Conseiller IT pour services publics locaux : KSeF

Q: Comment vérifier si les économies promises par le fournisseur d’une nouvelle plateforme sont réelles ?

Il faut calculer le coût total de possession (TCO) sur plusieurs années (licence, déploiement, maintenance, formation, intégration) et le comparer au coût réel de vos systèmes actuels, dispersés, et non à leur prix catalogue d’il y a plusieurs années. L’affirmation générale selon laquelle une plateforme unique fera faire des économies résiste rarement à l’épreuve des chiffres.

Krogis conseille les entreprises municipales (chauffage urbain, distribution d’eau, transports urbains et ports) sur les changements qu’apportent les projets informatiques : circuit des factures adapté au KSeF, intégration avec le système financier et comptable, dossier électronique, signatures électroniques, remplacement de l’ERP. J’aide à les ordonner en une seule séquence, à préparer les responsables et les équipes au bureau comme sur le terrain, à évaluer les offres de manière indépendante devant le conseil de surveillance (ce qui s’intégrera au système financier et comptable, ce que cela coûte réellement sur cinq ans, comment comparer deux offres selon les mêmes critères) et à vérifier, après le déploiement, si les équipes travaillent vraiment autrement. Pour les entreprises de chauffage urbain, de distribution d’eau et de transports urbains, ainsi que les sociétés portuaires.

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**Détail A**robinetterie du réseauEntreprise municipalechauffage urbain · eau · transportsfeuille 1photo d’illustration

**Wojciech Kroczak**Conseiller en conduite du changement et transformation numérique. 2019–2026 : entreprises de services publics.

La conduite du changement dans l’entreprise municipale. Des projets typiques et ce qu’ils changent dans le travail des équipes.

Dans une entreprise municipale, le changement touche à la fois les bureaux et les équipes de terrain, et la responsabilité se répartit entre la direction, le conseil de surveillance et le propriétaire.

KSeF et circuit des factures

Ce qui change pour les gens : la facture arrive par voie électronique, et son imputation comme sa validation se font dans le système, et non plus sur papier circulant entre les services.

La difficulté typique : une partie des personnes qui valident les factures sont rarement à leur bureau ; le nouveau circuit doit donc s’adapter à leur journée de travail.

Ce à quoi je veille : un circuit de validation adapté au travail sur le terrain, les suppléances, les chefs de service comme premiers destinataires et, après le démarrage, un contrôle des endroits où les factures restent bloquées.

Flux documentaire, dossiers électroniques, archive électronique et signature électronique

Ce qui change pour les gens : les documents et les dossiers du personnel vivent dans le système, et la signature comme l’archivage n’exigent plus de classeurs.

La difficulté typique : l’habitude du papier et la crainte que « ça se perde dans le système ».

Ce à quoi je veille : ce que l’on se contente de numériser et ce que l’on change vraiment dans le processus, par quels services commencer et qui, dans l’entreprise, veille à l’ordre après le déploiement.

Remplacement de l’ERP ou d’un logiciel métier

Ce qui change pour les gens : le travail de presque tout le monde change : comptabilité, magasin, facturation et service client.

La difficulté typique : le confort de l’ancien système et des tableurs maison, face auxquels le nouveau système perd si personne ne l’a anticipé.

Ce à quoi je veille : la préparation des chefs de service, des formations sur les données propres de l’entreprise et, après 3 à 6 mois, un point pour vérifier que les équipes travaillent vraiment dans le nouveau système.

e-Doręczenia et procédures électroniques

Ce qui change pour les gens : les courriers et les procédures soumis à des délais légaux passent entièrement par la voie électronique.

La difficulté typique : face aux délais légaux, les gens préfèrent la méthode éprouvée et craignent l’erreur.

Ce à quoi je veille : une procédure claire, des suppléances et un aide-mémoire simple pour les personnes qui le font rarement.

KSC et NIS 2. Les sociétés de chauffage urbain, de distribution d’eau et de transports urbains sont des entités typiquement couvertes par le KSC. Les obligations incombent à la direction de la société ; j’aide à les détailler, à tenir les fournisseurs et à préparer la société à l’audit. Le KSC du point de vue de la direction

Ce qu’est la conduite du changement et pourquoi elle est payante

Les questions dont il vaut mieux connaître la réponse.

