A bejegyzés legfontosabb pontjai
Az EZD az iktatás, nem a teljes dokumentumáramlás
A levelezést és az ügyeket kezeli, ami a hivatal dokumentumainak legnagyobb, de nem egyetlen részét jelenti.
Sok folyamat él emellett
Felvételi eljárások, szabadságok, képzések, kiküldetések, valamint a vezetőségi és testületi ülések anyagai.
A folyamatplatform egy műhely
Lehetővé teszi, hogy gyorsan újabb folyamatokat építsünk, és ugyanilyen gyorsan javítsuk is azokat.
A változás csak a bevezetés után kezdődik igazán
A folyamat első verziója mutatja meg, mit lehet még egyszerűsíteni.
Zdjęcia ilustracyjne
Ez a bejegyzés azoknak a jegyzőknek és hivatalvezetőknek szól, akik a dokumentumáramlásra vonatkozó kérdésre azt válaszolják: „van, hiszen EZD-ben dolgozunk”.
Mit csinál valójában az EZD-osztályú rendszer
Ha a vállalati világból keresnénk rá hasonlatot, az EZD-osztályú rendszer leginkább egy ügyfélkezelő rendszerhez áll közel, csak a közigazgatás számára. Van ügyféltörzse, vagyis nyilvántartása a lakosokról, cégekről és intézményekről. Vannak beérkezési csatornái: az ügyfélszolgálati iroda, az ePUAP, az e-Doręczenia (lengyel e-kézbesítési rendszer) és az elektronikus levelezés. Lehetővé teszi egy irat iktatását, egy ügy megnyitását, annak kiosztását egy szervezeti egységhez, az intézkedések lefolytatását, a válasz elkészítését és elküldését, végül a dokumentáció átadását az irattárnak.
Ez sok, és ez a hivatali munka alapja. A dokumentumok többsége éppen ezen az úton halad át, hiszen a hivatal elsősorban ügyeket intéz. Ezért fontos az EZD-osztályú rendszer bevezetése, és nem érdemes elhalasztani.
Ez azonban a levelezés és az ügyek folyamata, amelyet az iktatási szabályzat szerint vezetnek. Nem a hivatalban keletkező összes dokumentum áramlása.
Az EZD olyan, mint egy jól vezetett iktató: tudja, mi érkezett be, kihez került, milyen ügy keletkezett belőle, és mit küldtek ki válaszként. A hivatalban azonban dolgozik a HR-es is, aki a felvételi eljárást vezeti, a testületi iroda, amely összeállítja az ülés anyagait, és a szervezési osztály, amely a képzési kérelmeket gyűjti. Mindegyiküknek megvannak a saját dokumentumai és jóváhagyási útvonalai. Az iktató ezeket nem kezeli, bár időnként iktatja őket.
Dokumentumok, amelyek az EZD-n kívül élnek
Ha egy átlagos hivatal dokumentumáramlásait kezdjük felsorolni, a lista gyorsan hosszúra nyúlik. Itt vannak az álláshirdetésre beérkező pályázatok és a teljes felvételi eljárás, a hirdetménnyel, a jelöltek értékelésével és a jegyzőkönyvvel együtt. Itt vannak a szabadságkérelmek és a többi személyügyi dokumentum. Itt vannak a képzési kérelmek, a felettes jóváhagyásával és a költségvetés ellenőrzésével. Itt vannak a munkavállalói és a testületi tagok kiküldetései, a költségelszámolással együtt. Itt vannak a vezetőségi határozattervezetek a hozzájuk tartozó dokumentumokkal, az ülések napirendtervezetei és a vezetőségi ülések teljes lebonyolítása, mellette pedig a testületi ülések lebonyolítása is. Végül itt vannak a költségdokumentumok is, amelyekről írtam a számlaáramlásról a KSeF világában szóló bejegyzésben.
Mindegyik dokumentumnak megvan a saját útvonala: ki készíti el, ki ellenőrzi, ki javítja, ki hagyja jóvá, és melyik rendszerbe kerülnek az adatai. Ma ezek az útvonalak gyakran papíron, e-mailben vagy táblázatokban zajlanak. Egy részüket szakrendszerek kezelik, például a személyügyi vagy a testületi ügyeket kiszolgáló rendszerek, ezek azonban ritkán kapcsolódnak egymáshoz.
