Z EZD PUW na systém třídy EZD: co by měl tajemník zjistit, než úřad zvolí cestu

Článek je určen tajemníkům úřadů pracujících v EZD PUW, ale i pokladníkům, starostům a wójtům: migrace oběhu dokumentů je nejprve organizační a rozpočtové rozhodnutí, a teprve poté technické.

Jaké termíny skutečně platí

V diskusích o EZD se mísí tři věci různé váhy.

Ohlašovaná povinnost, termín posunutý nejdříve na rok 2029. Ministerstvo digitalizace o ní píše „v souladu s navrhovanými předpisy“: orgány státní správy a samosprávy mají fungovat na základě systémů elektronické správy dokumentů. NASK v prezentaci „Politika zavádění EZD v RP“ z 18. března 2026 tehdy uváděl datum 1. ledna 2028 a výslovně dodává, že jde o povinnost EZD, „nikoliv EZD RP“. Jde o ohlášení, nikoliv o schválený předpis. Podle Prawo.pl z 12. října 2026, které se odvolává na vyjádření Ministerstva digitalizace předaná agentuře PAP, byl termín posunut nejdříve na rok 2029; změna se má objevit v návrhu zákona o změně některých zákonů v souvislosti s rozvojem e-administrativy. Datum je vhodné v plánování brát opatrně a ověřovat, zda se znovu nezměnilo.

Novela archivního zákona. Rada ministrů schválila návrh 28. července 2026, do Sejmu byl postoupen 30. července (tisk č. 3000) a 15. září výbory předložily zprávu. Návrh přiznává skenům papírových dokumentů stejnou hodnotu jako originálům, stanovuje požadavky na systémy a upravuje vyřazování dokumentace. Má vstoupit v platnost po 12 měsících od vyhlášení. Neobsahuje datum povinnosti a sám o sobě nezavádí povinnost zavést systém.

Harmonogram pro EZD PUW. Podle téže prezentace NASK: podpora migrace z EZD PUW na EZD RP od 1. čtvrtletí 2028, zastavení vývoje EZD PUW ve 2. čtvrtletí 2029, ukončení podpory migrace 31. prosince 2030, konec servisní podpory EZD PUW 31. března 2031. Jde o harmonogram z prezentace, nikoliv z právního aktu, takže se může změnit.

Závěr pro úřad, který již pracuje v EZD PUW: tlak nevyplývá ze samotného data povinnosti, ale z toho, že stávající systém přestane být vyvíjen a následně i servisován. Čas na pořádnou přípravu je, ale ne na to, aby se odkládala inventarizace.

Která rozhodnutí patří úřadu

Výběr systému. EZD RP poskytuje NASK bezplatně, v cloudu nebo na vlastní infrastruktuře úřadu. Plánovaná povinnost se však týká třídy systému, takže úřad může zvolit i jiné řešení splňující požadavky. Vyplatí se porovnat alespoň dvě varianty a počítat s celkovými náklady, nikoliv jen s cenou licence.
Rozsah migrace. Zda přenášíte všechny spisy, pouze probíhající spisy, nebo zda začínáte od nového roku s čistým systémem a starý zůstává jen k nahlédnutí.
Integrace s agendovými systémy. Finance a účetnictví, daně, evidence, e-Doručování (e-Doręczenia), KSeF (polský systém e-fakturace), BIP. Každé propojení, které dnes funguje s EZD PUW, bude třeba obnovit, nahradit nebo vědomě opustit.
Archivní data. Co se stane s uzavřenými spisy, jak budou zpřístupňovány, kdy a v jaké podobě budou předány do podnikového a státního archivu. Jde o rozhodnutí, ve kterém musí mít hlas archivář.
Model provozu. Cloud NASK, jiný poskytovatel cloudu, nebo vlastní serverovna. Na tom závisí, kdo odpovídá za zálohy, aktualizace a kontinuitu provozu.

