IT-neuvoja kunnallisille yhtiöille: KSeF ja järjestelmä

Krogis neuvoo kunnallisia yhtiöitä (kaukolämpö, vesihuolto, joukkoliikenne ja satamat) muutoksissa, joita IT-hankkeet tuovat mukanaan: KSeF-järjestelmään sovitettu laskujen kulku, integraatio taloushallinnon järjestelmään, sähköinen henkilöstökansio, sähköiset allekirjoitukset, ERP-järjestelmän vaihto. Autan asettamaan ne yhteen järjestykseen, valmistelemaan esihenkilöt sekä ihmiset toimistossa ja kentällä, arvioimaan tarjoukset riippumattomasti ennen hallintoneuvostoa (mikä integroituu taloushallinnon järjestelmään, mitä hanke todella maksaa viiden vuoden aikana, miten kahta tarjousta verrataan samoin kriteerein) ja tarkistamaan käyttöönoton jälkeen, tekevätkö ihmiset todella työnsä uudella tavalla. Kaukolämpöyhtiöille, vesihuoltolaitoksille, joukkoliikenneyhtiöille ja satamayhtiöille.

Varatkaa keskustelu Katsokaa, mitä saatte

Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksutta
Ei kaupallisia sidoksia toimittajiin

**Detalji A**verkoston venttiilitKunnallinen yhtiökaukolämpö · vesihuolto · joukkoliikenneLehti 1kuvituskuva

**Wojciech Kroczak**Muutosjohtamisen ja digitalisaation neuvonantaja. 2019–2026: julkisia palveluja tuottavat yhtiöt.

Muutosjohtaminen yhtiössä. Tyypilliset hankkeet ja se, mitä ne muuttavat ihmisten työssä.

Kunnallisessa yhtiössä muutos koskee yhtä aikaa toimistoa ja kentällä työskenteleviä, ja vastuu jakautuu hallituksen, hallintoneuvoston ja omistajan kesken.

KSeF ja laskujen kulku

Mikä muuttuu ihmisille: lasku saapuu sähköisesti, ja sen asiatarkastus ja hyväksyntä tehdään järjestelmässä eikä osastolta toiselle kiertävällä paperilla.

Tyypillinen vaikeus: osa laskujen hyväksyjistä istuu harvoin työpöydän ääressä, joten uuden reitin on sovittava heidän työpäiväänsä.

Mihin kiinnitän huomiota: kenttätyöhön sopiva hyväksyntäreitti, sijaisuudet, osastojen esihenkilöt ensimmäisinä vastaanottajina ja käynnistyksen jälkeen tarkistus siitä, mihin laskut juuttuvat.

Asiakirjojen kulku, sähköiset henkilöstökansiot, sähköinen arkisto ja sähköinen allekirjoitus

Mikä muuttuu ihmisille: asiakirjat ja henkilöstöasiakirjat ovat järjestelmässä, eivätkä allekirjoitus ja arkistointi enää vaadi mappeja.

Tyypillinen vaikeus: tottumus paperiin ja pelko, että ”järjestelmässä se katoaa”.

Mihin kiinnitän huomiota: mitä vain skannataan ja mitä prosessissa todella muutetaan, mistä osastoista aloitetaan ja kuka yhtiössä pitää järjestyksestä huolta käyttöönoton jälkeen.

ERP- tai toimialajärjestelmän vaihto

Mikä muuttuu ihmisille: lähes kaikkien työ muuttuu: kirjanpidon, varaston, laskutuksen ja asiakaspalvelun.

Tyypillinen vaikeus: vanhan järjestelmän ja omien taulukoiden mukavuus: uusi järjestelmä häviää niille, jos kukaan ei ole suunnitellut tätä.

