النقاط الرئيسية
نظام EZD هو قلم الديوان، وليس دورة العمل بأكملها
فهو يتولى المراسلات والقضايا، أي الجزء الأكبر، لكن ليس الوحيد، من مستندات الدائرة الحكومية.
هناك دورات عمل كثيرة تسير بالتوازي معه
مثل إجراءات التوظيف، والإجازات، والتدريب، والانتدابات، والمواد الخاصة بجلسات مجلس الإدارة والمجلس.
منصة العمليات هي بمثابة ورشة عمل
تتيح بناء دورات عمل جديدة بسرعة، وتعديلها بالسرعة نفسها.
التغيير الحقيقي يبدأ بعد التنفيذ
فالنسخة الأولى من العملية هي التي تكشف عمّا يمكن تبسيطه بعد.
Zdjęcia ilustracyjne
هذا المقال موجّه لأمناء الدوائر الحكومية وقياداتها الإدارية الذين يجيبون عند سؤالهم عن دورة المستندات بقولهم: «لدينا ذلك، فنحن نعمل بنظام EZD».
ما الذي يقوم به فعليًا نظام من فئة EZD
لو بحثنا عن مقارنة من عالم الشركات، فإن نظام من فئة EZD أقرب ما يكون إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، لكن مخصص للإدارة العامة. فهو يضم سجلًا للجهات المتعاملة، أي السكان والشركات والمؤسسات. وله قنوات استلام متعددة: مكتب الاستقبال، ومنصة ePUAP، وخدمة البريد الإلكتروني الرسمي (e-Doręczenia)، والبريد الإلكتروني العادي. ويتيح تسجيل الخطاب، وفتح القضية، وإحالتها إلى الوحدة المختصة، ومتابعة الإجراءات، وإعداد الرد وإرساله، وفي النهاية تحويل الملف إلى الأرشيف.
وهذا يمثل الكثير، وهو أساس عمل الدائرة الحكومية. فمعظم المستندات تمر عبر هذا المسار، لأن عمل الدائرة الحكومية يقوم أساسًا على إنجاز القضايا والمعاملات. لذلك فإن تنفيذ نظام من فئة EZD أمر مهم، ولا ينبغي تأجيله.
لكنها تبقى دورة خاصة بالمراسلات والقضايا، تُدار وفق تعليمات الأرشفة والمراسلات (التعليمات المكتبية). وهي ليست دورة تشمل جميع المستندات التي تُنتَج داخل الدائرة الحكومية.
يُشبه نظام EZD قلم ديوان يمتلك سجلًا جيدًا: يعرف ما ورد، ومن تسلّمه، وأي قضية نشأت عنه، وما الذي أُرسل كرد. لكن في الدائرة الحكومية تعمل أيضًا موظفة الموارد البشرية التي تدير إجراءات التوظيف، ومكتب المجلس الذي يُعِدّ مواد الجلسات، والوحدة التنظيمية التي تجمع طلبات التدريب. ولكل منها مستنداتها الخاصة ومسارات اعتمادها الخاصة. وقلم الديوان لا يدير هذه المسارات، وإن كان يسجّلها أحيانًا.
المستندات التي تظل خارج نظام EZD
عندما نبدأ بسرد دورات المستندات في دائرة حكومية عادية، تتضخم القائمة بسرعة. هناك طلبات التوظيف على الوظائف الشاغرة وكامل إجراءات الاستقطاب، بما في ذلك الإعلان وتقييم المرشحين والمحضر. وهناك طلبات الإجازات وغيرها من المستندات الخاصة بالموارد البشرية. وهناك طلبات التدريب، التي تستلزم موافقة الرئيس المباشر والتحقق من الميزانية. وهناك انتدابات الموظفين وانتدابات أعضاء المجلس، مع تسوية التكاليف المرتبطة بها. وهناك مشاريع قرارات مجلس الإدارة والمستندات المرافقة لها، ومشاريع جداول أعمال الجلسات وكامل عملية إدارة جلسات مجلس الإدارة، إضافة إلى إدارة جلسات المجلس. وأخيرًا، هناك المستندات المالية المتعلقة بالتكاليف، التي تناولتُها في مقال عن دورة الفواتير في عالم نظام KSeF.
ولكل من هذه المستندات مسار خاص به: من يُعدّه، ومن يراجعه، ومن يعدّله، ومن يعتمده، وإلى أي نظام تذهب بياناته. وغالبًا ما تسير هذه المسارات اليوم عبر الورق أو البريد الإلكتروني أو جداول البيانات. ويتولى بعضها أنظمة متخصصة، مثل أنظمة الموارد البشرية أو أنظمة إدارة أعمال المجلس، لكن نادرًا ما تكون هذه الأنظمة مترابطة فيما بينها.
