Wojciech Kroczak är rådgivare inom digitalisering med över 20 års erfarenhet av analys, krav och införande av system för kommuner, kommunala bolag, finanssektorn och industrin; han verkar under varumärket Krogis, på beställarens sida. Jag hjälper offentliga institutioner, kommuner och ledningen i kommunala bolag och företag att fatta beslut om IT, leverantörer och projekt – på beställarens sida. Jag säljer inga system och ersätter inte er IT-avdelning.
- Erfarenhet av ledning och teknik
- Mer än 20 år av analyser, kravidentifiering, införanden och servicerelationer direkt med företagsledningar, ekonomidirektörer och IT-direktörer.
- Kännedom om vardagen i kommuner, kommunala bolag och näringsliv
- Arbete med kommuner, vattenbolag, fjärrvärmebolag, kollektivtrafikbolag, energisektorn, tillverkningsföretag, containerterminaler, logistikföretag, bostadsutvecklare, banker och försäkringsbolag.
- Att omsätta affärsmål i teknik, risk och slutliga beslut
- Riskregister, treåriga investeringsplaner och kravdokumentation som ligger till grund för godkännandet av avtal och offentliga register. Verkligt stöd i beslutsprocessen.
Vad jag tillför ett projekt. Så att digitaliseringen blir enklare och billigare.
Mitt mål är att IT-projekt och den digitalisering som i dag är nödvändig ska bli lättare och enklare att genomföra och kräva mindre resurser.
- 20 års projekterfarenhetkrav, införanden och servicerelationer som hanterats direkt med företagsledningar
- Kunskap om marknaden och lösningarnavad som finns, vad som passar ihop och vad det över huvud taget är rimligt att begära
- Design thinkingjag börjar med människorna, problemet och målet, inte med ett färdigt system
- Strukturerat problemtänkandejag ordnar frågor, definitioner och beslut innan inköpen görs
- 126 konferensframträdandeni Polen, USA och Irland: informationshantering, digitalt samarbete, e-handel, arkitektur, integration, användarupplevelse, konferenser för kommunal sektor
- Kännedom om leverantörernas avsikter och problemjag vet hur ett projekt ser ut från andra sidan bordet och använder det på beställarens sida
IBM:s metod, som jag använder i workshoppar med ledningen. Innan frågan om system ens ställs fastställer vi vem problemet verkligen berör, vad målet är och hur vi känner igen framgång. Avdelningarnas olika förväntningar samlar vi i en enda prioriteringslista, och konceptet prövar vi på en skiss eller en prototyp innan projektet börjar kosta pengar. Ledningen får ett namngivet problem och en lösning som går att bedöma – inte ett färdigt system som letar efter ett användningsområde.
Så kan man undvika misslyckanden som slukar stora, ibland mycket stora belopp – i projekt som från början hade kunnat drivas lite annorlunda.
På beställarens sida. På ledningens språk, inte på teknisk jargong.
Fem roller där ledningar drar nytta av mitt arbete. Var och en kan beställas separat; mer information på sidan Tjänster
- Stöd till ledningen i beslutsprocessenJag förstår de mål och farhågor som ledningen ställs inför och vägleder den genom digitaliseringsfrågorna så att den kan föra ett meningsfullt samtal med sin egen IT-avdelning – inte bara ta emot färdiga rekommendationer.
- Beställarens företrädare gentemot leverantörerJag förbereder frågor till leverantörerna, en inköpsmatris för att jämföra anbud och kriterier för interoperabilitet inför ett välgrundat beslut – och inför den granskning som kommer senare.
- Prototyper av avsikten: 15 minuter, koncept på ~2 dagarLedningen kan beskriva ett problem på en kvart men har inte tid att skriva ner kraven. Det har jag – och jag återkommer med ett koncept eller en prototyp innan projektet har hunnit ge upphov till sin första kostnad.
- Ledningens företrädare i införandeteametNär projektet väl har startat ser jag vid de löpande mötena till att det följer den ursprungliga avsikten – ledningen återkommer till frågan bara när ett beslut verkligen behöver fattas.
- Planering av AI i organisationenAI frågar inte om lov – den vänder upp och ner på de affärsmodeller vi känner till. I dag blir varje företag ett teknikföretag, oavsett bransch. Försäljning, marknadsföring, verksamhet, kundservice eller rutinarbete vid datorn: om några år kommer lejonparten av de uppgifterna att skötas av artificiell intelligens. Att anpassa sig till den förändringen är inte längre en ambition eller en trend. Det är det enda sättet att stanna kvar i matchen.
