Lugn
Ni vet vad ni har, vad som ska göras och i vilken ordning. Någon på er sida håller i helheten, och besluten går att försvara inför fullmäktige, styrelsen och granskningen.
Digital förändring i organisationen. Med en rådgivare som översätter mellan ledning, IT och leverantörer.
Krogis är Wojciech Kroczaks oberoende rådgivning inom digitalisering: jag ger ledningen i myndigheter, kommunala bolag och företag rådgivning i digital transformation, från inventering av nuläget, via definition av önskade resultat, färdplan för förändringar och projekt, bedömning av förändringsberedskap, riskreducering och planering av standarder, digitaliseringsstrategi och strategi för användaranpassning, till stöd i samtal om möjliga lösningar och införanden. Ledningen ansvarar för digitaliseringen och den förändringsledning som följer med den. Jag översätter strategi och behov till krav och organisatoriska rutiner, hjälper er att föra samtalen med leverantörerna och stöttar organisationen genom förändringen. Som regel börjar vi med en inventering av IT-systemen och av organisationen som helhet: 2–6 veckor, under tröskelvärdet för offentlig upphandling.
- Jag svarar inom 2 arbetsdagar
- Första samtalet: 30 minuter, kostnadsfritt
- Oberoende av leverantörer
- Offentlig sektor – kommunerett system i EZD-klassen, integration av verksamhetssystem, KSC, att försvara budgeten inför kommunfullmäktige
- Kommunala bolagKSeF, e-Doręczenia, ERP, dokumentflöde, digitalt arkiv, elektroniska upphandlingsförfaranden, digitala personalakter, e-underskrifter
- Näringslivinförande av IT-system, leverantörsmöten, digital hantering av ledningens sammanträden, systemintegration, processoptimering, agentisk AI
Vad ni får ut av det.
Bättre resultat
Digitaliseringen tjänar organisationens mål och människorna tar till sig det nya arbetssättet, så investeringen betalar sig i det dagliga arbetet och inte bara i en presentation.
Färre grund och misstag
Ni undviker fel teknik och fel leverantörer samt fällan vendor lock-in (inlåsning hos en enda leverantör). Krav som är nedskrivna före inköpet ger färre rättelser efter driftsättningen.
Kostnaden för ett misstag. En rådgivare kostar vanligtvis mindre än en felvald teknik, en olämplig leverantör eller en fälla i avtalet. Se hur jag leder digital transformation.
Vem som saknas vid bordet när leverantören dyker upp.
Leverantören kommer med ett erbjudande, integratören med en mall, IT-avdelningen med den dagliga driften av systemen. I de flesta organisationer har ingen fyra saker i sitt uppdrag.
- En som översätter behovenOrganisationen vet hur den arbetar, men beskriver det med vardagens språk: ”så har vi gjort i åratal”. Leverantören behöver krav: scenarier, regler och godkännandekriterier. Någon måste få fram dem ur er och skriva ned dem, annars hamnar det som ryms i mallen i systemet.
- Ett löpande samtal med leverantörenDe nedskrivna kraven måste kontrolleras under arbetets gång och inte först i slutet: arbetsflöde och användbarhet, processernas förlopp, integrationer, prestanda och datavolymer. Utan det får organisationen veta om problemen vid godkännandet eller efter driftsättningen, när rättelserna kostar som mest.
- En referenspunktDagens arbetssätt är känt och anpassat till människorna, trots sina brister. Utan att mäta hur det ser ut i dag (antal steg, tid per moment, volymer) är det svårt att avgöra om det blivit bättre efter förändringen.
- Strategiskt skydd för kontinuitetenBeställarna brukar inte fråga om detta och leverantörerna uppger det inte själva, så det visar sig först efter införandet: beroende av en enda tillverkare (vendor lock-in), svarstid och prestanda, total ägandekostnad, möjligheten att byta leverantör och användarupplevelse (UX). Någon måste ställa frågan före start.