ما هي منصة العمليات
دورة المستندات بمعناها الكامل تعني القدرة على معالجة أي عملية، وليس فقط المراسلات. ولهذا الغرض تُستخدم منصات العمليات، التي تُعرف أيضًا بأنظمة سير العمل (workflow) أو أنظمة إدارة العمليات التجارية (BPM). وهي تتيح تعريف العملية بطريقتين. الأولى هي مسار محدد سلفًا: يذهب الطلب إلى الرئيس المباشر، ثم إلى الموارد البشرية، ثم للاعتماد. والثانية هي مسار يُشكّله الأشخاص أثناء العمل، بتمرير المستند فيما بينهم للمراجعة والتعديل والاعتماد، مع الاحتفاظ بالإصدارات المتعاقبة.
لكن الأهم هو ما يحدث خارج نطاق تدخل الأشخاص. فمنصة العمليات تُؤتمت الإجراءات المساعدة: إذ تُنشئ ملف PDF جاهزًا من بيانات الطلب، وتنقل البيانات إلى أنظمة الموارد البشرية أو الأنظمة المالية والمحاسبية، وتراقب المواعيد النهائية، وتُذكّر بالاعتمادات المتأخرة. وفي الوقت نفسه، يجب أن تحافظ على اتساق البيانات بين الأنظمة، حتى لا يكون للموظف نفسه أو الجهة المتعاملة نفسها أو الميزانية نفسها نسخة مختلفة في كل مكان.
نظام EZD ومنصة العمليات لا يتنافسان فيما بينهما. فنظام EZD يدير القضايا والمراسلات، بينما تدير المنصة باقي دورات العمل، وعندما يصبح مستند من دورة عمل داخلية جزءًا من قضية، فإنه ينتقل إلى نظام EZD عبر التكامل بين النظامين.
لماذا تُعدّ سرعة التغيير أمرًا مهمًا
عند اختيار المنصة، من السهل التركيز فقط على سرعة بناء التطبيق الأول. لكن ما لا يقل أهمية هو مدى سهولة تعديله لاحقًا وإصدار نسخة جديدة منه. فعندما تبدأ العملية بالعمل في صيغتها الإلكترونية فقط، يلاحظ الموظفون ما يمكن تبسيطه فيها: خطوة لا تضيف شيئًا، أو حقل لا يقرؤه أحد، أو اعتماد يمكن دمجه مع اعتماد آخر.
فإذا كان كل تعديل من هذا النوع يتطلب طلب تنفيذ من المورّد والانتظار أسابيع، تتجمّد العملية عند نسختها الأولى. أما إذا أمكن إدخال التعديل بسرعة وأمان، مع الحفاظ على سجل الإصدارات، فإن العملية تنضج مع نمو المؤسسة.
تحوّل، لا عملية شراء
هذا هو جوهر التحول الرقمي: تغيير الطريقة التي تعمل بها المؤسسة. فنحن نسأل أنفسنا أي الإجراءات يتطلبها العمل فعليًا، وأيها يمكن أن يقوم به النظام، وأيها يستحق أن يُعهد به إلى الذكاء الاصطناعي، وأي المستندات يمكن توليدها بدلًا من كتابتها يدويًا. أما شراء النظام فليس سوى أداة لهذا التغيير.
ومع ذلك، يجب أن يعمل كل هذا بشكل يومي: أن يكون له مالك مسؤول، وإجراءات حماية، ونسخ احتياطية، وقواعد واضحة تحدد من يستطيع تعديل العمليات وكيف. لذلك، قبل اختيار الأدوات، يُستحسن أن تمتلك الجهة استراتيجية ومعمارية مستهدفة توضح أي نظام مسؤول عن أي مهمة، وكيف تتبادل الأنظمة البيانات فيما بينها.
من أين نبدأ
الخطوة الأولى الجيدة هي إعداد قائمة بدورات المستندات في الدائرة الحكومية خارج نطاق المراسلات والقضايا. ولكل دورة: من يشارك فيها، وكم مرة تتكرر في السنة، وأين تُدار حاليًا (ورق، بريد إلكتروني، جدول بيانات، نظام متخصص)، وإلى أي الأنظمة تذهب بياناتها. وتُظهر هذه القائمة أي الدورات هي الأكثر تكرارًا والأكثر إرهاقًا، أي تلك التي يُستحسن البدء بها. ويساعد في إعدادها جرد الأنظمة والعمليات.