonság és megfelelés, technológia és szállító, teljes költség –, amelyet a szállítói megbeszélések előtt egyeztetnek, nem azok közben. Enélkül gyakran össze nem vethető dolgokat hasonlítanak össze, és nem a jobb ajánlat nyer, hanem a jobb prezentáció.

Más digitalizációs kötelezettségei vannak egy gazdasági társaságnak, mint egy hivatalnak?

Igen. A gazdasági társaságokról szóló törvénykönyv logikája eltér a közigazgatásétól: más a döntési horizont, más a pénzügyi eredményekre nehezedő nyomás, és egyes kötelezettségek (például a közbeszerzés) nem feltétlenül vonatkoznak ugyanolyan mértékben egy társaságra, mint egy hivatalra. Ezért az önkormányzati közműcégekkel való kommunikációnak és a nekik adott tanácsoknak üzleti nyelven kell szólniuk – kockázat, költség, folytonosság –, nem közigazgatási nyelven.

Hogyan ellenőrizzük, hogy valósak-e egy új platform szállítója által ígért megtakarítások?

Ki kell számítani a teljes birtoklási költséget több évre – licenc, bevezetés, üzemeltetés, képzés, integráció –, és összevetni a jelenlegi, széttagolt rendszerek tényleges költségével, nem pedig azzal a listaárral, amennyibe évekkel ezelőtt kerültek. Az az általános állítás, hogy egyetlen platform pénzt takarít meg, a számítások elvégzése után általában nem állja meg a helyét.

Hogyan készítsük fel a céget egy ERP- vagy számlázórendszer bevezetésére?

Először írják össze, mivel kell együttműködnie az új rendszernek: a pénzügyi-számviteli rendszerrel, a KSeF-es számlakezeléssel, a műszaki rendszerekkel és az ügyfélszolgálattal. Döntsék el, ki hozza a cégben a folyamatokkal kapcsolatos döntéseket, és írják le a követelményeket, az integrációkat is beleértve, mielőtt tárgyalni kezdenek a szállítókkal. Az ajánlatokat egyetlen mátrixban és a teljes költség alapján vessék össze, az átvételt pedig egyeztetett tesztforgatókönyvekre alapozzák.

Kezdjük egy beszélgetéssel a következő informatikai projektjükről.

Írjon: wojciech.kroczak@krogis.pl Hívjon: +48 516 401 658

2 munkanapon belül válaszolok
Első beszélgetés: 30 perc, díjmentesen
Előzetesen semmit sem kell előkészíteni

KSeF, iratkezelés, e-Doręczenia, új ERP. Mindegyik projekt megváltoztatja az emberek munkáját.