Mihin kiinnitän huomiota: osastojen esihenkilöiden valmistelu, koulutus yhtiön omilla tiedoilla ja katsaus 3–6 kuukauden kuluttua: tekevätkö ihmiset todella työtään uudessa järjestelmässä.

e-Doręczenia ja sähköiset menettelyt

Mikä muuttuu ihmisille: kirjeet ja menettelyt, joissa on lakisääteisiä määräaikoja, siirtyvät kokonaan sähköisiksi.

Tyypillinen vaikeus: kun kyse on lakisääteisistä määräajoista, ihmiset suosivat hyväksi havaittua tapaa ja pelkäävät virhettä.

Mihin kiinnitän huomiota: selkeä menettely, sijaisuudet ja yksinkertainen muistilista niille, jotka tekevät tätä harvoin.

KSC ja NIS 2. Kaukolämpölaitokset, vesilaitokset ja joukkoliikenneyhtiöt ovat tyypillisiä KSC:n piiriin kuuluvia toimijoita. Velvoitteet kuuluvat yhtiön johdolle; autan jakamaan ne tehtäviksi, valvomaan toimittajia ja valmistelemaan yhtiön auditointiin. KSC johdon näkökulmasta

Mitä muutosjohtaminen on ja miksi se kannattaa

Kysymykset, joihin kannattaa tietää vastaus.

Esitän ne yhtiöiden toimitusjohtajille ja johtokunnan jäsenille, ennen kuin he allekirjoittavat sopimuksen. Jos vastaus johonkin niistä on ”emme tiedä”, juuri tässä voin auttaa.

Toimiiko uusi järjestelmä yhdessä taloushallinnon järjestelmämme ja KSeF-laskukierron kanssa?
Paljonko järjestelmä todella maksaa meille viiden vuoden aikana, ylläpito ja sopimuksesta irtautuminen mukaan lukien?
Onko oman IT-osastomme suositusta verrattu riippumattomaan näkemykseen?
Kuka yhtiössä vastaa prosessien muutoksesta eikä vain asennuksesta?
Mitä esitämme hallintoneuvostolle perusteluksi valinnalle?

Virheen hinta. Alhainen aloitushinta jää usein pienemmäksi kuin sopimuslisäysten, allekirjoituksen jälkeen lisättävien integraatioiden ja seuraavien vuosien ylläpidon kustannukset. Neuvonantaja maksaa yleensä vähemmän kuin yksi väärin valittu teknologia, yksi sopimaton toimittaja tai yksi ansa sopimuksessa.

Mitä saatte. Asiakirjat ovat väline, eivät päämäärä.

Toinen, riippumaton näkemys ennen kuin asia viedään hallintoneuvostolleOman IT-osaston suosituksen rinnalla, riskit ja vaihtoehdot kirjallisina.
Todellinen kustannus viiden vuoden ajaltaLisenssit, käyttöönotto, ylläpito ja muutokset, ei pelkkä aloitushinta.
Integraatio taloushallinnon järjestelmään ilman sopimusmuutoksiaIntegraatiovaatimukset kirjataan ennen sopimuksen allekirjoittamista, ei sen jälkeen.
Henkilöstö, joka ottaa järjestelmän omakseenMuutosjohtaminen: viestintä, koulutus, muutoslähettiläät yksiköissä.
Pienempi virheiden riskiKysymykset, jotka kannattaa esittää ennen päätöstä, ei sen jälkeen.

Teillä on IT. Se ei tarkoita, että päätös on hallinnassanne.

Kunnallisella yhtiöllä tai satamayhtiöllä on yleensä oma IT-osasto ja investointibudjetti – silti digitalisaation suunnasta päätetään yhden suosituksen perusteella, ilman ulkopuolista arviota riskeistä, kustannuksista ja vaihtoehdoista.

Julkisivu B–BkotisatamaMatalikotriskit reitin varrella

Ette ole viranomainen. Osakeyhtiö toimii eri logiikalla kuin virasto: päätösten aikajänne on toinen, päätökset perustellaan eri tavalla ja tulospaine on erilainen. Työskentelemme teidän kielellänne – riski, kustannus, toiminnan jatkuvuus – emme hallinnon kielellä.

