Wojciech Kroczak er rådgiver innen digitalisering med over 20 års erfaring fra analyse, krav og innføring av systemer for kommuner, kommunale selskaper, finanssektoren og industrien; han arbeider under merkevaren Krogis, på kundens side. Jeg hjelper offentlige institusjoner, kommuner og ledelsen i kommunale selskaper og bedrifter med å ta beslutninger om IT, leverandører og prosjekter – alltid på kundens side. Jeg selger ikke systemer, og jeg erstatter ikke IT-avdelingen deres.
- Ledelses- og teknologierfaring
- Over 20 år med analyser, kravinnhenting, innføringer og tjenesterelasjoner direkte med ledelser, finansdirektører og IT-direktører.
- Kjennskap til kommuner, kommunale selskaper og næringslivet
- Arbeid med kommuner, vannverk, fjernvarmeselskaper, kollektivtransportselskaper, energisektoren, produksjonsbedrifter, containerterminaler, logistikkselskaper, boligutviklere, banker og forsikringsselskaper.
- Forretningsmål omsatt til teknologi, risiko og endelige beslutninger
- Risikoregistre, treårige investeringsveikart og kravdokumentasjon som kontrakter og offentlige registre overtas på grunnlag av. Reell støtte i beslutningsprosessen.
Hva jeg bidrar med i et prosjekt. Slik at digitaliseringen blir enklere og billigere.
Målet mitt er at IT-prosjekter og den digitaliseringen som i dag er helt nødvendig, skal bli lettere, enklere å gjennomføre og kreve mindre ressurser.
- 20 års prosjekterfaringkrav, innføringer og tjenesterelasjoner håndtert direkte med ledelsen
- Kunnskap om markedet og løsningenehva som finnes, hva som passer sammen, og hva det i det hele tatt er mulig å be om
- Design thinkingjeg tar utgangspunkt i mennesker, problemet og målet, ikke i et ferdig system
- Strukturert problemløsningjeg rydder i spørsmål, definisjoner og beslutninger før innkjøpene blir gjort
- 126 konferanseinnleggi Polen, USA og Irland: informasjonsforvaltning, samhandling, e-handel, arkitektur, integrasjon, brukeropplevelse, konferanser for kommunal sektor
- Innsikt i leverandørenes hensikter og utfordringerjeg vet hvordan et prosjekt ser ut fra den andre siden av bordet, og bruker det på kundens side
IBM-metoden jeg bruker i arbeidsmøter med ledelsen. Før noen spør hvilket system som skal kjøpes, avklarer vi hvem problemet egentlig berører, hva målet er, og hvordan vi skal kjenne igjen suksess. Avdelingenes ulike forventninger samler vi i én prioritert liste, og konseptet tester vi på en skisse eller en prototype før prosjektet begynner å koste penger. Ledelsen får et tydelig definert problem og en løsning som lar seg vurdere – ikke et ferdig system på jakt etter et bruksområde.
Slik kan man unngå feilgrep der store, noen ganger svært store, summer går tapt – i prosjekter som fra starten av kunne vært grepet litt annerledes an.
På kundens side. På ledelsens språk, ikke med teknologisjargong.
Fem roller der ledelser drar nytte av arbeidet mitt. Hver av dem kan bestilles separat; mer informasjon på siden Tjenester
- Støtte til ledelser i beslutningsprosessenJeg forstår målene og bekymringene en ledelse står overfor, og veileder den gjennom digitaliseringen slik at den kan føre en meningsfull dialog med sin egen IT-avdeling – ikke bare ta imot ferdige anbefalinger.
- Kundens representant overfor leverandørerJeg forbereder spørsmål til leverandørene, en innkjøpsmatrise for å sammenligne tilbud og kriterier for interoperabilitet til en velbegrunnet beslutning – og til revisjonen som kommer senere.
- Fra intensjon til prototype: 15 minutter, et konsept på ~2 dagerEn ledelse kan beskrive et problem på et kvarter, men har ikke tid til å skrive ned kravene. Det har jeg – og jeg kommer tilbake med et konsept eller en prototype før prosjektet har rukket å koste noe.
- Ledelsens representant i innføringsteametNår prosjektet er i gang, passer jeg på i de løpende møtene at det holder seg til den opprinnelige intensjonen – ledelsen kommer bare tilbake til saken når det virkelig må tas en beslutning.
