Vähemmän riskiä, vähemmän kulutettua rahaa ja hanke, jota viedään eteenpäin yhteistyössä sellaisen kanssa, joka tietää, mitä pitää kysyä. Aloitamme IT-järjestelmien kartoituksella: 2–6 viikkoa, julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolella. Julkiselle sektorille (kunnat), kunnallisille yhtiöille ja yrityksille, joiden IT-tiimin aika menee kokonaan päivittäiseen ylläpitoon.
Kahden vuosikymmenen ajan toimin toimittajan puolella ja vastasin siitä, että ymmärrettiin, mitä liiketoiminta todella tarvitsi – silloinkin, kun se ei itse osannut ilmaista sitä selkeästi. Nykyään tarjoan saman osaamisen johdolle pöydän toiselta puolelta: tilaajan puolelta.
Tämä koskee kartoituksia, hankintoja ja riskien kääntämistä päätöksenteon kielelle – ei tietoturvaa sinänsä. IT-tiimillä on yleensä tämä tieto; minä autan muuntamaan sen johdon päätökseksi, ja päinvastoin.
Laadittu alusta alkaen juuri teidän organisaatiollenne, muokattavassa muodossa ja pysyvällä lisenssillä. Yhteensä 16 asiakirjaa ja työkalua, jotka muodostavat perustan digitaaliselle muutokselle ja pitkän aikavälin IT-strategian toteuttamiselle – niiden joukossa johdolle pidettävä esitys ja työpaja, jotka sisältyvät hintaan.
Yhden sivun tiivistelmä johdolle, kartoitusraportti, jonka voi esittää johdolle, alueelliselle tilintarkastuskamarille (RIO) ja Puolan valtiontalouden tarkastusvirastolle (NIK), taulukko, jossa kustakin järjestelmästä on 35 ominaisuutta, sekä matriisi integraatioista valtion keskitettyihin järjestelmiin. Nykytilan (”AS IS”) tunteminen on välttämätöntä tavoitetilan (”TO BE”) määrittelemiseksi.
Digitalisaatiostrategia 10 vuodeksi, teknisten standardien luettelo, 20 mallisopimuslauseketta tarjouspyyntöasiakirjoihin (SWZ) ja tekoälyn vastuullisen käytön periaatteet.
Digitaalisen aloitteen kuvauslomake, arkkitehtuuriarvioinnin pisteytyskortti, kartoitusmenetelmä, jonka voitte toistaa omin voimin, 20 riskin rekisteri lämpökarttoineen ja muutoksenhallintasuunnitelma.
Arkkitehtuurikaaviot, noin 150 käsitteen ja lyhenteen sanasto sekä 12–15 dian esitys ja 60–90 minuutin työpaja johdolle, joka sisältyy hintaan. Esityksessä käsitellään tunnistetut riskit ja keinot niiden lieventämiseen, mukaan lukien johdon jäsenten henkilökohtaiset riskit.
Sama eteneminen on toiminut kuntien ja kunnallisten yhtiöiden digitalisoinnissa: aluksi suppea, konkreettinen laajuus, jota laajennetaan uusiin prosesseihin sitä mukaa kuin luottamus kasvaa.
Sovellusrekisteri, jossa on omistaja, sopimus, lisenssi, kustannus ja tuen päättymispäivä. Kartta järjestelmien tukemista ja tukemattomista prosesseista sekä kartta integraatioista ja tietojen manuaalisesta uudelleensyötöstä. Riskirekisteri: yksittäiset vikaantumispisteet, riippuvuus toimittajasta ja puutteet suhteessa vaatimuksiin (KRI, NIS 2, e-Doręczenia, KSeF). Yhden sivun tiivistelmä johdolle.
Kartoitus tuottaa: järjestelmärekisterin ja riskirekisterin – lähtökohdan lain edellyttämälle riskienhallinnalle. Sitä, mikä ei ole listalla, ei voi suojata.
Kartoitus tuottaa: dokumentoidun A/B/C/D-luokittelun ja perustelun jokaiselle hankintapäätökselle, valmiina esitettäväksi tarkastajille.
