Uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) valinta ja käyttöönotto, reklamaatioiden käsittely, prosessilähtöinen CRM, KSeF-järjestelmään (Puolan kansallinen sähköisen laskutuksen järjestelmä) sovitettu ostolaskujen kierto, sopimushallinta, työsuhteen alkamiseen ja päättymiseen liittyvät prosessit: kirjaan vaatimukset yhdessä johdon kanssa, keskustelen IT-tiiminne ja toimittajien kanssa, vertailen tarjouksia (tytäryhtiöissä konsernin pääkonttorin hankintaohjeiden mukaan) sekä valvon hankkeen toteutusta ja siihen liittyvää organisaatiomuutosta. Yksi keskustelu, ja konsepti on valmis noin 2 päivässä.
- 15–20 min
- johdon kanssa – riittää ongelman ja tavoitteen kuvaamiseen
- ~2 päivää
- valmiiseen konseptiin tai prototyyppiin, ennen kuin käyttöönottokustannuksia syntyy
- 0 kokousta
- lisää johdon kalenteriin, kunnes edessä on todellinen päätös
Mitä saatte. Asiakirjat ovat työkalu, eivät tavoite.
- Johdon aika15–20 minuutin keskustelu viikkojen työpajojen sijaan. Päätöksiä vain siellä, missä niitä todella tarvitaan.
- Vähemmän virheitä ERP- ja muissa käyttöönotoissaTavoite ja onnistumisen määritelmä sovitaan ennen toimittajan valintaa.
- Toimittaja, joka vastaa tuloksistaVaatimukset, hyväksymiskriteerit ja muutosloki, joihin voi luottaa.
- Ihmiset, jotka todella käyttävät järjestelmääMuutosjohtaminen ja muutosagentit jokaisella osastolla, jotta käyttöönotto ei jää paperille.
- Pienemmät kustannuksetOngelmaan sopiva työkalu – ja joskus päätös, ettei uutta järjestelmää tarvita lainkaan.
Dla centrali. Krogis to niezależny doradca lokalnego zarządu polskiej spółki-córki. Z 15-minutowej rozmowy z zarządem w ciągu dwóch dni przygotowuję koncepcję, piszę wymagania, na podstawie których dział IT i dostawcy mogą działać, porównuję oferty z korporacyjnymi zasadami zakupów i reprezentuję zarząd w czasie wdrożenia. Bez sprzedaży oprogramowania, bez powiązań z dostawcami. Jednostronicowe podsumowanie po angielsku jest dostępne na życzenie.
For headquarters. Krogis is an independent advisor to the local board of a Polish subsidiary. I turn a 15-minute conversation with the board into a concept within two days, write requirements the IT team and vendors can act on, compare offers against corporate purchasing guidelines and represent the board during implementation. No software sales, no vendor affiliations. A one-page summary in English is available on request.
Für die Konzernzentrale. Krogis ist unabhängiger Berater des lokalen Vorstands einer polnischen Tochtergesellschaft. Aus einem 15-minütigen Gespräch mit dem Vorstand entsteht innerhalb von zwei Tagen ein Konzept. Ich schreibe Anforderungen, mit denen IT-Team und Anbieter arbeiten können, vergleiche Angebote mit den Einkaufsrichtlinien des Konzerns und vertrete den Vorstand während der Umsetzung. Kein Softwareverkauf, keine Bindung an Anbieter. Eine einseitige Zusammenfassung auf Englisch ist auf Anfrage erhältlich.
Pour le siège. Krogis est un conseiller indépendant auprès de la direction locale d’une filiale polonaise. D’un entretien de 15 minutes avec la direction, je tire un concept en deux jours, je rédige des exigences exploitables par l’équipe informatique et les fournisseurs, je compare les offres aux règles d’achat du groupe et je représente la direction pendant la mise en œuvre. Aucune vente de logiciels, aucun lien avec des fournisseurs. Une synthèse d’une page en anglais est disponible sur demande.