KSeF ja laskujen kierto jo voimassa

Puolan kansallisen sähköisen laskutuksen järjestelmän (KSeF) myötä pakollinen rakenteinen sähköinen laskutus edellyttää integraatiota nykyisiin taloushallinnon järjestelmiin, ei pelkästään uuden moduulin hankintaa.

Kartoitus tuottaa: integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmään ja luettelon järjestelmistä, joiden on vaihdettava tietoja sen kanssa.

Integraatio taloushallinnon järjestelmään ja ERP:hen jokaisen hankkeen ensimmäinen kiistakysymys

Uuden järjestelmän integrointi nykyiseen taloushallinnon järjestelmään on tavallisin kiistanaihe – kysymys kuuluu ”saadaanko tämä liitettyä?”, ei ”pitäisikö kaikki vaihtaa?”.

Kartoitus tuottaa: integraatiovaatimuksen, joka kirjataan määrittelyyn ensimmäisestä päivästä alkaen eikä lisätä jälkikäteen sopimusmuutoksella.

Sähköinen henkilöstökansio ja uudet moduulit sopimusten kierto, palvelupyynnöt, henkilöstöasiakirjat

Jokainen uusi moduuli joko liittyy siihen, mitä teillä jo on, tai muodostaa jälleen uuden sovellussaarekkeen, josta yhtiö maksaa kahteen kertaan.

Kartoitus tuottaa: luokat A/B/C/D ja käyttöönottojen järjestyksen.

KSC / NIS 2 infrastruktuurin ylläpitäjät

Monet julkisia palveluja tuottavat yhtiöt, erityisesti kaukolämmössä, vesihuollossa ja liikenteessä, kuuluvat Puolan kansallista kyberturvallisuusjärjestelmää koskevan uudistetun lain (KSC) piiriin, vaikka ne toimivat osakeyhtiöinä.

Kartoitus tuottaa: järjestelmärekisterin ja riskirekisterin.

ERP selkärankana, ei kaikkena toimittajan painostus: ”teemme kaiken yhdessä järjestelmässä”

Suuri, integroitu ERP kuulostaa turvalliselta, mutta siitä voi tulla yksi suuri riippuvuus yhdestä toimittajasta, ilman ketteryyttä ja ilman tilaa uudemmalle teknologialle. Yhtä oikeaa vastausta ei ole: se riippuu yhtiön liiketoimintamallista ja koosta.

Kartoitus tuottaa: näkemyksen siitä, mikä jää ERP:hen ja mikä kannattaa erottaa omaksi, hyvin integroiduksi järjestelmäkseen.

IT-osasto ilman valtaa viedä asioita läpi IT-päällikkö tietää, mitä pitää tehdä, muut yksiköt eivät tee yhteistyötä

IT-päällikkö tunnistaa tarpeen, mutta hänellä ei ole valtaa muiden yksiköiden esihenkilöihin yhteistyön varmistamiseksi – puuttuu vaikutusvaltaa, ei osaamista.

Kartoitus tuottaa: johdon valtuutuksen ulkopuoliselle neuvonantajalle koota se, mitä IT-osasto tarvitsee.

Kaksi tarjousta johdon edessä päätös, jossa on kyse suurista summista

Ilman yhteistä vertailumatriisia verrataan omenoita appelsiineihin, ja voittajaksi nousee parempi esitys, ei parempi tarjous.

Kartoitus tuottaa: vertailukriteerit, joista sovitaan ennen toimittajatapaamisia, ei niiden aikana.

Tilaus kuuluu ”laskujärjestelmä”. Tavoite on usein laajempi.

Ennen kuin yhtiö hankkii jälleen uuden moduulin, kysyn, miksi ja mitä pidetään onnistumisena. Usein käy ilmi, että yhden järjestelmän pyynnön taustalla on prosessi, joka on ensin saatava järjestykseen, ja väline tulee vasta toisena vaiheena.

