Riippumaton arvio hankkeesta ennen allekirjoitusta: mikä integroituu talous- ja kirjanpitojärjestelmään, mitä hanke todella maksaa viiden vuoden aikana ja miten kahta tarjousta verrataan yhtenäisin kriteerein. Kaukolämpöyhtiöille, vesihuoltolaitoksille, joukkoliikenneyhtiöille ja satamayhtiöille.
Kunnallisella yhtiöllä tai satamayhtiöllä on yleensä oma IT-osasto ja investointibudjetti – silti digitalisaation suunnasta päätetään yhden suosituksen perusteella, ilman ulkopuolista arviota riskeistä, kustannuksista ja vaihtoehdoista.
Ette ole viranomainen. Osakeyhtiö toimii eri logiikalla kuin virasto: päätösten aikajänne on toinen, päätökset perustellaan eri tavalla ja tulospaine on erilainen. Työskentelemme teidän kielellänne – riski, kustannus, toiminnan jatkuvuus – emme hallinnon kielellä.
Pakollinen rakenteinen sähköinen laskutus edellyttää integraatiota nykyisiin talous- ja kirjanpitojärjestelmiin, ei pelkästään uuden moduulin hankintaa.
Kartoitus tuottaa: integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmään ja luettelon järjestelmistä, joiden on vaihdettava tietoja sen kanssa.
Uuden järjestelmän integrointi nykyiseen talous- ja kirjanpitojärjestelmään on tavallisin kiistanaihe – kysymys kuuluu ”saadaanko tämä liitettyä?”, ei ”pitäisikö kaikki vaihtaa?”.
Kartoitus tuottaa: integraatiovaatimuksen, joka kirjataan määrittelyyn ensimmäisestä päivästä alkaen eikä lisätä jälkikäteen sopimusmuutoksella.
Jokainen uusi moduuli joko liittyy siihen, mitä teillä jo on, tai muodostaa jälleen uuden sovellussaarekkeen, josta yhtiö maksaa kahteen kertaan.
Kartoitus tuottaa: luokat A/B/C/D ja käyttöönottojen järjestyksen.
Monet julkisia palveluja tuottavat yhtiöt, erityisesti kaukolämmössä, vesihuollossa ja liikenteessä, kuuluvat Puolan kansallista kyberturvallisuusjärjestelmää koskevan uudistetun lain (KSC) piiriin, vaikka ne toimivat osakeyhtiöinä.
Kartoitus tuottaa: järjestelmärekisterin ja riskirekisterin.
Suuri, integroitu ERP kuulostaa turvalliselta, mutta siitä voi tulla yksi suuri riippuvuus yhdestä toimittajasta, ilman ketteryyttä ja ilman tilaa uudemmalle teknologialle. Yhtä oikeaa vastausta ei ole: se riippuu yhtiön liiketoimintamallista ja koosta.
Kartoitus tuottaa: näkemyksen siitä, mikä jää ERP:hen ja mikä kannattaa erottaa omaksi, hyvin integroiduksi järjestelmäkseen.
IT-päällikkö tunnistaa tarpeen, mutta hänellä ei ole valtaa muiden yksiköiden esihenkilöihin yhteistyön varmistamiseksi – puuttuu vaikutusvaltaa, ei osaamista.
Kartoitus tuottaa: johdon valtuutuksen ulkopuoliselle neuvonantajalle koota se, mitä IT-osasto tarvitsee.
Ilman yhteistä vertailumatriisia verrataan omenoita appelsiineihin, ja voittajaksi nousee parempi esitys, ei parempi tarjous.
Kartoitus tuottaa: vertailukriteerit, joista sovitaan ennen toimittajatapaamisia, ei niiden aikana.
Ennen kuin yhtiö hankkii jälleen uuden moduulin, kysyn, miksi ja mitä pidetään onnistumisena. Usein käy ilmi, että yhden järjestelmän pyynnön taustalla on prosessi, joka on ensin saatava järjestykseen, ja väline tulee vasta toisena vaiheena.
Pyyntö”Tarvitsemme KSeF:ään sopivan laskujen kiertojärjestelmän.”
Yksi sivu toimitusjohtajalle ja pääkirjanpitäjälle, esitys johdon kokoukseen ja täydellinen asiakirjakokonaisuus toimittajaneuvotteluja varten.