Para la sede central. Krogis es un asesor independiente de la dirección local de una filial polaca. A partir de una conversación de 15 minutos con la dirección, preparo un concepto en dos días, redacto requisitos con los que el equipo de TI y los proveedores pueden trabajar, comparo las ofertas con las directrices de compras del grupo y represento a la dirección durante la implantación. Sin venta de software ni vínculos con proveedores. Bajo petición, un resumen de una página en inglés.
Til hovedkontoret. Krogis er uafhængig rådgiver for den lokale direktion i et polsk datterselskab. En 15-minutters samtale med direktionen bliver til et koncept inden for to dage. Jeg skriver krav, som IT-afdelingen og leverandørerne kan arbejde ud fra, sammenligner tilbud med koncernens indkøbsretningslinjer og repræsenterer direktionen under implementeringen. Intet softwaresalg, ingen leverandørbindinger. Et resumé på én side på engelsk kan fås på anmodning.
For hovedkontoret. Krogis er uavhengig rådgiver for den lokale ledelsen i et polsk datterselskap. En 15-minutters samtale med ledelsen blir til et konsept i løpet av to dager. Jeg skriver krav som IT-avdelingen og leverandørene kan jobbe ut fra, sammenligner tilbud med konsernets innkjøpsretningslinjer og representerer ledelsen under implementeringen. Ingen programvaresalg, ingen leverandørbindinger. Et sammendrag på én side på engelsk fås på forespørsel.
För huvudkontoret. Krogis är oberoende rådgivare till den lokala ledningen i ett polskt dotterbolag. Ett 15 minuter långt samtal med ledningen blir ett koncept inom två dagar. Jag skriver krav som IT-avdelningen och leverantörerna kan arbeta utifrån, jämför anbud med koncernens inköpsriktlinjer och företräder ledningen under införandet. Ingen programvaruförsäljning, inga leverantörsband. En sammanfattning på en sida på engelska finns på begäran.
Konsernin pääkonttorille. Krogis on puolalaisen tytäryhtiön paikallisen johdon riippumaton neuvonantaja. 15 minuutin keskustelusta johdon kanssa syntyy konsepti kahdessa päivässä. Kirjoitan vaatimukset, joiden pohjalta IT-tiimi ja toimittajat voivat toimia, vertaan tarjouksia konsernin hankintaohjeisiin ja edustan johtoa käyttöönoton aikana. Ei ohjelmistomyyntiä, ei sidoksia toimittajiin. Yhden sivun englanninkielinen yhteenveto on saatavilla pyynnöstä.
للمقر الرئيسي. Krogis مستشار مستقل لمجلس الإدارة المحلي لشركة تابعة في بولندا. أحوّل محادثة مدتها 15 دقيقة مع مجلس الإدارة إلى تصوّر خلال يومين، وأكتب متطلبات يمكن لفريق تقنية المعلومات والموردين العمل بها، وأقارن العروض بإرشادات الشراء المعتمدة في المجموعة، وأمثّل مجلس الإدارة أثناء التنفيذ. لا أبيع برمجيات ولا تربطني علاقات بالموردين. يتوفر عند الطلب ملخص من صفحة واحدة باللغة الإنجليزية.
致集团总部：Krogis 是波兰子公司本地管理层的独立顾问。我能在两天内把与管理层 15 分钟的谈话变成一份方案，撰写 IT 团队和供应商可以直接据以执行的需求，对照集团采购准则比较各方报价，并在实施期间代表管理层。不销售软件，不隶属于任何供应商。如有需要，可提供一页英文摘要。
본사 담당자께. Krogis는 폴란드 자회사 현지 경영진의 독립 자문가입니다. 경영진과의 15분 대화를 바탕으로 이틀 안에 콘셉트를 만들고, IT 팀과 공급업체가 바로 실행할 수 있는 요구사항을 작성하며, 그룹 구매 지침에 따라 제안서를 비교하고, 구현 기간 동안 경영진을 대변합니다. 소프트웨어를 판매하지 않으며 특정 공급업체와 관계가 없습니다. 요청 시 영문 1페이지 요약본을 제공합니다.
