Nous avons un système de circulation des documents puisque nous avons un EZD ? Pas tout à fait

Cet article s'adresse aux secrétaires des collectivités locales (sekretarz) et aux directions d'administrations qui, à la question sur la circulation des documents, répondent : « nous l'avons, puisque nous travaillons dans l'EZD ».

Ce que fait réellement un système de classe EZD

Si l'on cherche une comparaison avec le monde de l'entreprise, un système de classe EZD se rapproche le plus d'un système de gestion de la relation client, mais pour l'administration. Il dispose d'un fichier des tiers, c'est-à-dire des habitants, des entreprises et des institutions. Il dispose de canaux d'entrée : le guichet, l'ePUAP, l'e-Doręczenia (dispositif polonais de remise électronique de documents), la messagerie électronique. Il permet d'enregistrer un courrier, d'ouvrir un dossier, de l'affecter à un service, de mener les démarches nécessaires, de préparer et d'envoyer une réponse, puis, pour finir, de transférer la documentation aux archives.

C'est beaucoup, et c'est le fondement du travail de l'administration. La majorité des documents suivent précisément ce chemin, car l'administration traite avant tout des dossiers. C'est pourquoi la mise en œuvre d'un système de classe EZD est importante et qu'il ne faut pas la reporter.

Mais il s'agit de la circulation du courrier et des dossiers, menée selon les règles de chancellerie (instrukcja kancelaryjna). Ce n'est pas la circulation de tous les documents produits par l'administration.

Les documents qui vivent en dehors de l'EZD

Dès que l'on commence à dresser la liste des circuits documentaires d'une administration ordinaire, celle-ci s'allonge rapidement. Il y a les candidatures à un poste vacant et toute la procédure de recrutement, avec l'annonce, l'évaluation des candidats et le procès-verbal. Il y a les demandes de congés et d'autres documents RH. Il y a les demandes de formation, avec la validation du supérieur hiérarchique et la vérification budgétaire. Il y a les ordres de mission des agents et des élus du conseil, avec le décompte des frais. Il y a les projets de délibérations du conseil exécutif avec les documents qui les accompagnent, les projets d'ordre du jour des séances et toute la gestion des séances du conseil exécutif, ainsi que, à côté, la gestion des séances du conseil. Il y a enfin les documents de coûts, dont j'ai parlé dans l'article sur la circulation des factures à l'ère du KSeF.

Chacun de ces documents a son propre circuit : qui le prépare, qui le vérifie, qui le corrige, qui le valide, et dans quel système ses données aboutissent. Aujourd'hui, ces circuits passent souvent par le papier, la messagerie électronique ou des tableurs. Une partie d'entre eux est prise en charge par des systèmes métiers, par exemple les systèmes RH ou de gestion du conseil, mais ils sont rarement reliés entre eux.

Qu'est-ce qu'une plateforme de gestion des processus

La circulation des documents, au sens plein du terme, c'est la capacité à prendre en charge n'importe quel processus, pas seulement le courrier. C'est à cela que servent les plateformes de gestion des processus, aussi appelées systèmes de circulation des documents (workflow) ou BPM. Elles permettent de définir un processus de deux manières. La première est un circuit fixé à l'avance : la demande va au supérieur hiérarchique, puis aux ressources humaines, puis à la validation. La seconde est un circuit que les personnes façonnent en cours de route, en se transmettant le document pour vérification, correction et validation, avec la conservation des versions successives.

Mais le plus important se joue en dehors des personnes. La plateforme de gestion des processus automatise les tâches auxiliaires : elle génère un document PDF prêt à l'emploi à partir des données de la demande, reporte les données vers les systèmes RH ou financiers et comptables, surveille les délais, relance pour les validations en retard. Ce faisant, elle doit préserver la cohérence des données entre les systèmes, afin qu'un même agent, un même tiers ou un même budget n'ait pas une version différente à chaque endroit.

L'EZD et la plateforme de gestion des processus ne sont pas concurrentes. L'EZD gère les dossiers et le courrier, la plateforme gère les autres circuits, et lorsqu'un document issu d'un circuit interne devient une pièce d'un dossier, il rejoint l'EZD par le biais d'une intégration.

Pourquoi la rapidité des changements compte

Au moment de choisir une plateforme, il est facile de ne regarder que la rapidité avec laquelle on peut construire la première application. Il est tout aussi important de savoir à quel point il sera facile, ensuite, de la modifier et d'en publier une nouvelle version. Ce n'est que lorsque le processus commence à fonctionner sous forme électronique que l'on voit ce qui peut y être simplifié : une étape qui n'apporte rien, un champ que personne ne lit, une validation qui peut être fusionnée avec une autre.

Si chaque correction de ce type nécessite une commande auprès d'un prestataire et des semaines d'attente, le processus reste figé dans sa première version. Si elle peut être introduite rapidement et en toute sécurité, avec la conservation de l'historique des versions, le processus mûrit en même temps que l'organisation.

Une transformation, pas un achat

C'est tout l'enjeu de la transformation numérique : nous changeons la façon dont l'organisation travaille. Nous nous demandons quelles tâches le travail exige réellement, lesquelles peuvent être exécutées par un système, lesquelles méritent d'être confiées à l'intelligence artificielle, et quels documents peuvent être générés plutôt que rédigés. L'achat d'un système n'est qu'un outil de ce changement.

Tout cela doit néanmoins fonctionner au quotidien : avoir un propriétaire, des mesures de sécurité, des sauvegardes, des règles claires sur qui peut modifier les processus et comment. C'est pourquoi, avant de choisir les outils, il est utile de disposer d'une stratégie et d'une architecture cible précisant quel système est responsable de quoi et comment les systèmes échangent leurs données.

Par où commencer

Une bonne première étape consiste à dresser la liste des circuits documentaires de l'administration en dehors du courrier et des dossiers. Pour chacun : qui y participe, combien de fois par an il se répète, où il vit aujourd'hui (papier, messagerie, tableur, système métier) et dans quels systèmes ses données aboutissent. Une telle liste montre quels circuits sont les plus fréquents et les plus pénibles, c'est-à-dire ceux par lesquels il vaut la peine de commencer. L'inventaire des systèmes et des processus aide à la préparer.