Rekisterien, prosessien ja integraatioiden kerrokset. Organisaation omaksumat standardit: organisaatiorakenne käyttöoikeusmallia varten, käyttöliittymästandardit, tietoryhmien rooli arkkitehtuurissa, prosessimallinnuksen standardit, kolmen vuoden tiekartta sovittujen tavoitteiden toteuttamiseksi, IT-hankintojen ohjeet (esim. dokumentoidut rajapinnat) sekä jäsennelty erittely arvioitavista talousarvioeristä investoinnit ja ylläpito (kokonaiskustannukset) mukaan lukien, voimassa olevan sääntelyn (KSC, NIS 2, EZD) mukaisesti.
Kartoitus näyttää, mitä teillä on, mitä puuttuu ja mitä on korjattava, sekä kokonaiskustannukset: kertaluonteiset investoinnit ja välttämättömät ylläpitokustannukset. Juuri tällaista menosuunnitelmaa valtuusto ja talousjohtaja odottavat voidakseen suunnitella tulevia talousarvioita.
Kartoitus tuottaa: integraatiomatriisin taloushallinnon järjestelmään ja luettelon järjestelmistä, joiden on vaihdettava tietoja sen kanssa.
Haastattelut, prosessikartat, tietomalli, kentät, näkymät, ilmoitukset, integraatiot ja testiskenaariot kirjattuina ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Lisäksi valmistautuminen toimittajakeskusteluihin: esitettävät kysymykset, hankintamatriisi ja osallistuminen tapaamisiin tilaajan edustajana. Ennen kaikkea kuitenkin vastaus siihen, mitä käyttöönoton onnistuminen tarkoittaa: miksi teemme tämän ja mitä tuloksia odotamme.
Kartoitus tuottaa: kartan asiakirjojen kulusta ja integraatioista, migraatiovaatimukset ja sopimuslausekkeet. Ilman sitä migraatio vain siirtää vanhan asiakirjojen kulun virheet uuteen järjestelmään. Lisäksi nykyisten ja mahdollisten toimintojen jako järjestelmien kesken – esimerkiksi mikä järjestelmä hoitaa kirjeiden massalähetykset e-Doręczenia-palvelun kautta.
Kuukausittainen tapaaminen hallintojohtajan tai toimitusjohtajan ja IT-päällikön kanssa, kuukausittainen toiminta- ja riskiraportti, neljännesvuosittain kokoontuva digitalisaatiotoimikunta, neljännesvuosittainen riskien ja kriittisten sopimusten katselmointi sekä pakollinen neuvoa-antava lausunto ennen jokaista suurempaa hankintaa.
Laajuus: IT:n hallintamalli ja päätöksenteko, ajantasainen järjestelmärekisteri, prosessien analysointi ja optimointi, hankinnat ja toimittajariippuvuuden riski, riskien tulkinta ja arviointi johdon ja IT:n välillä, projektisalkku.
Uuden yhteistyön ensimmäiset 90 päivää: alustava tilannearvio ja mahdolliset kiireelliset ”punaiset liput”, rekisterien käynnistäminen ja sopimusten läpikäynti sekä raportti johdolle ja 12–24 kuukauden tiekartta.
Kartoitus ei ole erillinen hanke EZD-luokan järjestelmän valinnan, KSeF:n tai KSC:n rinnalla. Se on jokaisen niistä ensimmäinen vaihe, joka tehdään kerran eikä neljästi pala palalta.
Julkinen sektori – kunnat
Hallintojohtajan ja talousjohtajan ei tarvitse tuntea IT-arkkitehtuuria. He tarvitsevat järjestelmä- ja sopimusrekisterin, KSC/NIS 2 -riskit ja yhden sivun tiivistelmän, jonka voi viedä kunnan johdon ja valtuuston eteen.