Johdolla on päätös tehtävänä. Kenelläkään ei ole aikaa kirjoittaa sitä auki.
Johto tietää tarkalleen, minkä ongelman se haluaa ratkaista ja minkä riskin sulkea pois – ja sen sanoittamiseen menee vartti, ei viikon työpajoja.
Yleisluontoisen ohjeen saatuaan oma IT aloittaa kutsumalla koolle kokouksia ja etsimällä valmiita ratkaisuja – ennen kuin kukaan on kirjannut, mistä oikeastaan on kyse.
Ilman konseptia tai prototyyppiä on vaikea arvioida, onko ajatuksessa ylipäätään liiketoiminnallista järkeä – päätös ”kyllä vai ei” tehdään tuntumalla eikä minkään konkreettisen pohjalta.
Kun hanke on käynnissä, johto joko vedetään työkokouksiin, joihin sillä ei ole aikaa, tai päinvastoin se menettää otteen siitä, vastaako toteutus yhä sen alkuperäistä tarkoitusta.
Tämä ei ole yrityksille, joilla on jo kokenut, johtoryhmätason CIO. Krogis sopii sinne, missä johto on tiiviisti mukana päivittäisessä toiminnassa ja IT-osasto on pieni, koostuu IT-asiantuntijoista eikä esihenkilöistä ja on ylläpidon kuormittama – kuten suurten teollisuus- ja finanssikonsernien tytäryhtiöissä, palvelu- ja vakuutusyhtiöissä sekä osuustoiminnallisissa säästö- ja luottokassoissa (SKOK).
Haluatteko ostaa vasaran? Kysyn ensin, mihin sitä tarvitaan.
Yritysten on usein vaikea sanoa, mitä ne haluavat, koska ne eivät tiedä, mitä ylipäätään voi pyytää. Johto sanoo tarvitsevansa vasaran, mutta kun kysyy ”mihin?”, selviää, että se haluaa ripustaa taulun – eikä siihen välttämättä tarvita vasaraa lainkaan. Kysyn tavoitetta ja sitä, mikä lasketaan onnistumiseksi, ja vien analyysin järjestelmällisesti läpi, kunnes pääsemme todelliseen tavoitteeseen, joka piiloutuu usein ensimmäisen järjestelmäidean taakse.
-
Pyyntö”Haluamme ostaa laskujen kierron järjestelmän.”
Todellinen tarve- koko hankintapolitiikan järjestäminen,
- prosessien kuvaaminen ja optimointi tarpeesta tilauksen ja sopimuksen kautta ostolaskuihin,
- toimittajahallinnan periaatteet.
-
Pyyntö”Tarvitsemme CRM-järjestelmän.”
Todellinen tarve- vastapuolitietojen elinkaaren kartoittaminen: milloin ja missä järjestelmissä vastapuoli rekisteröidään, kuka siitä vastaa ja minkä liiketapahtumien perusteella asiakkaan tietojen pitää siirtyä muihin järjestelmiin,
- jäsennellyt ja digitalisoidut menettelyt tarjousten kierrättämiseen,
- prosessilähtöinen tapa rekisteröidä, päivittää ja tarkistaa vastapuolitietoja,
- työkalut, jotka helpottavat tarjousten laatimista,
- keinot automatisoida markkinointia,
- keinot automatisoida myyntityötä,
- potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden kanssa käytävän viestinnän sävyn (sentimentin) seuranta.
Konttiterminaali. Kyse ei ollut tavanomaisesta, yksinkertaisesta CRM-järjestelmästä vaan asiakaspalvelun prosessilähtöisestä kehittämisestä.
-
Pyyntö”Onko teillä CRM:ään markkinointimoduulia?”
Todellinen tarve- sidosryhmäsuhteiden hallinnan työkalu (stakeholder relationship management), ei jälleen uusi myyntimoduuli.
