Posłuchaj wpisuczyta Wojciech Kroczak · głos wygenerowany przez AI
Najważniejsze z wpisu
EZD to kancelaria, nie cały obieg
Obsługuje korespondencję i sprawy, czyli największą, ale nie jedyną część dokumentów urzędu.
Wiele obiegów żyje obok
Nabory, urlopy, szkolenia, delegacje, materiały na posiedzenia zarządu i rady.
Platforma procesowa to warsztat
Pozwala szybko budować kolejne obiegi i równie szybko je poprawiać.
Zmiana dopiero się zaczyna po wdrożeniu
Pierwsza wersja procesu pokazuje, co jeszcze da się uprościć.
Zdjęcia ilustracyjne
Ten wpis jest dla sekretarzy i kierownictwa urzędów, którzy na pytanie o obieg dokumentów odpowiadają: „mamy, przecież pracujemy w EZD”.
Co naprawdę robi system klasy EZD
Gdyby szukać porównania ze światem firm, system klasy EZD jest najbliżej systemu do obsługi klientów, tylko dla administracji. Ma kartotekę kontrahentów, czyli mieszkańców, firm i instytucji. Ma kanały wpływu: biuro podawcze, ePUAP, e-Doręczenia, pocztę elektroniczną. Pozwala zarejestrować pismo, założyć sprawę, przydzielić ją do komórki, prowadzić czynności, przygotować i wysłać odpowiedź, a na końcu przekazać dokumentację do archiwum.
To dużo i to jest fundament pracy urzędu. Większość dokumentów przechodzi właśnie tą drogą, bo urząd przede wszystkim załatwia sprawy. Dlatego wdrożenie systemu klasy EZD jest ważne i nie warto go odkładać.
Ale to obieg korespondencji i spraw, prowadzony według instrukcji kancelaryjnej. Nie jest to obieg wszystkich dokumentów, które powstają w urzędzie.
EZD przypomina kancelarię z dobrym rejestrem: wie, co wpłynęło, do kogo trafiło, jaka sprawa z tego powstała i co wysłano w odpowiedzi. Ale w urzędzie pracuje też kadrowa, która prowadzi nabór, biuro rady, które składa materiały na sesję, i wydział organizacyjny, który zbiera wnioski o szkolenia. Każdy z nich ma swoje dokumenty i swoje ścieżki akceptacji. Kancelaria ich nie prowadzi, choć czasem je rejestruje.
Dokumenty, które żyją poza EZD
Gdy zacząć wypisywać obiegi dokumentów w zwykłym urzędzie, lista szybko rośnie. Są tu wnioski o nabór na wolne stanowisko i cała procedura naboru, z ogłoszeniem, oceną kandydatów i protokołem. Są wnioski urlopowe i inne dokumenty kadrowe. Są wnioski o szkolenie, z akceptacją przełożonego i sprawdzeniem budżetu. Są delegacje pracowników i delegacje radnych, z rozliczeniem kosztów. Są projekty uchwał zarządu z dokumentami, które im towarzyszą, projekty porządków posiedzeń i cała obsługa posiedzeń zarządu, a obok tego obsługa sesji rady. Są wreszcie dokumenty kosztowe, o których pisałem we wpisie o obiegu faktur w świecie KSeF.
Każdy z tych dokumentów ma własną ścieżkę: kto go przygotowuje, kto sprawdza, kto poprawia, kto zatwierdza, do którego systemu trafiają jego dane. Dziś te ścieżki często idą na papierze, w poczcie elektronicznej albo w arkuszach. Część z nich obsługują systemy dziedzinowe, na przykład kadrowe czy do obsługi rady, ale rzadko są one ze sobą połączone.
Czym jest platforma procesowa
Obieg dokumentów w pełnym znaczeniu to możliwość obsłużenia dowolnego procesu, nie tylko korespondencji. Do tego służą platformy procesowe, nazywane też systemami do obiegu dokumentów (workflow) albo BPM. Pozwalają zdefiniować proces na dwa sposoby. Pierwszy to ścieżka z góry ustalona: wniosek idzie do przełożonego, potem do kadr, potem do akceptacji. Drugi to ścieżka, którą ludzie kształtują w trakcie, przekazując sobie dokument do sprawdzenia, poprawy i zatwierdzenia, z zachowaniem kolejnych wersji.
Najważniejsze jest jednak to, co dzieje się poza ludźmi. Platforma procesowa automatyzuje czynności pomocnicze: generuje gotowy dokument PDF z danych wniosku, przepisuje dane do systemów kadrowych czy finansowo-księgowych, pilnuje terminów, przypomina o zaległych akceptacjach. Przy tym musi zachować spójność danych między systemami, żeby ten sam pracownik, kontrahent czy budżet nie miał w każdym miejscu innej wersji.
EZD i platforma procesowa nie konkurują ze sobą. EZD prowadzi sprawy i korespondencję, platforma prowadzi pozostałe obiegi, a gdy dokument z wewnętrznego obiegu staje się częścią sprawy, trafia do EZD przez integrację.
Dlaczego liczy się szybkość zmian
Przy wyborze platformy łatwo patrzeć tylko na to, jak szybko da się zbudować pierwszą aplikację. Równie ważne jest to, jak łatwo ją potem zmienić i wydać nową wersję. Dopiero gdy proces zacznie działać w wersji elektronicznej, ludzie widzą, co można w nim uprościć: krok, który niczego nie wnosi, pole, którego nikt nie czyta, akceptację, którą da się połączyć z inną.
Jeśli każda taka poprawka wymaga zamówienia u dostawcy i czekania tygodniami, proces zastyga w pierwszej wersji. Jeśli da się ją wprowadzić szybko i bezpiecznie, z zachowaniem historii wersji, proces dojrzewa razem z organizacją.
Transformacja, nie zakup
Na tym polega transformacja cyfrowa: zmieniamy sposób, w jaki pracuje organizacja. Zastanawiamy się, jakich czynności naprawdę wymaga praca, które z nich może wykonać system, które warto powierzyć sztucznej inteligencji, a które dokumenty można generować zamiast pisać. Zakup systemu jest tylko narzędziem tej zmiany.
To wszystko musi jednak działać na co dzień: mieć właściciela, zabezpieczenia, kopie zapasowe, jasne zasady, kto może zmieniać procesy i jak. Dlatego przed wyborem narzędzi warto mieć strategię i architekturę docelową, która mówi, który system za co odpowiada i jak systemy wymieniają dane.
Od czego zacząć
Dobry pierwszy krok to lista obiegów dokumentów w urzędzie poza korespondencją i sprawami. Dla każdego: kto w nim uczestniczy, ile razy w roku się powtarza, gdzie dziś żyje (papier, poczta, arkusz, system dziedzinowy) i do jakich systemów trafiają jego dane. Taka lista pokazuje, które obiegi są najczęstsze i najbardziej uciążliwe, czyli od których warto zacząć. Pomaga ją przygotować inwentaryzacja systemów i procesów.