Je les pose aux présidents et aux membres des directions des sociétés municipales, avant qu’ils ne signent le contrat. Si la réponse à l’une d’elles est « nous ne savons pas », c’est précisément là que je peux aider.

Le nouveau système fonctionnera-t-il avec notre système financier et comptable et avec le circuit des factures sous KSeF ?
Combien le système nous coûtera-t-il réellement sur cinq ans, maintenance et sortie du contrat comprises ?
La recommandation de notre service informatique a-t-elle été confrontée à un avis indépendant ?
Qui, dans la société, répond du changement des processus, et pas seulement de l’installation ?
Que présenterons-nous au conseil de surveillance pour justifier le choix ?

Le coût d’une erreur. Un prix de départ bas pèse souvent moins que le coût des avenants, des intégrations ajoutées après la signature et de la maintenance les années suivantes. Un conseiller coûte généralement moins cher qu’une seule technologie mal choisie, qu’un seul mauvais prestataire ou qu’un seul piège dans un contrat.

Ce que vous y gagnez. Les documents sont un outil, pas une fin en soi.

Un second avis, indépendant, avant de vous présenter devant le conseil de surveillanceEn complément de la recommandation de votre propre service informatique, avec les risques et les options consignés par écrit.
Le coût réel sur cinq ansLicences, déploiement, maintenance et évolutions, et pas seulement le prix d’entrée.
L’intégration au système comptable sans avenantsDes exigences d’intégration décrites avant la signature du contrat, et non après.
Une équipe qui adopte le systèmeConduite du changement : communication, formations, référents dans chaque service.
Moins de risques d’erreurLes questions à poser avant que la décision ne soit prise, et non après.

Vous avez un service informatique. Cela ne veut pas dire que vous maîtrisez la décision.

Une entreprise municipale ou portuaire dispose généralement de son propre service informatique et d’un budget d’investissement. Pourtant, les décisions sur l’orientation de la transformation numérique sont prises sur la foi d’une seule recommandation, sans vérification externe des risques, des coûts et des alternatives.

Élévation B–Bport d’attacheHauts-fondsles risques sur le cap

Vous n’êtes pas une administration. Une société commerciale obéit à une autre logique qu’une administration : un autre horizon de décision, une autre manière de justifier ses choix, une autre pression sur les résultats. Nous travaillons dans votre langage (risque, coût, continuité d’exploitation) et non dans celui de l’administration.

KSeF et circuit des factures déjà en vigueur

La facturation électronique structurée obligatoire exige une intégration avec vos systèmes financiers et comptables existants, et pas seulement l’achat d’un nouveau module.

L’inventaire fournit : une matrice d’intégration avec le système comptable et la liste des systèmes qui doivent échanger des données avec lui.

Intégration avec le système comptable et l’ERP premier point de friction de tout projet

L’intégration d’un nouveau système avec le système financier et comptable existant est le point de friction le plus fréquent : la question est « peut-on le raccorder ? », et non « faut-il tout remplacer ? ».

L’inventaire fournit : l’exigence d’intégration inscrite dans le cahier des charges dès le premier jour, et non ajoutée par avenant après la signature.

Dossier numérique du personnel et autres modules circuit des contrats, demandes, dossiers des salariés

Chaque nouveau module s’intègre à l’existant ou devient un îlot applicatif de plus, que l’entreprise paie deux fois.

L’inventaire fournit : les catégories A/B/C/D et l’ordre des déploiements.

KSC / NIS 2 opérateurs d’infrastructures

De nombreuses entreprises de services publics, notamment dans le chauffage urbain, l’eau et les transports, entrent dans le champ de la loi polonaise modifiée sur le système national de cybersécurité (KSC), bien qu’elles soient constituées en sociétés commerciales.

L’inventaire fournit : un registre des systèmes et un registre des risques.

L’ERP comme colonne vertébrale, pas comme solution à tout la pression du fournisseur : « on fera tout dans un seul système »

Un grand ERP intégré paraît rassurant, mais il peut devenir une dépendance massive envers un seul fournisseur, sans agilité ni place pour des technologies plus récentes. Il n’existe pas de réponse unique : tout dépend du modèle économique et de la taille de l’entreprise.