Pyyntö”Tarvitsemme KSeF:ään sopivan laskujen kiertojärjestelmän.”
Todellinen tarve
- selkeä hankintapolitiikka: tarpeesta tilauksen ja sopimuksen kautta kustannusasiakirjoihin,
- selkeät säännöt hyväksynnöille ja toimittajien hallinnalle,
- integraatio taloushallinnon järjestelmään suunniteltuna alusta alkaen, ei sopimusmuutoksella allekirjoituksen jälkeen.

Onko tämä teidän tilanteenne? Neljä asiaa, jotka kannattaa tietää ennen ensimmäistä keskustelua.

Mistä sen usein tunnistaa

Joskus hallintoneuvosto kysyy kustannuksista ja riskeistä, ja johdolla on yksi suositus, joka tulee omasta IT:stä. Integraatio taloushallinnon järjestelmään paljastuu ei harvoin vasta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. KSeF-, e-Doręczenia- ja asiakirjakiertohankkeita viedään usein eteenpäin eri toimittajien voimin.

Mitä voi tapahtua, jos lykkäätte

Muutossopimukset ja ylläpitokustannukset kasvavat usein, koska aloitushinta ei näytä viiden vuoden kokonaiskustannusta. ERP-järjestelmän tai laskukierron vaihto voi viivästyä, kun toimittaja on kirjoittanut vaatimukset. Johto päättää silloin ilman toista, riippumatonta näkemystä.

Kuka yleensä on sponsori

Yleensä toimitusjohtaja tai talouden vastuujäsen yhdessä IT-päällikön kanssa.

Mitä en tee

En korvaa IT-osastoa enkä astu sen toimivaltaan, enkä myy järjestelmiä. Päätös pysyy johdolla ja hallintoneuvostolla.

Pienin turvallinen ensimmäinen askel: 30 minuutin keskustelu ilman kustannuksia ja sen jälkeen IT-kartoitus (2–6 viikkoa, julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella). Aiemmin ette sitoudu mihinkään.

IT-hankkeet näkyvät kokonaisuutena vasta, kun joku kokoaa ne. Johto ja hallintoneuvosto haluavat yhden kuvan.

KSeF-järjestelmää, taloushallinnon järjestelmän integraatiota, ERP-järjestelmän vaihtoa ja seuraavia moduuleja viedään eteenpäin eri ihmisten ja eri toimittajien voimin. IT-osasto on usein pieni, ja koordinointiin jää se, mitä järjestelmien ylläpidon jälkeen liikenee.

Kokoan yhteen paikkaan sen, mikä on nyt hajallaan: hankkeet, määräajat, riippuvuudet, päätökset ja toimittajien sitoumukset. Yhtiön puolella ja astumatta IT-osaston toimivaltaan.

Yksi ajantasainen hankelista: tila vihreä, keltainen tai punainen, omistaja ja lähin määräaika.
Tilatietojen kerääminen IT-osastolta, liiketoimintayksiköiltä ja toimittajilta sekä sen seuraaminen, mitä toimittaja on luvannut.
Riski- ja päätösrekisteri: mikä odottaa johdon ratkaisua ja mitä tapahtuu, jos päätöstä ei tehdä.
Lyhyt kuukausi- tai neljännesvuosiraportti johdolle hallintoneuvostolle esitettäväksi.
IT-osasto jää toteutuksen ja ylläpidon omistajaksi. Koordinoin tietoa, en korvaa sitä.

Hankkeiden koordinoinnin ja pysyvän järjestyksen laajuus

Mitä johto näkee 2–6 viikon kuluttua.

Yksi sivu toimitusjohtajalle ja pääkirjanpitäjälle, esitys johdon kokoukseen ja täydellinen asiakirjakokonaisuus toimittajaneuvotteluja varten.