Pröva själva. Kan ni beskriva för leverantören vad som i det nya systemet ska fungera lika bra som i dag, på ett sätt som går att kontrollera? Vem på er sida säger ”det här är inte vad vi behöver” och motiverar det med kravens språk? Vem kontrollerar att systemet klarar er datavolym innan användarna gör det? Vem frågar leverantören om svarstid, total ägandekostnad och möjligheten att byta leverantör innan ni skriver under avtalet? Om svaret är ”vi vet inte” är det just den här rollen som saknas. Vi börjar med inventeringen, eftersom den ger en referenspunkt, och går sedan över till kraven och uppföljningen av att de genomförs.
I mer än 20 år var mitt jobb att översätta intressenternas mål till det språk som projekt genomförs på.
Under två decennier stod jag på leverantörens sida och ansvarade för att förstå vad verksamheten verkligen behövde – även när den själv inte kunde uttrycka det tydligt. I dag erbjuder jag samma kompetens till ledningar, men från andra sidan bordet: beställarens.
- ~20 år
- erfarenhet av kravställning och införanden
- 2008–2026
- kontinuerligt samarbete med kommunal sektor
- 16
- dokument och verktyg från inventeringen
Ledningen och IT ser ibland samma frågor ur olika perspektiv. Jag översätter mellan dem, så att båda sidor arbetar mot organisationens gemensamma mål.
Det gäller inventering, upphandling och att översätta risker till beslutsfattandets språk – inte säkerhet i sig. IT-avdelningen har oftast den kunskapen; jag hjälper till att omsätta den i ett beslut för ledningen, och tvärtom.
Fem ansvarsnivåer. Vi börjar med en snäv omfattning och breddar den i takt med att förtroendet växer.
Samma arbetsgång har fungerat vid digitaliseringen av kommuner och kommunala bolag: en snäv, konkret omfattning till att börja med, som sedan utvidgas till fler processer i takt med att förtroendet växer.
Inventering av IT-system och processer
Ett applikationsregister med ägare, avtal, licens, kostnad och datum då supporten upphör. En karta över processer med och utan systemstöd, en karta över integrationer och manuell dubbelinmatning. Ett riskregister: enskilda felpunkter, inlåsning hos leverantörer, brister i förhållande till KRI (Polens ramverk för interoperabilitet), NIS 2, e-Doręczenia (den polska tjänsten för elektronisk delgivning) och KSeF (Polens nationella system för e-fakturor). En sammanfattning på en sida för ledningen.
KSC / NIS 2 skyldigheter och sanktioner för organisationen och ledningen
Inventeringen ger: ett systemregister och ett riskregister – utgångspunkten för den riskhantering som lagen kräver. Det går inte att skydda något som inte finns på listan.
Granskningar från RIO och NIK, revisioner kan komma när som helst
Inventeringen ger: en dokumenterad A/B/C/D-kategorisering och en motivering till varje inköpsbeslut, redo att visas för granskarna.
Digitaliseringsstrategi och målarkitektur
Lager av register, processer och integrationer. Standarder som organisationen antar: en organisationsstruktur för behörighetsmodellen, standarder för användargränssnitt, datagruppernas roll i arkitekturen, standarder för processmodellering, en treårig färdplan som förverkligar de fastställda målen, riktlinjer för IT-inköp (t.ex. dokumenterade API:er) samt en strukturerad uppdelning av de budgetposter som ska uppskattas, med både investeringar och drift (total ägandekostnad), i enlighet med gällande regelverk (KSC, NIS 2, EZD).
Nästa års budget tas fram under hösten
Inventeringen visar vad ni har, vad som saknas och vad som behöver åtgärdas, samt den totala ägandekostnaden: engångsinvesteringar och de driftskostnader som inte går att undvika. Det är den utgiftsplan som kommunfullmäktige och ekonomichefen förväntar sig för att kunna planera kommande budgetar.
KSeF, EZD, arbetsflöden, ekonomi och redovisning, digitala personalakter kräver en integrerad process
Inventeringen ger: en integrationsmatris mot ekonomi- och redovisningssystemet och en lista över de system som måste utbyta data med det.
Förändringsledning
Förändringen måste passa organisationens kultur och tempot hos de människor som ska genomgå den. Jag kartlägger organisationskulturen, användarnas särdrag och de system de arbetar i i dag, och på den grunden tar jag fram en anpassningsstrategi: vem som går över till det nya arbetssättet, i vilket tempo, med vilket stöd och i vilken ordning.