- Planlegging av AI i organisasjonenAI spør ikke om lov – den snur forretningsmodellene vi kjenner, på hodet. I dag blir enhver virksomhet en teknologivirksomhet, uansett bransje. Salg, markedsføring, drift, kundeservice, rutinearbeid ved skrivebordet: om noen få år vil brorparten av dette arbeidet bli gjort av kunstig intelligens. Å tilpasse seg denne endringen er ikke lenger en ambisjon eller en trend. Det er den eneste måten å forbli konkurransedyktig på.
Over 20 år med prosjekter, fra de første samhandlingsplattformene til bølge etter bølge av regulering.
Kundenes navn oppgir jeg når de har gitt sitt samtykke. Inntil da beskriver jeg virksomhetene i generelle ordelag.
- 2023–2026Et programvarehus og en integrator
Utvikling av en B2B-markedsplass for veterinærbransjen. Utforming av prosesser for onboarding av forhandlere innenfor kravene i et marked med begrenset distribusjon. Utforming av en taksonomi for produktkategorier som samler tilbud fra mange leverandører. Analyse og konsept for et grensesnitt for innkjøpsanalyser for bedrifter og innkjøpskjeder som handler via plattformen.
Ledelsens mål: Digitalisering av en fragmentert forsyningskjede og raskere markedslansering av plattformen. Én overordnet produktkategorisering som fungerer uavhengig av antallet forhandlere på plattformen, og som samtidig er oversiktlig for kjøperne.
Gevinster: Juridisk trygg tilknytning av leverandører i en regulert bransje. Kjøperne får samlet på ett sted ikke bare verktøy som effektiviserer innkjøpsprosessene deres, men også verktøy for reell analyse av hva de kjøper, når, til hvilken pris og fra hvem.
- 2019–2026Kommunale forsyningsselskaper: fjernvarme, vannverk, kollektivtransport
Utvikling, innføring og idriftsetting av en plattform for samhandling og styring av forretningsprosesser, som blant annet omfatter et digitalt arkiv over anskaffelsesprosesser, digital dokumentflyt for kostnadsbilag, digitale personalmapper, korrespondansehåndtering og juridisk bistand samt flyt for inngående og utgående fakturaer integrert med KSeF (det nasjonale e-fakturasystemet).
Ledelsens mål: Slutt på informasjonssiloer og papir, ensartede prosedyrer i de kommunale selskapene.
Gevinster: Raskere godkjenning av kostnadsfakturaer, digitale personalmapper i samsvar med GDPR og den polske arbeidsloven (Kodeks pracy), oversiktlig kontroll med anbudsprosesser og raskere juridisk gjennomgang av kontrakter.
- 2018 – nåDyreklinikken Hołdowańscy
Jeg har fortsatt også rollen som leder for dyreklinikken Hołdowańscy, som drives av min kone, og jeg holder i tillegg kurs i økonomi og ledelse av veterinærpraksis i regi av Vetunio. weterynarz.swidnica.pl
- 2018–2026En containerterminal
Et CRM-system for kundeservice og salg bygget på en prosessplattform: kontakter, forespørsler fra nettstedet, kalkulasjon og utarbeidelse av tilbud, reklamasjoner – fortsatt i bruk i dag. Identifisering av mål, kravanalyse og utvikling av et konsept for et system for styring av interessentrelasjoner.
Ledelsens mål: Kontinuerlig og oversiktlig betjening av terminalens internasjonale forretningspartnere.
Gevinster: Raskere behandling av forespørsler og reklamasjoner, full historikk for hver henvendelse og en varig standard for kundeservice – systemet er fortsatt i drift i dag.
- 2018–2026Et internasjonalt logistikkselskap
Innføring og integrasjon av en prosessplattform, sammen med utforming og innføring av en procure-to-pay-prosessarkitektur integrert med ERP og fagsystemene som håndterer transportoppdrag.
Ledelsens mål: Konsistente finansielle og operative data og automatisert avregning av transportoppdrag.
Gevinster: Mindre manuell registrering og færre feil, automatisk avstemming av fakturaer mot bestillinger og varemottak (3-way matching), kontroll med forpliktelsene og raskere periodeavslutning.
- 2017–2026Et industrielt datterselskap av et utenlandsk konsern
Utvikling av konsept og innføring av en helhetlig procure-to-pay-løsning for et internasjonalt industrikonsern med virksomhet i Polen. Rollen som ansvarlig for endringsledelse overfor ledelsen, CFO og regnskapssjefen. Niende år med videreutvikling av et BPM-system (business process management). Senere utvidelser omfattet prosesser som reklamasjoner, kontrakter og tilleggsavtaler, utlevering av vareprøver, lageravvik, kvalitetsstyring, fullmakter, forespørsler om uttalelse til endringer, korrespondansehåndtering integrert med e-Doręczenia (offisiell digital post) samt håndtering av betalinger og betalingsfiler integrert med banksystemet. Fakturaer på fire språk gjenkjennes automatisk (OCR).