Yhden sivun yhteenveto johdolle

Yhtiön järjestelmät: nykytila ja suositus6 järjestelmää 11:stä

Talous ja kirjanpitoPääkirjanpitäjäei KSeF-rajapintaaB
Ostolaskujen kiertoTalousosastopaperi ja sähköpostiD
Laskutus ja asiakastilitAsiakaspalvelusopimus vuoteen 2029A
Henkilöstö ja palkatHenkilöstöhallintoei sähköistä henkilöstökansiotaB
Verkostotiedot (GIS)Tekninen osastotuki päättyy 2026C
Palvelupyynnöt ja reklamaatiotAsiakaspalvelutaulukkolaskentaD

1 säilytetään2 mukautetaan1 korvataan2 puutetta

Suositus: laskujen kierto integraationa taloushallinnon järjestelmään KSeF:ää varten, ei uusi järjestelmä. Sähköinen henkilöstökansio toisena vaiheena samalla prosessialustalla.

Lehti 2asiakirjamalliMittakaava 1 : johtoyksi sivuEsimerkki. Tiedot ovat havainnollistavia, asiakirjan rakenne on todellinen.

Esitys johdolle, 12–15 diaa

Rungon luonnos. 60–90 minuutin tilaisuus sisältyy hintaan.

Kartoituksen tavoite ja laajuus. Mitä kävimme läpi ja mitä jätimme tietoisesti ulkopuolelle.
Yhtiön järjestelmäkartta. Omistaja, vuosikustannus, tuen päättyminen, yhteydet taloushallinnon järjestelmään.
Luokat A/B/C/D. Mitä säilytetään, mukautetaan ja korvataan, ja mitä puuttuu.
Integraatiot taloushallinnon järjestelmään. Mikä vaihtaa tietoja tänään ja mikä syötetään käsin uudelleen.
KSeF-yhteensopiva laskujen kierto. Taloushallinnon järjestelmään integroitu vaihtoehto ja uuden järjestelmän vaihtoehto, kummallekin 5 vuoden kustannus.
Riskit ja niiden painoarvot. 20 riskin rekisteri ja lämpökartta, mukana KSC/NIS 2 ja toimittajariippuvuus.
Päätösvaihtoehdot. Realistiset vaihtoehdot ja niiden seuraukset toiminnan jatkuvuudelle.
Tarjousten vertailukriteerit. Yksi matriisi kaikille toimittajille.
Suositus ja aikataulu. Kolme ensimmäistä askelta ja niiden vastuuhenkilöt.

Koko luettelo: 16 asiakirjaa ja työkalua

Suunnitelmanne	Mitä johto saa	Minkä riskin se poistaa
KSeF-yhteensopiva laskujen kierto	Integraatiomatriisi taloushallinnon järjestelmään, vaatimukset määrittelyyn, integraatiovaihtoehto ja uuden järjestelmän vaihtoehto 5 vuoden kustannuksineen.	Jälleen uusi sovellussaareke taloushallinnon järjestelmän rinnalle, sopimusmuutoksia integraation maksamiseksi, tietojen kaksinkertainen syöttäminen.
Integraatio taloushallinnon järjestelmään ja ERP:hen	Integraatiovaatimus kirjattuna määrittelyyn ensimmäisestä päivästä alkaen, kysymykset toimittajille.	Allekirjoituksen jälkeen paljastuu, että ”tätä ei saada liitettyä”, ja joudutaan vaihtamaan järjestelmä, jota kukaan ei halunnut vaihtaa.
Sähköinen henkilöstökansio ja uudet moduulit	Luokat A/B/C/D, käyttöönottojen järjestys, muutosjohtamisen suunnitelma.	Henkilöstön vastustus heti alussa ja moduulit, jotka eivät keskustele keskenään.
Hallintoneuvosto ja omistaja	Yhden sivun suositus, tarjoukset verrattuina yhtenäisin kriteerein, kokonaiskustannus 5 vuoden ajalta.	Päätös, joka on tehty ”esityksen perusteella”, ja jälkikäteen esitetyt kysymykset sen perusteista.