Det ser olika ut för en enhet som betjänar medborgarna, för ekonomiavdelningen eller för en teknisk avdelning. Kommunikationsplan, utbildning och mätetal anpassar jag till var och en av grupperna, inte till en enda genomsnittlig användare. Detsamma gäller AI-verktyg: hur de tas emot beror på människors förtroende och på att det är tydligt vem som ansvarar för vad.
Ett tempo som organisationen inte är redo för motstånd och överbelastning hos människorna
Från kartläggningen: en karta över användargrupperna, deras nuvarande system och vanor, uppdelad på dem som går över snabbt och dem som behöver mer tid och stöd. En enda utbildning för alla räcker sällan.
Kravspecifikation inför upphandlingen
Intervjuer, processkartor, datamodell, fält, vyer, aviseringar, integrationer och testscenarier – nedskrivna innan upphandlingen annonseras. Dessutom förberedelser inför samtalen med leverantörer: vilka frågor som ska ställas, en inköpsmatris och deltagande i möten som beställarens representant. Men framför allt ett svar på vad framgång betyder för införandet: varför vi gör detta och vilka resultat vi förväntar oss.
Ett system i EZD-klassen aviserad skyldighet, tidpunkten har skjutits upp till tidigast 2029
Inventeringen ger: en karta över dokumentflöde och integrationer, krav för migreringen och avtalsklausuler. Utan den flyttar migreringen bara det gamla flödets fel in i det nya systemet. Dessutom en fördelning av befintliga och möjliga funktioner mellan systemen – till exempel vilket system som ska sköta massutskick av korrespondens via e-Doręczenia.
Digitaliseringsrådgivare
Ett månatligt möte med kommundirektören eller VD:n och IT-chefen, en månatlig rapport om drift och risker, en digitaliseringskommitté varje kvartal, en kvartalsvis genomgång av risker och kritiska avtal samt ett obligatoriskt rådgivande yttrande före varje större inköp.
Omfattning: IT-styrning och beslutsfattande, ett levande systemregister, processanalys och processoptimering, upphandling och risken för leverantörsinlåsning, att översätta och bedöma risker mellan ledningen och IT, projektportföljen.
De första 90 dagarna av ett nytt samarbete: en första lägesbedömning och eventuella akuta ”röda flaggor”, uppstart av registren och en genomgång av avtalen samt en rapport till ledningen med en färdplan för 12–24 månader.
Alla dessa skyldigheter börjar med samma fråga: vad har vi egentligen?
Inventeringen är inte ett separat projekt vid sidan av valet av ett system i EZD-klassen (elektronisk ärende- och dokumenthantering), KSeF eller KSC (Polens lag om det nationella cybersäkerhetssystemet). Den är det första steget i vart och ett av dem, gjort en gång i stället för fyra gånger, bit för bit.
Oavsett omfattning är vägen densamma: från spridd och oordnad information till ett enda beslut som går att försvara.
- RekognoseringIntervjuer, genomgång av dokument och system, en första bild av läget utan förutfattade meningar.
- En gemensam bildEn sammanhängande karta över processer, kostnader, risker och beroenden – begriplig för både ledningen och IT.
- BeslutsalternativVerkliga alternativ med konsekvenser, kostnad och risk för vart och ett, utan att gynna någon leverantör.
- Tillsyn över genomförandetNärvaro på beställarens sida vid val, införande och leveransgodkännande – inte bara i konceptfasen.
- Uppföljning av resultatetEn kontroll av om beslutet gav det förväntade resultatet – och förberedelser inför nästa steg.
Efter 2–6 veckor får ledningen fyra uppsättningar dokument, inte en rapport som hamnar i en byrålåda.
Framtagna från grunden för er organisation, i redigerbart format och med tidsobegränsad licens. Sammanlagt 16 dokument och verktyg som lägger grunden för den digitala omställningen och för en långsiktig IT-strategi – bland dem en presentation och en genomgång för ledningen, som ingår i priset.