Aloitan kysymyksillä, joita yritykset harvoin esittävät itselleen: miltä ihanteellinen tulevaisuutenne näyttää, mikä teitä tänään vaivaa, miksi teemme tämän, mikä lasketaan valmiiksi ja millä kriteereillä arvioimme hankkeen onnistuneen. Sen sijaan, että menisimme suoraan toimittajalle, jolla ”on siihen järjestelmä”, sovimme ensin tavoitteesta. Osaan kuvata ja analysoida prosesseja, mutta ennen kaikkea ohjaan analyysia ja kysymyksiä: organisaatiossa, määrittelyissä ja keskusteluissa toimittajien kanssa. Näin ette menetä aikaa ja pääsette nopeammin siihen tulokseen, jota todella tavoittelette.
Kuka tekee mitä, kun otatte järjestelmän käyttöön.
Reklamaatiot, kustannusasiakirjojen kulku, huoltopyynnöt: mekanismi on sama moduulista riippumatta.
Johto
Kuvaa ongelman ja tavoitteen 15–20 minuutissa. Tekee päätöksiä vain niissä kohdissa, jotka niitä todella vaativat: konsepti, toimittajan valinta, vastaanottotarkastus.
Krogis
Konsepti tai prototyyppi, vaatimukset ja testiskenaariot, kysymykset toimittajille, pääkonttorin hankintaohjeisiin perustuva vertailumatriisi sekä johdon edustaminen käyttöönottotiimissä ja vastaanottotarkastuksessa. Prototyyppi on näytettävä johdolle mahdollisimman aikaisin, jotta voidaan vahvistaa tavoitteet ja tarpeet, jotka sen on täytettävä, sekä kipukohdat, jotka sen on poistettava. Vasta kun olemme varmoja oikeasta suunnasta ja hankkeen onnistumisen määritelmästä, aloitamme varsinaisen työn osastojen kanssa ja tapaamiset toimittajien kanssa.
IT-osasto ja toimittaja
Rakentavat ratkaisun, integroivat sen ERP-järjestelmään ja ylläpitävät sitä vaatimusten pohjalta, joiden toteutumista niiltä voidaan edellyttää. Oma IT-osastonne saa tehtävän, joka on jo muunnettu toteutettavaan muotoon.
ERP-järjestelmän tai muun suuren järjestelmän käyttöönotto. Neljä kohtaa, joissa johto tarvitsee jonkun puolelleen.
IT-tiiminne pitää huolen siitä, että kaikki toimii arjessa. Käyttöönottohanke on eri työ: tarpeet on kuvattava, toimittaja valittava, neuvottelut käytävä ja tulokset arvioitava. Voin tulla mukaan yhteen näistä vaiheista tai kulkea kanssanne koko matkan.
Valmistelu ja vaatimukset
Luettelo prosesseista, järjestelmistä, tiedoista ja integraatioista, jotka uuden järjestelmän on määrä ottaa hoitaakseen tai korvata. Liiketoimintaomistaja, jolla on johdon mandaatti, käyttöönoton jälkeen tarkistettavat tavoitteet ja vaatimukset, jotka on kirjoitettu prosessienne kielellä eikä toimittajan esitteen ominaisuuslistana.
Toimittajan tai käyttöönottokumppanin valinta
Tarjouspyyntö, omiin skenaarioihinne perustuvat esittelyt, yhteiseen laajuuteen yhdenmukaistetut tarjoukset vertailtuna matriisissa: kokonaiskustannukset usean vuoden ajalta, tiimi, työtavat, ylläpidon ehdot ja sopimuksesta irtautumisen ehdot.
Keskustelut IT:n kanssa ja toteutuksen valvonta
Edustan johtoa kokouksissa toimittajan ja IT-tiiminne kanssa ja pidän laajuuden, aikataulun ja muutospäätökset hallinnassa. Johto saa lyhyitä yhteenvetoja ja palaa asiaan vain, kun sen päätöstä tarvitaan.