Mer än 20 år av projekt, från de första samarbetsplattformarna till den ena regleringsvågen efter den andra.
Kundernas namn anger jag när de har gett sitt samtycke. Till dess beskriver jag organisationerna i allmänna termer.
- 2023–2026Mjukvaruhus och integratör
Uppbyggnad av en B2B-marknadsplats för veterinärbranschen. Utformning av processer för onboarding av handlare under de krav som gäller på en marknad med begränsad distribution. Utformning av en taxonomi för produktkategorier som samlar erbjudanden från många leverantörer. Analys och gränssnittskoncept för inköpsanalys för företag och inköpskedjor som handlar via plattformen.
Ledningens mål: Digitalisering av en splittrad leveranskedja och snabbare marknadsintroduktion av plattformen. Ett enda övergripande sätt att kategorisera produkter, oberoende av hur många handlare som finns på plattformen och samtidigt lättöverskådligt för köparna.
Nyttor: Juridiskt säker anslutning av leverantörer i en reglerad bransch. Köparna får på ett och samma ställe inte bara verktyg som effektiviserar deras inköpsprocesser, utan också verktyg för att verkligen analysera vad, när, till vilket pris och av vem de köper.
- 2019–2026Kommunala bolag: fjärrvärme, vatten, kollektivtrafik
Utformning, införande och driftsättning av en plattform för samarbete och hantering av affärsprocesser som bland annat omfattar ett digitalt arkiv över upphandlingsförfaranden, digitalt flöde för kostnadsdokument, digitala personalakter, korrespondenshantering och juridiskt stöd samt flöde för inköps- och försäljningsfakturor integrerat med KSeF (Polens nationella system för e-fakturor).
Ledningens mål: Slut på informationssilor och papper, enhetliga rutiner i de kommunala bolagen.
Nyttor: Snabbare attest av leverantörsfakturor, digitala personalakter som uppfyller GDPR och den polska arbetsrätten (Kodeks pracy), transparent tillsyn över upphandlingsförfaranden och snabbare granskning av avtal hos den juridiska avdelningen.
- 2018 – i dagDjurkliniken Hołdowańscy
Jag har också fortsatt rollen som chef för djurkliniken Hołdowańscy, som drivs av min fru, och håller dessutom utbildningar i ekonomi och ledning av veterinärpraktik inom ramen för Vetunio. weterynarz.swidnica.pl
- 2018–2026Containerterminal
Ett CRM-system för kundservice och försäljning på en processplattform: kontakter, förfrågningar från webbplatsen, kalkylering och framtagning av offerter, reklamationer – i bruk än i dag. Identifiering av mål, kravanalys och framtagning av ett koncept för ett system för hantering av intressentrelationer.
Ledningens mål: Kontinuerlig och transparent service till terminalens internationella affärspartner.
Nyttor: Snabbare hantering av förfrågningar och reklamationer, fullständig historik för varje ärende och en varaktig standard för kundservice – systemet är i drift än i dag.
- 2018–2026Internationellt logistikföretag
Införande och integration av en plattform för processhantering tillsammans med utformning och införande av en arkitektur för procure-to-pay-processen, integrerad med ERP och de verksamhetssystem som hanterar transportbeställningar.
Ledningens mål: Enhetliga finansiella och operativa data samt automatiserad avräkning av transportuppdrag.
Nyttor: Mindre manuell omskrivning av data och färre fel, automatisk matchning av fakturor mot beställningar och godsmottagning (3-way matching), kontroll över leverantörsskulderna och snabbare periodbokslut.
- 2017–2026Industriellt dotterbolag till en utländsk koncern
Framtagning av koncept och införande av en heltäckande procure-to-pay-lösning för en internationell industrikoncern verksam i Polen. Roll som ledare för förändringsarbetet gentemot företagsledningen, CFO och redovisningschefen. Nionde året av utveckling av ett BPM-system (business process management). Senare utbyggnader har omfattat processer som reklamationer, avtal och tilläggsavtal, utlämning av prover, lageravvikelser, kvalitetsledning, fullmakter, begäran om yttrande över ändringar, korrespondenshantering integrerad med e-Doręczenia (den polska tjänsten för elektronisk delgivning) samt hantering av betalningar och betalningsfiler integrerad med banksystemet. Fakturor på fyra språk tolkas automatiskt (OCR).