Grund · inventering2–6 veckor · under tröskelvärdet för offentlig upphandling · 16 dokument och verktyg
Kunskap om nuläget 4 dokument
En sammanfattning på en sida för ledningen, en inventeringsrapport som kan läggas fram för ledningen, den regionala revisionskammaren (RIO) och Polens riksrevision (NIK), ett kalkylblad med 35 attribut per system och en matris över integrationer med statens centrala system. Kunskap om nuläget (”AS IS”) är nödvändig för att kunna definiera målläget (”TO BE”).
Strategi och standarder för framtiden 4 dokument
En digitaliseringsstrategi på 10 år, en katalog över tekniska standarder, 20 mallklausuler för avtal i förfrågningsunderlaget (SWZ) och en policy för ansvarsfull användning av AI.
Styrverktyg för kommande projekt 5 verktyg
En initiativbeskrivning för digitala initiativ, ett bedömningsunderlag för arkitekturgranskning, en inventeringsmetodik som ni kan upprepa på egen hand, ett register över 20 risker med värmekarta och en plan för förändringsledning.
Kommunikation och ledningens beslut 3 delar
Arkitekturdiagram, en ordlista med omkring 150 begrepp och förkortningar samt en presentation på 12–15 bilder med en genomgång på 60–90 minuter för ledningen, som ingår i priset. Presentationen tar upp de identifierade riskerna och hur de kan begränsas, inklusive personliga risker för ledningens medlemmar.
Offentlig sektor – kommuner
Ett system i EZD-klassen: aviserad skyldighet, tidpunkten har skjutits upp till tidigast 2029. Innan ni väljer väg, se efter vad ni redan har.
Kommundirektören och ekonomichefen behöver inte kunna IT-arkitektur. De behöver ett register över system och avtal, KSC/NIS 2-riskerna och en sammanfattning på en sida som går att lägga fram för kommunens ledning och kommunfullmäktige.
- Hjälp att välja ett system i EZD-klassenEn karta över dokumentflöde och integrationer, innan beslutet om migreringsväg fattas.
- Stöd under EZD-projektetSamtal med leverantörer, integrationsdiskussioner och hjälp med att organisera utbildningar.
- Avtal integrerade med CRU JSFP, det centrala registret över avtal i offentlig sektorEZD sett i ljuset av andra projekt: förberedelse och upprättande av avtal tillsammans med integrationen mot CRU JSFP.
- KSeF-fakturor och deras flödeHämtning av fakturor från KSeF, saklig attest, formell och redovisningsmässig granskning samt överföring av fakturorna till ekonomi- och redovisningssystemet.
- Planering av kommande projektRekrytering och ansökningsomgångar, samråd med invånarna, digital hantering av ledningens sammanträden samt planering, godkännande och redovisning av tjänsteresor.
- KSC / NIS 2Ett system- och riskregister – utgångspunkten för den riskhantering som lagen kräver.
- En budget som går att försvara inför kommunfullmäktigeIT-utgifterna uppdelade i regulatoriska skyldigheter och investeringar, med kostnaden för att avstå.
Kommunala bolag
Dokumentflöde (KSeF), e-Doręczenia, digitala underskrifter, ett digitalt arkiv över upphandlingsförfaranden, byte av ERP. Det lönar sig att samla allt detta i en sammanhängande strategi.
VD:n för ett fjärrvärme-, vatten- eller kollektivtrafikbolag får en rekommendation från sin egen avdelning. En andra, oberoende bedömning före undertecknandet: vad som faktiskt kommer att gå att integrera med ekonomisystemet och vad det egentligen kostar över fem år.
- KSeF och fakturaflödeEn integrationsmatris mot ekonomisystemet i stället för ännu en isolerad applikationsö.
- Integration med ekonomi- och ERP-systemEtt integrationskrav som står i specifikationen från första dagen, inte läggs till genom ett tilläggsavtal efter undertecknandet.
- Digitala personalakter och fler modulerA/B/C/D-kategorier och en införandeordning, så att varje modul ansluter till det som redan finns.
- Hantering av korrespondens (EZD)Korrespondensflöde i ett system i EZD-klassen.
- Digitala underskrifterVal av rätt typ av elektronisk underskrift för varje användningsområde, för att få bort pappersdokumenten.
- Integration med e-DoręczeniaUtskick och mottagning av skrivelser via e-Doręczenia utan dubbelinmatning mellan systemen.