Vastaanottotarkastus ja päättäminen
Vastaanottotarkastus sovittujen testiskenaarioiden ja kriteerien mukaan, varmennettu tiedonsiirto, dokumentaatio ja koulutus. Ylläpitosopimus, joka ei tee teistä yhdestä toimittajasta riippuvaisempia kuin on välttämätöntä.
Kesto riippuu organisaatiosta ja hankkeesta: siitä, miten hyvin yritys on valmistautunut, millainen sen organisaatiokulttuuri on ja millaisen mandaatin johto hankkeelle antaa. Siksi aikataulu sovitaan ensimmäisen keskustelun jälkeen eikä hinnastossa.
Kysymyksiä, joita kuulen ennen käyttöönottoa
Miten valmistamme yrityksen ERP-käyttöönottoon?
Ennen kuin keskustelette toimittajien kanssa, kirjatkaa, mitä teillä on: prosessit, järjestelmät, tiedot, integraatiot ja sopimukset, jotka uuden järjestelmän on määrä ottaa hoitaakseen tai joiden kanssa sen on toimittava. Nimetkää liiketoimintaomistaja, jolla on johdon mandaatti, ja sopikaa, mistä tiedätte käyttöönoton onnistuneen. Päättäkää, missä omaksutte järjestelmän vakioprosessit ja missä oma prosessinne on kilpailuetu, joka kannattaa säilyttää. Prosessienne kielellä kirjoitetut vaatimukset mahdollistavat tarjousten vertailun ja myöhemmin sen, että toimittaja saadaan vastuuseen. Hyvä lähtökohta on IT-kartoitus.
Kenen meillä pitäisi vetää käyttöönottoa, jos IT-tiimimme on kiinni ylläpidossa?
Tarvitaan kaksi roolia: liiketoimintaomistaja, joka päättää prosesseista, ja tilaajan puolen projektipäällikkö, joka pitää laajuuden, määräajat ja päätökset hallinnassa. IT vastaa integraatioista, infrastruktuurista ja myöhemmästä ylläpidosta, mutta sen ei pitäisi yksin ratkaista, miten myynnin tai kirjanpidon tulee toimia. Voin hoitaa jälkimmäistä roolia johdon puolesta, IT-tiiminne rinnalla, en sen sijasta.
Miten valitsemme käyttöönottokumppanin ja vertailemme tarjouksia, jotka eroavat laajuudeltaan ja hinnaltaan?
Yhdenmukaistakaa ensin tarjoukset yhteiseen laajuuteen: yksi vaatimusmatriisi, jossa jokainen toimittaja vastaa samoihin kysymyksiin. Vertailkaa kokonaiskustannuksia usean vuoden ajalta (lisenssit, käyttöönotto, ylläpito, muutokset), älkää pelkkää aloitushintaa. Pyytäkää esittely omien skenaarioidenne pohjalta ja tarkistakaa sekä tiimi, joka todella työskentelee hankkeessa, että yhteistyön päättämisen ehdot.
Miten keskustelemme toimittajan kanssa, kun meillä ei ole liiketoiminta-analyytikkoa?
Sen sijaan, että kysyisitte, mitä järjestelmä osaa, esitelkää todellisia tapauksia yrityksenne arjesta ja kysykää, miten järjestelmä hoitaisi ne. Kirjatkaa sovitut asiat ja palatkaa niihin seuraavissa kokouksissa. Apua on henkilöstä teidän puolellanne, joka puhuu sekä johdon että toimittajan kieltä – se on minun roolini: valmistelen kysymykset, käyn keskustelut ja käännän vastaukset siksi, mitä ne merkitsevät yritykselle.
Mitä teemme, kun käyttöönotto viivästyy tai laajuus alkaa erkaantua todellisista tarpeista?