L’inventaire fournit : ce qui reste dans l’ERP et ce qu’il vaut mieux isoler dans un système distinct et bien intégré.

Un service informatique sans pouvoir de contrainte le responsable informatique sait quoi faire, les autres services ne suivent pas

Le responsable informatique identifie le besoin, mais n’a aucune autorité sur les autres chefs de service pour obtenir leur coopération : ce qui lui manque, c’est un levier, pas des connaissances.

L’inventaire fournit : un mandat de la direction confié à un conseiller externe pour réunir ce dont le service informatique a besoin.

Deux offres devant la direction une décision qui engage une large part du budget informatique

Sans matrice de comparaison commune, on compare des choses qui ne sont pas comparables, et c’est la meilleure présentation qui l’emporte, pas la meilleure offre.

L’inventaire fournit : des critères de comparaison fixés avant les rencontres avec les fournisseurs, et non pendant.

La demande porte sur « un logiciel de factures ». L’objectif est souvent plus large.

Avant que l’entreprise n’achète un module de plus, je demande pourquoi, et à quoi l’on reconnaîtra le succès. Il s’avère souvent que, derrière la demande d’un seul système, se cache un processus qu’il faut d’abord remettre en ordre ; l’outil ne vient qu’en second.

La demande« Il nous faut un système de circuit des factures pour le KSeF. »
Le besoin réel
- une politique d’achat structurée : de l’expression du besoin à la commande et au contrat, jusqu’aux factures de dépenses,
- des règles claires d’approbation et de gestion des fournisseurs,
- une intégration avec le système financier et comptable prévue dès le départ, et non ajoutée par avenant après la signature.

Est-ce votre cas ? Quatre points à connaître avant le premier échange.

Ce qui le trahit souvent

Il arrive que le conseil de surveillance s’interroge sur le coût et le risque, tandis que la direction n’a qu’une recommandation, celle de son propre service informatique. L’intégration avec le système financier et comptable n’apparaît parfois qu’après la signature du contrat. Les projets KSeF, e-Doręczenia et de gestion des documents sont souvent menés par des fournisseurs différents.

Ce qui peut se passer si vous attendez

Les avenants et les coûts de maintenance augmentent souvent, car le prix de départ ne montre pas le coût sur cinq ans. Le remplacement de l’ERP ou de la circulation des factures peut prendre du retard lorsque les exigences ont été rédigées par le fournisseur. La direction décide alors sans second avis indépendant.

Qui est généralement le sponsor

Généralement le président ou le membre de la direction chargé des finances, en lien avec le responsable informatique.

Ce que je ne fais pas

Je ne remplace pas le service informatique, je n’empiète pas sur ses compétences et je ne vends pas de systèmes. La décision reste du côté de la direction et du conseil de surveillance.

Le plus petit premier pas sans risque : un échange de 30 minutes sans frais, puis l’inventaire (2 à 6 semaines, en dessous du seuil des marchés publics, tarif communiqué après le premier échange). Vous ne prenez aucun engagement avant.

Les projets informatiques ne se voient dans leur ensemble que si quelqu’un les rassemble. La direction et le conseil de surveillance veulent une image unique.

KSeF, intégration avec le système financier et comptable, remplacement de l’ERP et modules suivants : des personnes et des fournisseurs différents les mènent. Le service informatique est parfois modeste, et il ne lui reste pour la coordination que ce qui subsiste après l’exploitation des systèmes.

Je rassemble en un seul endroit ce qui est aujourd’hui dispersé : projets, échéances, dépendances, décisions et engagements des fournisseurs. Du côté de l’entreprise, et sans empiéter sur les compétences du service informatique.

Une liste de projets unique et à jour : statut vert, orange ou rouge, responsable et prochaine échéance.
La collecte des statuts auprès du service informatique, des métiers et des fournisseurs, et le suivi de ce que le fournisseur a annoncé.
Un registre des risques et des décisions : ce qui attend la direction et ce qui se passera si la décision n’est pas prise.
Un court rapport pour la direction, mensuel ou trimestriel, à présenter au conseil de surveillance.
Le service informatique reste responsable de l’exécution et de l’exploitation. Je coordonne l’information, je ne le remplace pas.