Mi az a folyamatplatform
A dokumentumáramlás teljes értelemben azt jelenti, hogy bármilyen folyamatot kezelni tudunk, nemcsak a levelezést. Ezt szolgálják a folyamatplatformok, amelyeket workflow- vagy BPM-rendszereknek is neveznek. Ezek kétféleképpen teszik lehetővé egy folyamat meghatározását. Az első egy előre rögzített útvonal: a kérelem a felettes elé kerül, majd a HR-hez, majd jóváhagyásra. A második egy olyan útvonal, amelyet az emberek menet közben alakítanak ki, egymásnak továbbadva a dokumentumot ellenőrzésre, javításra és jóváhagyásra, a verziók megőrzése mellett.
A legfontosabb azonban az, ami az embereken kívül történik. A folyamatplatform automatizálja a kiegészítő tevékenységeket: a kérelem adataiból kész PDF-dokumentumot állít elő, átírja az adatokat a személyügyi vagy pénzügyi-könyvelési rendszerekbe, figyeli a határidőket, és emlékeztet az elmaradt jóváhagyásokra. Eközben meg kell őriznie az adatok konzisztenciáját a rendszerek között, hogy ugyanannak a munkavállalónak, partnernek vagy költségvetési tételnek ne legyen minden helyen más-más verziója.
Az EZD és a folyamatplatform nem versenytársai egymásnak. Az EZD az ügyeket és a levelezést vezeti, a platform a többi folyamatot, és amikor egy belső folyamatból származó dokumentum egy ügy részévé válik, integráción keresztül kerül be az EZD-be.
Miért számít a változtatások sebessége
A platform kiválasztásakor könnyű csak arra figyelni, milyen gyorsan építhető fel az első alkalmazás. Ugyanilyen fontos azonban, hogy később milyen könnyen lehet módosítani és új verziót kiadni belőle. Csak amikor a folyamat elektronikus formában elkezd működni, akkor látják meg az emberek, mit lehet benne egyszerűsíteni: egy lépést, amely semmit sem ad hozzá, egy mezőt, amelyet senki sem olvas, egy jóváhagyást, amely összevonható egy másikkal.
Ha minden ilyen módosítás megrendelést igényel a szállítótól, és heteket kell várni rá, a folyamat megreked az első verziónál. Ha viszont gyorsan és biztonságosan, a verziótörténet megőrzése mellett bevezethető, a folyamat együtt érik a szervezettel.
Átalakulás, nem beszerzés
Ez a lényege a digitális transzformációnak: megváltoztatjuk, ahogyan a szervezet dolgozik. Végiggondoljuk, mely tevékenységekre van valójában szükség a munkához, melyeket végezhet el egy rendszer, melyeket érdemes mesterséges intelligenciára bízni, és mely dokumentumokat lehet generálni ahelyett, hogy megírnánk őket. A rendszer beszerzése csupán eszköze ennek a változásnak.
Mindennek azonban a mindennapokban is működnie kell: legyen gazdája, biztonsági intézkedései, biztonsági mentései, és világos szabályai arról, ki és hogyan módosíthatja a folyamatokat. Ezért az eszközök kiválasztása előtt érdemes rendelkezni egy stratégiával és célarchitektúrával, amely meghatározza, melyik rendszer miért felelős, és hogyan cserélnek adatot egymással a rendszerek.
Hol kezdjük
Jó első lépés, ha összeállítjuk a hivatal dokumentumáramlásainak listáját a levelezésen és az ügyeken kívül. Mindegyikhez: ki vesz részt benne, évente hányszor ismétlődik, ma hol él (papíron, e-mailben, táblázatban, szakrendszerben), és milyen rendszerekbe kerülnek az adatai. Egy ilyen lista megmutatja, mely folyamatok a leggyakoribbak és a legterhesebbek, vagyis melyikkel érdemes kezdeni. Az elkészítésében segít a rendszerek és folyamatok felmérése.