Rungon luonnos. 60–90 minuutin tilaisuus sisältyy hintaan.
| Suunnitelmanne | Mitä johto saa | Minkä riskin se poistaa |
|---|---|---|
| Laskujen kierto KSeF:ssä | Integraatiomatriisi taloushallinnon järjestelmään, vaatimukset määrittelyyn, integraatiovaihtoehto ja uuden järjestelmän vaihtoehto 5 vuoden kustannuksineen. | Jälleen uusi sovellussaareke taloushallinnon järjestelmän rinnalle, sopimusmuutoksia integraation maksamiseksi, tietojen kaksinkertainen syöttäminen. |
| Integraatio taloushallinnon järjestelmään ja ERP:hen | Integraatiovaatimus kirjattuna määrittelyyn ensimmäisestä päivästä alkaen, kysymykset toimittajille. | Allekirjoituksen jälkeen paljastuu, että ”tätä ei saada liitettyä”, ja joudutaan vaihtamaan järjestelmä, jota kukaan ei halunnut vaihtaa. |
| Sähköinen henkilöstökansio ja uudet moduulit | Luokat A/B/C/D, käyttöönottojen järjestys, muutosjohtamisen suunnitelma. | Henkilöstön vastustus heti alussa ja moduulit, jotka eivät keskustele keskenään. |
| Hallitus ja omistaja | Yhden sivun suositus, tarjoukset verrattuina yhtenäisin kriteerein, kokonaiskustannus 5 vuoden ajalta. | Päätös, joka on tehty ”esityksen perusteella”, ja jälkikäteen esitetyt kysymykset sen perusteista. |
Riippuu järjestelmien ja yksiköiden määrästä. Vahvistan tarkan hinnan 30 minuutin keskustelun jälkeen, jossa käydään läpi yhtiön koko.
Päättää IT-hankkeista oman IT-osaston suosituksen pohjalta – ja tarvitsee toisen, riippumattoman näkemyksen ennen allekirjoitusta, ei jälkikäteen.
Saa: yhden sivun suosituksen ja kaksi päätösvaihtoehtoa 5 vuoden kustannuksineen, valmiina esiteltäviksi hallitukselle.
Hyöty: päätös, jonka hän pystyy perustelemaan hallitukselle.
Vastaa uusien järjestelmien integroinnista nykyiseen talous- ja kirjanpitojärjestelmään – yleensä jokaisen hankkeen ensimmäinen ja vaikein kiistakysymys.
Saa: integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmään ja vaatimukset, jotka voidaan kirjata toimittajasopimukseen ja joiden täyttämistä voidaan vaatia.
Hyöty: ennustettavat kustannukset ja integraatio ilman sopimusmuutoksia.
Liittolainen, kun riippumaton arvio vahvistaa hänen suositustaan luvuilla ja johdon tason perusteluilla – ei kilpailija, joka ottaa hänen roolinsa.
Saa: järjestelmärekisterin, toistettavan menetelmän ja johdon tason perustelut omalle suositukselleen.
Hyöty: riippumaton vahvistus omalle suositukselle.
Sama toimintamalli osoitti toimivuutensa konttiterminaalin digitalisaatiossa: ulkopuolinen, riippumaton ääni johdon pöydän ääressä yhtiön oman IT-osaston osaamisen rinnalla – ei sen sijaan.
Järjestelmien, integraatioiden ja riippuvuuksien rekisteri, jossa painotetaan erityisesti talous- ja kirjanpitojärjestelmää ja sen yhteyksiä. Luokittelu A/B/C/D ja riskikartta. Yhden sivun tiivistelmä johdolle.
Ennen kuin johto hyväksyy IT-osaston suosituksen: toinen näkemys riskeistä, kokonaiskustannuksista ja vaihtoehdoista. Osoitan, missä muut vastaavassa tilanteessa olleet yritykset maksoivat liikaa, koska eivät ennakoineet integraatiota, tietojen siirtoa tai henkilöstön vastustusta. Kun toimitusjohtajalla on idea mutta ei aikaa kirjoittaa sitä auki, 15–20 minuutin keskustelu riittää, jotta palaan noin 2 päivässä valmiin konseptin kanssa arvioitavaksi.
Vertailumatriisi kahdelle (tai useammalle) tarjoukselle yhteisin kriteerein, kysymykset toimittajille ja osallistuminen tapaamisiin johdon edustajana – jotta toimitusjohtajan eteen tuotava päätös perustuu vertailukelpoisiin tietoihin eikä esityksen vakuuttavuuteen.
Osallistuminen toimittajatapaamisiin, lausunnot uusista hankkeista oman IT-osaston suosituksen rinnalla ja ajantasainen kuva siitä, missä vastaavat yhtiöt ovat maksaneet liikaa pilvipalveluja, rajapintoja tai automaatiota koskevista päätöksistä.
Saman organisaation lakiosastolla on nyt hankintamenettelyjen sähköinen arkisto, OCR:ää hyödyntävä laskujen kierto, KSeF-integraatio ja juridisen tuen moduuli. Ne toteutettiin peräkkäisinä, toisiaan täydentävinä hankkeina samalla mekanismilla: johto määrittää tavoitteen, Krogis muuttaa sen toiminnaksi.
