¿Tenemos circuito documental porque tenemos EZD? No del todo

Este artículo está dirigido a los secretarios y a los equipos directivos de las administraciones que, ante la pregunta sobre el circuito documental, responden: «lo tenemos, si trabajamos en EZD».

Qué hace realmente un sistema de clase EZD

Si buscamos una comparación con el mundo empresarial, un sistema de clase EZD se parece sobre todo a un sistema de atención al cliente, pero pensado para la administración pública. Tiene una ficha de interesados, es decir, de vecinos, empresas e instituciones. Tiene canales de entrada: la oficina de registro, ePUAP (la plataforma polaca de servicios públicos electrónicos), e-Doręczenia (el sistema polaco de notificación electrónica) y el correo electrónico. Permite registrar un escrito, abrir un expediente, asignarlo a una unidad, tramitar las actuaciones, preparar y enviar la respuesta y, por último, trasladar la documentación al archivo.

Es mucho y es el fundamento del trabajo de la administración. La mayoría de los documentos sigue precisamente ese camino, porque la administración existe sobre todo para tramitar expedientes. Por eso implantar un sistema de clase EZD es importante y no conviene posponerlo.

Pero es el circuito de la correspondencia y los expedientes, gestionado conforme a las normas de registro documental. No es el circuito de todos los documentos que se generan en la administración.

Documentos que quedan fuera de EZD

En cuanto se empieza a enumerar los circuitos documentales de una administración cualquiera, la lista crece enseguida. Están las solicitudes para procesos de selección de personal y todo el procedimiento correspondiente, con la convocatoria, la evaluación de los candidatos y el acta. Están las solicitudes de vacaciones y otros documentos de personal. Están las solicitudes de formación, con la aprobación del superior y la comprobación presupuestaria. Están las dietas de viaje de los empleados y de los concejales, con la liquidación de gastos. Están los proyectos de acuerdo de la junta con la documentación que los acompaña, los proyectos de orden del día y toda la gestión de las reuniones de la junta, además de la gestión de las sesiones del consejo. Y, por último, están los documentos de gasto, de los que ya hablé en el artículo sobre el circuito de facturas en el mundo de KSeF.

Cada uno de estos documentos tiene su propio circuito: quién lo prepara, quién lo revisa, quién lo corrige, quién lo aprueba y a qué sistema van a parar sus datos. Hoy esos circuitos suelen discurrir en papel, por correo electrónico o en hojas de cálculo. Una parte de ellos la gestionan sistemas sectoriales, por ejemplo de personal o de gestión del consejo, pero raramente están conectados entre sí.

Qué es una plataforma de procesos

El circuito documental en su sentido pleno es la capacidad de gestionar cualquier proceso, no solo la correspondencia. Para eso sirven las plataformas de procesos, también llamadas sistemas de gestión de flujos de trabajo (workflow) o BPM. Permiten definir el proceso de dos maneras. La primera es una ruta fijada de antemano: la solicitud va al superior, luego a personal y después a aprobación. La segunda es una ruta que las personas van configurando sobre la marcha, pasándose el documento para revisarlo, corregirlo y aprobarlo, conservando las versiones sucesivas.

Pero lo más importante es lo que ocurre al margen de las personas. La plataforma de procesos automatiza las tareas auxiliares: genera el documento PDF final a partir de los datos de la solicitud, traslada los datos a los sistemas de personal o financiero-contables, vigila los plazos y recuerda las aprobaciones pendientes. Al hacerlo, debe mantener la coherencia de los datos entre sistemas, para que un mismo empleado, interesado o presupuesto no tenga una versión distinta en cada lugar.

EZD y la plataforma de procesos no compiten entre sí. EZD gestiona los expedientes y la correspondencia, la plataforma gestiona el resto de los circuitos y, cuando un documento de un circuito interno pasa a formar parte de un expediente, llega a EZD mediante integración.

Por qué importa la velocidad del cambio

Al elegir una plataforma es fácil fijarse solo en la rapidez con la que se puede construir la primera aplicación. Igual de importante es la facilidad con la que después se puede modificar y lanzar una nueva versión. Solo cuando el proceso empieza a funcionar en versión electrónica, las personas ven qué se puede simplificar: un paso que no aporta nada, un campo que nadie lee, una aprobación que se puede fusionar con otra.

Si cada ajuste exige un pedido al proveedor y semanas de espera, el proceso se queda congelado en su primera versión. Si se puede introducir rápido y con seguridad, conservando el historial de versiones, el proceso madura junto con la organización.

Transformación, no compra

En esto consiste la transformación digital: cambiamos la forma en que trabaja la organización. Nos preguntamos qué tareas exige realmente el trabajo, cuáles puede realizar un sistema, cuáles conviene encomendar a la inteligencia artificial y qué documentos se pueden generar en lugar de redactar. La compra de un sistema es solo una herramienta de ese cambio.

Pero todo esto tiene que funcionar en el día a día: tener un responsable, medidas de seguridad, copias de respaldo y reglas claras sobre quién puede modificar los procesos y cómo. Por eso, antes de elegir las herramientas conviene disponer de una estrategia y arquitectura objetivo que defina qué sistema es responsable de qué y cómo intercambian los datos entre sí.

Por dónde empezar

Un buen primer paso es elaborar un listado de los circuitos documentales de la administración que quedan fuera de la correspondencia y los expedientes. Para cada uno: quién participa en él, cuántas veces al año se repite, dónde reside hoy (papel, correo, hoja de cálculo, sistema sectorial) y a qué sistemas van sus datos. Ese listado muestra cuáles son los circuitos más frecuentes y más gravosos, es decir, por cuáles conviene empezar. Para prepararlo ayuda el inventario de sistemas y procesos.