Tärkeimmät asiat tästä kirjoituksesta
EZD on kirjaamo, ei koko asiakirjavirta
Se hoitaa kirjeenvaihdon ja asiat, eli suurimman mutta ei ainoan osan viraston asiakirjoista.
Monet työnkulut elävät rinnalla
Rekrytoinnit, lomat, koulutukset, matkalaskut sekä hallituksen ja valtuuston kokousaineistot.
Prosessialusta on työpaja
Sen avulla voi rakentaa uusia työnkulkuja nopeasti ja korjata niitä yhtä nopeasti.
Muutos vasta alkaa käyttöönoton jälkeen
Prosessin ensimmäinen versio näyttää, mitä vielä voi yksinkertaistaa.
Zdjęcia ilustracyjne
Tämä kirjoitus on tarkoitettu virastojen sihteereille ja johdolle, jotka vastaavat kysymykseen asiakirjavirrasta: ”meillä on, työskentelemmehän EZD-järjestelmässä”.
Mitä EZD-luokan järjestelmä oikeasti tekee
Jos etsitään vertailukohtaa yritysmaailmasta, EZD-luokan järjestelmä muistuttaa eniten asiakkuudenhallintajärjestelmää, mutta julkishallinnolle räätälöitynä. Siinä on asiakasrekisteri eli kuntalaiset, yritykset ja laitokset. Siinä on saapumiskanavat: kirjaamo, ePUAP (puolalainen julkishallinnon asiointialusta), e-Doręczenia (Puolan sähköinen tiedoksianto) ja sähköposti. Sen avulla voi kirjata kirjeen, avata asian, osoittaa sen yksikölle, hoitaa toimenpiteet, laatia ja lähettää vastauksen sekä lopuksi siirtää asiakirjat arkistoon.
Tämä on paljon, ja se on viraston työn perusta. Suurin osa asiakirjoista kulkee juuri tätä reittiä, koska virasto ennen kaikkea hoitaa asioita. Siksi EZD-luokan järjestelmän käyttöönotto on tärkeää, eikä sitä kannata lykätä.
Mutta kyse on kirjeenvaihdon ja asioiden virrasta, jota hoidetaan kirjaamisohjeen (instrukcja kancelaryjna) mukaisesti. Se ei ole kaikkien viraston asiakirjojen virta.
EZD muistuttaa kirjaamoa, jolla on hyvä rekisteri: se tietää, mitä on saapunut, kenelle se on toimitettu, mikä asia siitä syntyi ja mitä vastauksena lähetettiin. Mutta virastossa työskentelee myös henkilöstöasiantuntija, joka hoitaa rekrytointia, valtuuston toimisto, joka kokoaa kokousaineistot, ja organisaatioyksikkö, joka kerää koulutushakemuksia. Jokaisella heistä on omat asiakirjansa ja hyväksymispolkunsa. Kirjaamo ei hallinnoi niitä, vaikka rekisteröi ne toisinaan.
Asiakirjat, jotka elävät EZD:n ulkopuolella
Kun tavallisen viraston asiakirjavirtoja aletaan luetella, lista kasvaa nopeasti. Siihen kuuluvat hakemukset avoimeen virkaan ja koko rekrytointimenettely ilmoituksineen, hakijoiden arviointeineen ja pöytäkirjoineen. Siihen kuuluvat lomahakemukset ja muut henkilöstöasiakirjat. Siihen kuuluvat koulutushakemukset, joihin liittyy esimiehen hyväksyntä ja budjetin tarkistus. Siihen kuuluvat työntekijöiden ja valtuutettujen matkalaskut kuluselvityksineen. Siihen kuuluvat hallituksen päätösesitykset liiteasiakirjoineen, kokousten esityslistaluonnokset ja koko hallituksen kokousten valmistelu, ja niiden rinnalla valtuuston istuntojen valmistelu. Lopuksi on vielä kuluasiakirjat, joista kirjoitin kirjoituksessa laskujen käsittelystä KSeF:n maailmassa.
Jokaisella näistä asiakirjoista on oma polkunsa: kuka sen laatii, kuka tarkistaa, kuka korjaa, kuka hyväksyy ja mihin järjestelmään sen tiedot päätyvät. Nykyään nämä polut kulkevat usein paperilla, sähköpostissa tai taulukoissa. Osaa niistä hoitavat erillisjärjestelmät, esimerkiksi henkilöstöhallinnon tai valtuuston asioiden järjestelmät, mutta ne on harvoin yhdistetty toisiinsa.