Pro finanční dohled

„Bezplatný systém“ neznamená bezplatnou migraci. V rozpočtu je třeba počítat s integracemi na agendové systémy, přenosem dat, školeními, časem zaměstnanců a obdobím, kdy běží oba systémy současně. Tyto položky se vyplatí předložit radě zvlášť, s popisem toho, co se stane, pokud je úřad nefinancuje.

Co sepsat, než padne rozhodnutí

Tento soupis může úřad provést sám. Vyžaduje čas a přístup k lidem, nikoliv programátorské znalosti.

Verze a způsob provozu EZD PUW: kde je nainstalován, kdo ho spravuje, jaké má doplňky a úpravy.
Rozsah: počet uživatelů, probíhajících a uzavřených spisů, objem uložených souborů.
Integrace: s čím si EZD PUW vyměňuje data, kdo propojení vytvořil, zda k němu existuje dokumentace a smlouva.
Skutečný oběh: jak dopisy a faktury skutečně procházejí odděleními, včetně míst, kde vedle systému stále koluje papír.
Spisové dokumenty: spisový řád, jednotný věcný spisový plán, výjimky z elektronického vedení spisů.
Smlouvy a licence: termíny, výpovědní lhůty, práva k datům a jejich exportu.
Lidé: kdo bude koordinátorem, kdo zná současný systém, kolik času mohou oddělení reálně věnovat školením.

Čím se takový soupis liší od obyčejného seznamu aplikací, jsem popsal v článku Inventarizace versus seznam aplikací.

Typické chyby

Jde o situace, které se opakují v podobných projektech, nikoliv o popis konkrétního úřadu.

Přenesení starého oběhu jedna ku jedné. Migrace je příležitostí ke zjednodušení schvalovacích cest. Jejich obnovení beze změn přenáší do nového systému staré problémy.
Integrace mimo smlouvu. Propojení s agendovými systémy vyplyne na povrch až po podpisu smlouvy a vrací se jako dodatky.
Chybějící rozhodnutí o archivních datech. Bez něj je třeba starý systém udržovat bez časového omezení, protože nikdo neví, zda ho lze vypnout.
Projekt pouze informatický. Mění se způsob práce každého oddělení, ale o termínech se dozvídají až na školení.
Rozhodnutí pod tlakem termínu. Úřad, který začne několik měsíců před koncem podpory, varianty neporovnává a bere to, co je zrovna dostupné.

Analogie pro vedení

Migrace systému pro oběh dokumentů připomíná stěhování úřadu do jiné budovy. Lze převézt úplně všechno, včetně skříní, které nikdo roky neotevřel. Nebo lze nejprve udělat soupis, rozhodnout, co jede s sebou, co jde do archivu, a teprve pak objednat přepravu.

O přípravě organizace na zavedení systému píšu podrobněji v článku Příprava na zavedení systému.

Otázky pro dodavatele

Vyplatí se je položit každému, kdo nabízí systém, migraci nebo podporu při zavedení, a to i v případě EZD RP.

Jaká data z EZD PUW budou přenesena, v jaké podobě a co bude vynecháno?
Jak ověříme, že po migraci nic nechybí? Kdo podepisuje protokol o této kontrole?
Které integrace s našimi agendovými systémy jsou v ceně a které vyžadují samostatnou nabídku?
Jak dlouho potrvá provoz na dvou systémech a kdo v tomto období odpovídá za který?
V jakém formátu a za jakých podmínek získáme data zpět, pokud spolupráci ukončíme?
Kdo odpovídá za zálohy, aktualizace a přizpůsobení změnám předpisů?
Kolik hodin práce našich zaměstnanců harmonogram předpokládá, v členění podle oddělení?
Kde si můžeme prohlédnout zavedení v jednotce podobné velikosti?

Zdroje

Právní stav ke 4. říjnu 2026.

Termín povinnosti je zatím jen záměr a posouvá se

Důležitější je harmonogram EZD PUW

Pět rozhodnutí úřadu

Nejdřív soupis, pak výběr