Az EZD PUW-tól az EZD-osztályú rendszerig: mit kell tisztáznia a titkárnak, mielőtt a hivatal kiválasztja az utat

A bejegyzés az EZD PUW-ban dolgozó hivatalok titkárainak szól, valamint a kincstárnokoknak, a starostáknak (járási vezetőknek) és a polgármestereknek: a dokumentumkezelési rendszer migrációja elsősorban szervezeti és költségvetési, és csak másodsorban technikai döntés.

Milyen határidők érvényesek valójában

Az EZD-vel kapcsolatos megbeszélésekben három, eltérő súlyú ügy keveredik.

A bejelentett kötelezettség, a határidő legkorábban 2029-re tolódott. A Digitalizációs Minisztérium erről úgy ír, hogy „a tervezett jogszabályok szerint”: a kormányzati és önkormányzati igazgatási egységeknek elektronikus dokumentumkezelő rendszerekre kell támaszkodniuk. A NASK a „Polityki wdrażania EZD w RP” (Az EZD bevezetési politikája Lengyelországban) című, 2026. március 18-i prezentációjában akkor még 2028. január 1-jét adta meg, és kifejezetten hozzáteszi, hogy az EZD-osztály kötelezettségéről van szó, „nem az EZD RP-ről”. Ez bejelentés, nem elfogadott jogszabály. A Prawo.pl 2026. október 12-i cikke szerint, amely a Digitalizációs Minisztérium PAP-nak adott magyarázatára hivatkozik, a határidő legkorábban 2029-re tolódott; a változtatás az e-közigazgatás fejlesztésével összefüggő egyes törvények módosításáról szóló törvénytervezetben fog megjelenni. A dátumot érdemes óvatosan kezelni a tervezés során, és ellenőrizni, hogy nem változott-e.

A levéltári törvény módosítása. A Minisztertanács 2026. július 28-án fogadta el a tervezetet, a Szejmhez július 30-án érkezett be (3000. számú nyomtatvány), szeptember 15-én pedig a bizottságok jelentést nyújtottak be róla. A tervezet a papíralapú dokumentumok szkenneléseinek az eredetivel egyenértékű jogi erőt ad, meghatározza a rendszerekkel szembeni követelményeket, és rendezi a dokumentáció selejtezését. A hatálybalépés a kihirdetéstől számított 12 hónap múlva várható. Kötelezettségi határidőt nem tartalmaz, és önmagában nem vezeti be a rendszer bevezetésének kötelezettségét.

Az EZD PUW ütemterve. Ugyanezen NASK-prezentáció szerint: a migrációs támogatás az EZD PUW-ról az EZD RP-re 2028 első negyedévétől indul, az EZD PUW fejlesztése 2029 második negyedévében áll le, a migrációs támogatás 2030. december 31-én zárul, az EZD PUW szervizt támogatása pedig 2031. március 31-én ér véget. Ez egy prezentációból, nem jogszabályból származó ütemterv, tehát változhat.

A már EZD PUW-ban dolgozó hivatal számára a tanulság: a nyomás nem magából a kötelezettség dátumából fakad, hanem abból, hogy a jelenlegi rendszer fejlesztése, majd szervizelése megszűnik. Van idő arra, hogy rendesen felkészüljenek, de arra nincs idő, hogy a felmérést elhalasszák.

Mely döntések tartoznak a hivatalra

A rendszer kiválasztása. Az EZD RP-t a NASK ingyenesen biztosítja, akár felhőben, akár a hivatal saját infrastruktúráján. A tervezett kötelezettség azonban a rendszer osztályára vonatkozik, így a hivatal más, a követelményeknek megfelelő megoldást is választhat. Érdemes legalább két változatot összehasonlítani, a teljes költséget (TCO) számolva, nem csak a licencdíjat.
A migráció terjedelme. Minden ügyet átvisznek, csak a folyamatban lévőket, vagy új évvel kezdenek egy tiszta rendszerben, miközben a régi betekintésre elérhető marad.
Integráció a szakrendszerekkel. Pénzügy és könyvelés, adók, nyilvántartások, e-Doręczenia, KSeF, BIP. Minden kapcsolatot, amely ma az EZD PUW-val működik, újra kell építeni, le kell cserélni, vagy tudatosan el kell hagyni.
Archív adatok. Mi történik a lezárt ügyekkel, hogyan lesznek hozzáférhetők, mikor és milyen formában kerülnek az intézményi, illetve az állami levéltárba. Ebben a döntésben az archivárius szavának is számítania kell.
Üzemeltetési modell. NASK-felhő, másik felhőszolgáltató vagy saját szerverterem. Ettől függ, ki felel a biztonsági mentésekért, a frissítésekért és a folyamatos működésért.