Périmètre de la coordination et du suivi permanent des projets

Ce que la direction a en main après 2 à 6 semaines.

Une page pour le directeur général et la cheffe comptable, une présentation pour la réunion de direction et un jeu complet de documents pour les échanges avec les fournisseurs.

Synthèse d’une page pour la direction

Les systèmes de l’entreprise : état des lieux et recommandation6 systèmes sur 11

Finance et comptabilitéCheffe comptablepas d’API pour le KSeFB
Circuit des factures fournisseursDirection financièrepapier et e-mailD
Facturation et comptes clientsService clientscontrat jusqu’en 2029A
RH et paieRHpas de dossier numérique du personnelB
Cartographie des réseaux (SIG)Service techniquefin du support en 2026C
Réclamations et demandesService clientstableurD

1 à conserver2 à adapter1 à remplacer2 lacunes

Recommandation : le circuit des factures pour le KSeF sous forme d’intégration avec le système comptable, et non d’un nouveau système. Le dossier numérique du personnel dans un second temps, sur la même plateforme de processus.

feuille 2modèle de documentÉchelle 1 : directionune pageExemple avec des données illustratives ; la mise en page est celle du document réel.

Présentation à la direction, 12 à 15 diapositives

Plan provisoire. Une séance de 60 à 90 minutes comprise dans le prix.

Objectif et périmètre de l’inventaire. Ce que nous avons recensé, et ce que nous avons délibérément laissé de côté.
Cartographie des systèmes de l’entreprise. Responsable, coût annuel, fin du support, liens avec le système comptable.
Catégories A/B/C/D. Ce qu’il faut conserver, adapter, remplacer, et ce qui manque.
Intégrations avec le système comptable. Ce qui échange des données aujourd’hui et ce qui est ressaisi à la main.
Circuit des factures sous le KSeF. Une option intégrée au système comptable et une option avec un nouveau système, chacune avec son coût sur 5 ans.
Risques et pondération. Un registre de 20 risques avec carte de chaleur, dont KSC/NIS 2 et la dépendance aux fournisseurs.
Options de décision. Des options réalistes et leurs conséquences pour la continuité d’exploitation.
Critères de comparaison des offres. Une seule matrice pour tous les fournisseurs.
Recommandation et calendrier. Les trois premières étapes et leurs responsables.

La liste complète des 16 documents et outils

Votre projet	Ce que reçoit la direction	Le risque écarté
Circuit des factures sous le KSeF	Une matrice d’intégration avec le système comptable, des exigences pour le cahier des charges, une option d’intégration et une option avec un nouveau système, avec leur coût sur 5 ans.	Un îlot applicatif de plus à côté du système comptable, des avenants payants pour l’intégration, une double saisie des données.
Intégration avec le système comptable et l’ERP	L’exigence d’intégration inscrite dans le cahier des charges dès le premier jour, des questions à poser aux fournisseurs.	Découvrir après la signature que « ça ne se raccorde pas », et devoir remplacer un système que personne ne voulait remplacer.
Dossier numérique du personnel et autres modules	Les catégories A/B/C/D, l’ordre des déploiements, un plan de conduite du changement.	Des résistances de l’équipe dès le départ, et des modules qui ne communiquent pas entre eux.
Conseil de surveillance et actionnaire	Une recommandation d’une page, une comparaison des offres selon des critères standardisés, le coût total sur 5 ans.	Une décision prise « sur présentation », et des questions après coup sur ce qui la fondait.

Devis après un échange

Selon le nombre de systèmes et de services. Je confirme le prix exact après un échange de 30 minutes sur la taille de votre entreprise.

2 à 6 semaines entre la signature du contrat et la séance avec la direction, 1 à 3 jours de travail sur site et environ 10 heures de disponibilité de votre coordinateur.
Aucun lien commercial avec les éditeurs de logiciels métier et de plateformes : une évaluation A/B/C/D sans conflit d’intérêts.
Un accord de confidentialité avant le démarrage. Tous les livrables dans des formats modifiables, avec une licence perpétuelle pour l’entreprise.

Ce qu’y gagnent le directeur général, la cheffe comptable et le responsable informatique.

