Lugn
En förändring som leds enligt en plan, med någon på er sida som känner båda världarna: ledningen och tekniken.
Digital transformation är en förändring av hur organisationen arbetar, inte bara införandet av ett system: den omfattar processer, människor, organisationskultur och effektmått. Införandet slutar med leveransgodkännandet, medan förändringen först då börjar. Det nya systemet fungerar tekniskt, men människor arbetar fortfarande som förut: bredvid det står ett kalkylblad, en reservväg på papper eller ”vi gör som vi alltid har gjort”. Jag ger organisationen rådgivning i den digitala transformationen, från kartläggningen av behoven till leveransgodkännandet, så att det nya arbetssättet får fäste, anpassat till organisationens kultur och till tempot hos de människor som ska genomgå det.
Från slagordet till detaljerna och tillbaka till ett enda beslut.
Rulla och för muspekaren över elementen: ett slagord delar sig i tiotals frågor, och jag samlar dem till en enda väg.
- Digital transformationEtt slagord som i praktiken betyder många olika saker på en gång.
- TeknikDet finns allt mer av den och den förändras snabbt. Jag anpassar den till den nya versionen av processen, inte till en produktlista.
- Artificiell intelligensFrån analys till agentbaserade system. Först ordning i data och processer, sedan verktyget.
- Generativ AIHjälper till vid skrivande och analys, men någon måste ansvara för beslutet och känna till reglerna för användningen.
- AI-agenter och automatiseringJag automatiserar det som är beskrivet och enkelt. En obeskriven process blir bara snabbare av automatisering.
- Moln och infrastrukturMed eftertanke: totalkostnad, utträdesplan och beroende av leverantören.
- SamarbetsteknikÄrendeflöde, dokument och gemensamt arbete så att spåret av besluten är tydligt.
- Data och integrationerÖppna API:er, standarder och integrationer, så att systemen utbyter data och människor slipper skriva in dem för hand.
- Artificiell intelligensFrån analys till agentbaserade system. Först ordning i data och processer, sedan verktyget.
- Säkerhet och regelefterlevnadSkyldigheter som följer av regelverket och organisationens motståndskraft. Jag börjar med en förteckning över det som behöver skyddas.
- Efterlevnad av regelverkKSC, GDPR, e-Doręczenia, KSeF: skyldigheterna beror på organisationen och är värda att kontrollera för de konkreta användningsområdena.
- VerksamhetskontinuitetVad händer när ett nyckelsystem slutar fungera, och vem vet vad man då ska göra.
- InförandeHär avgörs det om förändringen lyckas: projektet, människorna och leverantörerna.
- ProjektledningOmfattning, tidsplan, förändrings- och beslutsregister på beställarens sida.
- FörändringsledningOrganisationskulturen, användarna och det tempo i vilket de kan genomgå förändringen.
- Anpassningsstrategi för användarnaVem som går över till det nya arbetssättet, i vilket tempo, med vilket stöd och i vilken ordning.
- Kommunikation och utbildningSvar på de tre frågor som den anställde ställer sig: varför gör vi det här, vad förändras och kommer det att lyckas.
- Mätetal för användning och effektMätetal för införande, användning och effekt, vart och ett med en ägare och en utgångspunkt.
- Leverantörer och avtalFrågor till leverantörerna, jämförelse av anbud och ett avtal som inte binder er vid en enda tillverkare.
- TeknikDet finns allt mer av den och den förändras snabbt. Jag anpassar den till den nya versionen av processen, inte till en produktlista.
Krogis förenar sakkunskap med projekterfarenhetför att ge lugn, säkerhet och regelefterlevnad i projekt för förändringsledning
Frågor det är värt att kunna svara på.
Jag ställer dem till styrelser, kommundirektörer, landsdelschefer (starosta) och vd:ar innan besluten fattas och pengarna börjar rulla. Om svaret på någon av dem är ”vi vet inte”, är det just här jag kan hjälpa till.
- Hur ska vår organisation se ut efter förändringen och vad slutar vi göra?
- Vet de människor som ska arbeta i det nya systemet varför vi gör detta och vad som förändras för dem?
- Vem kan förlora på den här förändringen och var vederbörande med vid bordet?
- Hur snabbt kan de enskilda grupperna genomgå förändringen utan att organisationen överbelastas?
- Hur ser vi om ett kvartal att det nya arbetssättet har fått fäste?
Vad ni får ut av det.
Bättre resultat
Människorna arbetar på det nya sättet, så investeringen betalar sig i det dagliga arbetet och inte bara i en presentation.
Färre grund och misstag
Kartlagd kultur och användarnas tempo minskar motståndet, och valet av teknik och leverantörer undviker fällorna, bland annat beroendet av en enda leverantör (vendor lock-in).