Kunnalliset yhtiöt
Kaukolämpö-, vesihuolto- tai joukkoliikenneyhtiön toimitusjohtaja saa yhden suosituksen omalta osastoltaan. Toinen, riippumaton näkemys ennen allekirjoitusta: mikä todella integroituu taloushallinnon järjestelmään ja mitä se oikeasti maksaa viiden vuoden aikana.
Yritykset
Uuden ERP-järjestelmän valinta ja käyttöönotto, reklamaatioiden käsittely, prosessipohjainen CRM, kustannusasiakirjojen kulku KSeF:n vaatimusten mukaisesti, sopimustenhallinta, työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättämisen prosessit: kirjaan vaatimukset yhdessä johdon kanssa, keskustelen IT-tiiminne ja toimittajien kanssa, vertailen tarjouksia (tytäryhtiöissä konsernin pääkonttorin hankintaohjeiden mukaan) ja valvon sekä hankkeen toteutusta että sen mukanaan tuomaa organisaatiomuutosta. Konseptin saatte yhden keskustelun jälkeen, noin 2 päivässä.
KSeF, e-Doręczenia, e-arkisto, NIS 2, sovellusalustat, prosessimallinnuksen standardit, henkilöstö- ja rekrytointiprosessit, talousprosessit, asiakaspalveluprosessit, ERP-luokan järjestelmiin integroituvien kokonaisvaltaisten sovellusjärjestelmien rakentaminen, verkkokauppa, B2B-markkinapaikat. Samat ongelmat neljässä hyvin erilaisessa ympäristössä: kunnan virastossa, kunnallisessa yhtiössä, satamassa ja teollisuuskonsernissa. Niiden näkeminen näin monesta näkökulmasta on kerryttänyt runsaasti kokemusta neuvonantajan työhön.
18 vuotta työtä paikallishallinnon kanssa yhtenäisen tiedonvaihtoalustan strategian ja arkkitehtuurin parissa – alustan, joka tekee todellisen sähköisen viraston mahdolliseksi. Yli 40 suunniteltua ja käyttöönotettua moduulia, muun muassa EZD, e-arkisto, sähköinen johto, sähköinen valtuusto, sähköiset hakukierrokset, sähköinen rekrytointi, asukkaiden kuulemiset, sähköiset virkamatkat, sähköinen koulutus, valtuutettujen tuki, 12 julkista rekisteriä ja kaksi verkkoportaalia.
Yhteistyön ja liiketoimintaprosessien hallinnan alustan suunnittelu, käyttöönotto ja käynnistys. Alusta kattaa muun muassa hankintamenettelyjen sähköisen arkiston, kustannusasiakirjojen sähköisen kierron, sähköiset henkilöstökansiot, kirjeenvaihdon hallinnan ja oikeudellisen avustuksen.
Kokonaisvaltaisen procure-to-pay-ratkaisun konseptisuunnittelu ja käyttöönotto Puolassa toimivalle kansainväliselle teollisuuskonsernille. Muutoksenhallinnan vetäjän rooli suhteessa johtoon, talousjohtajaan (CFO) ja pääkirjanpitäjään. Nyt yhdeksäs vuosi BPM-järjestelmän (business process management) kehittämistä. Myöhemmät laajennukset ovat kattaneet muun muassa reklamaatiot, sopimukset ja sopimusmuutokset, näytteiden luovutuksen, varastopoikkeamat, laadunhallinnan, valtakirjat, muutoksia koskevat lausuntopyynnöt, e-Doręczenia-palveluun integroidun kirjeenvaihdon hallinnan sekä maksujen ja maksuerien käsittelyn pankkijärjestelmään integroituna.
Prosessialustalle rakennettu monikielinen liikekumppaneiden palvelujärjestelmä: rekisteröinti, tiedustelut, tarjoukset ja reklamaatiot – käytössä edelleen. Tavoitteiden tunnistaminen, vaatimusanalyysi ja konseptisuunnittelu sidosryhmäsuhteiden hallintajärjestelmää varten.
Konseptin ja tavoitteiden suunnittelu sekä yhteistyöalustan käyttöönotto 800 käyttäjälle. Vaatimukset ja tavoitteet, liiketoiminta- ja prosessianalyysi sekä sellaisen prosessipohjaisen CRM-järjestelmän käyttöönotto, joka yhdistää kaikkien konserniyhtiöiden tiedot.