Pysähtykää katselmointiin ennen kuin ongelma kasvaa: mitä sopimuksessa on, mikä on muuttunut ilman päätöstä ja mitkä toiminnot todella tarvitaan käynnistykseen. Apuna on muutos- ja päätösloki sekä keskustelu toimittajan kanssa tosiasioiden eikä vaikutelmien pohjalta. Johto saa silloin riippumattoman arvion hankkeen tilasta ja vaihtoehdot jatkotoimiksi.
Miten teemme järjestelmän vastaanottotarkastuksen ja mihin ylläpitosopimuksessa pitää kiinnittää huomiota?
Vastaanottotarkastuksen pitää perustua etukäteen sovittuihin testiskenaarioihin ja kriteereihin eikä yleisvaikutelmaan. Tarkistakaa tiedonsiirto, dokumentaatio ja tiiminne koulutus. Ylläpitosopimuksessa kiinnittäkää huomiota palvelutasoihin ja vasteaikoihin, muutosten kustannuksiin, pääsyyn omiin tietoihinne ja dokumentaatioon sekä yhteistyön päättämisen ehtoihin.
Prosessialusta ERP:n rinnalle, ei sen tilalle.
Vastapuolten tiedot päätyvät ERP-järjestelmään vasta liiketapahtuman yhteydessä – mutta kirjeenvaihto, myös integraatio e-Doręczenia-palveluun (Puolan sähköisten kirjattujen lähetysten palvelu), koskee myös tahoja, jotka eivät ehkä koskaan näy ERP:ssä. Siellä, missä ERP yksin ei riitä, suunnittelemme erillisen prosessialustan, joka on integroitu ERP:hen ja asiakkaan keskitettyihin järjestelmiin ja räätälöity juuri kyseiselle ERP:lle ja organisaation erityistarpeisiin.
Hankintaketju
Tarvepyyntö, tilaus, sopimus, toimittajasuhteiden hallinta, neuvottelut, ostolaskujen kierto, toimittaja-arviointi – yksi prosessikartta hajallaan olevien taulukoiden ja sähköpostien sijaan.
Hankintojen rinnalla kulkevat prosessit
Henkilöstöprosessit, näytteiden luovutus varastosta, sisäiset ja ulkoiset reklamaatiot sekä asiakas- ja toimittajareklamaatiot – samat integraation ja tietojen omistajuuden säännöt kuin hankintaprosesseissa.
Toimitusjohtaja halusi parantaa lakiosaston työn tarkastettavuutta. Hänellä ei ollut aikaa kahden tunnin kokoukseen analyytikon kanssa.
Juridisen tuen moduuli kaukolämpöyhtiössä. Toimitusjohtaja halusi, että lakiosasto raportoi työaikansa ja ottaa pyyntöjä vastaan helpdeskin tapaan, sen sijaan että hän vain tietäisi, montako oikeudellista asiaa yhtiöllä on ja mitä ne maksavat. Hänen tarkoituksensa oli, että ajoittain useaan toimipisteeseen hajautunut lakiosasto olisi yhtä tarkastettavissa ja tilivelvollinen kuin ulkopuoliset asianajotoimistot, jotka lähettävät hänelle joka kuun lopussa täydellisen raportin: kuka teki mitä ja kuinka paljon aikaa kuhunkin asiaan ja pyyntöön kului. Johdolla ei ollut aikaa tuntikausien kokouksiin analyytikon kanssa eikä vaatimusten kirjoittamiseen – se halusi nähdä valmiin konseptin.
- 1
Keskustelu
15–20 minuuttia johdon kanssa: mitä se haluaa seurata, miksi ja millaista näkyvää tulosta se odottaa.
- 2
Konsepti
Noin 2 päivässä: helpdesk-tyyppinen pyyntömalli, asiarekisteri ja juristien työajan raportointi.
- 3
Päätös
Johto arvioi valmista konseptia eikä paperille luonnosteltua ideaa – päätös rakentaa tai olla rakentamatta tehdään jonkin konkreettisen pohjalta.
- 4
Käyttöönotto
Krogis edustaa johtoa käyttöönottotiimissä – johto kutsutaan mukaan vasta todellisissa päätöksissä.