Mikä on prosessialusta
Asiakirjavirta täydessä merkityksessään tarkoittaa kykyä hoitaa mikä tahansa prosessi, ei vain kirjeenvaihtoa. Tätä varten on olemassa prosessialustoja, joita kutsutaan myös työnkulkujärjestelmiksi (workflow) tai BPM-järjestelmiksi. Niiden avulla prosessi voidaan määritellä kahdella tavalla. Ensimmäinen on etukäteen määritelty polku: hakemus menee esimiehelle, sitten henkilöstöhallintoon, sitten hyväksyntään. Toinen on polku, jonka ihmiset muovaavat matkan varrella siirtäen asiakirjaa toisilleen tarkistettavaksi, korjattavaksi ja hyväksyttäväksi, versiohistoria säilyttäen.
Tärkeintä on kuitenkin se, mitä tapahtuu ihmisten työn ulkopuolella. Prosessialusta automatisoi tukitoiminnot: se luo valmiin PDF-asiakirjan hakemuksen tiedoista, siirtää tiedot henkilöstö- tai talous- ja kirjanpitojärjestelmiin, valvoo määräaikoja ja muistuttaa viivästyneistä hyväksynnöistä. Samalla sen on säilytettävä tietojen yhdenmukaisuus järjestelmien välillä, jotta samasta työntekijästä, asiakkaasta tai budjetista ei ole eri paikoissa eri versioita.
EZD ja prosessialusta eivät kilpaile keskenään. EZD hoitaa asiat ja kirjeenvaihdon, alusta hoitaa muut työnkulut, ja kun sisäisen työnkulun asiakirjasta tulee osa asiaa, se siirtyy EZD:hen integraation kautta.
Miksi muutosten nopeus ratkaisee
Alustaa valittaessa on helppo katsoa vain sitä, kuinka nopeasti ensimmäinen sovellus saadaan rakennettua. Yhtä tärkeää on, kuinka helppoa sitä on myöhemmin muuttaa ja julkaista uusi versio. Vasta kun prosessi alkaa toimia sähköisessä muodossa, ihmiset näkevät, mitä siinä voi yksinkertaistaa: vaihe, joka ei tuo mitään lisäarvoa, kenttä, jota kukaan ei lue, hyväksyntä, joka voidaan yhdistää toiseen.
Jos jokainen tällainen korjaus vaatii tilauksen toimittajalta ja viikkojen odottamista, prosessi jähmettyy ensimmäiseen versioonsa. Jos muutoksen voi tehdä nopeasti ja turvallisesti versiohistoria säilyttäen, prosessi kypsyy yhdessä organisaation kanssa.
Muutos, ei hankinta
Tästä digitaalisessa transformaatiossa on kyse: muutamme tapaa, jolla organisaatio toimii. Pohdimme, mitä toimenpiteitä työ todella vaatii, mitkä niistä voi hoitaa järjestelmä, mitkä kannattaa antaa tekoälylle, ja mitkä asiakirjat voidaan luoda automaattisesti kirjoittamisen sijaan. Järjestelmän hankinta on vain tämän muutoksen työkalu.
Kaiken tämän on kuitenkin toimittava arjessa: sillä on oltava omistaja, suojaukset, varmuuskopiot ja selkeät säännöt siitä, kuka saa muuttaa prosesseja ja miten. Siksi ennen työkalujen valintaa kannattaa laatia strategia ja tavoitearkkitehtuuri, joka määrittelee, mikä järjestelmä vastaa mistäkin ja miten järjestelmät vaihtavat tietoa keskenään.
Mistä kannattaa aloittaa
Hyvä ensimmäinen askel on laatia luettelo viraston asiakirjavirroista kirjeenvaihdon ja asioiden ulkopuolella. Jokaisesta kannattaa selvittää: ketkä siihen osallistuvat, kuinka monta kertaa vuodessa se toistuu, missä se tällä hetkellä elää (paperilla, sähköpostissa, taulukossa, erillisjärjestelmässä) ja mihin järjestelmiin sen tiedot päätyvät. Tällainen luettelo näyttää, mitkä työnkulut ovat yleisimpiä ja hankalimpia eli mistä kannattaa aloittaa. Sen laatimisessa auttaa järjestelmien ja prosessien kartoitus.