Ledelsens mål: Ett felles digitalt rammeverk for finansiell kontroll, ledelsens beslutninger og fabrikkens driftsprosesser.
Gevinster: Stram kontroll med utgifter og budsjettgodkjenninger, et dokumentert spor av ledelsens beslutninger for revisjonsformål, betalinger via bankintegrasjonen uten manuell registrering, noe som reduserer risikoen for misligheter, og smidig innføring av nye plikter som e-Doręczenia.
- 2016–2026Et internasjonalt holdingselskap – bank, leasing, forsikring
Innføring av en plattform for business process management, utvikling av konsept og innføring av en procure-to-pay-løsning, håndtering av tjenestereiser og integrasjon med fagsystemer (OCR, KSeF). Tilpasning av løsningen til konsernets innkjøpsprosedyrer.
Ledelsens mål: Streng finansiell etterlevelse og automatisert håndtering av felleskostnader i en regulert sektor.
Gevinster: Prosesser som oppfyller krav fra revisjon og compliance, automatisk oppgjør av reiseregninger, beredskap for KSeF og mindre manuelt arbeid i regnskapet takket være OCR.
- 2008–2026Kommunal sektor
18 års arbeid med kommunal sektor om strategi og arkitektur for en enhetlig plattform for informasjonsutveksling som gjør en reell digital forvaltning mulig. Over 40 moduler utformet og innført, blant annet EZD (elektronisk saks- og dokumenthåndtering), digitalt arkiv, digitale ledermøter, digitale kommunestyremøter, digitale søknadsrunder, digital rekruttering, offentlige høringer, digitale tjenestereiser, digital opplæring, tjenester for kommunestyrerepresentanter, 12 offentlige registre og to nettportaler.
Ledelsens mål: Å flytte kommunen fra en papirbasert modell til en integrert digital forvaltning.
Gevinster: Større åpenhet i forvaltningen og innbyggermedvirkning i høringer, kortere saksbehandlingstid, mer effektivt arbeid i kommunens ledelse og kommunestyret (digitale leder- og kommunestyremøter) og oppfylte krav til elektronisk arkivering og digital forsendelse.
- 2012–2024Et internasjonalt holdingselskap – produksjon av møbler og madrasser
En samhandlingsplattform for 2 500 brukere i et konsern med fire selskaper på tre kontinenter – fra innkjøpsbehov til kontering av kostnader. Forretnings- og prosessanalyse av et helhetlig procure-to-pay-system integrert med ERP-systemet.
Ledelsens mål: Én standard for innkjøp og dokumentflyt i et internasjonalt konsern.
Gevinster: Slutt på fragmentert innkjøpspraksis, innsyn for ledelsen i kostnader og kontantstrømmer i hele konsernet, konsistent ERP-integrasjon uansett hvor fabrikken ligger, og én felles arbeidsplattform for 2 500 brukere.
- 2008–2020En bussprodusent
Et rådgivningsprosjekt: en levert prosessplattform og et lavkodemiljø der kundens eget team bygde sine egne applikasjoner. I løpet av tre år ble det laget flere titalls prosessapplikasjoner for over 1 000 brukere, integrert med SAP. En kundecase utarbeidet sammen med plattformleverandøren.
Ledelsens mål: Egen digital kompetanse i bedriften og IT-fleksibilitet til en fornuftig totalkostnad.
Gevinster: Mindre avhengighet av eksterne programvareleverandører: kundens team bygger selv forretningsapplikasjoner og tar dem i bruk raskere enn i tradisjonelle prosjekter, og levering av bestillinger til avtalt tid beskytter kontraktene mot kontraktsbøter.
- 2012–2017Et forskningsinstitutt
Effektivisering av arbeidet, informasjonsflyten og forvaltningen av dokumenter og forretningsprosesser, blant annet gjennom innføring av et samhandlingssystem, felles e-post for virksomheten og en rekke forretningsapplikasjoner som styring av forskningsprosjekter, ressurs- og kontraktsforvaltning, flyt for fakturaer og kontrakter samt innenlandske og utenlandske tjenestereiser.
Ledelsens mål: Ryddig avregning av tilskuddsfinansierte prosjekter og forskningsprosjekter, mindre byråkrati.
Gevinster: Kostnader og tjenestereiser knyttet til konkrete tilskudd, noe som har betydning ved kontroller av finansieringen, og gjennomføring av forskningsprosjekter i tide.
- 2007–2017En produsent av bildeler
Analyse og innføring av et system for styring av ressurser og administrative prosesser.