Tulos: saman organisaation lakiosastolla on nyt hankintamenettelyjen sähköinen arkisto ja juridisen tuen moduuli, jotka toteutettiin peräkkäisinä, toisiaan täydentävinä hankkeina samalla mekanismilla: johto määrittää tarkoituksensa, Krogis muuttaa sen toiminnaksi.
Yhdestä keskustelusta pysyvään rooliin johdon edustajana.
Sama mekanismi on osoittautunut toimivaksi monivuotisessa yhteistyössä ulkomaisten konsernien teollisen ja finanssialan tytäryhtiön kanssa: tulkin rooli konsernin ja paikallisen johdon välillä, suoraan yhteistyössä johdon, talousjohtajan (CFO) ja pääkirjanpitäjän kanssa.
- 01
Konsepti tai prototyyppi yhdestä keskustelusta
Keskustelu johdon kanssa ongelmasta ja tavoitteesta, ilman työpajoja ja ilman IT-osaston mukaan ottamista heti alussa. Valmis konsepti tai prototyyppi päätöksenteon selvityksen aineistoksi – ennen käyttöönottokustannuksia.
- 02
Määrittely toteutusta varten
Kun konsepti on hyväksytty: vaatimukset, tietomalli, integraatiot ja testiskenaariot muunnettuina muotoon, jonka pohjalta IT-osastonne (oma tai ulkoinen toimittaja) voi toimia – sekä tarvittaessa pääkonttorin hankintaohjeisiin perustuva vertailumatriisi ja osallistuminen toimittajaneuvotteluihin.
- 03
Johdon edustaja käyttöönottotiimissä
Erityisen arvokasta suuressa, pääkonttorin määräämässä hankkeessa, kuten siirryttäessä yhteiseen, keskitettyyn ERP-järjestelmään: kokoukset toimittajien kanssa, keskustelut integraatiosta paikallisiin järjestelmiin ja sen varmistaminen, että toteutus pysyy alkuperäisen tarkoituksen mukaisena. Johto, jota kuormittavat omien vastuualueiden eli talouden, myynnin ja markkinoinnin päivittäiset tehtävät, saa tiiviit yhteenvedot omien päätöstensä sekä pääkonttorin ja IT-osaston kanssa käytävän viestinnän tueksi sen sijaan, että sen pitäisi seurata hanketta päivittäin. Asiat viedään johdolle vain, kun sen päätöstä tarvitaan.
- 04
Digitalisaatiostrategian neuvonantajanne
Uudet konseptit ja hankkeet samalla mekanismilla, konsernin pääkonttorin vaatimusten muuntaminen paikallisiksi toimiksi ja ajantasainen näkemys siitä, missä vastaavat yritykset ovat maksaneet teknologiapäätöksistään liikaa.
- 2017–2026Ulkomaisen konsernin teollinen tytäryhtiö
”Yhdeksäs vuosi saman alustan kehittämistä yrityksessä – suoraan johdon, talousjohtajan ja pääkirjanpitäjän kanssa muutosjohtamisen vetäjänä, ei teknologiatoimittajana.”
Hankintojen ja laskujen kierto kansainväliselle teollisuuskonsernille. Muutosjohtamisen vetäjän rooli suhteessa johtoon, talousjohtajaan ja pääkirjanpitäjään.
- 2016–2026Kansainvälinen holdingyhtiö – pankki, leasing, vakuutus
Liiketoimintaprosessien hallinta-alustan (business process management) käyttöönotto, procure-to-pay-ratkaisun konseptointi ja käyttöönotto, työmatkojen käsittely sekä integraatio toimialakohtaisiin järjestelmiin (OCR, KSeF). Ratkaisun sovittaminen konsernin hankintamenettelyihin.
- RahoitusOsuustoiminnalliset säästö- ja luottokassat (SKOK)
Järjestelmien käyttöönotot ja jatkuva yhteistyö kassojen kanssa.
