Har vi dokumentflow, fordi vi har EZD? Ikke helt

Dette indlæg er til kommunale sekretærer og myndighedsledelser, der på spørgsmålet om dokumentflow svarer: „Ja, vi har jo EZD”.

Hvad et EZD-system egentlig gør

Hvis man skal finde en sammenligning med erhvervslivet, ligger et EZD-system tættest på et CRM-system, blot til forvaltningen. Det har et kartotek over parter, altså borgere, virksomheder og institutioner. Det har indgangskanaler: ekspeditionskontoret, ePUAP (den polske offentlige digitale postkasse), e-Doręczenia (polsk e-forkyndelse) og e-mail. Det gør det muligt at registrere et dokument, oprette en sag, fordele den til en afdeling, gennemføre sagsbehandlingen, udarbejde og sende et svar og til sidst overføre dokumentationen til arkivet.

Det er meget, og det er fundamentet for myndighedens arbejde. De fleste dokumenter går netop denne vej, fordi myndigheden først og fremmest behandler sager. Derfor er det vigtigt at implementere et EZD-system, og det bør ikke udskydes.

Men det er et flow for korrespondance og sager, styret efter arkivinstruksen (instrukcja kancelaryjna). Det er ikke et flow for alle de dokumenter, der opstår i myndigheden.

Dokumenter, der lever uden for EZD

Når man begynder at liste dokumentflows i en almindelig myndighed, vokser listen hurtigt. Der er ansøgninger til ledige stillinger og hele rekrutteringsprocessen med opslag, kandidatvurdering og protokol. Der er ferieansøgninger og andre HR-dokumenter. Der er kursusansøgninger med godkendelse fra lederen og budgetkontrol. Der er tjenesterejser for medarbejdere og for rådsmedlemmer, med afregning af udgifter. Der er forslag til bestyrelsesbeslutninger med tilhørende dokumenter, forslag til mødedagsordener og hele håndteringen af bestyrelsesmøder, og derudover håndteringen af rådsmøder. Endelig er der omkostningsdokumenter, som jeg skrev om i indlægget om fakturaflow i en verden med KSeF (det polske nationale e-fakturasystem).

Hvert af disse dokumenter har sin egen vej: hvem der udarbejder det, hvem der kontrollerer det, hvem der retter det, hvem der godkender det, og hvilket system dets data ender i. I dag går disse veje ofte via papir, e-mail eller regneark. En del af dem håndteres af fagsystemer, for eksempel HR-systemer eller systemer til rådsbetjening, men de er sjældent forbundet med hinanden.

Hvad er en procesplatform

Dokumentflow i fuld forstand betyder, at man kan håndtere en hvilken som helst proces, ikke kun korrespondance. Det er det, procesplatforme bruges til, også kaldet workflow-systemer eller BPM-systemer. De gør det muligt at definere en proces på to måder. Den ene er en fastlagt vej på forhånd: ansøgningen går til lederen, derefter til HR, derefter til godkendelse. Den anden er en vej, som folk former undervejs, ved at sende dokumentet videre til kontrol, rettelse og godkendelse, mens tidligere versioner bevares.

Det vigtigste er dog det, der sker uden om mennesker. En procesplatform automatiserer hjælpeopgaver: genererer en færdig PDF ud fra ansøgningens data, overfører data til HR- eller økonomisystemer, holder styr på frister og minder om forsinkede godkendelser. Samtidig skal den sikre datakonsistens på tværs af systemer, så den samme medarbejder, part eller budgetpost ikke har forskellige versioner forskellige steder.

EZD og procesplatformen konkurrerer ikke med hinanden. EZD styrer sager og korrespondance, platformen styrer de øvrige flows, og når et dokument fra et internt flow bliver en del af en sag, overføres det til EZD via en integration.

Hvorfor hastigheden af ændringer betyder noget

Når man vælger en platform, er det nemt kun at se på, hvor hurtigt man kan bygge den første applikation. Lige så vigtigt er det, hvor let den bagefter kan ændres, og en ny version udgives. Først når processen begynder at fungere i elektronisk form, ser folk, hvad der kan forenkles: et trin, der ikke tilfører noget, et felt, som ingen læser, en godkendelse, der kan lægges sammen med en anden.

Hvis hver sådan rettelse kræver en bestilling hos leverandøren og uger ventetid, går processen i stå i sin første version. Hvis rettelsen kan indføres hurtigt og sikkert, med bevaret versionshistorik, modnes processen sammen med organisationen.

Transformation, ikke indkøb

Det er det, digital transformation handler om: vi ændrer den måde, organisationen arbejder på. Vi undersøger, hvilke opgaver arbejdet reelt kræver, hvilke af dem et system kan udføre, hvilke der med fordel kan overlades til kunstig intelligens, og hvilke dokumenter der kan genereres i stedet for at blive skrevet. Indkøb af et system er blot et redskab i denne forandring.

Men det hele skal fungere i hverdagen: have en ejer, sikkerhedsforanstaltninger, backup og klare regler for, hvem der må ændre processerne og hvordan. Derfor er det en god idé at have en strategi og målarkitektur, inden man vælger værktøjer – en, der fastlægger, hvilket system der er ansvarligt for hvad, og hvordan systemerne udveksler data.

Hvor skal man starte

Et godt første skridt er en liste over dokumentflows i myndigheden ud over korrespondance og sager. For hvert af dem: hvem der deltager, hvor mange gange om året det gentages, hvor det i dag lever (papir, e-mail, regneark, fagsystem), og hvilke systemer dets data ender i. En sådan liste viser, hvilke flows der er hyppigst og mest besværlige, altså dem det er værd at starte med. Den kan udarbejdes med hjælp fra en kortlægning af systemer og processer.