Ledningens mål: En gemensam digital ordning för finansiell kontroll, ledningens beslut och fabrikens operativa processer.
Nyttor: Strikt kontroll över utgifter och budgetgodkännanden, ett dokumenterat spår av ledningens beslut för revisionens behov, betalningar via bankintegrationen utan manuell omskrivning, vilket minskar risken för oegentligheter, samt smidigt införande av nya skyldigheter som e-Doręczenia.
- 2016–2026Internationell holdingkoncern – bank, leasing, försäkring
Införande av en plattform för business process management, framtagning av koncept och införande av en procure-to-pay-lösning, hantering av tjänsteresor samt integration med verksamhetssystem (OCR, KSeF). Anpassning av lösningen till koncernens inköpsrutiner.
Ledningens mål: Rigorös finansiell regelefterlevnad och automatiserad hantering av omkostnader i en reglerad sektor.
Nyttor: Processer som uppfyller kraven från revision och compliance, automatisk reseräkning, beredskap för KSeF och mindre manuellt arbete i redovisningen tack vare OCR.
- 2008–2026Kommunal sektor
18 års arbete med kommunal sektor kring strategi och arkitektur för en enhetlig plattform för informationsutbyte som skapar en verklig e-förvaltning. Mer än 40 moduler har utformats och införts, bland annat EZD (elektronisk ärende- och dokumenthantering), e-arkiv, e-ledning, e-fullmäktige, e-ansökningsomgångar, e-rekrytering, samråd med invånarna, e-tjänsteresor, e-utbildning, stöd till förtroendevalda, 12 offentliga register och två webbportaler.
Ledningens mål: Förvaltningens övergång från en pappersbaserad modell till en integrerad e-förvaltning.
Nyttor: Ökad transparens i förvaltningen och invånarnas deltagande i samråd, kortare handläggningstider, effektivare arbete för kommunens ledning och kommunfullmäktige (e-ledning, e-fullmäktige) samt uppfyllda krav på elektronisk arkivering och delgivning.
- 2012–2024Internationell holdingkoncern – möbel- och madrasstillverkning
En samarbetsplattform för 2 500 användare i en grupp av fyra bolag på tre kontinenter – från inköpsbehov till kontering av kostnader. Affärs- och processanalys av ett heltäckande procure-to-pay-system integrerat med ERP-systemet.
Ledningens mål: En gemensam standard för inköp och dokumentflöde i en internationell koncern.
Nyttor: Slut på splittrade inköpsrutiner, ledningens insyn i kostnader och kassaflöden i hela koncernen, enhetlig ERP-integration oavsett var fabriken ligger och en gemensam arbetsmiljö för 2 500 användare.
- 2008–2020Busstillverkare
Konsultprojekt: leverans av en processplattform och en low-code-miljö där kundens team byggde egna applikationer. På tre år togs flera dussin processapplikationer fram för över 1 000 användare, integrerade med SAP. En fallstudie som tagits fram tillsammans med plattformsleverantören.
Ledningens mål: Egen digital kompetens i företaget och flexibel IT till en rimlig total kostnad.
Nyttor: Mindre beroende av externa programvaruleverantörer: kundens team bygger själv affärsapplikationer och inför dem snabbare än i traditionella projekt, och leveranser i tid skyddar kontrakten mot avtalsviten.
- 2012–2017Forskningsinstitut
Effektivisering av arbetet, informationsflödet samt hanteringen av dokument och affärsprocesser, bland annat genom införande av ett samarbetssystem, företagsgemensam e-post och en uppsättning affärsapplikationer som hantering av forskningsprojekt, hantering av resurser och avtal, flöde för fakturor och avtal samt inrikes och utrikes tjänsteresor.
Ledningens mål: Ordnad redovisning av bidrags- och forskningsprojekt, mindre byråkrati.
Nyttor: Kostnader och tjänsteresor kopplade till specifika bidrag, vilket har betydelse vid finansiärernas granskningar, samt forskningsprojekt som genomförs i tid.
- 2007–2017Tillverkare av bildelar
Analys och införande av ett system för hantering av resurser och administrativa processer.
Ledningens mål: Stödprocesser som uppfyller fordonsindustrins kvalitetskrav.