Kuka tätä lukee.
Toimitusjohtaja, johdon jäsen, omistaja
Vastaa hankkeen tuloksesta hallitukselle, omistajalle tai pääkonttorille – ja hänellä on vähiten aikaa muotoilla IT-vaatimuksia. Tytäryhtiössä hän on yhtä aikaa vastuussa sekä paikalliselle johdolle että pääkonttorille.
CFO, talousjohtaja
Joutuu sovittamaan paikalliset operatiiviset tarpeet yhteen konsernin hankintaohjeiden ja pääkonttorin standardien kanssa – ja tarvitsee jonkun, joka hallitsee molemmat kielet.
IT-johtaja, jolla on pieni tiimi
Liittolainen, kunhan johdon konsepti tulee hänelle jo toteutettavaan muotoon muunnettuna – eikä jälleen yhtenä epämääräisenä ”tehkää tälle jotain” -pyyntönä.
Mitä useimmiten kysytään ennen kuin aloitamme.
Kuinka nopeasti johdon ajatuksesta saadaan sovelluskonsepti?
Itse keskustelu johdon kanssa kestää 15–20 minuuttia – se riittää ongelman, tavoitteen ja rajoitteiden kuvaamiseen. Valmis konsepti tai prototyyppi seuraa noin kahden työpäivän kuluessa, ennen kuin käyttöönottokustannuksia syntyy, päätöksenteon aineistoksi eikä jatkospekulaatioiden pohjaksi.
Voiko tämän sovittaa yhteen pääkonttorin hankintaohjeiden kanssa?
Kyllä. Pääkonttorin hankintaohjeet sisällytetään vertailumatriisiin ja vaatimuksiin ensimmäisestä päivästä lähtien sen sijaan, että ne tulisivat vastaan ehtona vasta allekirjoitusvaiheessa. Johto saa tarjousvertailun muodossa, jonka pääkonttori ymmärtää, tarvittaessa englanniksi.
Miten tämä eroaa liiketoiminta-analyytikon tai tuoteomistajan palkkaamisesta?
Analyytikko tai tuoteomistaja on yleensä pysyvä tehtävä organisaatiossa: teidän on johdettava häntä itse ja perehdytettävä hänet yrityksen tilanteeseen. Krogis tulee mukaan valmiina työskentelemään johdon tasolla, toimii projektiperusteisesti (yksittäisestä konseptista jatkuvaan yhteistyöhön) ja edustaa johtoa myös ulospäin – toimittajien ja käyttöönottotiimin suuntaan, ei vain yksittäisen hankkeen sisällä.
Onko palvelussa järkeä, jos meillä on jo IT-osasto?
Kyllä, kunhan IT-osasto on pieni ja koostuu IT-asiantuntijoista eikä esihenkilöistä, jotka hoitavat suhdetta johtoon. Johdon kanssa laadittu konsepti tulee IT:lle jo toteutettavaan muotoon muunnettuna, mikä nopeuttaa sen työtä eikä kilpaile sen kanssa. Palvelu ei sovi tilanteeseen, jossa organisaatiossa on jo kokenut, johtoryhmätason CIO.
Miltä johdon edustaminen käyttöönottotiimissä näyttää käytännössä?
Se tarkoittaa osallistumista päivittäisiin työkokouksiin johdon puolesta, sen varmistamista, ettei toteutus ajaudu pois alkuperäisestä tarkoituksesta, ja asioiden viemistä johdolle vain, kun sen päätöstä tarvitaan. Johto pysyy ajan tasalla edistymisestä, mutta sen ei tarvitse osallistua jokaiseen kokoukseen – se saa aikansa takaisin menettämättä otettaan.
Kertokaa johdon ongelmasta. Konsepti on valmis kaksi päivää keskustelumme jälkeen.
- Vastaan 2 työpäivän kuluessa
- Ensimmäinen keskustelu: 30 minuuttia, maksuton
- Keskustelu voidaan käydä puolaksi tai englanniksi