Ja monia muita, muun muassa tutkimuslaitoksia, osuustoiminnallisia säästö- ja luottokassoja, kaupunkien virastoja, sähköasennusyrityksiä, energiayhtiöitä, asuntorakennuttajia ja valtakunnallinen radioasema.
Haluatteko tietää lisää kokemuksestani? Koko ansioluettelo Tietoa minusta -sivulla
Kirjoitettu suoraan auki, koska juuri näitä hallintojohtajat, toimitusjohtajat ja IT-päälliköt kysyvät ennen kuin päästävät ulkopuolisen järjestelmiinsä.
Järjestelmien ja osastojen määrästä riippuen 2–6 viikon työn hinta jää julkisten hankintojen kynnysarvon alapuolelle, ja lopuksi saatte täyden kokonaisuuden strategisia asiakirjoja. Koska hinta jää kynnysarvon alle, hankinta ei edellytä Puolan julkisista hankinnoista annetun lain mukaista menettelyä. Tarkan hinnan vahvistan lyhyen keskustelun jälkeen, kun olemme käyneet läpi organisaationne koon.
Ei. Se kestää 2–6 viikkoa ja päättyy vaatimuksiin, sopimuslausekkeisiin ja integraatiomatriisiin – asioihin, jotka teidän olisi joka tapauksessa valmisteltava ennen hankintamenettelyä. Yleensä se lyhentää hankinnan valmistelua, koska se korvaa toimittajien tarjousten keräämisen lähtökohtana.
IT arvioi ratkaisuja teknisesti. Johto tarvitsee jonkun, joka arvioi niitä johdon omasta näkökulmasta – riski, kokonaiskustannukset, sääntelyn noudattaminen, organisaation etu suhteessa toimittajaan – IT:n suosituksesta riippumatta, ei sen sijasta. Kyse on toisesta, riippumattomasta näkemyksestä, ei kilpailijasta omalle tiimillenne.
Kyse on samasta roolista, jota kansainvälisesti kutsutaan nimellä ”fractional CIO” – Puolassa sillä on yksinkertaisesti puolankielinen nimi. Ero on siinä, mihin raja vedetään: Krogis ei ota IT-osastoa tai sen budjettia hoitaakseen eikä johda teknistä henkilöstöä. Krogis edustaa johtoa – kääntää sen tavoitteet vaatimuksiksi ja auttaa IT:tä ilmaisemaan omat tarpeensa kielellä, jonka johto ymmärtää ja voi hyväksyä. Rooli on neuvoa-antava, tulkitseva ja edustava, ei teknisen tiimin esihenkilön rooli.
Aloittakaa siitä, mitä teillä jo on: mitkä järjestelmät, tiedot, integraatiot ja sopimukset uuden järjestelmän on määrä korvata tai minkä kanssa sen on toimittava. Nimetkää omalta puoleltanne henkilö, joka päättää prosesseista, ja sopikaa, mistä tiedätte käyttöönoton onnistuneen. Kirjoittakaa vaatimukset prosessien kielellä ja keskustelkaa toimittajien kanssa vasta sen jälkeen. Kartoitus antaa teille tämän lähtökohdan 2–6 viikossa.
Järjestelmää, joka tukee prosessia hyvin ja jolla on yhä toimittajan tuki, kannattaa yleensä kehittää edelleen. Järjestelmä, jolla ei ole tukea, johon tietoja syötetään käsin uudelleen ja jonka ylläpitokustannukset kasvavat, on ehdokas vaihdettavaksi. Vertailkaa kokonaiskustannuksia usean vuoden aikajänteellä, älkää pelkkää uuden lisenssin hintaa, ja laskekaa, kuinka monta integraatiota ja kuinka paljon tietoa on siirrettävä. Kartoituksen järjestelmäluokittelu jäsentää tämän päätöksen koko organisaatiolle kerralla.