Hinta keskustelun jälkeen

Riippuu järjestelmien ja yksiköiden määrästä. Vahvistan tarkan hinnan 30 minuutin keskustelun jälkeen, jossa käydään läpi yhtiön koko.

2–6 viikkoa sopimuksen allekirjoittamisesta johdon tilaisuuteen, 1–3 päivää työtä paikan päällä ja noin 10 tuntia yhtiön yhteyshenkilön aikaa.
Ei kaupallisia sidoksia toimialajärjestelmien ja alustojen toimittajiin – A/B/C/D-arvio ilman eturistiriitoja.
Salassapitosopimus ennen aloitusta. Kaikki tuotokset muokattavissa muodoissa ja yhtiölle pysyvällä käyttöoikeudella.

Mitä toimitusjohtaja, pääkirjanpitäjä ja IT-päällikkö tästä hyötyvät.

Toimitusjohtaja

Päättää IT-hankkeista oman IT-osaston suosituksen pohjalta – ja tarvitsee toisen, riippumattoman näkemyksen ennen allekirjoitusta, ei jälkikäteen.

Saa: yhden sivun suosituksen ja kaksi päätösvaihtoehtoa 5 vuoden kustannuksineen, valmiina esiteltäviksi hallintoneuvostolle.

Hyöty: päätös, jonka hän pystyy perustelemaan hallintoneuvostolle.

Talousjohtaja, pääkirjanpitäjä

Vastaa uusien järjestelmien integroinnista nykyiseen taloushallinnon järjestelmään – yleensä jokaisen hankkeen ensimmäinen ja vaikein kiistakysymys.

Saa: integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmään ja vaatimukset, jotka voidaan kirjata toimittajasopimukseen ja joiden täyttämistä voidaan vaatia.

Hyöty: ennustettavat kustannukset ja integraatio ilman sopimusmuutoksia.

IT-päällikkö tai IT-johtaja

Liittolainen, kun riippumaton arvio vahvistaa hänen suositustaan luvuilla ja johdon tason perusteluilla – ei kilpailija, joka ottaa hänen roolinsa.

Saa: järjestelmärekisterin, toistettavan menetelmän ja johdon tason perustelut omalle suositukselleen.

Hyöty: riippumaton vahvistus omalle suositukselle.

Riippumaton näkemys oman IT-osaston suosituksen rinnalla, ei sen sijaan.

Sama toimintamalli osoitti toimivuutensa konttiterminaalin digitalisaatiossa: ulkopuolinen, riippumaton ääni johdon pöydän ääressä yhtiön oman IT-osaston osaamisen rinnalla – ei sen sijaan.

2–6 viikkoa
IT-kartoitus: järjestelmät ja arkkitehtuuri

Järjestelmien, integraatioiden ja riippuvuuksien rekisteri, jossa painotetaan erityisesti taloushallinnon järjestelmää ja sen yhteyksiä. Luokittelu A/B/C/D ja riskikartta. Yhden sivun yhteenveto johdolle.

Palvelun koko laajuus
Hankekohtaisesti
Riippumaton arvio hankkeesta ja sen integraatioista

Ennen kuin johto hyväksyy IT-osaston suosituksen: toinen näkemys riskeistä, kokonaiskustannuksista ja vaihtoehdoista. Osoitan, missä muut vastaavassa tilanteessa olleet yritykset maksoivat liikaa, koska eivät ennakoineet integraatiota, tietojen siirtoa tai henkilöstön vastustusta. Kun toimitusjohtajalla on idea mutta ei aikaa kirjoittaa sitä auki, 15–20 minuutin keskustelu riittää, jotta palaan noin 2 päivässä valmiin konseptin kanssa arvioitavaksi.