- Korrespondens i flera kanalerUppbyggnad och drift av mottagning av korrespondens i flera kanaler och av massutskick.
Näringsliv
Ni har ett projekt att genomföra, och er IT-avdelning har fullt upp med driften. Då hjälper det att ha någon på er sida.
Val och införande av ett nytt ERP, reklamationshantering, ett processdrivet CRM, flöde för kostnadsdokument anpassat till KSeF, avtalshantering, on- och offboarding av medarbetare: jag skriver kraven tillsammans med företagsledningen, talar med er IT-avdelning och med leverantörerna, jämför anbud (i dotterbolag utifrån koncernens inköpsriktlinjer) och övervakar både projektets genomförande och den organisatoriska förändring som följer med det. Ett koncept får ni efter ett enda samtal, på ungefär 2 dagar.
- 15 minuters samtal, ett koncept på 2 dagarAtt samla in detaljerade krav och skriva en specifikation kan vara mödosamt, och alla ser inte alltid vart det leder. Innan det arbetet börjar behövs en visuell skiss av vad ledningen har i tankarna – så att riktningen kan bedömas innan någon skriver första sidan dokumentation.
- Anbud jämförda utifrån koncernens riktlinjerEn kriteriematris: vad som är viktigt, vad som är mindre viktigt, vem som erbjuder vad, hur varje leverantör svarade, min rekommendation. Beslutet fattar ni; det administrativa arbete som IT inte har tid med och som ledningen inte har någon att sätta på tar jag hand om, som en del av projektets egen kostnad.
- Ledningens representant under införandetLedningen återkommer till frågan först när ett beslut verkligen behövs.
- Ett stort koncernprojekt, t.ex. ett gemensamt ERPLeverantörsmöten, integrationsdiskussioner och koncisa sammanfattningar för ledningen och IT att använda i kontakterna med huvudkontoret – så att ledningen bara återkommer till frågan när ett verkligt beslut ska fattas.
Relationer som har varat i 8 till 18 år, genom den ena regleringsvågen efter den andra.
KSeF, e-Doręczenia, e-arkiv, NIS 2, applikationsplattformar, standarder för processmodellering, HR- och rekryteringsprocesser, ekonomiprocesser, kundserviceprocesser, uppbyggnad av heltäckande applikationssystem integrerade med system i ERP-klassen, e-handel, B2B-marknadsplatser. Samma problem i fyra mycket olika miljöer: en kommunal förvaltning, ett kommunalt bolag, en hamn och en industrikoncern. Att ha sett dem från så många håll har gett en omfattande erfarenhet som rådgivare.
- 2008–2026Kommunal sektor
18 års arbete med kommunal sektor kring strategi och arkitektur för en enhetlig plattform för informationsutbyte, som gör en verklig e-förvaltning möjlig. Över 40 moduler utformade och införda, bland annat EZD, e-arkiv, e-ledning, e-fullmäktige, e-ansökningsomgångar, e-rekrytering, samråd med invånarna, e-tjänsteresor, e-utbildning, stöd till förtroendevalda, 12 offentliga register och två webbportaler.
- 2019–2026Kommunala bolag: fjärrvärme, vatten, kollektivtrafik
Utformning, införande och driftsättning av en plattform för samarbete och hantering av affärsprocesser, som bland annat omfattar ett digitalt arkiv över upphandlingsförfaranden, digitalt flöde för kostnadsdokument, digitala personalakter, hantering av korrespondens och juridisk assistans.
- 2017–2026Ett industriellt dotterbolag till en utländsk koncern
Konceptutformning och införande av en heltäckande procure-to-pay-lösning för en internationell industrikoncern verksam i Polen. Roll som ledare för förändringsarbetet gentemot företagsledningen, CFO och redovisningschefen. Nu nionde året av vidareutveckling av ett BPM-system (business process management). Senare utbyggnader har omfattat processer som reklamationer, avtal och tilläggsavtal, utlämning av prover, lageravvikelser, kvalitetsledning, fullmakter, begäran om yttrande över ändringar, hantering av korrespondens integrerad med e-Doręczenia samt hantering av betalningar och betalningsfiler integrerad med banksystemet.