”Sama toimintamalli kuin konttiterminaalin digitalisaatiossa – riippumaton ääni johdolle yhtiön oman IT-osaston osaamisen rinnalla, ei sen sijaan.”
Monikielinen sopimuskumppanien hallintajärjestelmä prosessialustalla: rekisteröinti, tiedustelut, tarjoukset ja reklamaatiot, käytössä edelleen. Tavoitteiden tunnistaminen, vaatimusmäärittely ja sidosryhmäsuhteiden hallintajärjestelmän konseptin laatiminen. Kokemus suuren infrastruktuurioperaattorin digitalisaatiosta.
Yhteistyö- ja liiketoimintaprosessien hallinta-alustan suunnittelu, käyttöönotto ja käynnistys. Alusta kattaa muun muassa hankintamenettelyjen sähköisen arkiston, ostolaskujen sähköisen kierron, sähköiset henkilöstökansiot, kirjeenvaihdon hallinnan ja juridisen tuen.
Toistuvia, anonymisoituja teemoja digitalisaatiokeskusteluista – ei lainauksia miltään tietyltä yhtiöltä.
”Ennen kuin jatkamme, minun on tiedettävä, saadaanko tämä ylipäätään liitettyä taloushallinnon järjestelmäämme – kaikki muu on toissijaista.”
”Tuomme johdolle aina kaksi tarjousta rinnakkain – tarvitsemme jonkun, joka auttaa vertaamaan niitä reilusti, ei vain valitsemaan hienompaa esitystä.”
”Vaikka prosessi olisi automatisoitu, haluan todellisen mahdollisuuden tehdä päätöksen käsin, kun katson sen tarpeelliseksi.”
”Emme halua, että meitä kohdellaan julkisyhteisönä – olemme yhtiö, ja punnitsemme riskiä ja tulosta eri tavalla kuin virasto.”
Useimmiten se onnistuu rajapinnan (API) tai erillisen integraation avulla, kunhan integraatiovaatimus kirjataan määrittelyyn ensimmäisestä päivästä alkaen eikä sitä lisätä sopimusmuutoksella sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Se on yksi yleisimmistä kiistakohdista kunnallisten yhtiöiden IT-hankkeissa – ja yksi helpoimmista ratkaista etukäteen.
Monet julkisia palveluja tuottavat yhtiöt, erityisesti kaukolämmössä, vesihuollossa ja liikenteessä, kuuluvat Puolan kansallista kyberturvallisuusjärjestelmää koskevan uudistetun lain (KSC/NIS 2) piiriin, vaikka ne toimivat osakeyhtiöinä eivätkä hallintoviranomaisina. Asia kannattaa tarkistaa tapauskohtaisesti, koska soveltaminen riippuu toiminnan laajuudesta ja luonteesta.
Tarvitaan yhteinen kriteerimatriisi – toiminnallisuus, arkkitehtuuri ja avoimuus, tietoturva ja vaatimustenmukaisuus, teknologia ja toimittaja, kokonaiskustannus – josta sovitaan ennen toimittajatapaamisia, ei niiden aikana. Ilman sitä verrataan usein omenoita appelsiineihin, ja voittajaksi nousee parempi esitys, ei parempi tarjous.
Kyllä. Yhtiöoikeuden logiikka poikkeaa julkishallinnon logiikasta: päätösten aikajänne on toinen, samoin taloudellisen tuloksen paine, ja osa velvoitteista (esimerkiksi julkiset hankinnat) ei välttämättä koske yhtiötä samassa laajuudessa kuin virastoa. Siksi viestinnässä ja neuvonnassa kunnallisille yhtiöille tulisi käyttää liiketoiminnan kieltä – riski, kustannus, jatkuvuus – eikä hallinnon kieltä.
Kokonaiskustannukset on laskettava usean vuoden ajalta – lisenssi, käyttöönotto, ylläpito, koulutus, integraatio – ja niitä on verrattava nykyisten, hajanaisten järjestelmien todellisiin kustannuksiin, ei niiden vuosia sitten maksettuun listahintaan. Yleinen väite siitä, että yksi alusta tuo säästöjä, ei yleensä kestä, kun luvut lasketaan.
Listatkaa ensin, minkä kanssa uuden järjestelmän on toimittava: talous- ja kirjanpitojärjestelmä, laskujen kierto KSeF:ssä, tekniset järjestelmät ja asiakaspalvelu. Sopikaa, kuka yhtiössä päättää prosesseista, ja kirjatkaa vaatimukset integraatiot mukaan lukien ennen kuin aloitatte neuvottelut toimittajien kanssa. Verratkaa tarjouksia yhdessä matriisissa ja kokonaiskustannusten perusteella, ja perustakaa vastaanottotarkastus sovittuihin testiskenaarioihin.