Näin se toimii
Aikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen
Valmistautuminen toimittajaneuvotteluihin

Vertailumatriisi kahdelle (tai useammalle) tarjoukselle yhteisin kriteerein, kysymykset toimittajille ja osallistuminen tapaamisiin johdon edustajana – jotta toimitusjohtajan eteen tuotava päätös perustuu vertailukelpoisiin tietoihin eikä esityksen vakuuttavuuteen.
Jatkuva yhteistyö
Digitalisaationeuvonantaja

Osallistuminen toimittajatapaamisiin, lausunnot uusista hankkeista oman IT-osaston suosituksen rinnalla ja ajantasainen kuva siitä, missä vastaavat yhtiöt ovat maksaneet liikaa pilvipalveluja, rajapintoja tai automaatiota koskevista päätöksistä.

KaukolämpöyhtiöLaskujen kierto OCR:llä ja KSeF-integraatio
Saman organisaation lakiosastolla on nyt hankintamenettelyjen sähköinen arkisto, OCR:ää hyödyntävä laskujen kierto, KSeF-integraatio ja juridisen tuen moduuli. Ne toteutettiin peräkkäisinä, toisiaan täydentävinä hankkeina samalla mekanismilla: johto määrittää tavoitteen, Krogis muuttaa sen toiminnaksi.
Katsokaa, miten se eteni
2018–2026Konttiterminaali
”Sama toimintamalli kuin konttiterminaalin digitalisaatiossa – riippumaton ääni johdolle yhtiön oman IT-osaston osaamisen rinnalla, ei sen sijaan.”
Asiakaspalvelun ja myynnin CRM-järjestelmä prosessialustalla: yhteystiedot, verkkosivujen kautta tulevat tiedustelut, tarjousten laskenta ja laatiminen, reklamaatiot, käytössä edelleen. Tavoitteiden tunnistaminen, vaatimusmäärittely ja sidosryhmäsuhteiden hallintajärjestelmän konseptin laatiminen. Kokemus suuren infrastruktuurioperaattorin digitalisaatiosta.
2019–2026Julkisia palveluja tuottavat yhtiöt: kaukolämpö, vesihuolto, joukkoliikenne
Yhteistyö- ja liiketoimintaprosessien hallinta-alustan suunnittelu, käyttöönotto ja käynnistys. Alusta kattaa muun muassa hankintamenettelyjen sähköisen arkiston, kustannusasiakirjojen sähköisen kierron, sähköiset henkilöstökansiot, kirjeenvaihdon hallinnan ja juridisen tuen.

Mitä kuulen kaukolämpöyhtiöiltä, vesihuoltolaitoksilta ja joukkoliikenneyhtiöiltä.

Toistuvia, anonymisoituja teemoja digitalisaatiokeskusteluista – ei lainauksia miltään tietyltä yhtiöltä.

”Ennen kuin jatkamme, minun on tiedettävä, saadaanko tämä ylipäätään liitettyä taloushallinnon järjestelmäämme – kaikki muu on toissijaista.”

”Tuomme johdolle aina kaksi tarjousta rinnakkain – tarvitsemme jonkun, joka auttaa vertaamaan niitä reilusti, ei vain valitsemaan hienompaa esitystä.”

”Vaikka prosessi olisi automatisoitu, haluan todellisen mahdollisuuden tehdä päätöksen käsin, kun katson sen tarpeelliseksi.”

”Emme halua, että meitä kohdellaan julkisyhteisönä – olemme yhtiö, ja punnitsemme riskiä ja tulosta eri tavalla kuin virasto.”

Mitä yhtiöissä kysytään useimmin.

Miten uusi järjestelmä integroidaan nykyiseen taloushallinnon järjestelmään vaihtamatta kaikkea?