Directeur général

Décide des projets informatiques sur la recommandation de son propre service informatique, et a besoin d’un second avis, indépendant, avant la signature, pas après coup.

Reçoit : une recommandation d’une page et deux options de décision avec leur coût sur 5 ans, prêtes à être présentées au conseil de surveillance.

Y gagne : une décision qu’il peut défendre devant le conseil de surveillance.

Directeur financier, chef comptable

Responsable de l’intégration des nouveaux systèmes avec le système financier et comptable existant, généralement le premier et le plus rude point de friction de tout projet.

Reçoit : une matrice d’intégration avec le système comptable et des exigences qui peuvent être inscrites dans le contrat du fournisseur et lui être opposées.

Y gagne : des coûts prévisibles et une intégration sans avenants.

Responsable ou directeur informatique

Un allié, lorsqu’une évaluation indépendante étaye sa recommandation par des chiffres et des arguments qui parlent à la direction, et non un concurrent qui lui prend son rôle.

Reçoit : un registre des systèmes, une méthode reproductible et des arguments à l’appui de sa propre recommandation, formulés pour la direction.

Y gagne : une confirmation indépendante de sa propre recommandation.

Un avis indépendant aux côtés de la recommandation de votre service informatique, pas à sa place.

La même manière de travailler a fait ses preuves lors de la transformation numérique d’un terminal à conteneurs : une voix extérieure et indépendante à la table de la direction, aux côtés de l’expertise du service informatique de l’entreprise, et non à sa place.

2 à 6 semaines
Inventaire des systèmes et de l’architecture informatique

Un registre des systèmes, des intégrations et des dépendances, avec une attention particulière au système financier et comptable et à ses liens. Catégorisation A/B/C/D et cartographie des risques. Une synthèse d’une page pour la direction.

Le périmètre complet de la prestation
Par projet
Évaluation indépendante du projet et de ses intégrations

Avant que la direction n’approuve la recommandation du service informatique : un second avis sur les risques, le coût total et les alternatives. Je signale où d’autres entreprises dans une situation comparable ont payé trop cher, faute d’avoir anticipé l’intégration, la migration des données ou les résistances de l’équipe. Quand le directeur général a une idée mais pas le temps de la formaliser, 15 à 20 minutes d’échange suffisent pour que je revienne sous 2 jours environ avec un concept prêt à être évalué.

Comment cela fonctionne
Délai fixé après le premier échange
Préparation des échanges avec les fournisseurs

Une matrice de comparaison de deux offres (ou plus) selon des critères communs, des questions à poser aux fournisseurs et la participation aux réunions en tant que représentant de la direction, afin que la décision soumise au directeur général repose sur des données comparables et non sur la force de persuasion d’une présentation.
Accompagnement continu
Conseiller en transformation numérique

Participation aux réunions avec les fournisseurs, avis sur les projets suivants en parallèle de la recommandation de votre service informatique, et une vision à jour des cas où des entreprises comparables ont payé trop cher leurs décisions en matière de cloud, d’API ou d’automatisation.

Une entreprise de chauffage urbainCircuit des factures avec OCR et intégration au KSeF
Le service juridique de la même organisation dispose aujourd’hui d’une archive électronique des procédures d’achat, d’un circuit des factures avec OCR, de l’intégration au KSeF et d’un module d’assistance juridique, réalisés comme des projets successifs, chacun s’appuyant sur le précédent, selon le même mécanisme : la direction formule une intention, Krogis la traduit en actions.
Voir comment cela s’est passé
2018–2026Un terminal à conteneurs
« La même manière de travailler que pour la transformation numérique du terminal à conteneurs : une voix indépendante pour la direction, aux côtés de l’expertise du service informatique de l’entreprise, et non à sa place. »
Un système CRM pour le service client et le service commercial, bâti sur une plateforme de processus : contacts, demandes reçues via le site web, calcul et préparation des offres, réclamations, toujours en service aujourd’hui. Identification des objectifs, analyse des besoins et élaboration du concept d’un système de gestion de la relation avec les parties prenantes. Une expérience de la transformation numérique d’un grand opérateur d’infrastructures.
2019–2026Entreprises de services publics : chauffage urbain, distribution d’eau, transports urbains
Conception, déploiement et mise en service d’une plateforme de travail collaboratif et de gestion des processus métier couvrant notamment une archive électronique des procédures d’achat, un circuit électronique des pièces de dépenses, le dossier numérique du personnel, la gestion du courrier et l’assistance juridique.