Kostnaden för att låta bli. Ett system utan förändrat arbetssätt kostar lika mycket som ett som fungerar, men ger ingen effekt. En rådgivare kostar vanligtvis mindre än en felvald teknik, en olämplig leverantör eller en fälla i avtalet.
Teknik och processer förändras. Att anpassa en organisation har alltid varit svårt.
Den kunskap om teknik som man måste ha ökar från år till år, och förändringen avgörs fortfarande hos människorna. I över 20 år, i många organisationer, har jag arbetat just med den kombinationen: teknik, process och anpassning. Jag ger råd till ledningar, och grunden är kunskap om IT.
- Kunskap som jag håller uppdateradJag följer teknik och regelverk löpande, så att jag ger råd utifrån dagens läge och inte utifrån läget för några år sedan.
- Från verksamheten till IT och tillbakaProblemen som affärsanvändarna rapporterar översätter jag till ett språk som IT-världen förstår, och teknikens möjligheter till ett språk som användarna och ledningen förstår.
- Teknik anpassad till den nya versionen av processenJag samlar kunskap för att kunna anpassa olika tekniker och deras förmåga till processen i den form den ska ha efter förändringen och leverera de uppsatta affärsmålen.
- Analytiskt förhållningssättEtt affärsmässigt perspektiv på tekniken och på användarnas problem: förmågan att identifiera och sätta ord på det som kan förbättras.
”Han förstår att en framgångsrik omställning kräver inte bara teknik, utan också att de anställda är förberedda, att processerna är ordnade och att förändringsledningen är konsekvent.”
Ett infört system är inte detsamma som en förändrad organisation.
Digitalisering gör papper till en fil. Informatisering inför ett system som hanterar processen. Först ett förändrat arbetssätt gör att en myndighet, ett bolag eller ett företag handlägger ärenden annorlunda än förut. De två första stegen kan man köpa. Det tredje måste man genomföra tillsammans med människorna.
- Ett system i EZD-klassen i driftär inte detsamma som en myndighet som för sina ärenden annorlunda och fördelar ansvaret för dokumenten annorlunda.
- KSeF införtär inte detsamma som ett fakturaflöde som faktiskt har blivit kortare, och inte bara flyttats till ett nytt fönster.
- ERP efter driftstartär inte detsamma som processer som har slutat vila på kalkylblad och muntliga överenskommelser.
Fyra delar av förändringsledning.
Förändringen ska passa organisationskulturen och användargruppens tempo. Det är nyckeln: samma förändring ser annorlunda ut på en enhet som betjänar medborgarna än på ekonomiavdelningen eller en teknisk avdelning.
- Kartläggning av organisationskulturenHur besluten fattas, vem som egentligen påverkar åsikterna på enheterna, hur organisationen tog emot tidigare förändringar. En förändring som strider mot kulturen återgår i det tysta till det gamla arbetssättet.
- Kartläggning av användarnaVilka de enskilda grupperna är, vilka system de använder i dag och hur väl de kan dem, hur mycket tid de har och vad de oroar sig för. Det är utgångspunkten för förändringens tempo och form.
- AnpassningsstrategiVem som går över till det nya arbetssättet, i vilket tempo, med vilket stöd och i vilken ordning, med hänsyn till gruppens tidigare erfarenheter. Kommunikationsplan, utbildning och mätetal anpassade till grupperna och inte till den genomsnittlige användaren.
- Mätning och förankringTre slags mätetal: för införande (är det klart), för användning (använder människor det) och för effekt (har något blivit bättre för medborgaren och den anställde). Vart och ett har en ägare, en utgångspunkt och ett datum för kontroll. Ansvaret upphör inte med leveransgodkännandet.
Den anställde ställer sig tre frågor i huvudet.
Varför gör vi det här? Vad förändras i mitt arbete? Kommer det att lyckas? En kommunikationsplan som bara svarar på den första slutar i tyst motstånd. Därför hjälper jag ledningen och enhetscheferna att svara på alla tre i ett enkelt språk, utan floskler och utan löften om resultat som vi ännu inte känner till. Ett ärligt ”vi tror på den här riktningen, och här är varför” skapar mer förtroende än en säkerhet byggd på en prognos.
Vem som kan förlora på förändringen.
Inget riskregister har en sådan rubrik. Varje förändring har dem som vinner och dem som kan känna sig överflödiga: den person som i åratal varit ensam om att kunna ett visst system, experten vars ställning vilar på det nuvarande arbetssättet. Jag lägger till den rubriken i intressentregistret och bjuder in sådana personer att vara med och utforma lösningen innan de blir dess granskare. Separat arbetar jag med enhetschefer och avdelningschefer, eftersom det är de som översätter riktningen till teamens dagliga arbete och måste ha inflytande över de beslut som de sedan ska driva igenom.
AI är också en förändring, inte ett tillägg.