Nyttor: Transparent resursanvändning, färre stopp i administrationen och beredskap för återkommande branschrevisioner.
- 2013–2014Polskt IT-företag (programvara för telekom och ingenjörstillämpningar)
Ett företag med kontor i Polen, Sverige, Ukraina och Belarus, senare uppköpt av en global telekomkoncern. Analys och införande av ett enda verktyg för planering, organisering, finansiering och redovisning av tjänsteresor – inrikes, utrikes och med flera etapper – för 1 350 användare och över 3 000 resor per år: förskott och kostnader i flera valutor, koppling till projektbudgetar, redovisning av tjänstebostäder utomlands. Integration med ekonomisystemet, personalsystemet och semesterdatabasen.
Ledningens mål: Att göra tjänstereseprocessen enhetlig och så automatiserad som möjligt – en process som dittills var komplicerad, ofta försenad och redovisades i Excel.
Nyttor: Hela processen, från planering till slutlig redovisning, i ett enda verktyg. En blick utifrån gjorde det möjligt att få ordning på en process som företaget inte hade lyckats slutföra på egen hand.
- 2013–2014Rikstäckande radiostation
Analys och införande av ett skräddarsytt CRM-system.
Ledningens mål: Effektivare försäljning av sändningstid och smidigare relationer med mediebyråer.
Nyttor: Kortare offertcykel, slut på krockar i bokningen av reklamtid och löpande insyn i hur försäljningsmålen uppnås.
- 2006–2014Kooperativa spar- och kreditkassor (SKOK)
Erfarenhet av hela SKOK-kassornas affärsmodell, bland annat dokumentflödet i ett nät med över 250 kontor. Stöd till ledningen i att ordna administrativa, finansiella och kvalitetsrelaterade rutiner och processer, bland annat processerna för kreditbedömning (scoring) och utlåning. Införande av samarbetssystem och BPM-plattformar för processer som låne- och kreditansökningar, framtagning av rapporter från BIK (Polens kreditupplysningsregister), kontroller av regionkontor och avdelningar på huvudkontoret, tjänsteresor, fakturor, hantering av ISO-dokumentation och korrigerande och förebyggande åtgärder, organisering av revisioner, hantering av rekrytering, kompetenser och utbildningar, förändringar i organisationsstrukturen och arbetsplatser samt service desk.
Ledningens mål: Utbyggnad av kontorsnätet med bibehållen disciplin kring kreditrisk och uppfyllda tillsynskrav.
Nyttor: Snabbare lånebeslut tack vare integrationen med BIK och scoring, central kontroll över kontoren samt effektivt genomförda kvalitets- och tillsynsrevisioner.
- 2009–2013Tillverkning och montage av elkraftsutrustning
Framtagning av koncept och harmonisering av rutinerna för att vinna kontrakt och genomföra investeringsprojekt, integrerade med företagets inköpsprocesser. Koppling av CRM-systemet till projektledningssystemet och till procure-to-pay-processerna.
Ledningens mål: Kontroll över lönsamheten i långa ingenjörs- och installationsprojekt.
Nyttor: Löpande kontroll av projektmarginalen: inköp av material och underleverantörstjänster kopplas till budgeten för det specifika kontrakt som vunnits via CRM.
- 2006–2013Polsk koncern av tillverkningsbolag
En plattform för samarbete och hantering av affärsprocesser för omkring 800 användare, som grund för koncernens applikationsstrategi. På den byggdes fler applikationer, bland annat ett CRM-system och en enda, för alla bolag gemensam process för att hantera motpartsdatans livscykel. Framtagning av krav och mål, verksamhets- och processanalys.
Ledningens mål: Samarbete i stället för rivalitet mellan koncernens bolag och gemensam försäljning (cross-selling).
Nyttor: En gemensam motpartsdatabas för hela koncernen: varje bolag ser det som rör det självt och de uppgifter som de övriga bolagen har stämt av. En dataarkitektur för koncernen i stället för silor, slut på konkurrerande anbud inom koncernen och en enhetlig affärspolicy gentemot nyckelkunder.
- 2008–2012Koncern av fastighetsutvecklare (bostäder och kontorslokaler)
Framtagning av koncept och införandestrategi för ett samarbetssystem, enhetlig kommunikation (unified communications) och en gemensam uppsättning affärsapplikationer som styr koncernens investeringsprocess: från förvärv av byggmark, via byggprocessen, till automatisering av ekonomi- och personalprocesser.