Ledelsens mål: Støtteprosesser som oppfyller bilindustriens kvalitetskrav.
Gevinster: Oversikt over ressursbruken, færre stopp i administrasjonen og beredskap for de jevnlige bransjerevisjonene.
- 2013–2014Et polsk IT-selskap (programvare for telekom og ingeniørfag)
Et selskap med kontorer i Polen, Sverige, Ukraina og Belarus, senere kjøpt opp av et globalt telekomkonsern. Analyse og innføring av ett verktøy for planlegging, organisering, finansiering og oppgjør av tjenestereiser – innenlands, utenlands og i flere etapper – for 1 350 brukere og over 3 000 reiser i året: forskudd og kostnader i flere valutaer, tilordning til prosjektbudsjetter, oppgjør for tjenesteboliger i utlandet. Integrasjon med økonomisystemet, HR-systemet og feriedatabasen.
Ledelsens mål: Å standardisere og i størst mulig grad automatisere prosessen for tjenestereiser, som til da var sammensatt, utsatt for forsinkelser og ble gjort opp i Excel.
Gevinster: Hele prosessen, fra planlegging til endelig oppgjør, i ett verktøy. Et blikk utenfra gjorde det mulig å rydde opp i en prosess selskapet ikke hadde klart å få på plass med egne krefter.
- 2013–2014En landsdekkende radiostasjon
Analyse og innføring av et skreddersydd CRM-system.
Ledelsens mål: Mer effektivt salg av sendetid og bedre relasjoner til mediebyråer.
Gevinster: En kortere tilbudsprosess, slutt på konflikter i bookingen av reklametid og løpende oversikt over måloppnåelsen i salget.
- 2006–2014Kooperative spare- og kredittkasser (SKOK)
Erfaring fra hele forretningsmodellen til SKOK-ene, blant annet dokumentflyt i et nett av over 250 kontorer. Støtte til ledelsen i å rydde opp i administrative, finansielle og kvalitetsmessige prosedyrer og prosesser, blant annet prosessene for kredittscoring og utlån. Innføring av samhandlingssystemer og BPM-plattformer for prosesser som låne- og kredittsøknader, generering av rapporter fra kredittopplysningsbyrået BIK, kontroller av regionkontorer og avdelinger ved hovedkontoret, tjenestereiser, fakturaer, styring av ISO-dokumentasjon og korrigerende og forebyggende tiltak, organisering av revisjoner, styring av rekruttering, kompetanse og opplæring, endringer i organisasjonsstrukturen og arbeidsplasser samt service desk.
Ledelsens mål: Utbygging av kontornettet med fortsatt disiplin på kredittrisiko og etterlevelse av tilsynskravene.
Gevinster: Raskere lånebeslutninger takket være integrasjonen med BIK og scoring, sentral kontroll med kontorene og effektivt gjennomførte kvalitets- og tilsynsrevisjoner.
- 2009–2013Produksjon og montasje av elkraftutstyr
Utvikling av konsept og standardisering av prosedyrer for å vinne kontrakter og gjennomføre investeringsprosjekter integrert med selskapets innkjøpsprosesser. Sammenkobling av CRM-systemet med prosjektstyringssystemet og procure-to-pay-prosessene.
Ledelsens mål: Kontroll med lønnsomheten i lange ingeniør- og installasjonsprosjekter.
Gevinster: Løpende kontroll med prosjektmarginen: innkjøp av materialer og underleverandørtjenester knyttes til budsjettet for den konkrete kontrakten som er vunnet via CRM.
- 2006–2013En polsk gruppe produksjonsselskaper
En plattform for samhandling og styring av forretningsprosesser for ca. 800 brukere som fundament for gruppens applikasjonsstrategi. På den ble det bygget flere applikasjoner, blant annet et CRM-system og én prosess, felles for alle selskapene, for styring av livssyklusen til data om handelspartnere. Utarbeidelse av krav og mål, forretnings- og prosessanalyse.
Ledelsens mål: Samarbeid i stedet for rivalisering mellom gruppens selskaper, og felles salg (cross-selling).
Gevinster: Én database over handelspartnere for hele gruppen: hvert selskap ser det som angår det, og dataene de andre selskapene har avstemt. En dataarkitektur for gruppen i stedet for siloer, slutt på konkurrerende tilbud internt i gruppen og en enhetlig handelspolitikk overfor nøkkelkunder.