- 2018–2026En containerterminal
Ett CRM-system för kundservice och försäljning på en processplattform: kontakter, förfrågningar från webbplatsen, kalkylering och framtagning av offerter, reklamationer – fortfarande i bruk i dag. Identifiering av mål, kravanalys och konceptutformning för ett system för hantering av intressentrelationer.
- 2006–2013En polsk koncern med tillverkande bolag
Utformning av koncept och mål samt införande av en samarbetsplattform för 800 användare. Krav och mål, verksamhets- och processanalys samt införande av ett processdrivet CRM-system som kopplar samman data från alla bolag i koncernen.
Och många andra, bland dem forskningsinstitut, kooperativa spar- och kreditkassor, stadsförvaltningar, elinstallationsföretag, energibolag, bostadsutvecklare och en rikstäckande radiostation.
Vill du veta mer om min erfarenhet? Hela meritförteckningen på sidan Om mig
På beställarens sida. På ledningens språk, inte på teknikjargong.
- Erfarenhet av ledning och teknik
- Mer än 20 år av analyser, kravinsamling, införanden och servicerelationer direkt med ledningar, ekonomidirektörer och IT-direktörer.
- Kännedom om kommunal sektor, kommunala bolag och näringsliv
- Arbete med kommuner, vattenbolag, fjärrvärmebolag, kollektivtrafikbolag, energisektorn, tillverkningsföretag, containerterminaler, logistikföretag, bostadsutvecklare, banker och försäkringsbolag.
- Att omsätta affärsmål i teknik, risk och slutliga beslut
- Riskregister, treåriga investeringsplaner och kravdokumentation som ligger till grund för leveransgodkännandet av avtal och offentliga register. Verkligt stöd i beslutsfattandet.
- Stöd till ledningar i beslutsfattandetJag förstår de mål och farhågor som ledningen står inför och vägleder den genom digitaliseringsfrågorna, så att den kan föra ett meningsfullt samtal med sin egen IT-avdelning – och inte bara ta emot färdiga rekommendationer.
- Beställarens representant gentemot leverantörerJag förbereder frågor till leverantörerna, en inköpsmatris för att jämföra anbud och interoperabilitetskriterier för ett välgrundat beslut – och för den revision som kommer senare.
- Att prototypa avsikten: 15 minuter, ett koncept på ~2 dagarEn ledning kan beskriva ett problem på en kvart men har inte tid att skriva ner kraven. Det har jag – och jag återkommer med ett koncept eller en prototyp innan projektet har hunnit dra på sig sin första kostnad.
- Ledningens representant i införandeteametNär projektet väl har kommit igång ser jag till att det håller sig till den ursprungliga avsikten på de löpande mötena – ledningen återkommer till frågan först när ett beslut verkligen behövs.
- Planering av AI i organisationenAI ber inte om lov – den vänder upp och ner på de affärsmodeller vi känner. I dag blir varje företag ett teknikföretag, oavsett bransch. Försäljning, marknadsföring, verksamhet, kundservice, rutinmässigt arbete vid datorn: om några år kommer lejonparten av dessa uppgifter att skötas av artificiell intelligens. Att anpassa sig till den förändringen är inte längre en ambition eller en trend. Det är det enda sättet att förbli konkurrenskraftig.
Fyra principer som varje samarbete bygger på.
Uttryckta rakt ut, eftersom det är just de frågorna kommundirektörer, VD:ar och IT-chefer ställer innan de släpper in någon utifrån i sina system.
- Oberoende av leverantörerJag säljer inga system, licenser eller införanden och tar ingen provision från någon leverantör. Min rekommendation kan mycket väl vara ”köp inte” eller ”behåll det ni har”.
- SekretessEtt sekretessavtal före det första dokumentet. Information om era system, avtal och kostnader hamnar aldrig hos andra kunder eller i kundexempel utan ert samtycke.
- Äganderätt till resultatenRegistren, kartorna, standarderna och klausulerna är era, i redigerbart format och utan tidsgräns. Ni kan fortsätta att förvalta dem själva eller med en annan rådgivare.