AI-verktyg kommer in i organisationer snabbare än reglerna för hur de ska användas, ofta innan ledningen överhuvudtaget vet om det. Om de får fäste avgörs av människors förtroende och av tydlighet kring vem som ansvarar för vad, så det här är en uppgift för förändringsledning och inte bara för IT.
- Först ordningAI lagar inte kaos, den gör det bara snabbare. Utan ordnade data, processägare och beskrivna regler upprepar automatiseringen fel snabbare än en människa. Därför börjar vi med en inventering.
- Beslut före automatiseringBehövs processen, är den tillräckligt enkel, har dess varianter och återkommande undantag beskrivits och var godkänner människan fortfarande. Först därefter väljer vi vad som ska automatiseras.
- AnsvarEtt register över användningen av AI: var den används, till vilka uppgifter och vem som med namn ansvarar för de beslut den hjälper till med. Dessutom en policy för ansvarsfull användning av AI och en utsedd person som kan säga ”stopp”.
- AffärsmåttGår den sparade tiden till uppgifter med större värde för organisationen och medborgarna, och inte hur många piloter, presentationer och användare vi har.
Sju steg, en förändring.
Förändringsledning är inte ett separat projekt vid sidan av övriga tjänster. Den går genom hela kursen: från kartläggningen av vad organisationen har till kontrollen av om det nya arbetssättet har fått fäste. Vi börjar med inventeringen, och varje steg därefter har sin egen sida.
- Inventering av IT-system och processerVad har vi egentligen? Utgångspunkten, som också ger en referenspunkt för jämförelse efter förändringen.
- Behovsanalys och workshopparVad behöver vi egentligen? Här lär vi känna organisationens kultur och användarna.
- Digitaliseringsstrategi och målarkitekturVart är vi på väg och i vilken ordning? Tillsammans med en anpassningsstrategi för människorna.
- Krav och projektförberedelseHur beskriver man behoven så att leverantören förstår dem?
- Utvärdering av anbud och samtal med leverantörerHur jämför man effektivt anbud från olika leverantörer?
- Införande, förändring och leveransgodkännandeHur levererar man projektet, övertygar människorna och gör upp med leverantören?
- Samordning och fast ordning i projektenVem bevakar helheten och tidsfristerna när det inte finns någon IT-direktör?
Var det står i mitt arbete.
Förändringsledning är den tredje punkten på kursen: efter inventeringen och strategin, före kravspecifikationen. Anpassningsstrategin tar jag fram innan leverantören kommer in i projektet, genomför den under införandet och kontrollerar den efter leveransgodkännandet. Omfattning och tidpunkt kommer vi överens om efter det första samtalet.
En fråga till nästa ledningsmöte.
Vem berörs mest av den här förändringen, och var vederbörande med vid bordet när vi godkände den?
Frågor om förändringsledning.
Vad skiljer ett systeminförande från en organisationsförändring?
Införandet slutar med leveransgodkännandet: systemet fungerar och uppfyller de fastställda scenarierna. Förändringen är klar först när människor arbetar på det nya sättet i det dagliga och de gamla omvägarna försvinner. Det första beställer man hos leverantören. Det andra kräver en kartläggning av kulturen och användarna, en plan för kommunikation och utbildning samt kontroll av effekten efter driftstart.
Hur pratar man med medarbetarna om förändringen?
Svara på de tre frågor som alla ställer sig: varför gör vi det här, vad förändras i mitt arbete och kommer det att lyckas. Tala ett enkelt språk, lova inga resultat som ni inte känner till och engagera enhetscheferna innan de viktiga besluten fattas, för det är de som översätter förändringen till det dagliga arbetet.
Hur mäter man att förändringen har fått fäste?
Med tre slags mätetal: för införande (är det klart), för användning (använder människor det) och för effekt (har något blivit bättre för medborgaren eller den anställde). Varje mätetal behöver en ägare, en utgångspunkt från före förändringen och ett datum för kontroll, till exempel några månader efter driftstart.
Är det värt att införa AI i en kommun eller ett bolag?
Ja, om det finns ett konkret mål, en beskriven process och en namngiven beslutsägare. Börja med att ordna data och processer, med ett register över var AI redan används och med reglerna för användningen. En pilot utan ägare och mätetal går vanligtvis inte över i det dagliga arbetet. De juridiska skyldigheterna beror på hur AI används, så det är värt att kontrollera dem för de konkreta användningsområdena, även tillsammans med en jurist.
Kräver förändringsledning ett eget projekt?
Inte alltid. Vid en liten förändring räcker en plan för kommunikation och utbildning. Vid ett stort system, som EZD eller ERP, är det värt att ta fram en anpassningsstrategi innan leverantören kommer in och driva den parallellt med införandet. Omfattningen kommer vi överens om efter det första samtalet, beroende på förändringens storlek och organisationens beredskap.
Låt oss prata om er förändring.
Det första samtalet varar 30 minuter och kostar ingenting. Jag svarar inom 2 arbetsdagar.