Har vi dokumentflyt fordi vi har EZD? Ikke helt

Dette innlegget er for sekretærer og ledelsen i offentlige virksomheter som på spørsmål om dokumentflyt svarer: «Ja, vi jobber jo i EZD».

Hva et EZD-system egentlig gjør

Om man skal sammenligne med næringslivet, ligger et EZD-system nærmest et kundebehandlingssystem (CRM), bare tilpasset forvaltningen. Det har et register over kontakter, altså innbyggere, selskaper og institusjoner. Det har mottakskanaler: ekspedisjonskontoret, ePUAP (den polske offentlige kontaktportalen), e-Doręczenia (polsk e-forsendelse) og e-post. Det gjør det mulig å registrere et dokument, opprette en sak, fordele den til riktig enhet, gjennomføre saksbehandlingen, utarbeide og sende svar, og til slutt overføre dokumentasjonen til arkivet.

Det er mye, og det er selve fundamentet for arbeidet i en offentlig virksomhet. De fleste dokumenter går nettopp denne veien, fordi forvaltningen først og fremst behandler saker. Derfor er det viktig å innføre et EZD-system, og det er ikke lurt å utsette det.

Men dette er dokumentflyten for korrespondanse og saker, styrt etter kanselliinstruksen (de polske reglene for journalføring og saksbehandling). Det er ikke dokumentflyten for alle dokumenter som oppstår i virksomheten.

Dokumenter som lever utenfor EZD

Når man begynner å liste opp dokumentflytene i en vanlig offentlig virksomhet, vokser listen fort. Her er søknader til ledige stillinger og hele rekrutteringsprosessen, med utlysning, kandidatvurdering og protokoll. Her er permisjonssøknader og andre HR-dokumenter. Her er kurssøknader, med godkjenning fra nærmeste leder og budsjettkontroll. Her er tjenestereiser for ansatte og for folkevalgte, med kostnadsavregning. Her er forslag til styrevedtak med tilhørende dokumenter, forslag til møteagenda og hele håndteringen av styremøter, og i tillegg håndteringen av rådsmøter. Og til slutt er det kostnadsdokumenter, som jeg skrev om i innlegget om fakturaflyt i KSeF-verdenen.

Hvert av disse dokumentene har sin egen vei: hvem som utarbeider det, hvem som kontrollerer det, hvem som retter det, hvem som godkjenner det, og hvilket system dataene havner i. I dag går disse veiene ofte på papir, via e-post eller i regneark. Noen av dem håndteres av fagsystemer, for eksempel HR-systemer eller systemer for rådsarbeid, men disse er sjelden koblet sammen.

Hva en prosessplattform er

Dokumentflyt i full forstand betyr å kunne håndtere en hvilken som helst prosess, ikke bare korrespondanse. Dette er hva prosessplattformer er til for, også kalt arbeidsflytsystemer (workflow) eller BPM-systemer. De gjør det mulig å definere en prosess på to måter. Den første er en forhåndsbestemt vei: søknaden går til nærmeste leder, deretter til HR, deretter til godkjenning. Den andre er en vei som menneskene former underveis, ved å sende dokumentet til hverandre for kontroll, retting og godkjenning, med bevart versjonshistorikk.

Det viktigste er likevel det som skjer utenom menneskene. En prosessplattform automatiserer støtteoppgaver: genererer en ferdig PDF ut fra søknadens data, overfører data til HR- eller økonomisystemer, holder styr på frister og minner om utestående godkjenninger. Samtidig må den sikre datakonsistens mellom systemene, slik at ikke samme ansatt, kontakt eller budsjettpost har ulik versjon i hvert system.

EZD og prosessplattformen konkurrerer ikke med hverandre. EZD styrer saker og korrespondanse, plattformen styrer de øvrige arbeidsflytene, og når et dokument fra en intern arbeidsflyt blir en del av en sak, overføres det til EZD gjennom en integrasjon.

Hvorfor endringshastighet er avgjørende

Ved valg av plattform er det lett å bare se på hvor raskt den første applikasjonen kan bygges. Like viktig er det hvor enkelt den senere kan endres og en ny versjon kan lanseres. Først når prosessen begynner å fungere i elektronisk form, ser folk hva som kan forenkles: et trinn som ikke tilfører noe, et felt som ingen leser, en godkjenning som kan slås sammen med en annen.

Hvis hver slik justering krever en bestilling hos leverandøren og flere ukers venting, fryser prosessen fast i sin første versjon. Hvis endringen derimot kan gjøres raskt og trygt, med bevart versjonshistorikk, modnes prosessen sammen med organisasjonen.

Transformasjon, ikke innkjøp

Dette er essensen av digital transformasjon: vi endrer måten organisasjonen jobber på. Vi vurderer hvilke oppgaver arbeidet faktisk krever, hvilke av dem et system kan utføre, hvilke som med fordel kan overlates til kunstig intelligens, og hvilke dokumenter som kan genereres i stedet for å skrives. Innkjøp av et system er bare et verktøy for denne endringen.

Alt dette må imidlertid fungere i hverdagen: ha en eier, sikkerhetstiltak, sikkerhetskopier og klare regler for hvem som kan endre prosessene og hvordan. Derfor er det lurt å ha en strategi og målarkitektur på plass før verktøyene velges, en som definerer hvilket system som har ansvar for hva og hvordan systemene utveksler data.

Hvor bør man begynne

Et godt første skritt er å lage en liste over dokumentflytene i virksomheten utenom korrespondanse og saker. For hver av dem: hvem som deltar, hvor mange ganger i året den gjentas, hvor den i dag «lever» (papir, e-post, regneark, fagsystem) og hvilke systemer dataene havner i. En slik liste viser hvilke arbeidsflyter som er hyppigst og mest tungvinte, altså hvilke man bør starte med. En kartlegging av systemer og prosesser gjør det enklere å utarbeide den.