Pénzügyi felügyelők figyelmébe

Az „ingyenes rendszer” nem jelent ingyenes migrációt. A költségvetésben számolni kell a szakrendszerekkel való integrációval, az adatok áthelyezésével, a képzésekkel, a munkatársak ráfordított idejével, valamint azzal az időszakkal, amikor két rendszer működik egyszerre. Ezeket a tételeket érdemes külön bemutatni a Testületnek, azzal együtt, hogy mi történik, ha a hivatal nem finanszírozza őket.

Mit érdemes felmérni a döntés előtt

Ezt a felmérést a hivatal saját maga is elvégezheti. Időt és az emberekhez való hozzáférést igényel, programozói tudást nem.

Az EZD PUW verziója és működési módja: hol van telepítve, ki adminisztrálja, milyen kiegészítésekkel és testre szabásokkal rendelkezik.
Méretek: a felhasználók száma, a folyamatban lévő és lezárt ügyek száma, a felhalmozott fájlok mérete.
Integrációk: mivel cserél adatot az EZD PUW, ki végezte a kapcsolat kiépítését, van-e hozzá dokumentáció és szerződés.
A tényleges ügymenet: hogyan haladnak valójában a levelek és számlák az osztályok között, beleértve azokat a helyeket, ahol a rendszer mellett még mindig papír is kering.
Irattári dokumentumok: az irattári utasítás, az egységes tárgyi iratjegyzék, valamint az elektronikus ügyintézés alóli kivételek.
Szerződések és licencek: határidők, felmondási idők, az adatokhoz és azok exportjához fűződő jogok.
Emberek: ki lesz a koordinátor, ki ismeri a jelenlegi rendszert, mennyi időt tudnak az osztályok reálisan a képzésekre szánni.

Hogy egy ilyen felmérés miben különbözik egy egyszerű alkalmazáslistától, azt a Felmérés és alkalmazáslista című bejegyzésben írtam le.

Tipikus hibák

Ezek a hasonló projektekben visszatérő helyzetek, nem egy konkrét hivatal leírása.

A régi ügymenet egy az egyben való átvitele. A migráció lehetőséget ad a jóváhagyási utak egyszerűsítésére. Ha változtatás nélkül másolják át őket, a régi problémák is átkerülnek az új rendszerbe.
Szerződésen kívüli integrációk. A szakrendszerekkel való kapcsolatok a szerződés aláírása után derülnek ki, és mellékletek formájában térnek vissza.
Az archív adatokról szóló döntés hiánya. Enélkül a régi rendszert határozatlan ideig fenn kell tartani, mert senki sem tudja, kikapcsolható-e.
Tisztán informatikai projektként kezelt feladat. Közben minden osztály munkamódszere megváltozik, a határidőkről pedig csak a képzésen szereznek tudomást.
Határidő nyomása alatt hozott döntés. Az a hivatal, amely csak néhány hónappal a támogatás vége előtt kezd hozzá, nem hasonlítja össze a változatokat, hanem azt veszi, ami éppen elérhető.

Hasonlat a vezetés számára

A dokumentumkezelő rendszer migrációja olyan, mintha a hivatal egy másik épületbe költözne. Mindent el lehet szállítani, beleértve azokat a szekrényeket is, amelyeket évek óta senki sem nyitott ki. De előbb fel is lehet mérni a dolgokat, eldönteni, mi megy tovább, mi kerül az archívumba, és csak ezután megrendelni a szállítást.

A szervezet bevezetésre való felkészítéséről bővebben a Felkészülés a rendszer bevezetésére című bejegyzésben írok.

Kérdések a szállítók felé

Érdemes ezeket feltenni mindenkinek, aki rendszert, migrációt vagy bevezetési támogatást kínál, az EZD RP esetében is.

Mely adatok kerülnek át az EZD PUW-ból, milyen formában, és mi marad ki?
Hogyan ellenőrizzük, hogy a migráció után semmi sem hiányzik? Ki írja alá az ellenőrzésről szóló jegyzőkönyvet?
Mely integrációk szerepelnek az árban a szakrendszereinkkel, és melyek igényelnek külön árajánlatot?
Meddig tart a két rendszerrel párhuzamosan végzett munka, és ez idő alatt ki miért felel?
Milyen formátumban és milyen feltételekkel kapjuk vissza az adatainkat, ha megszüntetjük az együttműködést?
Ki felel a biztonsági mentésekért, a frissítésekért és a jogszabályi változásokhoz való igazításért?
Hány munkaórát feltételez az ütemterv a munkatársaink részéről, osztályonkénti bontásban?
Hol tekinthetünk meg egy hasonló méretű szervezetben megvalósított bevezetést?

Források

Jogi állapot: 2026. október 4.

A kötelezettség határideje egyelőre csak bejelentés, és csúszik

Fontosabb az EZD PUW ütemterve

Öt döntés, amely a hivatalra tartozik

Előbb a felmérés, utána a választás