- 2008–2012Et konsern av eiendomsutviklere (boliger og kontorlokaler)
Konsept og innføringsstrategi for et samhandlingssystem, enhetlig kommunikasjon (unified communications) og ett felles sett med forretningsapplikasjoner som styrer konsernets investeringsprosess: fra erverv av tomter via selve byggeprosessen til automatisering av økonomi- og HR-prosesser.
Ledelsens mål: En kortere investeringssyklus og full kontroll med framdriftsplaner og budsjetter for byggeprosjektene.
Gevinster: Tidlige varsler om forsinkelser og budsjettoverskridelser, smidigere flyt av prosjekterings- og byggedokumentasjon og automatisk oppgjør med underentreprenører.
- 2005–2012En operatør av gassrørledningsnett
Analyse og levering av et system for forvaltning av IT-ressurser, et intranett og digital dokumentflyt.
Ledelsens mål: Større driftssikkerhet for kritisk infrastruktur og bedre intern kommunikasjon.
Gevinster: Et nøyaktig og revisjonsklart register over IT-utstyr og lisenser, sikker håndtering av sensitive dokumenter og raskere tilgang til driftsprosedyrer.
- 2007–2011Et landsdekkende energiselskap
Analyse og levering av systemer for anbudsforvaltning, innkjøpspolitikk og arbeidsflyten mellom selskapets fagenheter og fem avdelingskontorer og den juridiske avdelingen. Effektivisering av saksbehandlingen i ledelsessekretariatet.
Ledelsens mål: Åpenhet om utgiftene og juridisk trygge ledelsesbeslutninger.
Gevinster: Lavere risiko for formelle feil i anbud, raskere juridisk gjennomgang av kontrakter og ryddig oppfølging av ledelsens vedtak.
- 2008–2010En landsdekkende legemiddelgrossist
Identifisering og kartlegging av prosesser, idriftsetting av en plattform for business process management og levering av nye moduler som automatiserer utvalgte prosesser og integreres med fagsystemer.
Ledelsens mål: Å fjerne flaskehalser i drift med store volumer og lave marginer.
Gevinster: Raskere utførelse av administrative oppgaver og lageroppgaver, løpende informasjonsflyt mellom lager og kontor og færre menneskelige feil.
- 2006–2010En produsent av byggevarer
Analyse og innføring av et samhandlingssystem og enhetlig kommunikasjon. Oppstart av prosjekter for serviceoptimalisering, kontraktsforvaltning og et skreddersydd CRM-system.
Ledelsens mål: Lojalitet hos B2B-kundene og raskere håndtering av serviceforespørsler på byggeplassene.
Gevinster: Færre uløste reklamasjoner, raskere respons fra serviceteamene og kontroll med frister og tilleggsavtaler til distribusjonsavtalene.
- 2007–2008En distributør av alkohol til HoReCa-bransjen
Utvikling og innføring av et prosessbasert CRM-system med støtte for lojalitetsprogrammer.
Ledelsens mål: Lojalitet hos barer og restauranter og stabile ordrevolumer.
Gevinster: Automatisk beregning av bonuser og rabatter, et program som oppmuntrer serveringsstedene til eksklusivt samarbeid, og løpende oversikt over salgsrepresentantenes resultater.
- 2004–2008En produsent av byggevarer
Et prosjekt til støtte for inkassoavdelingen: prosessanalyse og innføring av egnede IT-løsninger.
Ledelsens mål: Å sikre likviditeten og korte ned tiden det tar å kreve inn utestående fordringer (DSO).
Gevinster: Automatiske purringer og inkassoløp, systematisk oppdagelse av forfalte betalinger og færre tap på fordringer.
- 2005–2007En internasjonal konfektprodusent
Analyse og utforming av systemer for styring av livssyklusen til ideer og observasjoner, et prosjektstyringssystem og et system for rapportering av produksjonsproblemer og oppfølging av løsningen på dem.
Ledelsens mål: Høyere effektivitet på produksjonslinjene og medarbeidernes engasjement i kontinuerlig forbedring.
Gevinster: Raskere utbedring av tekniske driftsstans og smidig gjennomføring av forbedringsforslag som gir besparelser.
- 2005–2007En landsdekkende alkoholprodusent
Analyse og innføring av et system for tilgangsstyring integrert med SAP.
Ledelsens mål: Sikkerhet for finansielle data og produksjonsdata samt funksjonsdeling (SoD).
Gevinster: Lavere risiko for interne misligheter, tydelige roller i SAP og raskere tildeling og fjerning av tilganger.
La oss snakke om beslutningen dere står overfor. Første samtale: 30 minutter, uten kostnad.
- Jeg svarer innen 2 virkedager
- Første samtale: 30 minutter, uten kostnad
- Dere trenger ikke forberede noe