Ce que j’entends dans les entreprises de chauffage urbain, de distribution d’eau et de transports urbains.

Des thèmes récurrents et anonymisés, tirés d’échanges sur la transformation numérique, et non des citations d’une entreprise en particulier.

« Avant d’aller plus loin, j’ai besoin de savoir si cela peut seulement se raccorder à notre système comptable. Le reste est secondaire. »

« Nous présentons toujours deux offres côte à côte à la direction. Il nous faut quelqu’un qui nous aide à les comparer honnêtement, pas simplement à choisir la présentation la plus soignée. »

« Même quand un processus est automatisé, je veux garder une vraie possibilité de trancher à la main quand je le juge nécessaire. »

« Nous ne voulons pas être traités comme un organisme public. Nous sommes une entreprise, et nous ne pesons pas le risque et le résultat comme une administration. »

Les questions que les entreprises posent le plus souvent.

Comment intégrer un nouveau système au système financier et comptable existant sans tout remplacer ?

Dans la plupart des cas, c’est possible via une API ou une intégration dédiée, à condition que l’exigence d’intégration figure dans le cahier des charges dès le premier jour au lieu d’être ajoutée par avenant après la signature du contrat. C’est l’un des points de friction les plus fréquents dans les projets informatiques des entreprises municipales, et l’un des plus faciles à traiter en amont.

Une entreprise municipale (chauffage urbain, distribution d’eau) relève-t-elle de la loi KSC (NIS 2) ?

Oui. Depuis la modification entrée en vigueur le 3 avril 2026, une société qui exerce des missions de service public relève de la loi au moins en tant qu’entité importante, quelle que soit sa taille. Le chauffage urbain, l’eau ou les transports peuvent en outre en faire une entité essentielle dans son secteur — c’est à vérifier au cas par cas. La forme de société commerciale n’exclut pas les obligations.

Comment comparer objectivement deux offres de fournisseurs informatiques devant la direction ?

Il faut une matrice de critères commune (fonctionnalités, architecture et ouverture, sécurité et conformité, technologie et fournisseur, coût total), fixée avant les rencontres avec les fournisseurs et non pendant. Sans elle, on compare souvent des choses qui ne sont pas comparables, et c’est la meilleure présentation qui l’emporte, pas la meilleure offre.

Une société commerciale a-t-elle d’autres obligations numériques qu’une administration ?

Oui. Le Code polonais des sociétés commerciales obéit à une autre logique que l’administration publique : l’horizon de décision est différent, la pression sur le résultat financier aussi, et certaines obligations (comme les marchés publics) peuvent ne pas s’appliquer à une société dans la même mesure qu’à une administration. C’est pourquoi la communication et le conseil auprès des entreprises municipales doivent employer le langage de l’entreprise (risque, coût, continuité) et non celui de l’administration.

Comment vérifier si les économies promises par le fournisseur d’une nouvelle plateforme sont réelles ?

Il faut calculer le coût total de possession sur plusieurs années (licence, déploiement, maintenance, formation, intégration) et le comparer au coût réel de vos systèmes actuels, dispersés, et non à leur prix catalogue d’il y a plusieurs années. L’affirmation générale selon laquelle une plateforme unique fera faire des économies résiste rarement à l’épreuve des chiffres.

Comment préparer l’entreprise au déploiement d’un ERP ou d’un système de facturation ?

Commencez par recenser ce avec quoi le nouveau système doit fonctionner : le système financier et comptable, le circuit des factures sous le KSeF, les systèmes techniques et le service clients. Déterminez qui, dans l’entreprise, décide des processus, et décrivez les exigences, intégrations comprises, avant d’engager les échanges avec les fournisseurs. Comparez les offres dans une matrice unique et sur le coût total, et fondez la recette sur des scénarios de test convenus.

Commençons par un échange sur votre prochain projet informatique.

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KSeF, flux documentaire, e-Doręczenia, nouvel ERP. Chacun de ces projets change le travail des équipes.