Ledningens mål: Kortare investeringscykel och full kontroll över byggprojektens tidplaner och budgetar.
Nyttor: Tidiga signaler om förseningar och budgetöverskridanden, smidigare flöde av projekterings- och bygghandlingar samt automatisk avräkning med underentreprenörer.
- 2005–2012Operatör av ett gasledningsnät
Analys och leverans av ett system för hantering av IT-resurser, ett intranät och ett digitalt dokumentflöde.
Ledningens mål: Ökad driftsäkerhet för kritisk infrastruktur och bättre intern kommunikation.
Nyttor: En noggrann förteckning över IT-utrustning och licenser som klarar en revision, säkert flöde av känsliga dokument och snabbare åtkomst till driftrutiner.
- 2007–2011Rikstäckande energibolag
Analys och leverans av system för hantering av upphandlingar, inköpspolicy och arbetsflödet mellan bolagets fackenheter och fem regionkontor och den juridiska avdelningen. Effektivisering av ärendehanteringen på ledningens kansli.
Ledningens mål: Transparenta utgifter och juridiskt säkrade ledningsbeslut.
Nyttor: Mindre risk för formella fel i upphandlingar, snabbare avtalsgranskning av juristerna och ordnad uppföljning av ledningens beslut.
- 2008–2010Rikstäckande läkemedelsgrossist
Identifiering och kartläggning av processer, driftsättning av en plattform för business process management samt leverans av ytterligare moduler som automatiserar utvalda processer och integreras med verksamhetssystem.
Ledningens mål: Att undanröja flaskhalsar i en verksamhet med stora volymer och låga marginaler.
Nyttor: Snabbare genomförande av administrativa uppgifter och lageruppgifter, ett löpande informationsflöde mellan lagret och kontoret och färre mänskliga fel.
- 2006–2010Tillverkare av byggmaterial
Analys och införande av ett samarbetssystem och enhetlig kommunikation. Uppstart av projekt för optimering av service, avtalshantering och ett skräddarsytt CRM-system.
Ledningens mål: Lojala B2B-kunder och snabbare hantering av serviceärenden på byggarbetsplatser.
Nyttor: Färre olösta reklamationer, snabbare insatser av serviceteamen och kontroll över tidsfrister och tilläggsavtal till distributionsavtalen.
- 2007–2008Alkoholdistributör för HoReCa-branschen
Utformning och införande av ett processdrivet CRM-system med stöd för lojalitetsprogram.
Ledningens mål: Lojala barer och restauranger och återkommande ordervolymer.
Nyttor: Automatisk beräkning av belöningar och rabatter, ett program som uppmuntrar serveringsställen till exklusivt samarbete och löpande insyn i säljarnas resultat.
- 2004–2008Tillverkare av byggmaterial
Ett projekt till stöd för inkassoavdelningen: processanalys och införande av lämpliga IT-lösningar.
Ledningens mål: Att skydda likviditeten och korta tiden för inbetalning av kundfordringar (DSO).
Nyttor: Automatiska påminnelser och inkassoflöden, systematisk identifiering av förfallna betalningar och färre avskrivningar av osäkra fordringar.
- 2005–2007Internationell konfektyrtillverkare
Analys och utformning av ett system för hantering av idéers och observationers livscykel, ett projektledningssystem och ett system för rapportering av produktionsproblem och uppföljning av hur de löses.
Ledningens mål: Högre effektivitet i produktionslinjerna och medarbetarnas engagemang i ständiga förbättringar.
Nyttor: Snabbare åtgärdande av tekniska stopp och smidigt genomförande av förbättringsförslag som ger besparingar.
- 2005–2007Rikstäckande alkoholproducent
Analys och införande av ett system för behörighetshantering integrerat med SAP.
Ledningens mål: Säkerhet för finansiella data och produktionsdata samt åtskillnad av arbetsuppgifter (SoD).
Nyttor: Mindre risk för interna oegentligheter, tydliga roller i SAP och snabbare tilldelning och återkallande av behörigheter.
Låt oss prata om beslutet som ligger framför er. Första samtalet: 30 minuter, kostnadsfritt.
- Jag svarar inom 2 arbetsdagar
- Första samtalet: 30 minuter, kostnadsfritt
- Du behöver inte förbereda något