- PersonuppgifterInventeringen omfattar system, avtal och processer, inte invånares eller kunders uppgifter. Jag tittar inte i databaser; om åtkomst är oundviklig sker den bara på er egen utrustning och med formell behörighet.
Innan du hör av dig: svar på de vanligaste frågorna.
Vad kostar en inventering av IT-system för en offentlig förvaltning eller ett bolag?
Beroende på antalet system och avdelningar ligger priset för 2–6 veckors arbete under tröskelvärdet för offentlig upphandling, och i slutet får ni en komplett uppsättning strategiska dokument. Eftersom priset ligger under tröskelvärdet kräver uppdraget inget förfarande enligt den polska lagen om offentlig upphandling. Det exakta priset bekräftar jag efter ett kort samtal om er organisations storlek.
Vi har en tidsfrist för införandet. Kommer inte inventeringen att försena det?
Nej. Den tar 2–6 veckor och avslutas med krav, avtalsklausuler och en integrationsmatris – sådant som ändå måste tas fram före upphandlingen. Oftast förkortar den förberedelserna inför upphandlingen, eftersom den ersätter insamlingen av leverantörsanbud som utgångspunkt.
Vi har en egen IT-avdelning. Varför behöver vi en extern rådgivare?
IT bedömer lösningar ur ett tekniskt perspektiv. Ledningen behöver någon som bedömer dem ur ledningens eget perspektiv – risk, totalkostnad, regelefterlevnad, organisationens intressen i förhandlingen med leverantören – oberoende av IT:s rekommendation, inte i stället för den. Det är en andra, oberoende bedömning, inte en konkurrent till ert eget team.
Vad är skillnaden mellan en digitaliseringsrådgivare och en deltids-CIO (fractional CIO)?
Det är samma roll som internationellt kallas ”fractional CIO” – i Polen har den helt enkelt ett polskt namn. Skillnaden ligger i var gränsen går: Krogis tar inte över IT-avdelningen eller dess budget och leder inte den tekniska personalen. Krogis företräder ledningen – översätter dess avsikter till krav och hjälper IT att uttrycka sina behov på ett språk som ledningen förstår och kan godta. Det är en rådgivande, översättande och företrädande roll, inte en chefsroll över det tekniska teamet.
Hur förbereder vi organisationen för ett nytt IT-system?
Börja med det ni redan har: vilka system, data, integrationer och avtal det nya systemet ska ersätta eller samverka med. Utse en person på er sida som fattar beslut om processerna, och kom överens om hur ni ska veta att införandet har lyckats. Skriv kraven på processernas språk och tala med leverantörerna först därefter. Inventeringen ger er den utgångspunkten på 2–6 veckor.
När ska vi byta ut ett system, och när ska vi modernisera det?
Ett system som stöder processen väl och fortfarande har support från leverantören är oftast värt att vidareutveckla. Ett system utan support, med manuell dubbelinmatning av data och stigande förvaltningskostnader är en kandidat för utbyte. Jämför totalkostnaden över flera år, inte bara priset för en ny licens, och räkna ut hur många integrationer och hur mycket data som måste flyttas. Systemkategoriseringen från inventeringen skapar ordning i det beslutet för hela organisationen på en gång.
Vad skiljer ett systeminförande från en organisationsförändring?
Införandet slutar med godkännande: systemet fungerar. Förändringen är klar först när människor arbetar på det nya sättet i det dagliga. Det första beställer man hos leverantören, det andra kräver en kartläggning av kulturen och användarna samt en anpassningsplan. Mer: förändringsledning.
Är det värt att införa AI i en kommun eller ett bolag?
Ja, om det finns ett konkret mål, en beskriven process och en namngiven beslutsägare. Börja med att ordna data och processer, med ett register över var AI redan används och med regler för hur det används. AI lagar inte kaos, utan skyndar bara på det. De rättsliga skyldigheterna beror på hur AI används, så det är bra att kontrollera dem för de konkreta användningsområdena.
Låt oss prata om beslutet innan en leverantör fattar det åt er.
Skriv till: wojciech.kroczak@krogis.pl
Ring: +48 516 401 658
- Jag svarar inom 2 arbetsdagar
- Första samtalet: 30 minuter, kostnadsfritt
- Du behöver inte förbereda något