Найважливіше з допису
EZD (система електронного документообігу та управління справами) — це канцелярія, а не весь обіг документів
Вона обробляє кореспонденцію та справи, тобто найбільшу, але не єдину частину документів установи.
Багато обігів існує паралельно
Конкурсний відбір на вакантні посади, відпустки, навчання, відрядження, матеріали на засідання правління та ради.
Процесна платформа — це майстерня
Вона дозволяє швидко будувати нові обіги та так само швидко їх вдосконалювати.
Зміни лише починаються після впровадження
Перша версія процесу показує, що ще можна спростити.
Zdjęcia ilustracyjne
Цей допис призначений для секретарів та керівництва установ, які на запитання про обіг документів відповідають: «маємо, адже ми працюємо в EZD».
Що насправді робить система класу EZD
Якщо шукати порівняння зі світом бізнесу, система класу EZD найближча до системи обслуговування клієнтів, але для адміністрації. Вона має картотеку контрагентів, тобто мешканців, компаній та установ. Має канали надходження: канцелярію, ePUAP, e-Doręczenia (польську систему електронної доставки), електронну пошту. Дозволяє зареєструвати лист, відкрити справу, передати її до відповідного підрозділу, вести діловодство, підготувати та надіслати відповідь, а наприкінці передати документацію до архіву.
Це чимало, і це фундамент роботи установи. Більшість документів проходить саме цим шляхом, бо установа насамперед вирішує справи. Тому впровадження системи класу EZD є важливим і відкладати його не варто.
Але це обіг кореспонденції та справ, що ведеться за канцелярською інструкцією. Це не обіг усіх документів, які створюються в установі.
EZD нагадує канцелярію з добрим реєстром: вона знає, що надійшло, кому потрапило, яка справа з цього виникла і що надіслано у відповідь. Але в установі також працює кадровичка, яка веде конкурсний відбір, відділ ради, який готує матеріали на сесію, та організаційний відділ, який збирає заяви на навчання. Кожен із них має свої документи та свої шляхи погодження. Канцелярія їх не веде, хоча іноді реєструє.
Документи, які існують поза EZD
Коли починаєш перелічувати обіги документів у звичайній установі, список швидко зростає. Тут і заяви на конкурсний відбір на вакантну посаду та вся процедура такого відбору — з оголошенням, оцінюванням кандидатів і протоколом. Тут і заяви на відпустку та інші кадрові документи. Тут і заяви на навчання з погодженням керівника та перевіркою бюджету. Тут і відрядження працівників і депутатів ради з розрахунком витрат. Тут і проєкти рішень правління з супровідними документами, проєкти порядків денних засідань і весь супровід засідань правління, а поряд із цим — супровід сесій ради. І нарешті є витратні документи, про які я писав у дописі про обіг рахунків-фактур у світі KSeF (Польської національної системи е-фактурування).
Кожен із цих документів має власний шлях: хто його готує, хто перевіряє, хто виправляє, хто затверджує, до якої системи потрапляють його дані. Сьогодні ці шляхи часто проходять на папері, в електронній пошті або в таблицях. Частину з них обслуговують галузеві системи, наприклад кадрові або системи обслуговування ради, але рідко вони пов'язані між собою.
Що таке процесна платформа
Обіг документів у повному розумінні — це можливість обробити будь-який процес, а не лише кореспонденцію. Для цього служать процесні платформи, які також називають системами обігу документів (workflow) або BPM. Вони дозволяють визначити процес двома способами. Перший — заздалегідь визначений шлях: заява йде до керівника, потім до кадрової служби, потім на погодження. Другий — шлях, який люди формують у процесі роботи, передаючи документ одне одному для перевірки, виправлення та затвердження, зі збереженням послідовних версій.
Проте найважливіше те, що відбувається поза участю людей. Процесна платформа автоматизує допоміжні дії: генерує готовий PDF-документ на основі даних заяви, переносить дані до кадрових чи фінансово-бухгалтерських систем, стежить за термінами, нагадує про прострочені погодження. При цьому вона має забезпечувати узгодженість даних між системами, щоб той самий працівник, контрагент чи бюджет не мав у кожному місці іншої версії.
EZD і процесна платформа не конкурують між собою. EZD веде справи та кореспонденцію, платформа веде решту обігів, а коли документ із внутрішнього обігу стає частиною справи, він потрапляє в EZD через інтеграцію.
Чому важлива швидкість змін
Під час вибору платформи легко звертати увагу лише на те, як швидко можна побудувати перший застосунок. Так само важливо, наскільки легко потім його змінити та випустити нову версію. Лише коли процес запрацює в електронній формі, люди бачать, що в ньому можна спростити: крок, який нічого не додає, поле, яке ніхто не читає, погодження, яке можна об'єднати з іншим.
Якщо кожне таке виправлення вимагає замовлення у постачальника й тижнів очікування, процес застигає на першій версії. Якщо ж його можна внести швидко й безпечно, зі збереженням історії версій, процес розвивається разом з організацією.
Трансформація, а не закупівля
У цьому й полягає цифрова трансформація: ми змінюємо спосіб роботи організації. Ми замислюємося, які дії насправді потрібні для роботи, які з них може виконати система, які варто доручити штучному інтелекту, а які документи можна генерувати замість того, щоб писати. Придбання системи — лише інструмент цієї зміни.
Проте все це має працювати щодня: мати власника, засоби захисту, резервні копії, чіткі правила того, хто і як може змінювати процеси. Тому перед вибором інструментів варто мати стратегію та цільову архітектуру, яка визначає, яка система за що відповідає і як системи обмінюються даними.
З чого почати
Гарний перший крок — скласти список обігів документів в установі, окрім кореспонденції та справ. Для кожного: хто в ньому бере участь, скільки разів на рік він повторюється, де він сьогодні існує (папір, пошта, таблиця, галузева система) і до яких систем потрапляють його дані. Такий список показує, які обіги трапляються найчастіше та є найбільш обтяжливими, тобто з яких варто почати. Підготувати його допомагає інвентаризація систем і процесів.