Useimmiten se onnistuu rajapinnan (API) tai erillisen integraation avulla, kunhan integraatiovaatimus kirjataan määrittelyyn ensimmäisestä päivästä alkaen eikä sitä lisätä sopimusmuutoksella sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Se on yksi yleisimmistä kiistakohdista kunnallisten yhtiöiden IT-hankkeissa – ja yksi helpoimmista ratkaista etukäteen.

Kuuluuko kunnallinen yhtiö (kaukolämpö, vesihuolto) KSC-lain (NIS 2) piiriin?

Kyllä. 3. huhtikuuta 2026 voimaan tulleen lakimuutoksen jälkeen yhtiö, joka hoitaa julkisen palvelun tehtäviä, kuuluu lain piiriin vähintään tärkeänä toimijana koostaan riippumatta. Kaukolämpö, vesihuolto tai liikenne voivat lisäksi tehdä siitä alansa keskeisen toimijan – tämä kannattaa tarkistaa tapauskohtaisesti. Se, että yhtiö toimii osakeyhtiönä, ei poista velvoitteita.

Miten kahden IT-toimittajan tarjouksia verrataan objektiivisesti johdolle?

Tarvitaan yhteinen kriteerimatriisi – toiminnallisuus, arkkitehtuuri ja avoimuus, tietoturva ja vaatimustenmukaisuus, teknologia ja toimittaja, kokonaiskustannus – josta sovitaan ennen toimittajatapaamisia, ei niiden aikana. Ilman sitä verrataan usein omenoita appelsiineihin, ja voittajaksi nousee parempi esitys, ei parempi tarjous.

Onko osakeyhtiöllä erilaiset digitalisaatiovelvoitteet kuin virastolla?

Kyllä. Yhtiöoikeuden logiikka poikkeaa julkishallinnon logiikasta: päätösten aikajänne on toinen, samoin taloudellisen tuloksen paine, ja osa velvoitteista (esimerkiksi julkiset hankinnat) ei välttämättä koske yhtiötä samassa laajuudessa kuin virastoa. Siksi viestinnässä ja neuvonnassa kunnallisille yhtiöille tulisi käyttää liiketoiminnan kieltä – riski, kustannus, jatkuvuus – eikä hallinnon kieltä.

Miten tarkistetaan, ovatko uuden alustan toimittajan lupaamat säästöt todellisia?

Kokonaiskustannukset on laskettava usean vuoden ajalta – lisenssi, käyttöönotto, ylläpito, koulutus, integraatio – ja niitä on verrattava nykyisten, hajanaisten järjestelmien todellisiin kustannuksiin, ei niiden vuosia sitten maksettuun listahintaan. Yleinen väite siitä, että yksi alusta tuo säästöjä, ei yleensä kestä, kun luvut lasketaan.

Miten yhtiö valmistellaan ERP- tai laskutusjärjestelmän käyttöönottoon?

Listatkaa ensin, minkä kanssa uuden järjestelmän on toimittava: taloushallinnon järjestelmä, KSeF-yhteensopiva laskujen kierto, tekniset järjestelmät ja asiakaspalvelu. Sopikaa, kuka yhtiössä päättää prosesseista, ja kirjatkaa vaatimukset integraatiot mukaan lukien ennen kuin aloitatte neuvottelut toimittajien kanssa. Verratkaa tarjouksia yhdessä matriisissa ja kokonaiskustannusten perusteella, ja perustakaa vastaanottotarkastus sovittuihin testiskenaarioihin.

Aloitetaan keskustelulla seuraavasta IT-hankkeestanne.

Kirjoittakaa: wojciech.kroczak@krogis.pl Soittakaa: +48 516 401 658

Vastaan 2 arkipäivän kuluessa
Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksutta
Mitään ei tarvitse valmistella etukäteen

KSeF, asiakirjojen kulku, e-Doręczenia (sähköinen tiedoksianto), uusi ERP. Jokainen näistä hankkeista muuttaa ihmisten työtä.